Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Ставропольскому краю
 |
г. Ставрополь 2012
СОДЕРЖАНИЕ
1. Введение ……………………………………………………………… 3
2. Работа с информационными ресурсами ……………………………. 4
2.1. Общие принципы работы и описание интерфейса системы электронного документооборота Босс – Референт «Государственное Управление» …………………………………... 4
2.2. Входящие документы …………………………………………. 6
2.3. Создание карточки исходящего документа ………………... 11
2.4. Редактирование документов и Мастер изменения полей …. 25
2.5. Горячие клавиши СЭД ………………………………………. 26
3. Основные понятия, используемые в делопроизводстве …………. 26
3.1. Организационно-распорядительные документы …………... 26
3.2. Информационно-справочные документы ………………….. 29
3.3. Деловая переписка …………………………………………… 31
4. Основы законодательства о государственной гражданской службе ………………………………………………………………….. 37
5. Единые стандарты делового общения для работников Управления... 46
1. Введение
Памятка для делопроизводителя (далее – Памятка) разработана с целью оптимизации организации и обеспечения функционирования единой централизованной системы делопроизводства в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Ставропольскому краю (далее – Управление) федеральными государственными гражданскими служащими уполномоченными на осуществление функций по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.
В общем смысле под делопроизводством следует понимать ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
Ведение делопроизводства в Управлении основывается на знании целого ряда законодательных и нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела, а также умении федеральных государственных гражданских служащих Управления при подготовке организационно – распорядительных и служебных документов, ответов на запросы органов государственной власти и местного самоуправления, обращения физических и юридических лиц грамотно руководствоваться положениями Инструкции по ведению делопроизводства в Управлении.
Движение документов в Управлении с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки в делопроизводстве образует документооборот, который состоит из четырех основных документопотоков:
· документы, поступающие в Управление (входящие);
· документы, направляемые Управлением (исходящие);
· переписка между структурными подразделениями и должностными лицами Управления (внутренние);
· организационно-распорядительные акты (нормативные и индивидуальные правовые).
Существующий в Управлении документооборот находит свое непосредственное отражение в системе электронного документооборота (далее – СЭД) Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
Современный делопроизводитель наряду со знанием основ управления и организации труда, норм делового общения, форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления, служебного распорядка, порядка работы со служебной информацией, основ делопроизводства, правил охраны труда и противопожарной безопасности должен обладать знаниями аппаратного и программного обеспечения, возможностей и особенностей применения современных информационно – коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота, общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности.
2. Работа с информационными ресурсами
2.1. Общие принципы работы и описание интерфейса системы электронного документооборота Босс – Референт «Государственное Управление».
2.1.1 Аутентификация в IBM Lotus Notes.
Для того чтобы начать работать с IBM Lotus Notes, выполните следующие действия:
1) Запустите IBM Lotus Notes одним из следующих способов:
- двойным щелчком левой кнопкой мыши нажмите на ярлыке 
на рабочем столе ОС Windows;
- нажмите кнопку «Пуск» и далее выберите <Программы>:<Lotus Applications>:<Lotus Notes>.
После запуска IBM Lotus Notes на экране появится окно аутентификации (См.: Рисунок 1).
Рисунок 1 – Окно аутентификации пользователя
2. В появившемся окне введите пароль и нажмите кнопку «Войти», либо клавишу «Enter»[1]. После ввода корректного пароля появится окно рабочей области IBM Lotus Notes (См.: Рисунок 2).
2.1.2. Рабочая область Lotus Notes
Рабочая область IBM Lotus Notes содержит листы со значками баз данных (приложений). Каждая база данных (далее – БД) представлена отдельным значком с ее наименованием.
Открытие БД осуществляется двойным щелчком левой кнопкой мыши на значке выбранной базы.
2.1.3 Описание интерфейса БД
После открытия БД в рабочей области появится вкладка окна с названием этой БД. В окне будут представлены следующие элементы интерфейса:
- панель действий;
- область навигации;
- область просмотра (См.: Рисунок 3).
Рисунок 2 – Рабочая область IBM Lotus Notes
Панель действий – это управляющий элемент, предназначенный для быстрого доступа к функциям системы. Элементы панели действий также доступны через пункт основного меню «Действия».
Область навигации – это область, в которой находится список представлений.
Представления – это списки документов, находящихся в БД, отфильтрованных по определенному признаку. Представления могут быть сформированы в группы.
Область просмотра состоит из двух частей верхней и нижней.
В верхней части находится область представления, предназначенная для отображения списка документов представления, выбранного в области навигации. Для открытия документа необходимо два раза щелкнуть левой кнопкой мыши по строке с его названием.
Рисунок 3 – Основные элементы интерфейса при открытой БД
В нижней части располагается область предварительного просмотра, предназначенная для отображения содержания выбранного документа. Область предварительно просмотра появляется по щелчку левой кнопкой мыши на слове «Просмотр» со знаком треугольника, расположенных в нижней части окна рабочей области.
