ЛЕКЦИЯ № 2
ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
Учебные вопросы:
1. Основные версии текстового процессора Microsoft Word
2. Практическая работа с документами
3. Приемы работы с текстами в редакторе Microsoft Word
Введение
В этой лекции рассматриваются понятия, методы и приемы, относящиеся к созданию текстовых документов с помощью персонального компьютера. Условно выделяют две группы создаваемых документов — простые и комплексные. Первые представляют собой форматированный текст, а вторые содержат кроме текста объекты иной природы: чертежи, рисунки, формулы, таблицы, объекты мультимедиа и т. п.
Общее название программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов, - текстовые редакторы. В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый редактор Microsoft Word. Это связано, прежде всего, с тем, что его создатели относительно давно предусмотрели локализацию программы в России путем включения в нее средств поддержки работы с документами, исполненными на русском языке.
1. Основные версии текстового процессора Microsoft Word
Первоначальные версии текстового процессора Microsoft Word относятся к восьмидесятым годам и, соответственно, к операционной системе MS-DOS. Последней версией процессора для неграфической операционной системы была версия Microsoft Word 5.0. Она позволяла создавать, редактировать и распечатывать форматированные текстовые документы.
Поскольку операционная система MS-DOS не является графической, данная версия программы не могла соблюдать принятый ныне принцип соответствия экранного изображения печатному (принцип WYSIWYG) и операции форматирования документа выполнялись в известной степени вслепую. Однако возможность просмотра документа все-таки была. Она реализовывалась специальным режимом предварительного просмотра (preview), который сохранился и в современных версиях программы, хотя и не имеет уже такого большого значения.
Основным преимуществом текстового процессора Word 5.0, отличавшим эту программу от конкурентных продуктов, была возможность встраивания в текст графических объектов, правда, без взаимодействия текста и графики (обтекания графических изображений текстом). Сегодня текстовым процессором Word 5.0 продолжают пользоваться при работе на устаревшем оборудовании (IBM PC AT 286). Принцип WYSIWYG впервые был реализован в следующей версии программы, которая называлась Microsoft Word for Windows (Word 6.0). Благодаря этому принципу значительно упростились и стали наглядными приемы форматирования документов. Будучи приложением Windows 3.1, программа получила возможность использовать системный буфер обмена, а пользователи получили мощное и удобное средство для создания комплексных документов.
Следующая версия программы называлась Microsoft Word 95 (Word 7.0). Она была ориентирована на графическую операционную систему Windows 95. Основным достижением этой версии стало то, что после нее текстовый процессор уже не рассматривается только как отдельное приложение. Он входит в состав мощного офисного пакета Microsoft Office, включающего в себя несколько приложений (с каждой новой версией пакета этот состав расширяется), и на процессор Microsoft Word возлагаются дополнительные функции интеграции прочих приложений. Он занимает центральное положение в системе и позволяет организовать эффективный обмен данными между составляющими приложениями, что позволило в значительной степени автоматизировать разработку офисных документов разной содержательности и сложности.
Еще одним важным нововведением седьмой версии стало управление взаимодействием текста со встроенными объектами, что значительно расширило набор возможностей при форматировании документов. А особенный успех этой версии программы в России (она очень широко используется и сегодня) завоевали встроенные средства поддержки русского языка (автоматическая проверка орфографии и грамматики).
Восьмая версия программы, Microsoft Word 97 (Word 8.0), вошедшая в состав пакета Microsoft Office 97, внесла относительно мало практически полезных изменений для повседневной офисной работы. Так, например, ее жесткая ориентация на использование шрифтов UNICODE затруднила обмен данными с большинством приложений, выпущенных «третьими» фирмами, и создала пользователям проблемы при печати материалов на большинстве печатающих устройств. Дополнительные средства оформления текстовых документов, представленные в этой версии, имели практическое значение только при разработке электронных (экранных) документов. Возможность сохранения документов в «электронных» форматах HTML и PDF, рассчитанная на публикацию документов в Интернете, осталась проработанной не до конца и не вошла в практику Web-дизайнеров.
Начиная с этой версии текстовый процессор Microsoft Word можно рассматривать как средство автоматизации авторской деятельности. При использовании этой программы следует четко определять целевой объект — документ электронный или печатный. Для разных типов документов используют разные средства, приемы и методы. Применение неадекватных средств значительно усложняет последующие этапы работы с документом. В итоге, в качестве средства разработки электронных документов Word 97 не заменил Web-редакторы, а в качестве средства создания печатных документов внес ряд неудобств по сравнению с предыдущей версией Word 95.
Следующая версия этой программы — Microsoft Word 2000 (Word 9.0), входящая в состав пакета Microsoft Office 2000. В ней устранены основные недостатки предыдущей версии, заметно улучшена система управления и введены мощные средства поддержки сетевых режимов работы.
