Памятка по составлению описей дел для районных и городских судов Свердловской области (стр. 1 )

УЧРЕЖДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ОДОБРЕНО

Протокол экспертно-

проверочной комиссии

Управления архивами

Свердловской области

От 16.11.2007 № 12

ПАМЯТКА ПО СОСТАВЛЕНИЮ ОПИСЕЙ ДЕЛ

ДЛЯ РАЙОННЫХ И ГОРОДСКИХ СУДОВ

СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Екатеринбург, 2007

ВВЕДЕНИЕ

Разработка памятки вызвана изменением нормативной базы: утверждением «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…» (утверждены Минюстом 02.2007 г.), «Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования» (утверждена приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.01.01 г. N 157) и выходом нового «Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» (утвержден приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 июня 2007 г. № 70).

Памятка предназначена для использования при составлении описей дел Управления судебного департамента при ВС РФ в Свердловской области, Свердловского областного суда, городских и районных судов общей юрисдикции и их экспертными комиссиями (ЭК), которым предоставлено право согласования описей дел постоянного срока хранения и по личному составу.

Положения памятки соответствуют требованиям «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…» (М, 2007), « Основных правил работы ведомственных архивов» (М., 1986) и «Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования». В памятке использованы методические пособия по составлению описей дел, разработанные Управлением архивами и ранее составленные памятки Государственного архива административных органов Свердловской области.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Все виды документов постоянного срока хранения, перечисленные в «Перечне документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения» (М., 2007) и «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000), завершенные в делопроизводстве и подлежащие передаче на государственное хранение, должны быть включены в описи дел постоянного срока хранения.

ОПИСЬ ДЕЛ (НАРЯДОВ) – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел (нарядов).

ДЕЛО/ НАРЯД (по архивным правилам) – это совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку или папку.

Все оконченные производством судебные дела (наряды), апелляционные, кассационные и надзорные производства и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…» и «Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования».

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ составляется к делам-приговорам по уголовным делам и делам-решениям суда по гражданским делам, на которые не сохранились алфавитные указатели.

- Внутренняя опись составляется на отдельном листе, где указывается фамилия осужденного или ответчика, порядковый номер дела и номер листов дела, на которых расположен каждый приговор или решение.

- К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в неё документов и количество листов внутренней описи.

- Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно и в общее количество не включаются.

Внутренняя опись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Ввиду специфики работы суда целесообразно составлять следующие виды описей:

НА ДЕЛА (НАРЯДЫ) ОБЩЕГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА – (Приложение 1):

ОПИСЬ № 1 –УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ – (Приложение 3).

ОПИСЬ № 1л – ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ – (Приложение 4).

НА СУДЕБНЫЕ ДЕЛА И ПРОИЗВОДСТВА (Приложение 2):

ОПИСЬ № 2 –ГРАЖДАНСКИЕ ДЕЛА – (Приложение 5).

ОПИСЬ № 3 –УГОЛОВНЫЕ ДЕЛА – (Приложение 6).

1.1. Каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения по согласованию с соответствующим архивным учреждением.

1.2. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определен-ную группу документов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел (нарядов).

1.3. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т. п.)

1.4. Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется начальником отдела дело/судопроизводства, согласовывается с председателем экспертной комиссии суда и утверждается председателем суда (судебной коллегии).

1.5. При первом представлении описей на дела (наряды) постоянного срока хранения и общего делопроизводства на ЭПК Управления архивами Свердловской области к фонду составляется историческая справка и предисловия к каждой описи, в которых излагаются принципы отбора дел (нарядов) на постоянное хранение и порядок их систематизации в описи.

1.6. При последующих утверждениях на ЭПК Управления архивами Свердловской области к каждому годовому разделу описи составляется дополнение к исторической справке и предисловию.

1.7. Годовые разделы описей всех видов дел рассматриваются экспертной комиссией суда, о чем, в случае согласования, свидетельствует гриф "Согласовано" с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются в четырех экземплярах на рассмотрение и утверждение через три года после сдачи дела в архив суда. После утверждения годового раздела председателем суда (судебной коллегии) и ЭПК Управления архивами Свердловской области первый экземпляр годового раздела описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в суде.

2. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ

При составлении описи соблюдаются следующие требования:

2.1 Дела в описи систематизируются по годам, а внутри годового раздела – по степени важности документов перечисляются заголовки дел (нарядов).

2.2. Бланк описи дел (нарядов) общего делопроизводства постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения включает в себя следующие элементы:

1 – порядковый номер дела (наряда) по описи,

2 – индекс,

3 – заголовок дела,

4 – крайние даты,

5 – количество листов,

6 – примечание.

2.2. «Порядковый номер». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с выбранной для данной описи схемой систематизации. Дела в годовых разделах описи нумеруются в валовом порядке.