2.2. Входящие документы.
Под входящим документом принято понимать документ, поступающий на предприятие от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к предприятию.
Поступившие в отдел входящие внутренние документы в СЭД отображаются в области просмотра в категории «Входящие». С целью просмотра входящей корреспонденции поиск можно осуществить по следующим параметрам:
- по регистрационному номеру;
- по дате регистрации;
- по виду документа;
- по статусу документа (См.: Рисунок 4).
Открытие карточки внутреннего входящего документа осуществляется двойным щелчком мыши (См.: Рисунок 5).
При необходимости можно вывести на печать карточку входящего внутреннего документа и вложенный документ.
Входящая корреспонденция может отображаться также в папке «Поступившие».
Рисунок 4 – Область просмотра входящих внутренних документов
2.2.1 Поиск документов по заданным параметрам.
Поиск документов в СЭД может быть как строгим, так и нестрогим.
Строгий поиск осуществляется по значениям полей типа «Дата» и полей, значения которых заполняются из справочника.
Нестрогий поиск с возможностью поиска по маске осуществляется по значениям полей, куда необходимо ввести числовое значение (регистрационный номер, номер исходящего, количество листов, количество приложений и т. п.), а также по значениям тех текстовых полей, в которые допускается вводить данные с клавиатуры (краткое содержание, входящая резолюция и т. п.).
Чтобы найти необходимый документ по заданным параметрам, необходимо выполнить следующие действия:
1. Нажмите кнопку 
на панели действий, или выполните последовательность команд <Действия>:<Поиск исходящего>[2].
2. В открывшейся форме поиска введите известную вам информацию о документе (См.: Рисунок 6).
На форме поиска исходящего на панели меню доступны следующие кнопки меню:
Рисунок 5 – Карточка входящего внутреннего документа
Рисунок 6 – Форма поиска документов
· Начать поиск – для запуска процедуры поиска;
· Очистить поля – очищает внесенные значения параметров поиска.
На форме поиска можно осуществлять поиск по следующим параметрам:
· Номер документа – по номеру исходящего документа;
· Дата регистрации от … до … – в пределах дат регистрации документа;
· Статусы – по статусу документа;
· Документ – по имени присоединенного файла;
· По всем полям РРК документа.
3. После ввода информации нажмите кнопку 
на панели действий или выполните последовательность команд <Действия>:<Начать поиск>.
После выполнения этих действий начинается поиск документа по заданным параметрам.
Если по результатам поиска было выведено сообщение о том, что документы, удовлетворяющие заданным условиям не найдены, значит, введенные вами данные не соответствуют данным существующих в БД документов.
Если удовлетворяющие заданным условиям документы были найдены, вам будет выведено сообщение с количеством найденных документов и будет предложено открыть результаты поиска. Для этого нажмите в окне сообщения кнопку «OK». Откроется закладка формы поиска «Результаты поиска» (См.: Рисунок 7).
Рисунок 7 – Фрагмент формы поиска документов. Закладка «Результаты поиска»
Кнопка 
вновь открывает форму с полями карточки документа для уточнения запроса поиска.
2.2.2. Печать карточки документа
Для формирования отчета-сводки по документу необходимо выполнить следующие действия:
Перейдите в представление «Исходящие внутренние», нажмите на кнопку 
на панели действий или выполните последовательность команд <Действия>:<Печать карточки>. В открывшемся диалоговом окне произведите необходимые настройки и изменения по формированию отчета-сводки по документу, нажмите кнопку «Сформировать» (См.: Рисунок 8).
Рисунок 8 – Выбор блоков данных для отчета-сводки по документу
После выполнения этих действий отчет будет сформирован и выведен на экран.
2.2.3. Сканирование документа
Чтобы отсканировать документ для конкретной регистрационной карточки, необходимо выполнить следующие действия:
Положите в лоток сканера документы, которые необходимо отсканировать.
Выполните операцию <Сервис>:<Сканировать для текущей РКК>. Выполнить эту операцию можно двумя способами:
Первый способ:
В представлении БД выбрать документ, для которого необходимо произвести сканирование. Нажать кнопку 
на панели действий и выбрать меню из списка возможных действий
,
или выполнить последовательность команд меню <Действия>:<Сервис>:<Сканировать для текущей РКК>.
Второй способ:
Открыть РКК документа в режиме редактирования. Нажать на кнопку «Сервис» на панели действий карточки документа и выбрать меню «Сканировать для текущей РКК» из списка возможных действий (См.: Рисунок 9).
В случае, если текущая РКК только создана, система предложит сохранить ее как черновик (См.: Рисунок 10)[3].
В результате активизации сканирования откроется окно сканирования и автоматически произойдет сканирование документов.