Последней (ко времени подготовки данного пособия) является версия Microsoft Word XP (Word 10), входящая в состав пакета Microsoft Office XP. В этой версии заметно изменен интерфейс программы, в частности внешний вид кнопок. Но самые главные изменения состоят в том, что теперь имеется возможность вводить текст не только набирая его с клавиатуры, но и под диктовку, голосом, доступен также рукописный ввод (к сожалению возможности пока доступны только для английского языка).
Начиная с процессора Microsoft Word 95, панель инструментов является настраиваемой.
Режимы отображения документов. Начиная с шестой версии Microsoft Word поддерживает несколько режимов представления документов.
В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления, относящихся не к тексту, а к печатным страницам (колонтитулы, колонцифры, подстраничные сноски и т. п.). Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование), а также во всех случаях, когда содержательная часть документа имеет более высокое значение, чем внешнее представление. В этом режиме операции с объемными документами проходят быстрее, что важно при работе на малопроизводительных компьютерах.
В режиме Web документа экранное представление не совпадает с печатным. Это отступление от принципа WYSIWYG, но оно характерно для электронных публикаций в Интернете, поскольку заранее не известно, каким средством просмотра и на каком оборудовании будет отображаться документ. Понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные параметры страницы не учитываются, а форматирование документа на экране является относительным. В этом режиме разрабатывают электронные публикации.
В режиме разметки экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Этот режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназначенного для печати.
В режиме структуры документ отображается с утрированным выделением его структуры. Режим полезен в тех случаях, когда разработку документа начинают с создания плана содержания. Он отличается тем, что при его включении на панели инструментов автоматически открывается вспомогательная панель Структура, элементы управления которой позволяют править структуру документа.
Выбор одного из четырех вышеуказанных режимов представления документа выполняют с помощью команд меню Вид.
Через меню Файл доступны еще два режима представления документа, используемые для предварительного просмотра. Для электронных документов используется предварительный просмотр Web-страницы, а для печатных документов — предварительный просмотр. В первом случае созданный документ отображается как Web-страница в окне зарегистрированного операционной системой браузер (желательно, чтобы это был браузер Microsoft Internet Explorer). Во втором случае документ представляется в специальном окне.
Приемы работы с командами строки меню. Как и в большинстве других приложений, корректно соблюдающих идеологию Windows, строка меню текстового процессора Microsoft Word 97 как элемент управления отличается тем, что обеспечивает доступ ко всем функциональным возможностям программы. Не всегда этот доступ самый удобный, во многих случаях другие элементы управления использовать проще, но строка меню удовлетворяет принципу функциональной полноты.
Панели инструментов Microsoft Word. Начиная с седьмой версии Microsoft Word поддерживает возможность самостоятельной настройки панелей инструментов. Настройку выполняет пользователь путем подключения функциональных панелей, необходимых ему по роду деятельности (Вид > Панели инструментов). Расширение общей панели инструментов сопровождается некоторым уменьшением площади рабочего окна документа. Перемещение функциональных панелей производят методом перетаскивания.
В последней версии текстового процессора панели инструментов не только допускают настройку, но и обладают контекстной чувствительностью. Так, при выделении в поле документа какого-либо объекта, автоматически открывается панель инструментов, предназначенная для его редактирования.
2. Практическая работа с документами
Основные принципы практической работы связаны с программой, в которой происходит создание документа. Базовый принцип здесь состоит в том, что чем больше возможностей имеет программа, тем строже надо подходить к выбору тех функций, которыми можно пользоваться в каждом конкретном случае. Удобен подход, когда набор допустимых средств оформления и форматирования документа определяет его заказчик.
Заказчик есть у каждого документа. Даже если документ готовится для личного пользования, условным заказчиком является сам автор. Заказчиком можно считать и исполнителя, которому передается документ для последующих операций, например, для рецензирования или вывода на печать. К категории заказчиков относятся и предполагаемые клиенты, Для которых данный документ разрабатывается. При этом возникает ряд вопросов, которые надо решить до начала работы с документом.
Современные текстовые процессоры позволяют создавать документы трех типов.
Во-первых, это печатные документы, которые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства.
Второй тип - электронные документы в формате текстового процессора, например Microsoft Word. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным. В большинстве случаев заказчик может его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей и т. п.). Набор разрешенных средств в данном случае, как правило, минимален и определяется заказчиком.
Третий тип — Web-документы. Предполагается, что в этом качестве они останутся навсегда, и их преобразование в печатные документы не планируется. В Web-документах большую роль играет управление цветом. Для этой категории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформления.
