Инструкция по работе с УДОД (отправка первичных документов)
1. Отправка первичных документов
Сотрудник организации (оператор), ответственный за передачу факса, связывается с финансовым органом по телефонному аппарату, оснащённому факсом, и последовательно выполняет действия, согласно инструкциям автоответчика.
Оператор производит следующую последовательность действий:
1) набирает номер факса финансового органа (номер системы удалённого документооборота);
2) переходим в тоновый режим нажимая кнопку «*»
3) набираем PIN-код организации, завершая его нажатием кнопки #;
4) далее нажимает кнопку «1» для перехода в режим отправки документа, согласно предложенным вариантам автоответчика;
5) вводим класс Заявки (11 - Заявка на оплату расходов; 194 - Заявки БУ/АУ на получение наличных денег; 195 - Заявки БУ/АУ на выплату средств), завершая его нажатием кнопки #;
6) вводим номер Заявки, завершая ввод кнопкой #;
7) вводит дату Заявки – это четыре цифры телефона: дата и месяц заявки. При необходимости добавляются лидирующие нули (например, при передаче заявки от 5 апреля необходимо набрать 0504, от 5 декабря – 0512).
Система осуществляет поиск по классу заявки, PIN-коду организации, номеру и дате документа. В случае успешного поиска будет предложено вставить документ в факс и выполнить команду передачи факса (нажать кнопку СТАРТ на факсимильном аппарате).
В случае успешной отправки документа, оператору будет предложено получить на факс информацию о доставке отправленного документа, в котором будут указаны номер, сумма заявки и количество полученных листов.
В случае, если не нужно получать подтверждение, а нужно продолжить отправку документов - необходимо нажать кнопку # .
После того, как передача факса закончится, оператор вернется в главное меню, где ему снова будет предложено выбрать одну из трех доступных услуг. При отсутствии документов оператор должен завершить сеанс связи (положить трубку).
Если в БД АЦК нет документов, соответствующих введённым параметрам, система сообщит об этом и заново предложит ввести все данные.
К одной заявке может быть приложено несколько первичных документов, поэтому и передавать можно также несколько отгрузочных документов, задавая одинаковые параметры заявки.
Примечание. Каждый раз при передаче нового документа оператору необходимо вводить PIN-код организации владельца сметы.
2. Информация по отправленным документам
После отправки факса есть возможность получить информацию по отправленным документам. Для этого автоответчик дает на выбор возможные операции, в соответствии с цифрами телефона.
1. Отправить факс.
При выборе данной услуги автоответчик просит ввести PIN-код организации владельца сметы, номер и дату заявки. Дальнейшие действия описаны в разделе 1.
2. Получение информации по отправленным документам
При выборе данной услуги автоответчик предлагает на выбор:
1) Прослушать информацию. Оператора просят ввести PIN-код организации., номер и дату заявки. Автоответчик продиктует номер заявки и количество принятых листов.
2) Принять на факс. Оператора просят ввести PIN-код организации и номер заявки. На факс придет отчет, в котором будут указаны: номер заявки, ее сумма и количество принятых листов.
3. Получение информации за дату.
При выборе данной услуги автоответчик просит ввести PIN-код организации и дату, на которую собирается информация. В случае успешного поиска, на факс приходит отчет о всех заявках и информация по прикрепленным документам за введенную дату, в котором будут указаны: номер, сумма и количество принятых листов по каждой заявке.