Отсканированные документы будут находиться в секции «Документ» карточки документа (См.: Рисунок 11).
Рисунок 9 – Карточка документа. Меню Сервис-Сканировать для текущей РКК
Рисунок 10 – Информационное сообщение
Рисунок 11 – Карточка документа. Секция «Документ»
2.3. Создание карточки исходящего документа
Все исходящие документы, независимо от способа их отправки (на бумажном носителе – почтовым отправлением или в электронном виде по СЭД с использованием электронной подписи), оформляются на бланках Управления в соответствии с пунктом 95 раздела ХХIII Инструкции по делопроизводству.
Всю исходящую корреспонденцию, создаваемую в СЭД условно можно разделить на исходящую внешнюю и исходящую внутреннюю переписку. К исходящим внешним документам следует относить служебные документы, информационные письма, ответы на запросы и обращения физических и юридических лиц за подписью руководителя Управления, либо его заместителей.
К исходящим внутренним документам следует относить служебные документы за подписью начальников отделов Управления, адресованные начальникам структурных подразделений Управления при осуществлении ими полномочий, закрепленных в Положении об Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Ставропольскому краю, утвержденным приказом Росреестра .
2.3.1. Заполнение полей карточки исходящего документа
Чтобы создать новый исходящий документ, выполните следующие действия:
1) Откройте канцелярию отдела (См.: Рисунок 12).
2) Нажмите кнопку на панели действий или выполните последовательность команд <Действия>:<Исходящий внешний>.
Рисунок 12 – База данных «Канцелярия отдела»
3) Выберите в выпадающем меню один из следующих параметров: «Со связью»[4], либо «Без связи».
4) Заполните поля открывшейся карточки «Черновик» (См.: Рисунок 13).
Рисунок 13 – Карточка исходящего внешнего документа
В карточке «Черновик» на панели меню доступны следующие кнопки меню:
· Изменить статус – для изменения статуса документа;
· Сохранить – сохраняет изменения в форме;
· Закрыть – закрывает карточку;
· Зарегистрировать – резервирует номера для выбранных нумераторов документов;
В карточке «Черновик» содержатся следующие закладки:
ü Реквизиты – для определения и заполнения реквизитов документа. Например, вида адресата, дела, подписанта, отправителей, краткого содержания, количества листов и т. п.[5];
ü Лист рассылки – для создания списка внешних и внутренних адресатов;
ü Согласование – для создания пунктов согласования документа;
ü История – данная закладка является служебной и заполняется автоматически.
Для заполнения доступны следующие поля:
· Специализация – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбора вида специализации адресата (См.: Рисунок 14).
Рисунок 14 – Выбор специализации адресата
· Нумератор – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбор нумератора (См.: Рисунок 15).
Рисунок 15 - Выбор нумератора для исходящего внешнего документа
Для правильного формирования индекса исходящего документа отделов Управления, выбираем нумератор «ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ исходящий документ».
· Подписал – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбора ФИО сотрудника, подписавшего документ.
· Исполнитель – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбора ФИО исполнителя (См.: Рисунок 16).
Рисунок 16 – Выбор сотрудника
· Отправители – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбора сотрудников, отправивших документ. При заполнении поля Исполнитель, в поле Отправитель автоматически появляется соответствующее значение: ФИО руководителя подразделения, в котором числится по справочнику исполнитель.
· Вид документа – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбора вида исходящего внутреннего документа (См.: Рисунок 17).
Рисунок 17– Выбор вида документа
· Краткое содержание – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбора краткого содержания документа. Если список не содержит подходящего значения, пользователь введите краткое содержание с клавиатуры. Нажатие на активную ссылку «Добавить в словари» в данном поле позволит добавить введенное вами значение в базу данных с целью его дальнейшего использования.
· Количество листов, Листов приложений, Кол-во приложений ‑ пользователь вводит вручную соответствующую информацию.
· Тип приложений – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбора типа приложения (См.: Рисунок 18). Если список не содержит подходящего значения, введите тип приложения вручную.
Рисунок 18 – Выбор типа приложения
· Документ – данное поле может содержать как текст, так и встроенные/вложенные объекты. Для добавления файла в это поле используйте кнопку 
(или команды меню <Файл>:<Вложить>). При нажатии на значок 
на экране появляется окно, в котором необходимо указать путь к требуемому документу. В качестве альтернативы вы можете выполнить последовательность команд меню <Файл>:<Вложить>. Данный документ является дополнением к карточке «Черновик». При этом, следует помнить о существующем ограничении: размер прикрепляемого файла 5Мб. Если прикрепляемый вами файл превышает данный размер, его необходимо заархивировать.