Заказчиком документа часто является работодатель, то есть администрация предприятия, учреждения. Надо выяснить правила оформления документов, принятые в данной организации, и строго их придерживаться. Если существуют готовые формы, их надо использовать, а если их нет, то разработать свои и согласовать с руководством.
Самый простой случай — когда заказчика нет, и автор делает документ для себя. Он может использовать любые средства, которые ему подскажет фантазия и которые поддерживаются его устройствами вывода.
Самый трудный случай - когда заказчик внешний, особенно если он не определен. В этом случае исполнители часто путают понятия представление и предоставление документа. Для представления документа нужно стараться использовать все средства форматирования, которые наилучшим образом подчеркивают достоинства документа. При предоставлении документа ситуация иная. Здесь не автор, а заказчик определяет форму и средства форматирования и оформления. Если же требования заказчика еще не известны, следует:
- ограничить используемые наборы шрифтов только теми, которые входят в состав операционной системы (не более двух наборов: один - для основного, другой - для заголовков и вспомогательного текста);
- минимизировать использование средств форматирования абзацев: отказаться от выравнивания по ширине и от переноса слов, ограничить число используемых шрифтовых начертаний (не более двух: основного и дополнительного);
- отключить все автоматические средства форматирования: расстановку колонтитулов, нумерацию страниц, маркировку и нумерацию списков;
- не использовать встроенные средства текстового процессора для создания встроенных объектов (художественные заголовки, векторные рисунки, и прочие) — все объекты должны создаваться специальными программами и храниться в отдельных файлах и прилагаться к файлу документа;
- исключить использование приемов взаимодействия встроенных объектов с текстом;
- сохранять готовые документы в простейших форматах, несущих минимум информации о форматировании (для документов Microsoft Word таковыми являются форматы. rtf или Word 6.0).
В каждом случае отступления от этих правил, например при необходимости использовать формулы таблицы и специальные символы, следует согласовывать свои действия с заказчиком.
Требования к документам, предоставляемым дл; дальнейшей технологической обработки, связаны < тем, что большинство средств оформления и форма тиражирования текстового редактора являются «вещью в себе». Достоинства этих средств проявляются только при выводе окончательного документа средствами того же самого текстового редактора, будь то вывод на печать, просмотр на экране или публикация в Интернете. При обработке данных, содержащихся в документе, другими программными средствами преимущества форматирования и оформления могут обернуться тяжелыми проблемами.
Советы по оформлению текстовых документов
Общие правила набора
- Нормальный размер пробела между словами во время набора равен одному символу.
- В наборе не должно быть коридоров, то есть совмещения пробелов между словами по вертикали (или наклонной линии) в трех и больше смежных строках.
- Абзацные отступы должны быть одинаковыми во всем тексте.
- Последняя строка абзаца должна быть длиннее абзацного отступа не менее, чем в 1,5 раза.
- Если набор выполняется без абзацного отступа, то последняя строка должна быть неполной.
- Длина строки должна быть не больше 60-65 символов.
- На странице должно быть 30-40 строк.
- Нижняя граница текста на предыдущей странице должна быть ниже, чем начало текста на следующей.
- Последняя страница главы (если главы начинаются с новой страницы) должна выглядеть заполненной хотя бы наполовину.
Правила переносов
- Не допускаются переносы, которые искажают смысл слова.
- Нельзя переносить аббревиатуры, которые пишутся большими буквами, типа УНР, КПИ, МФО.
- Нельзя разрывать переносом такие сокращения, как и т. д., и т. п. и подобные.
- Нельзя разрывать переносом цифры, которые составляют одно число. При необходимости можно разрывать числа, соединенные знаком тире, но тире остается в предыдущей строке.
- Нежелательно отделять инициалы от фамилий.
- Нежелательно отделять сокращенные слова от имен и фамилий (проф. Иванов).
- Нельзя отделять цифру со скобкой или точкой от следующего слова.
- Нежелательно отделять цифры от следующих сокращенных слов и названий единиц измерения: 5 кг; 2 стр.
- Нельзя отделять для переноса знаковые обозначения от следующих или предыдущих цифр: № 1; 10 %.
- Не желательно, чтобы знаки переноса были более, чем в двух смежных строках.
- Нельзя, чтобы между знаком переноса и частью слова был пробел.
- Нельзя, чтобы знаком переноса начиналась строка.
- Нельзя переносить знаки препинания. Знаки и цифры
- Нельзя, чтобы между разделительными знаками (кроме тире) и словом был пробел.
- Три точки перед словом нельзя отделять пробелом.
- Тире между цифрами нельзя отделять пробелами: 20-30.
- Тире между словами отделяется пробелом.
- В прямой речи тире справа отделяется пробелом.
- Дефис не должен отделяться пробелами.
- Кавычки нельзя отделять пробелами от слов.
