Процедура для менеджеров СПО по работе с индивидуальными заказами

Процедура для менеджеров СПО по работе с индивидуальными заказами

Паспорт документа

	История изменения документа	Версия	Автор	Дата
1	Создание документа	1.0	Сидорова Елена, РСЦ Менеджер, Новосибирск	15/01/2011
2	Редактирование документа	1.1	Власов Вадим, менеджер по складам и конвейерным линиям	20/01/2011
3
4

Процедура для менеджеров СПО по работе с заказами индивидуальной сборки

Продукция принимается от водителя по количеству коробок. После чего менеджер СПО или лицо, имеющее оформленную доверенность на получение товара от менеджера СПО обязаны поставить роспись во всех экземплярах ТТН (3 экземпляра – один экземпляр остается в СПО и является документом, подтверждающим получение продукции по указанному батчу) и в маршрутном листе. В случае если менеджер передает обратно с водителем на склад отгрузки претензии, он должен проставить в путевом листе количество передаваемых коробок и свою роспись. Система индивидуальной упаковки заказов имеет несколько ключевых моментов

·  Каждый заказ упаковывается в отдельную коробку.

·  В каждой коробке личная накладная консультанта, по которой проходила сборка.

Маленькие заказы (с количеством штучек продукции в заказе менее 10 и объемом менее 1 литра), объединяются и упаковываются в одну коробку. В данной коробке будут содержаться: комплексная накладная на объединенные маленькие заказы, по которой проходила сборка, и в отдельном пакете личные накладные на консультантов с маленькими заказами, с комментариями «не для сборки», т. е. по данным накладным сборка не осуществляется и они носят только информационный характер. Из этой накладной можно увидеть порядковый номер коробки, в  которой необходимо искать заказ, чтобы сгруппировать его.

·   

·  Реестр заказов будет находиться в первой групповой коробке, в случае отсутствия групповых коробок реестр будет находиться коробке под номером 1. В данный реестр добавлены колонки с дополнительной информацией о номере коробки, в котором будет находиться каждый конкретный заказ и по количеству коробок, из которых состоит каждый конкретный заказ.

·  Каждая коробка с индивидуальным заказом будет содержать этикетку с информацией о номере СПО, ФИО консультанта, номере коробки, весе заказа.

·  Каждая коробка с объединенными маленькими заказами будет содержать этикетку с информацией о номере СПО, ФИО менеджера, номере коробки, весе коробки, комментарии «маленькие заказы», для более оперативного нахождения комплексной коробки и формирования заказов консультантов.

5.  После принятия коробок от водителя менеджер может начать подготовку коробок с заказами к выдаче и последующему хранению. Важный момент, на который необходимо обратить внимание – это то, что при переходе на индивидуальную сборку заказов менеджер СПО, при получении коробок с заказами не должен предварительно их проверять самостоятельно, а выдавать консультанту в том виде, в котором коробка приехала со склада отгрузки.

Есть несколько возможностей сортировки коробок в СПО:

·  Расстановка коробок по порядку номеров

·  Расстановка коробок по последней цифре номера консультанта. Для этого необходимо разграничить зону хранения на 10 секций (от 0 до 9)

6.  При выдаче заказов консультантам менеджер должен руководствоваться информацией из реестра о номере коробки каждого конкретного консультанта и количеству коробок на каждого консультанта.

7.  Рекомендовано при выдаче заказов консультантам использовать весы. Вы можете ориентироваться на данную модель CAS AD 20H.

Все заказы, неполученные консультантами в установленный компанией срок – 7 дней, менеджер должен вернуть на склад отгрузки, с ближайшей доставкой, оформив коробки соответствующими комментариями «возвратный заказ». Срок предъявления претензий по недовложению, пересорту, излишкам, браку транспортировки по заказам, собранным индивидуально составляет 48 часов с момента получения заказа консультантом.

Прием продукции и документооборот в СПО

Согласно агентскому договору, вся продукция, доставляющаяся компанией посредством транспортно – экспедиционной компании в СПО может быть принята только:

Лично менеджером СПО, при предъявлении документа, удостоверяющего личность. Уполномоченным представителем менеджера СПО, при условии оформленной нотариальной доверенности, при предъявлении доверенности и документа удостоверяющего личность. Диспетчером, организующим прием коробок у водителя и доставку продукции до дверей СПО, при условии оформленной нотариальной доверенности, при предъявлении доверенности и документа удостоверяющего личность. В ситуации, когда диспетчер не может предъявить водителю доверенность на получение коробок по конкретному пункту, менеджер, либо его уполномоченный представитель должны самостоятельно получить коробки у водителя, при предъявлении соответствующих документов, после чего они будут доставлены до дверей офиса диспетчером.

Оригинал доверенности на представителя менеджера СПО и диспетчера должен храниться в компании, копия доверенности должна предъявляться при получении продукции водителю.

Менеджер СПО, представитель менеджера СПО, либо диспетчер при приемке Продукции от транспортно-экспедиционной компании обязаны подписаться на товарно-транспортной накладной и в путевом листе, подтверждающими факт доставки, что является основанием для подтверждения получения Продукции Менеджером СПО.

Заказы будут доставлены обратно на склад в случае, если:

По указанному в путевом листе адресу на момент прибытия водителя нет менеджера СПО или лица, уполномоченного получать заказы. Время ожидания водителем составляет не более 15 минут Отсутствие документа, удостоверяющего личность менеджера СПО Отсутствие у доверителя на руках копии нотариальной доверенности, подтверждающей возможность получения продукции или документа, удостоверяющего личность

При выдаче заказа консультанту, менеджер СПО должен достать накладную из коробки и предоставить ее для подписи консультанту. Так же для подписи консультанту предоставляется реестр заказов. После росписи один экземпляр накладной передается консультанту, второй экземпляр остается у менеджера, который в дальнейшем передается в компанию, согласно процедуре описанной ниже:

Менеджер СПО должен передать в Компанию:

1.  один экземпляр личной накладной с оригиналом подписи Консультанта и оригиналом подписи лица, выдавшего Заказ от лица Менеджера СПО.

2.  один экземпляр реестра накладных по заказам и претензиям одного батча, в котором проставлены оригинальная подпись Менеджера СПО или иного уполномоченного по нотариальной доверенности лица, а также оригиналы подписей всех указанных в нем Консультантов.

3.  Пересылка реестра осуществляется совместно с индивидуальными накладными.

4.  Пересылка накладных и реестров в Компанию должна осуществляется менеджеров СПО 1 раз в неделю. В Компанию единовременно возвращаются все документы за предыдущую неделю.

Прием и оформление претензий в компанию

Получая заказы в коробках с индивидуальной сборкой, менеджер СПО не должен вскрывать коробки и проверять их. Проверка заказа производится консультантом, при получении заказа в СПО, в присутствии менеджера СПО.

Процедура приема и оформления претензий при заказах с индивидуальной сборкой отличается от групповой сборки только тем, что теперь консультант оформляет и передает претензию менеджеру СПО для отправки в компанию и сроками предъявления претензий. Срок предъявления претензий по недовложению, пересорту, излишкам, браку транспортировки по заказам, собранным индивидуально составляет 48 часов с момента получения заказа консультантом.