После успешного заполнения реквизитов, карточку необходимо сохранить. Для этого нажмите на кнопку 
на панели действий карточки «Черновик». Когда все поля из вкладки «Реквизиты» будут заполнены и прикреплен вложенный документ, необходимо отправить исходящий внешний документа на регистрацию, нажав на кнопку «Изменить статус» панели действий карточки (или выполнить последовательность команд <Действия>:<Изменить статус>. В открывшемся диалоговом окне (См.: Рисунок 19) выберите «На регистрации», введите комментарии и нажмите кнопку «ОК».
Рисунок 19 – Выбор статуса исходящего документа
После этого документ перейдет в статус «На регистрации» (См.: Рисунок 20). Копия документа в данном статусе будет направлена в БД Исходящие для проведения процедуры регистрации. После отправки документа на регистрацию в БД Исходящие, редактирование документа невозможно.
Исходящие документы, создаваемые в центральном аппарате Управления за подписью Руководителя, либо заместителей Руководителя и направляемые с использованием ЭП, создаются и оформляются для отправки (электронная карточка с вложением документа в электронном виде) структурными подразделениями – исполнителями документа в отдел общего обеспечения одновременно с оригиналом документа на бумажном носителе. Ответственность за соответствие электронного документа, направленного на подпись Руководителю, либо его заместителю, оригиналу документа на бумажном носителе несет исполнитель документа.
Рисунок 20 – Отправление карточки исходящего документа
в Базу данных «Канцелярия исходящих документов» на регистрацию
Если документ будет зарегистрирован, данный документ отобразится в представлении <Внешние исходящие>:<По статусу> в категории «Зарегистрирован».
2.3.2. Заполнение полей карточки исходящего внутреннего документа
Создание нового исходящего внутреннего документа аналогично созданию исходящего внешнего. Для этого выполните следующие действия:
1) Нажмите кнопку «Исходящий внутренний» 
на панели действий или выполните последовательность команд <Действия>:<Исходящий внутренний>.
2) Выберите в выпадающем меню один из параметров:
- «Со связью»;
- «Без связи».
3) Заполните поля открывшейся карточки «Черновик» (См.: Рисунок 21).
Рисунок 21 – Карточка исходящего внутреннего документа
Для заполнения карточки исходящего внутреннего документа доступны следующие поля:
· Нумератор – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбора нумератора для указанного отдела (См.: Рисунок 22);
Рисунок 22 – Выбор нумератора для Исходящего внутреннего документа
· Подписал – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбора ФИО сотрудника, подписавшего документ.
· Исполнитель – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбора ФИО исполнителя (См.: Рисунок 23);
· Отправители – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбора сотрудников, отправивших документ. При заполнении поля Исполнитель, в поле Отправитель автоматически появляется соответствующее значение: ФИО руководителя подразделения, в котором числится по справочнику исполнитель.
Рисунок 23 – Выбор сотрудника
· Вид документа – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбора вида исходящего внутреннего документа (См.: Рисунок 24).
Рисунок 24– Выбор вида документа
· Краткое содержание – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбора краткого содержания документа. Если список не содержит подходящего значения, пользователь введите краткое содержание с клавиатуры. Нажатие на активную ссылку «Добавить в словари» в данном поле позволит добавить введенное вами значение в БД с целью его дальнейшего использования;
· Количество листов, Листов приложений, Кол-во приложений ‑ пользователь вводит вручную соответствующую информацию;
· Тип приложений – при нажатии на одноименную активную ссылку на экране должно отобразиться окно с возможностью выбора типа приложения (См.: Рисунок 25). Если список не содержит подходящего значения, введите тип приложения вручную;
Рисунок 25 – Выбор типа приложения
· Документ – данное поле может содержать как текст, так и встроенные/вложенные объекты. Для добавления файла в это поле используйте кнопку (или команды меню <Файл>:<Вложить>). При нажатии на значок 
на экране появляется окно, в котором необходимо указать путь к требуемому документу. В качестве альтернативы вы можете выполнить последовательность команд меню <Файл>:<Вложить>. Данный документ является дополнением к карточке «Черновик»;
· Ручной ввод даты регистрации – если в этом поле установлен признак, то в процессе регистрации документа вы вручную будете вводить дату регистрации документа;
· Ручной ввод регистрационного номера – если в этом поле установлен признак, то в процессе регистрации документа вы вручную будете вводить регистрационный номер документа;
· Выбор номера из списка зарезервированных номеров – если в этом поле установлен признак, то в процессе регистрации документа вы вручную будете выбирать номер исходящего документа из списка зарезервированных номеров.
Чтобы зарегистрировать карточку исходящего внутреннего документа-черновика, нажмите кнопку «Зарегистрировать» внизу формы карточки черновика, или нажмите кнопку «Изменить статус» панели действий карточки (или выполните последовательность команд <Действия>:<Изменить статус>. В открывшемся диалоговом окне (См.: Рисунок 26) выберите «Зарегистрирован», введите комментарии и нажмите кнопку «ОК».
Рисунок 26 – Выбор статуса исходящего внутреннего документа
После чего документ перейдет в статус «Зарегистрирован» (См.: Рисунок 27).