- Кавычки набираются тем же шрифтом, что и текст.
- Между знаком номера и параграфа и цифрами обязателен пробел: «N 10, § 2.
- Два знака номера или параграфа пишутся вместе: №№, §§.
- Между цифрами, которые обозначают разные единицы — сотни и тысячи, тысячи и миллионы делается пробел: 4655210. Обозначение дроби нужно набирать без пробела: 2/3.
- Знаки + и — не отбиваются от цифры: +10.
- Для обозначения десятых, сотых и тысячных дробей используется запятая: 6,35.
Заголовки
- В многострочных заголовках каждая строка должна иметь определенный смысл.
- Не рекомендуется заканчивать заголовок служебными частями речи.
- Переносы в заголовках не допускаются.
- Точки после заголовка не ставятся. Таблицы
- Таблицы в зависимости от основного текста набирают шрифтом следующих кеглей: текст 12 — таблицу 8, 10; текст 10 — таблицу 6, 8; текст 8 — таблицу 6, 8.
- Строки в заголовках граф должны быть расположены горизонтально и выключены по центру.
- Если ширина заголовка меньше высоты графы заголовка, то строка набирается вертикально.
- Если таблица занимает две и больше страниц, то на следующей странице графы нумеруются. При этом заголовок граф включает только порядковые номера.
- При наборе однотипных числовых данных их нужно располагать так, чтобы единицы были под единицами, десятки под десятками и т. д.
Поля. При выборе соотношения размеров полей и текста на странице следует стараться достичь гармонии. Наряду с этой общей рекомендацией существуют и более конкретные правила. Ширина полей, отделяющих текст на странице от краев листа, зависит от характера верстаемого текста и может быть разной с разных сторон листа. Если речь идет о единственной странице, содержащей текст целиком, то левое и правое поля должны быть достаточно узкими и иметь одинаковую ширину. Верхнее поле должно быть шире левого и правого, а нижнее шире верхнего. Рекомендуется следующая ширина (в относительных единицах):
3 — для левого и правого поля;
5 — для верхнего;
8 — для нижнего;
Правила для выбора размера полей книжных страниц несколько отличаются от приведенных выше правил для отдельных страниц текста. Здесь следует в первую очередь позаботиться о том, чтобы при развороте книги текст на смежных страницах выглядел бы симметрично. Похожие проблемы возникают при верстке любых многостраничных документов, если печать выполняется на обеих сторонах листа. Наряду с требованиями эстетического характера к оформлению таких документов предъявляют и чисто технические требования, В частности, необходимо помнить, что часть внутреннего поля «поглощается* при подшивке (переплете). Если не учесть этой технологической особенности, то в лучшем случае текст
окажется «стянутым» к корешку книги, а в худшем — может частично попасть в переплет, что затруднит чтение или сделает его вообще невозможным. Для установки размеров полей страницы можно воспользоваться следующим способом определения полей: делением страницы на девять равных частей
При работе над дизайном будущей публикации можно использовать большое количество различных элементов. Наиболее распространенные из них приведены ниже.
- Выпуск за обрез. Этот элемент макета представляет собой текст, рисунок или линию, которые будут выходить за границу полосы после ее обрезки. Подобные элементы могут стать очень эффективным средством дизайна.
- Буквица. Это большая заглавная буква, спускающаяся вниз на несколько строк. При этом текст обтекает ее. Используется как элемент оформления, подчеркивающий начало текста или его подразделов.
- Выворотка. Текст, «вывернутый наизнанку», например белый текст на черном фоне.
- Пуля. Метка пункта списка. Кружок получил весьма широкое распространение в качестве меток пунктов списков. Однако не стоит ограничиваться только этим символом. Символ в виде залитого квадратика или ромбика выглядит даже более солидно, чем кружок. Полый квадратик создает впечатление «дремлющей силы». Треугольник не так тяжел, как квадрат. Стрелки усиливают основное назначение метки: «смотри сюда». В некоторых гарнитурах шрифтов, например в гарнитурах ZapfDingbats и Wmgdmgs, имеется еще ряд геометрических фигур.
- Оборка. Оборкой называется текстовая выемка. Если в колонку вставляются рисунки или другой текст, то ее границы изменяются таким образом, что текст располагается вокруг вставки, как бы «обертывая» ее. Оборки могут быть прямоугольными, многоугольными или криволинейными в зависимости от целей дизайнера и возможностей программы.
- Линейки. Элементы оформления издания, представляющие собой горизонтальные или вертикальные линии, отделяющие элементы макета друг от друга. Линейки придают страничке законченный вид. Для привлечения внимания можно подчеркнуть заголовок или провести линию там, где заканчивается один раздел текста и начинается другой. Линейки применяются также для разделения самостоятельных частей странички.
