Порядок работы с Утилитой по переходу на новую бюджетную классификацию для ПП «ПАРУС Бюджет 7» по приказу Минфина РФ от 24.08.07 №74н
Данную Утилиту рекомендуется использовать только в случае, если у Пользователя имеется утвержденная вышестоящим органом таблица соответствий «старой» и «новой» бюджетной классификации.
В состав Утилиты входят:
· Две независимые друг от друга дополнительные функции. Для достижения наилучшего результата функции выполняются последовательно одна за другой.
· Excel-файл содержащий в себе таблицу соответствий между старой и новой бюджетной классификацией.
Выходные данные первой функции являются входными параметрами для второй функции. Возможно использование только какой-либо одной из этих двух функций, тогда в качестве входных/выходных параметров следует использовать заранее заготовленный в ручном режиме xls-файл.
Функция №1: Заполнение словарей новой бюджетной классификации.
В зависимости от параметров вызова функция производит:
§ «Очистку» плана счетов – удаляются все не задействованные в каких либо разделах Системы счета;
§ «Очистку» словаря «Образцы хозяйственных операций» - удаляются те записи, которые содержат в себе корреспонденции не задействованных в каких-либо разделах Системы счетов;
§ «Очистку» словаря «Шаблоны финансирования» - удаляются все не задействованные в каких-либо разделах Системы шаблоны;
§ «Очистку» словарей «Функциональная классификация расходов», «Целевые статьи», «Виды расходов» - удаляются все не задействованные в каких-либо разделах Системы коды. При этом у оставшихся кодов в окончание добавляется символ определенный пользователем;
§ Наполнение новыми кодами словарей «Функциональная классификация расходов», «Целевые статьи», «Виды расходов», «Экономическая классификация» – в качестве источника новых кодов участвует входной Excel-файл;
§ Формирование выходной таблицы (Excel-файл) с приведением имеющихся «старых» шаблонов финансирования и соответствующих им «новых» шаблонов, сфоримрованных на основе новых кодов бюджетной классификации.
Результат работы Функции №1:
· Обновленные классификаторы «Функциональная классификация расходов», «Целевые статьи», «Виды расходов», «Экономическая классификация»;
· Excel-файл соответствия «старых» шаблонов финансирования «новым». Пользователь может редактировать этот файл.
Функция №2: Перевод шаблонов финансирования на новую бюджетную классификацию
В зависимости от параметров вызова функция производит:
· Наполнение словаря «Шаблоны финансирования» новыми записями в соответствии с Excel-файлом который является результатом работы Функции №1. В окончание мнемокода старых записей добавляется символ определенный пользователем;
· В имеющихся счетах словаря «План счетов» происходит перенастройка со «старых» шаблонов финансирования на соответствующие им «новые»;
· В имеющихся счетах словаря «План счетов» происходит изменение номеров счетов (первые 17 символов) в соответствии с «новыми» шаблонами финансирования;
· В разделе «Конвертор» - «Соответствие Плана счетов» создаются записи типа «старый счет» - «новый счет». Позже с помощью этого конвертера формируются хозяйственные операции по переносу остатков со «старых счетов» на «новые счета».
Результат работы Функции №1:
· В разделе «Конвертор» - «Соответствие счетов Плана счетов» соответствие счетов
· В словаре «План счетов» обновленный план счетов
Установка утилиты:
Утилита входит в стандартную поставку модуля «Бухгалтерия» программного продукта «ПАРУС – Бюджет 7». Использование утилиты ограничено лицензией.
Порядок работы с Утилитой по этапам:
1) Прежде чем приступить к работе с Утилитой, следует произвести все необходимые учетные операции текущего месяца: отработать в хозяйственном учете все документы, нуждающиеся в отработке; зарегистрировать все хозяйственные операции, сформировать ведомости расчетов с дебиторами/кредиторами; выполнить переоценку валютных активов/пассивов; произвести заключение счетов. Осуществить перенос остатков средств по счетам и сформировать годовой баланс (при переносе остатков следует руководствоваться Этапом №10)
2) ОБЯЗАТЕЛЬНО следует сделать резервную копию рабочей базы данных
3) Запуск Функции №1:
4) Задание параметров работы Функции №1 и её запуск:
5) Просмотр результатов работы функции и в случае необходимости их корректировка. По умолчанию результат работы Функции №1 помещается в файле C:\PROGRAM FILES\PARUS\ACCOUNT\MEM\ШФ_74н. doc
ВАЖНО! Как показано на Рисунке в столбце «74(новое)» Утилита предлагает пользователю новые шаблоны финансирования. В случае если предлагаемый шаблон необходимо дополнить, то это нужно сделать прямо в этом файле и затем сохранить внесенные изменения. В последующем Функция №2 автоматически заменит старые шаблоны новыми с учетом Ваших дополнений в файле ШФ_74.doc.