Рисунок 27 – Регистрация исходящего внутреннего документа
2.3.3. Отправление исходящего внутреннего документа исполнителю
Для того чтобы отправить зарегистрированный внутренний документ определенным адресатам, необходимо выполнить следующие действия:
- перейдите на закладку «Лист рассылки» карточки документа (См.: Рисунок 28)[6];
- нажмите на кнопку «Кому» и выберете нужного сотрудника (См.: Рисунок 29);
- добавьте внутреннего адресата и нажмите на кнопку «Отправить» (См.: Рисунок 30).
Рисунок 28 – Закладка Лист Рассылки карточки документа
Рисунок 29 – Выбор сотрудника
Рисунок 30 – Отправление исходящего внутреннего документа исполнителю
В правой части отображается дата и время отправления документа.
В закладке «История» отображается вся информация по созданию и отправке документа (См.: Рисунок 31).
Рисунок 31 – Вкладка «История» исходящего внутреннего документа
2.4. Редактирование документов и Мастер изменения полей
Для редактирования документа необходимо выполнить следующие действия:
1) Перейдите в нужное вам представление и выделите документ, который вы хотите редактировать.
2) Нажмите кнопку 
на панели действий, или выполните последовательность команд <Действия>:<Редактировать>. Вы также можете открыть необходимый документ, нажав двойным щелчком левой кнопкой мыши на нем.
3) Внесите требуемые изменения в документ.
4) Сохраните и закройте карточку документа.
Мастер изменения полей позволяет изменить поля зарегистрированного документа, недоступные для редактирования из самой карточки документа.
Для редактирования необходимых полей с помощью Мастера изменения полей нажмите кнопку 
на панели действий карточки документа и выберите меню «Мастер изменения полей» из списка возможных действий; или выполните последовательность команд <Действия>:<Сервис>:<Мастер изменения полей>. На экране появится окно мастера изменения полей, содержащее все поля, недоступные для редактирования из карточки документа (См.: Рисунок 32).
Рисунок 32 – Мастер изменения полей
Внесите необходимые изменения в форму и нажмите кнопку «Далее». После успешного завершения проверки введенных вами данных на корректность.
2.5. «Горячие клавиши» в СЭД
В режиме чтения документа доступны следующие сочетания клавиш
Сочетание клавиш | Описание |
Ctrl+Home | Переход в начало документа |
Ctrl+P | Печать выделенного документа |
Ctrl+Минус | Переход к предыдущему выделенному искомому слову в документе в области просмотра |
Esc | Выход из внедренного элемента в документе |
Клавиши со стрелками | Переход в пределах элемента, внедренного в документ |
Ctrl+End | Переход в конец документа |
Ctrl+Home | Переход в начало документа |
F4 или Tab | Переход к следующему непрочтенному документу |
Стрелка влево | Переход к предыдущей ссылке или объекту |
Стрелка вправо | Переход к следующей ссылке или объекту |
Tab | Переход к следующему объекту в пределах открытого документа, затем к рамке заголовка и затем к подписи рамки области просмотра |
3. Основные понятия, используемые в делопроизводстве
3.1. Организационно-распорядительные документы
Основное назначение распорядительных документов заключается в регулировании и координации деятельности, позволяющей органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Фиксирующие в распорядительных документах решения могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами.
С учетом сферы деятельности распорядительные документы можно разделить на следующие уровни:
- правовые акты федерального уровня (указы президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации и т. д.);
- правовые акты на уровне субъектов Российской Федерации (правовые акты, издаваемые областным, краевым, городским законодательством);
- правовые акты организаций, учреждений, предприятий (приказы, указания, распоряжения).
Сама процедура издания распорядительных документов включает следующие этапы:
1. Инициирование решения или обоснованность необходимости издания распорядительного документа.
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта распорядительного документа.
6. Принятие решение или подписание документа.
7. Доведение распорядительного документа до исполнения.
Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Приказ – это правовой акт руководителя органа власти управления, учреждения, организации, предприятия в целом в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых или иных вопросов их деятельности.
Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.
Приказы содержат следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации – изображается только в том случае, если в соответствии с действующим законодательством организации это право предоставлено. Гербы изображаются на бланках органов власти и управления и организаций их подчинения;
- эмблема – товарный знак или знак обслуживания;
- наименование организации;
- название вида документа – приказ;
- дата и номер документа;
- место издания;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы.
Обязательным реквизитом приказа является заголовок, поэтому он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «О чем?» Например:
«О проведении ремонтных работ»;
«О повышении качества продукции».
Приказ состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действия могут выступать:
- ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные документы с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
- формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.
При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным лицом) и когда утвержден документ.