Например: раздел описи за 1998 год заканчивается делом № 21, раздел описи за 1999 год должен начинаться с дела № 22.

2.3. «Индексы дел (нарядов)» Указываются индексы дел (нарядов) общего делопроизводства, гражданского и уголовного производств по сводной номенклатуре дел суда.

2.4. «Заголовки дел (нарядов)». Заголовки дел заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда) и переносятся в опись без сокращений. Заголовок должен кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (наряда).

- Заголовки дел внутри годового раздела описи располагаются по их номинальной значимости.

В описи № 1 в следующем порядке:

-  приказы и распоряжения председателя суда по основной деятельности;

-  протоколы заседаний;

-  годовые планы работы суда;

-  штатные расписания;

-  годовые статистические отчеты всех форм о работе суда;

-  обзоры судебной практики по уголовным и гражданским делам;

-  документы о состоянии работы судов (отчеты, обзоры, справки);

-  документы о состоянии работы с кадрами в судах (справки, обзоры).

- Если дело (наряд) состоит из документов одного вида – в заголовок выносится название документов во множественном числе.

ПРИМЕР:

- Приказы № 1-24 председателя суда за январь-июнь 1998 года

- Протоколы х совещаний суда за 1989 год

- При описании дел (нарядов), состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год, на который составлен план, или год, за который составлен отчет, а также форма, по которой он составлен.

ПРИМЕР:

- Годовой план работы районного (городского) суда на 1991 год.

- Годовые статистические отчеты о работе районного (городского) суда за 1990 год (ф.№1,1-АП,2 6,7)

- Если дело состоит из нескольких томов, сформированных в пределах одного года, то тома вносятся в опись в хронологическом порядке по месяцам.

ПРИМЕР:

1. Обзоры судебной практики по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях за январь-август 1999 года

2. То же, за сентябрь-ноябрь

- Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

- Заголовок дела (наряда) пишется полностью только для первого тома, для следующего тома заголовок не повторяется, а пишутся слова «То же».

ПРИМЕР:

1. Копии определений о направлении уголовных, гражданских и административных дел по подсудности и для производства дополнительного расследования за годы. Том 1
2. То же, том 2

- Если дело (наряд) состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства и при составлении заголовка употребляется понятие «документы», то в скобках указываются не менее трех видов основных документов.

ПРИМЕР:

Документы о работе районного (городского) суда (докладные записки, заключения, акты, справки и др.)

На каждом новом листе описи заголовок дела (наряда) и графы описи воспроизводятся полностью.

После внесения дела (наряда) в опись на его обложке рядом с пометкой «постоянно» проставляются архивный шифр – номер описи и номер дела (наряда) по описи.

В описи № 2 Гражданские дела:

- дела об установлении отцовства, об оспаривании отцовства (материнства);

- дела о праве собственности на землю (недвижимость), о прекращении (ограничении) прав на землю (недвижимость) и по спорам с ними связанными;

- дела о защите интеллектуальной собственности и др.

- подлинники судебных решений и их копии с последующими определениями вышестоящих судов, изъятые из гражданских дел с истекшими сроками хранения.

В описях на надзорные производства по гражданским делам на каждой странице описи сверху делается запись «Надзорное производство». Затем указываются фамилии истца и ответчика, предмет иска, наименование суда и дата рассмотрения дела в суде первой инстанции.

ПРИМЕР:

1. Надзорное производство по иску к о продлении срока для принятия наследства

2. То же к о выделении доли из наследства

В описи № 3 Уголовные дела:

- дела по особо тяжким преступлениям;

- подлинники приговоров и других судебных актов (и их копии), рассмотренным судом первой инстанции с последующими определениями (постановлениями) вышестоящих судов, изъятые из уголовных дел с истекшими сроками хранения.

ПРИМЕР:

Копии приговоров с постановлениями Свердловского областного суда по уголовным делам за 1996 год

В описях на надзорные производства по уголовным делам на каждой странице описи вверху делается запись «Надзорные производства» и под ней указываются статьи, сгруппированные в порядке, предусмотренном Уголовным кодексом Российской Федерации.

ПРИМЕР:

1.  Надзорные производства по ст. 144 ч.2, ч.3 за 1989 год

2.  То же по ст. 211 ч.1, ч.2

Если на одной странице описи включено несколько производств по однородному виду преступлений, например «Об убийстве», то за первой записью вида преступления следует делать запись «То же».

2.5. В графе «Крайние даты» указываются начальная и конечная даты дела (наряда). Начальной датой дела (наряда) является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа.

- Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты их утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело. В делах (нарядах), содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы и т. д.) при обозначении даты указывается сначала число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

ПРИМЕР:

01 января 1995 гянваря 1997 г.