- Рамка - линия, ограничивающая растрированный фон, часть текста или иллюстрации.
Модульная сетка. Большую помощь в подготовке макета может оказать модульная сетка. Модульная сетка определяет дизайн будущего макета и задает места размещения колонцифр, текста, иллюстраций, заголовков и строк с фамилией автора в начале или конце статьи и т. д. Она разрабатывается художником.
Сетки иногда называют шаблонами или трафаретами. Они служат каркасом, определяющим, где на странице будут размещены элементы. Сетка представляет собой систему непечатаемых вертикальных и горизонтальных линий, разделяющих страницу.
В заключение укажем несколько общих советов по макетированию.
- Создайте банк образцов. Когда вы читаете журналы, книги, газеты, годовые отчеты, просматриваете рекламные листовки и брошюры, собирайте образцы особенно удачных и неудачных решений. Складывайте их в две папки, озаглавленные «Хорошие» и «Плохие», отмечая, что хорошо или плохо в данном макете. Накопив достаточно материала, вы почувствуете себя гораздо увереннее в области технического и художественного редактирования.
- Составьте план будущего документа. Чем проще, тем лучше. Соблюдая это правило, сделаете меньше ошибок. Кроме того, простые макеты выглядят четче, лучше читаются и обеспечивают концентрацию внимания читателей.
- Не пытайтесь объять необъятное. Например, вы можете разместить на одной полосе 30 колонок текста, но кто станет их читать? Общее правило: не используйте больше трех специальных типографских эффектов на развороте из двух листов.
- Ваш макет должен создавать четкое представление о характере документа. Если вы компонуете рекламное сообщение о продукте, то пусть ваш макет выглядит как реклама, а не как научный трактат.
3. Приемы работы с текстами в редакторе Microsoft Word
К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:
- создание документа;
- ввод текста;
- редактирование текста;
- рецензирование текста;
- форматирование текста;
- сохранение документа;
- печать документа.
Создание документа. В текстовом процессоре Word принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.
При создании нового документа на основе существующего открывают существующий документ (Файл > Открыть), сохраняют его под новым именем (Файл > Сохранить как), затем выделяют в нем все содержимое (Правка > Выделить все) и удаляют его нажатием клавиши DELETE, после чего получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.
Как видите, этот метод действительно прост, но чреват весьма неприятными проблемами. Например, если забыть сохранить новый файл под другим именем, можно легко уничтожить ценный документ. Для рабочих мест, на которых создаются десятки документов в сутки, этот метод потенциально опасен.
Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим образом. Командой Файл > Создать открывают диалоговое окно Создание файла, включают переключатель Создать документ и выбирают шаблон. Если никаких предпочтений нет, следует выбрать шаблон Обычный на вкладке Общие. Созданный документ приобретает имя Документ 1, принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под подходящим именем, выбрав для него соответствующую папку дав команду Файл > Сохранить как.
Специальные средства ввода текста. Технология ввода текста включает в себя: переключения языковых раскладок клавиатуры, применение регистровых клавиш и буфера обмена Windows. В данном разделе мы остановимся на особенностях текстового процессора Microsoft Word, позволяющих автоматизировать ввод текста.
Средства отмены и возврата действий. Все операции ввода, редактирования и форматирования текста протоколируются текстовым процессором, и потому произвольное количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш CTRL+Z. Эта команда имеет кумулятивный эффект: серия команд отменяет серию последних действий. Другие аналогичные средства - команда Правка > Отменить действие и кнопка Отменить действие на панели инструментов Стандартная. Длинные последовательности действий можно отменять также с помощью списка действий (кнопка, раскрывающая список, присоединена к кнопке Отменить действие).
После отмены ряда действий существует возможность вернуться к состоянию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда Правка > Вернуть действие или кнопка Вернуть действие на панели инструментов Стандартная.
Автотекст. Автотекст — это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно автотекстом.
Их принцип действия состоит в следующем.
Текстовый процессор хранит словарь автотекста, состоящий из слов и фраз, встречающихся в документах достаточно часто. При вводе первых четырех символов словарного элемента на экране появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы. Если это то, что имел в виду пользователь, он завершает ввод всего фрагмента нажатием клавиши ENTER - - так работает функция автозавершения. Однако пользователь может самостоятельно выбрать необходимый элемент текста из списка с иерархической структурой — это функция автотекста. Список элементов автотекста открывается с помощью панели инструментов Автотекст {Вид > Панели инструментов > Автотекст).
Настройку словаря автотекста выполняют в диалоговом окне Автозамена (Сервис > Автозамена > Автотекст}. Простейший способ наполнения словаря новым содержанием - - выделить текст на экране, щелкнуть на кнопке Автотекст на панели инструментов Автотекст и в открывшемся диалоговом окне использовать кнопку Добавить.
