Функционал сотрудника

Функционал сотрудника

офис-менеджер – сотрудник Компании, обеспечивающий жизнедеятельность офиса

Должность	Офис-менеджер
Место в структуре подчинения	Прямое подчинение директору компании.
Должностные обязанности	1. Прием звонков: личных звонков риэлторам, звонков риэлторов звонков руководству первичных обращений организаций, предлагающих сотрудничество первичных обращений по приему на работу 2. Прием и отправка факсимильных сообщений 3. Ведение журнала учета рабочего времени (если требуется) 4. Первичный прием клиентов, приходящих в офис, передача контакта соответствующему сотруднику. 5. Передача отсутствующим в офисе сотрудникам оперативной информации 6. Получение от диспетчеров и риэлторов, специалистов отдела продаж мониторингов обращений клиентов, составление сводных таблиц 7. Организация переговорного пространства и обслуживание процесса переговоров 8. Поиск в Интернете и СМИ и передача директору новостей недвижимости и стандартной аналитической информации 9. Прием Интернет-заявок, передача их соответствующим сотрудникам, контроль сроков ответа клиентам. 10. Подготовка поздравительных открыток к Дням рождения сотрудников 11. Ведение базы клиентов по завершенным сделкам, организация информационных рассылок и поздравлений клиентов. 12. Закупка расходных материалов и хозяйственных товаров, оплата текущих счетов. 13. Контроль за уборкой офиса. 14. Контроль за техническим состоянием мебели и оборудования офиса. 15. Обучение сотрудников работе с офисной техникой и программным обеспечением. 16. Выполнение прямых распоряжений директора Компании. 17. Осуществление внутренних коммуникаций.
Оперативные задачи	1.  Участие в организации корпоративных мероприятий и рекламных акций
Формы планирования и отчетности	Составление и передача ежедневных, еженедельных, ежемесячных отчетов и мониторингов (отчет по рекламе). Проектное планирование. Квартальное планирование и контроль повышения квалификации и освоение новых задач
Зона ответственности	Организация жизнедеятельности офиса Создание положительного образа Компании Обеспечение эффективного использования и учета информации Осуществление внутренних коммуникаций
Необходимые знания и навыки	Образование не ниже средне-специального. Знание основ делопроизводства и документооборота Знание ПК и офисной техники на уровне уверенного пользователя
Режим работы	С 8-30 до 17-30 с перерывом на обед