Распорядительная часть документа может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть документа начинается словом «Приказываю», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:
- наименование должности, фамилии, инициалы исполнителя или исполнителей;
- поручения;
- срок выполнения поручений.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично. Распоряжение носит характер обязательного поручения работодателя (руководителя) о необходимости совершения подчиненными организациями, структурными подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в указанный в распоряжении срок.
Правом издавать распоряжение могут быть наделены заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений, а также главные специалисты организации.
Право издания распоряжений руководителем организации закрепляется в учредительных документах организации (уставе, положении), право издания распоряжений другими должностными лицами закрепляется в организационно-правовых документах, а также распорядительных документах (положениях о подразделениях, должностных инструкциях). Таким образом, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. В отдельных случаях на уровне управления федеральными органами власти распоряжения могут издаваться на длительный срок действия.
Распоряжение зачастую не содержит констатирующей части. В том случае, если распоряжение содержит констатирующую часть, текст начинается с ключевого слова «Предлагаю» или «Обязываю».
Постановление – это правовой акт, принимаемый вышестоящими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Подготовка постановлений и других нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти регламентируется требованиями к подготовке нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. Подготовка, оформление и издание постановлений глав субъектов Российской Федерации, глав городов и районов определяются соответствующими регламентами работы аппаратов администраций субъектов Российской Федерации, городов и районов.
Проект постановления должен отвечать следующим требованиям:
- соответствовать действующему федеральному и областному законодательству, уставу области, договору о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти соответствующей области, ранее принятым постановлениям и распоряжениям главы администрации области;
- быть отредактирован, иметь краткое и ясное изложение сущности вопроса с обоснованными и сформулированными целями и задачами;
- содержать пункт о признании утратившими силу ранее изданных постановлений (если принимаемое постановление исключает действие ранее действующего);
- содержать ссылку на дату, номер и полное наименование документов при принятии постановления во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений;
- содержать проекты актов, если при внесении проектов постановлений требуется принятие закона или решение законодательного собрания области;
- постановление не должно превышать трех листов по объему, а приложение к постановлению - пяти.
Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа федеральных структур исполнительной власти, властных органов субъектов Российской Федерации, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также совета директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично постановлению.
3.2. Информационно-справочные документы
Документы информационно-справочной системы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, а лишь сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации.
Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Таким образом, докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.
Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.
Обязательными реквизитами докладной записки являются:
- наименование организации (структурного подразделения);
- наименование вида документа;
- дата и номер;
- место составления;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- подпись.
Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Служебная записка может иметь информационный, отчетный или инициативный характер.
В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица (по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и т. д.). Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю.
Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом ее написания; во второй делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.
Обязательными реквизитами служебной записки являются:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- дата;
- регистрационный номер;
- заголовок к тексту;
- адресат;
- текст;
- подпись.
Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- дата;
- регистрационный номер;
- заголовок к тексту;
- адресат;
- текст;
- подпись.
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях. Иными словами, протоколом фиксируются последовательность и содержание обсуждаемых вопросов и принятых решений.
Существует два вида протокола: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления. Выбрать тот или иной вид протокола должен руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Оформляется протокол на общем бланке организации с указанием наименования вида документа (Протокол) или на специальном бланке протокола.
Обязательными реквизитами протокола являются:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата и номер протокола;
- заголовок к тексту;
- подписи.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
3.3. Деловая переписка
3.3.1. Понятие и функции делового письма
Деловое (или служебное) письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.
Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:
ü официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;
ü конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение;
ü использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;
ü логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;
ü эмоционально-нейтральный тон изложения.
Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.
Деловое письмо выполняет ряд важных функций.
Прежде всего это информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.
Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Обращение содержит в себе последовательную смену информационных процессов - передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение.
Тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.
Письма оформляют на бланках – стандартных листах бумаги с нанесенными на них постоянными реквизитами: информацией об организации, авторе, от имени которого документ издается, с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов-реквизитов.
На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические знаки, которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают конец и начало размещенных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под прошивку документов. Эти знаки в делопроизводстве называют ограниченными отметками.
3.3.2. Классификация деловых писем
Ввиду массовости использования и широкого разнообразия деловых писем четкая классификация носит в основном теоретический характер. Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные т. д. По функциональному признаку письма классифицируются на:
· письма-запросы;
· гарантийные письма;
· сопроводительные письма;
· письма-подтверждения;
· письма-извещения;
· письма-напоминания;
· письма-просьбы;
· информационные письма;
· письма-приглашения.
Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое для получения каких-либо сведений или документов.
В тексте письма-запроса содержится обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и излагается собственно запрос (просьба). В обосновании могут содержаться необходимые ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы.
Письма-запросы обычно подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
На письмо-запрос необходимо отправлять письмо-ответ.
В тексте письма-запроса может содержаться преамбула, в которой излагаются причины, побудившие запросить требуемую информацию.
Гарантийные письма – это деловые письма, содержащие обязательства оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т. д. В качестве адресатов гарантийных писем выступают организации или конкретные лица.