Использование средства автозамены при вводе. Последние версии текстового процессора Microsoft Word позволяют эффективно сократить объем вводимого текста за счет использования средства Автозамена. Оно дозволяет заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным (желательно коротким) сочетанием других символов. Например, если в тексте очень часто встречается словосочетание «диалоговое окно», его можно заменить коротким сочетанием «до».
Настройку средства Автозамена выполняют в диалоговом окне Сервис > Автозамена. Для этого надо установить флажок Заменять при вводе, ввести заменяемую комбинацию в поле Заменить, а замещающую комбинацию в поле На, после чего пополнить список автозамены щелчком на кнопке Добавить.
Средство автоматической замены символов при вводе используется также для ввода специальных символов. Например, выполнив соответствующие настройки, можно вводить греческие буквы лир обычным русским текстом: «пи» или «ро».
Ввод специальных и произвольных символов. При вводе текста часто существует необходимость
ввода специальных символов, не имеющих соответствующей клавиши в раскладке клавиатуры, а также произвольных символов, раскладка которых неизвестна. Основным средством для ввода специальных и произвольных символов, а также для закрепления их за избранными клавишами является диалоговое окно Символ (Вставка > Символ).
Режимы вставки и замены символов. Текстовый редактор предоставляет возможность выбора между двумя режимами редактирования текста: режимом вставки и режимом замены. В режиме вставки вводимый текст раздвигает существующий текст, а в режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста, находившиеся в точке ввода. Режим вставки применяют при разработке основных содержательных блоков текстовых документов, а режим замены — при редактировании стандартных форм и стандартных элементов (колонтитулов, номеров страниц).
Текущий режим правки текста инициируется на экране индикатором Замена. В режиме замены включен индикатор ЗАМ в строке состояния окна программы, противном случае он выключен. Двойной щелчок мыши на этом индикаторе позволяет переключать режимы. Настройка режима правки выполняется на вкладке Правка диалогового окна Параметры (Сервис > Параметры > Правка).
Если установлены флажки Режим замены и Использовать клавишу INS для вставки, правка осуществляется в режиме замены символов. Если оба эти флажка сброшены, то режим можно выбирать с помощью клавиши INSERT, Если флажок Режим замены сброшен, а флажок Использовать клавишу INS для вставки установлен, то правка осуществляется в режиме вставки.
Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов. При подготовке технической документации особую роль игра--QT смысловые синонимы к используемым глаголам. Для выделенного слова тезаурус удобно вызывать через пункт Синонимы контекстного меню. Однако этот прием срабатывает далеко не для всех слов (преимущественно для глаголов в неопределенной форме). Общий прием вызова тезауруса состоит в использовании команды строки меню Сервис > Язык > Тезаурус.
Окно Тезаурус имеет две панели. Его интересная особенность состоит в том, что в то время, как на левой панели отображаются синонимы выделенного слова, на правой панели могут отображаться синонимы к выбранному синониму, то есть поиск синонима является как бы двухуровневым. Заменяющий синоним можно выбирать как на левой панели, так и на правой. Замена производится щелчком на командной кнопке Заменить. Кроме синонимов в некоторых случаях тезаурус позволяет находить антонимы слов и связанные (как правило, однокоренные) слова.
Средства автоматизации проверки правописания. Средства автоматизации проверки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Текстовый редактор позволяет реализовать два режима проверки правописания - автоматический и командный.
Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладке Правописание диалогового окна Параметры (Сервис > Параметры > Правописание). В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, - зеленым. Для того чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пункт Орфография или Грамматика. С их помощью открывается диалоговое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления предполагаемой ошибки.
Встроенное автоматическое средство проверки правописания является, по существу, экспертной системой и допускает настройку. Так, например, если рекомендации экспертной системы неточны или неприемлемы, от них можно отказаться командой Пропустить (обычно такое бывает при проверке грамматики). Если же слово отмечено как орфографическая ошибка только потому, что оно отсутствует в словаре системы автоматической проверки, то его можно добавить в словарь.
Встроенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке. Все дополнения и изменения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь. Каждый пользователь может создать несколько специализированных пользовательских словарей, ориентированных на различные области знаний (автомобильное дело, машиностроение, вычислительная техника и т. п.). Подключение нужного словаря для работы с конкретным документом выполняется выбором словарного файла в раскрывающемся списке Вспомогательные словари на вкладке Сервис > Параметры > Правописание. Постепенно наполняясь конкретным содержанием, вспомогательные словари пользователя становятся мощным средством повышения производительности его труда.