20 января 1995 гапреля 1998 г.

2.6. В графе «Количество листов» указывается количество листов в деле (наряде), которое берется из заверительной надписи.

2.7. Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии страховых копий и т. п.

2.8. В конце описи составляется итоговая запись, где указывается количество дел по данной описи (цифрами и прописью), первый и последний номер дела по описи.

- Если в описи имеются пропуски номеров дел, то их наличие, так же, как и наличие литерных номеров, оговаривается в итоговой записи. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления и председателем экспертной комиссии суда, утверждается председателем суда.

- К описям на надзорные производства по гражданским и уголовным делам, вслед за заверительной надписью, прилагается алфавитный указатель на осужденных с полным наименованием фамилии, имени, отчества с указанием порядкового номера, под которым это производство значится в описи.

- Вместе с описями на надзорные производства в архив передаются учетно-статистические карточки на осужденных.

- К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указываются количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.

Опись составляется в 4 экземплярах и высылается в адрес Учреждения Государственный архив административных органов Свердловской области для утверждения (согласования) на заседании ЭПК Управления архивами Свердловской области.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ

НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ДЕЛА (НАРЯДЫ) ОБЩЕГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

№№ статей	Заголовки дел (нарядов)	Срок хранения	Примечания
1	2	3	4
2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ВОПРОСЫ
326	Приказы и распоряжения Управления судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации по Свердловской области по основной деятельности городского (районного) суда	постоянно
326	Приказы и распоряжения председателя районного (городского) суда по основной деятельности	постоянно
7	Протоколы служебных совещаний при председателе суда	постоянно
16	Штатные расписания судов	постоянно
17	Положения об отделах	постоянно
1	2	3	4
18а	Планы, отчеты (обзоры, справки и документы к ним) о деятельности суда	постоянно
18б	Полугодовые планы и отчеты (обзоры, справки и документы к ним) о деятельности суда	постоянно	При отсутствии годовых планов и отчетов
19	Обзоры судебной практики по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях	постоянно
4. СУДЕБНАЯ СТАТИСТИКА
386а	Годовые статистические отчеты о рассмотрении федеральными судами общей юрисдикции административных дел (ф. )	постоянно
38бб	Полугодовые статистические отчеты о рассмотрении федеральными судами общей юрисдикции административных дел (ф. )	постоянно	При отсутствии годовых
396а	Годовые статистические отчеты о работе судов первой инстанции по рассмотрению уголовных дел (ф. № 1)	постоянно
396б	Полугодовые статистические отчеты о работе судов первой инстанции по рассмотрению уголовных дел (ф. № 1)	постоянно	При отсутствии годовых
406а	Годовые статистические отчеты о работе судов первой инстанции по рассмотрению гражданских дел (ф. № 2)	постоянно
40бб	Полугодовые статистические отчеты о работе судов первой инстанции по рассмотрению гражданских дел (ф. № 2)	постоянно	При отсутствии годовых
416а	Годовые статистические отчеты о суммах ущерба от преступлений и суммах материальных взысканий в доход государства, определенных судебными актами (ф. № 4)	постоянно
41б	Полугодовые статистические отчеты о суммах ущерба от преступлений и суммах материальных взысканий в доход государства, определенных судебными актами (ф. № 4)	постоянно	При отсутствии годовых
1	2	3	4
436а	Годовые статистические отчеты о рассмотрении уголовных дел в апелляционном порядке (ф. )	постоянно
43бб	Полугодовые статистические отчеты о рассмотрении уголовных дел в апелляционном порядке (ф. )	постоянно	При отсутствии годовых
446а	Годовые статистические отчеты о рассмотрении гражданских дел в апелляционном порядке ( ф. )	постоянно
44бб	Полугодовые статистические отчеты о рассмотрении гражданских дел в апелляционном порядке (ф. )	постоянно	При отсутствии годовых
314	Копии постановлений о направлении дел по подсудности	постоянно
7. ВОПРОСЫ МЕЖДУНАРОДНО-ПРАВОВОГО СОТРУДНИЧЕСТВА
324	Документы (доклады, отчеты, справки) о посещениях суда делегациями других государств	постоянно
8. КАДРЫ
328	Документы (справки, обзоры, информационные письма) о состоянии работы с кадрами в суде	постоянно
329	Годовые отчеты о составе и движении кадров в суде	постоянно
329а	Полугодовые отчеты о составе и движении кадров в суде	постоянно	Если нет годовых
346	Документы (справки, заключения, сообщения) о чрезвычайных происшествиях в суде, связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами	постоянно
14. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ
426	Документы (справки, информации, перечни) по передаче зданий, помещений в государственную собственность	постоянно

ПРИЛОЖЕНИЕ 2