Кроме того необходимо в РУЧНОМ режиме занести в соответствующие словари Системы те коды бюджетной классификации которые регламентированы государственными (муниципальными) органами исполнительной власти субъекта РФ (муниципального образования). Например, коды видов расходов и целевые статьи расходов, которые отсутствуют в Приказе Минфина РФ от 24.08.07 №74н.
6) Запуск Функции №2:
7) Задание параметров работы Функции №2 и ее выполнение:
8) Просмотр результатов работы функции и в случае необходимости их корректировка:
9) На данном этапе необходимо убедиться, что у текущего пользователя Системы достаточно прав для выполнения отдельных действий в Системе, для этого сначала необходимо запустить модуль «Администратор» и открыть рабочую базу данных
После выполнения всех этапов данного Порядка, права доступа пользователей можно вернуть в исходное состояние обратившись к модулю «Администратор».
10) На этом этапе следует осуществить перенос остатков средств по счетам. Данный этап можно пропустить, если перенос остатков был осуществлен в рамках Этапа 1.
Необходимо осуществить перенос всех остатков (включая материальные ценности и данные дебиторской/кредиторской задолженности) на месяц, начиная с которого в Системе будет вестись учет по новой бюджетной классификации:
ВАЖНО! Следует помнить, что в Системе существует настройка по ограничению переноса остатков в разрезе аналитических счетов. Данная опция устанавливается в разделе Словари | План счетов | План счетов, в свойствах аналитических счетов. Поэтому у аналитических счетов с настройкой «Не переносить по годам» вновь сформированные остатки будут храниться на синтетическом счету. Данное обстоятельство играет важную роль при выполнении следующего этапа.
11) Необходимо отработать в бухгалтерском учете сформированные Функцией №2 записи. На данном этапе будут автоматически сформированы проводки по переходу на новый план счетов:
ВАЖНО! Прежде чем приступить к отработке в хозяйственном учете записей данного раздела, необходимо убедиться в корректности настроек. Для этого следует привести параметры каждой записи к виду (помечено красным):
Следующим шагом необходимо отработать в учете все записи раздела «Соответствие счетов плана счетов» и в случае, если в процессе отработки появится окно с сообщением о том, что какая-либо проводка содержит в себе нулевую сумму, то это может означать следующее:
a. Системе не удалось распознать остатки по данному счету, с учетом тех настроек, которые были предъявлены – необходимо проверить наличие остатков средств по счетам (в разрезе аналитики), остатков материальных ценностей, ведомости расчетов с дебиторами/кредиторами на 1 января 2008 года.
b. Остатки по данному счету нулевые – в этом случае переносить их смысла не имеет, но хозяйственную операцию все-таки рекомендуется зарегистрировать, для того чтобы в последующем можно было сформировать Справку по форме 4833
В появившемся окне необходимо задать в качестве образца хозяйственной операции любой заранее созданный образец, не содержащий в себе ни одной проводки!
12) На основе сформированных хозяйственных операций следует сформировать Справку по ф. 4833:
13) ВАЖНО знать что на этом работа по переходу на новую бюджетную классификацию еще не закончена – необходимо повторить Этап №10 еще раз для того чтобы сформировались остатки средств по «новым счетам» на 1 января 2008 г.
14) Окончание работы с Утилитой. Проверка корректности сформированных остатков на «новых» счетах:
При формировании данных по остаткам средств на счетах следует указать следующие парамтеры:
Проверка привязки «новых» счетов в учетных разделах Системы, например в разделе «Инвентарная картотека»:
На этом процедура регистрации новых кодов бюджетной классификации, новых шаблонов финансирования и нового плана счетов, а так же переноса остатков со «старых» счетов на «новые» закончена. Только после этого рекомендуется начинать вести текущий учет с применением новой бюджетной классификации.