В командном режиме проверка правописания выполняется независимо от установки элементов управления на вкладке Сервис > Параметры > Правописание. Запуск средства проверки выполняют командой Сервис > Правописание. Проверка начинается от начала документа и продолжается до появления первой ошибки. В тех случаях, когда пользователь отказывается от предлагаемых исправлений и дает команду Пропустить, в документе накапливается список пропускаемых слов, то есть слов и выражений, не подлежащих проверке. Для того чтобы очистить этот список и начать проверку заново, используют командную кнопку Сервис > Параметры > Правописание > Повторная проверка.
Средства рецензирования текста. Под рецензированием можно понимать два процесса: редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно: новый вариант и старый существуют в рамках одного документа на правах различных версий.
Основным средством рецензирования является панель Рецензирование (Вид > Панели управления > Рецензирование). На ней представлены четыре группы элементов управления, предназначенных для:
- создания, просмотра и удаления примечаний;
- регистрации, просмотра, принятия и отмены изменений;
- выбора цвета выделения примечаний;
- сохранения версий документа.
Для создания примечания служит кнопка Добавить примечание. При ее использовании последнее слово текста выделяется заданным цветом и открывается дополнительная панель для ввода текста примечания. Когда примечание создано, его можно просмотреть в форме всплывающей подсказки, если навести указатель мыши на выделенное слово. Вместе с текстом примечания отображаются сведения о том, кто его внес.
Для регистрации изменений в тексте служит кнопка Исправления. Все редактирование текста в режиме регистрации исправлений считается неавторским и выделяется особым методом (метод выделения можно задать на вкладке Исправления диалогового окна Сервис > Параметры). Прочие элементы управления данной панели позволяют выполнять переходы между исправлениями, принимать их или отвергать.
Форматирование текста. Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:
- выбор и изменение гарнитуры шрифта;
- управление размером шрифта;
- управление начертанием и цветом шрифта;
- управление методом выравнивания;
- создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);
- управление параметрами абзаца. Настройка шрифта. При выборе гарнитуры
- шрифта следует иметь в виду следующие обстоятельства:
- Выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст до очередной смены гарнитуры.
- Особенность текстового процессора Microsoft Word состоит в том, что он ориентирован на работу с многоязычными шрифтовыми наборами (UNICODE). Выбор других шрифтовых наборов действует только до ближайшего переключения раскладки клавиатуры с основной (английской) на дополнительную (русскую). После чего происходит неконтролируемый автоматический возврат к использованию одного из шрифтов UNICODE, зарегистрированных в операционной системе.
Word поставляются с наборами шрифтов UNICODE, то есть использование шрифтов, входящих в стандартную поставку, является гарантией от непредвиденных осложнений.
Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт {Формат > Шрифт).
На вкладке Шрифт выбирают:
- гарнитуру шрифта;
- его размер (измеряется в полиграфических пунктах);
- вариант начертания;
- цвет символов;
- наличие подчеркивания;
- характер видоизменения.
При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду, что существует две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленые). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times, а второй категории - шрифты семейства Arial. Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках - их рекомендуется применять для оформления основного текста.
Шрифты, не имеющие засечек, рекомендуется использовать для заголовков в технических текстах, а также для оформления дополнительных материалов (врезок, примечаний и прочего).
Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними символами не являются постоянными величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения.
Особую группу представляют так называемые моноширинные шрифты. В них каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты применяют в тех случаях, когда надо имитировать шрифт пишущей машинки, а также при вводе текстов, представляющих листинги программ. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифты семейства Courier.
При выборе размера шрифта руководствуются назначением документа, а также вертикальным размером печатного листа. Для документов, имеющих формат типовой книжной страницы, обычно применяют шрифт размером 10 пунктов. Для документов, готовящихся для печати на стандартных листах формата А4 (210x297 мм), выбирают размер 12 пунктов. При подготовке документов, предназначенных для передачи средствами факсимильной связи, применяют увеличенный размер --14 пунктов (факсимильные документы часто воспроизводятся с искажениями, и увеличенный размер шрифта улучшает удобство их чтения).
Существуют исторически сложившиеся «полиграфические» названия шрифтов, в зависимости от их размера.
В настоящее время наиболее распространены компьютеры, видео подсистема которых настроена на экранное разрешение 800x600 точек или 1024x768 точек. Для этих параметров целесообразно готовить электронные документы с размером шрифта 12 пунктов.
Использование прочих средств управления шрифтом (выбор начертания, подчеркивания и других видоизменений) определяется стилевым решением документа, которое задает заказчик или работодатель.
Из прочих, не рассмотренных здесь, средств управления шрифтами надо отметить управление интервалом между символами и возможность использования эффектов анимации. Интервал задается путем выбора одного из трех значений на вкладке Формат > Шрифт > Интервал.
Эффекты анимации используют очень редко и только при подготовке электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора. 3 печатных документах эти эффекты невоспроизводимы по очевидным причинам, а в Web-документах их нет смысла применять, так как они пока не поддерживаются некоторыми Web-браузерами.
Настройка метода выравнивания. Все последние версии текстового процессора Microsoft Word поддерживают четыре типа выравнивания:
- по левому краю;
- по центру;
- по правому краю;
- по ширине.
Выбор метода выполняют соответствующими кнопками панели инструментов Форматирование или из раскрывающегося списка Формат > Абзац > Отступы и интервалы > Выравнивание. Избранный метод действует на текущий и последующие вводимые абзацы. Выбор метода выравнивания определяется назначением документа. Так, например, для Web-страниц нет смысла выполнять выравнивание по ширине, поскольку все равно неизвестна ширина окна браузера, в котором документ будет просматриваться, однако выравнивание по центру использовать можно.
Для документов, передаваемых на последующую обработку, все методы выравнивания, кроме тривиального выравнивания по левому краю, являются излишними. Для печатных документов, выполненных на русском или немецком языках, рекомендуется в основном тексте использовать выравнивание по ширине с одновременным включением функции переноса, а для документов на английском языке основной метод выравнивания — по левому краю.
Настройка параметров абзаца. Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца:
- величина отступа слева (от левого поля);
- величина отступа справа (от правого поля);
- величина отступа первой строки абзаца («красная строка»);
- величина интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после выравнивания, кроме тривиального выравнивания по левому краю, являются излишними.
В печатных документах величину отступа для основного текста, как правило, не задают (необходимое положение текста определяется шириной полей), но ее задают для дополнительных материалов и заголовков, если они не выравниваются по центру.
В то же время, для Web-страниц величина абзацного отступа имеет большое значение. Это один из весьма немногих параметров форматирования, допускаемых для Web-документов, поэтому его используют очень широко.
Роль отбивок между абзацами, как и роль отступа первой строки абзаца, состоит в том, чтобы визуально выделить абзацы. При этом следует помнить, что эти средства несовместимы. То есть, применяя отступ первой строки абзаца, не следует применять отбивки между абзацами, и наоборот. Комбинация этих стилей допускается только для маркированных и нумерованных списков (основной текст оформляется с отступом первой строки, а списки - без него, но с отбивкой между абзацами).
Обычная практика назначения формата состоит в том, что для документов простой структуры (художественных) используют отступ первой строки (это особенно важно для текстов на русском и немецком языках), а для документов сложной структуры (технических) и документов на английском языке используют отбивки между абзацами. Промежуточное положение занимают документы, относящиеся к естественнонаучным и гуманитарным дисциплинам, - при их подготовке кроме точки зрения автора руководствуются сложившейся практикой и устоявшимися традициями.
В Web-документах ранее применяли только отбивки между абзацами. Отступ первой строки в них обычно не использовали в связи с повышенными трудностями его создания. В настоящее время отступ первой строки легко создается с использованием технологии CSS.
Средства создания маркированных и нумерованных списков. Специальное оформление маркированных и нумерованных списков редко применяют в художественных документах и персональной переписке, но в служебных документах и, особенно, в Web-документах оно используется очень широко. В Web-документах оформление маркированных списков особо усиливают за счет применения специальных графических маркеров, стиль которых должен тематически сочетаться с содержанием и оформлением документов.
Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него. Настройку выполняют в диалоговом окне Список, открываемом командой Формат > Список. Данное окно имеет три вкладки: Маркированный список, Нумерованный список и Многоуровневый список. В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужного достаточно щелкнуть на избранном образце.
Вход в список может осуществляться автоматически или по команде. Чтобы автоматически создать маркированный список, достаточно начать запись строки с ввода символа <* > . По завершении строки и нажатии клавиши ENTER символ <* > автоматически преобразуется в маркер, а на следующей строке маркер будет установлен автоматически. Для автоматического создания нумерованного списка достаточно начать строку с цифры, после которой стоят точка и пробел, например <1 > , <2 > и т. д. Этот метод позволяет начать нумерацию с любого пункта (не обязательно с единицы).
Для создания списка по команде служат кнопки Нумерация и Маркеры, представленные на панели Форматирование. Как маркированный, так и нумерованный список легко превратить в многоуровневый. Для перехода на новые (или возврата на предшествующие уровни) служат кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на панели Форматирование.
Для списков с очень глубоким вложением уровней (более трех) можно настроить стиль оформления каждого из уровней. Для этого служит командная кнопка Изменить на вкладке Многоуровневый диалогового окна Список (Формат > Список).
Для завершения маркированного или нумерованного списка и выхода из режима его создания достаточно по завершении ввода последней строки дважды нажать клавишу ENTER