Гарантийное письмо одновременно является и письмом-просьбой. Юридическую значимость гарантийному письму придает использование таких языковых оборотов, как «Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем».
В гарантийном письме указываются банковские (платежные) реквизиты его составителя.
Гарантийные письма обычно подписывают двое: руководитель организации и главный бухгалтер или иное должностное лицо - и удостоверяют печатью организации. В отдельных случаях нормативными актами предусмотрено удостоверение гарантийного письма только подписью руководителя организации.
Гарантийные письма создаются в каждой организации в различных, но часто повторяющихся и поэтому носящих типовой характер ситуациях, в связи с чем целесообразно иметь унифицированные формы этих писем с трафаретным текстом, что существенно сокращает время на их составление.
В отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании предусмотренных этими актами управленческих ситуаций.
Сопроводительное письмо – письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.
Текст такого письма начинается словами: «Представляем Вам...» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам...» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам...» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер ситуации, в которой осуществляется деловое обращение:
«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам...»;
«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам...»;
«В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам...» и др.
В сопроводительное письмо может быть включена дополнительная информация, поясняющая содержание тех материалов, которые составляют приложение к нему. В этом случае сначала сообщается о направлении документов, затем излагаются дополнения и пояснения.
Одно письмо может объединять письмо-просьбу и сопроводительное письмо, письмо-сообщение и сопроводительное письмо или информационное и сопроводительное письма. В этом случае, как правило, сначала излагается просьба, сообщение или иного рода информация, а затем сопроводительная часть.
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.
Письма-подтверждения направляются для сообщения информации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких-либо мероприятиях и т. д.
При наличии предварительной договоренности в тексте письма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.
Ключевыми фразами этих писем являются:
«Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)»;
«Поддерживаем Ваше (намерение, обращение, предложение...)».
В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелания, предложения, рекомендации.
Письмо-извещение – служебное письмо, содержащее информацию об организации и проведении различных публичных мероприятий (совещаний, семинаров, выставок, конференций и т. п.).
Письма-извещения рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, фирм и предприятий для их привлечения или приглашения к участию в указанных мероприятиях. В зависимости от особенностей проводимых мероприятий или специфики отношений с адресатами письма-извещения могут либо только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, либо одновременно приглашать к участию с информированием об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения, в качестве которых могут быть: карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.
Письма-извещения и письма-приглашения составляют близкие разновидности деловых писем. Общим для них является то, что они содержат информацию о каком-либо мероприятии и одновременно приглашают принять участие в нем. Различие между ними состоит в том, что приглашения, как правило, носят персональный характер, т. е. обращены к конкретному лицу, а извещения характеризуются широковещательной направленностью.
Письма-извещения обычно рассылаются по списку, в связи с чем реквизит делового письма «Адресат» оформляется обобщенно (указывается категория адресатов: «Руководителям...», «Главам... и т. п.) или не оформляется вообще.
Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей.
Ключевыми фразами таких писем являются:
«Повторно напоминаем Вам...»;
«Обращаем Ваше внимание на то, что...»;
«Ставим Вас в известность, что...».
Текст письма-напоминания может включать в себя две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обязательства сторон или обязательства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия. Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание.
В отдельных случаях письмо-напоминание может содержать третью часть: предупреждение о возможности применения определенных санкций при невыполнении адресатом взятых на себя обязательств, например:
«В противном случае мы оставляем за собой право...»;
«В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции...».
В письме-напоминании может содержаться дополнительная информация с разъяснениями или уточнениями позиции автора.
Письма-просьбы – деловые письма, имеющие разнообразную тематическую направленность, они могут составляться практически по всем направлениям деятельности организации.
Письмо-просьба может состоять только из одной или двух частей.
В первом случае оно начинается глаголом: «Просим...» или «Просим Вас...».
Во втором случае оно содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование просьбы обычно начинается с ключевых фраз:
«В связи с...»;
«В соответствии с...»;
а изложение просьбы с фраз:
«Обращаемся к Вам с просьбой о...»;
«Просим Вас предоставить данные о...»;
«Просим Вас провести...» и т. д.
Просьба может формулироваться и без использования глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса...».
В одном письме может излагаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:
«Одновременно просим Вас...»;
«Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести)...».
Письмо-просьба требует письма-ответа.
Информационное письмо – деловое письмо, содержащее сведения официального характера.
Информационные письма обычно носят типовой характер и, как правило, рассматриваются органами власти и управления различных уровней подведомственности организаций или организациям, деятельности которых касается содержащаяся в них информация. В информационных письмах могут буквально приводиться те или иные положения правовых документов, могут содержаться рекомендации, предложения и разъяснения по их применению в определенных ситуациях.
В отдельных случаях информационные письма могут содержать приложения (собственно правовые документы, методические указания и разъяснения и т. п.).
Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двух-трех страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем рассылающей их организации.
Письмо-приглашение – деловое письмо, содержащее информацию о каком-либо проводимом мероприятии и приглашение адресату принять в нем участие.
Приглашения могут оформляться как на бланке письма, так и в произвольном формате с различными элементами художественного оформления.
В письмах-приглашениях, как правило, используется личное обращение к адресату:
«Уважаемый..!» и ключевым глаголом является глагол «приглашаем»:
«...Приглашаем Вас принять участие в...».
Письма-приглашения, направляемые в вышестоящие организации, органы власти и управления, известным лицам, должны подписываться руководителем организации. Они рассылаются по почте или курьерской связью, но не должны передаваться по каналам электросвязи (в частности, по каналам факсимильной связи).
Рассылка приглашения в копии по почте или по каналам факсимильной связи допустима в том случае, если проводимое мероприятие носит рабочий характер (совещание, заседание коллегии, комиссии, совета) или организаторы мероприятия заинтересованы в привлечении к нему как можно большего количества участников (научные конференции, симпозиумы, семинары и т. п.).
В последнем случае в приглашении вместо подписи конкретного лица ставится название органа, обеспечивающего проведение мероприятия.
При рассылке большого количества приглашений подлинную подпись руководителя можно заменить факсимиле, если в организации используются факсимильные подписи и установлен порядок их применения.
По структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким - либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93). Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста. Оформление нерегламентированных писем и является предметом освещения в данном пособии.
По месту составления письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую).
По стадиям подготовки письма подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).
По способу фиксации информации письма бывают: рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.
По срокам исполнения письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующим правовым актом, а также резолюцией руководителя организации.
По степени сложности письма классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается только один вопрос, а в сложных рассматриваются несколько вопросов.
По степени гласности различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные.
По степени обязательства письма бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения.
По срокам хранения письма делятся на письма постоянного и временного хранения. Письма временного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
4. Основы законодательства о государственной гражданской службе
Федеральным законом от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее - Закон о государственной гражданской службе) в соответствии с Конституцией Российской Федерации и Федеральным законом от 01.01.2001 «О системе государственной службы Российской Федерации» (далее - Федеральный закон «О системе государственной службы Российской Федерации») устанавливаются правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы Российской Федерации.
Основные права гражданского служащего (статья 14)
1. Гражданский служащий имеет право на:
1) обеспечение надлежащих организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
2) ознакомление с должностным регламентом и иными документами, определяющими его права и обязанности по замещаемой должности гражданской службы, критериями оценки эффективности исполнения должностных обязанностей, показателями результативности профессиональной служебной деятельности и условиями должностного роста;
3) отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности служебного времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодных оплачиваемых основного и дополнительных отпусков;
4) оплату труда и другие выплаты в соответствии с настоящим Федеральным законом, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и со служебным контрактом;
5) получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности государственного органа;
6) доступ в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение должностных обязанностей связано с использованием таких сведений;
7) доступ в установленном порядке в связи с исполнением должностных обязанностей в государственные органы, органы местного самоуправления, общественные объединения и иные организации;
8) ознакомление с отзывами о его профессиональной служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов;
9) защиту сведений о гражданском служащем;
10) должностной рост на конкурсной основе;
11) профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку в порядке, установленном настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;
12) членство в профессиональном союзе;
13) рассмотрение индивидуальных служебных споров в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;
14) проведение по его заявлению служебной проверки;
15) защиту своих прав и законных интересов на гражданской службе, включая обжалование в суд их нарушения;
16) медицинское страхование в соответствии с настоящим Федеральным законом и федеральным законом о медицинском страховании государственных служащих Российской Федерации;
17) государственную защиту своих жизни и здоровья, жизни и здоровья членов своей семьи, а также принадлежащего ему имущества;
18) государственное пенсионное обеспечение в соответствии с федеральным законом.
2. Гражданский служащий вправе с предварительным уведомлением представителя нанимателя выполнять иную оплачиваемую работу, если это не повлечет за собой конфликт интересов.
Основные обязанности гражданского служащего (статья 15)
1. Гражданский служащий обязан:
1) соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации и обеспечивать их исполнение;
2) исполнять должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом;
3) исполнять поручения соответствующих руководителей, данные в пределах их полномочий, установленных законодательством Российской Федерации;
4) соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций;
5) соблюдать служебный распорядок государственного органа;
6) поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;
7) не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство;
8) беречь государственное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей;
9) представлять в установленном порядке предусмотренные федеральным законом сведения о себе и членах своей семьи;
10) сообщать о выходе из гражданства Российской Федерации или о приобретении гражданства другого государства в день выхода из гражданства Российской Федерации или в день приобретения гражданства другого государства;
11) соблюдать ограничения, выполнять обязательства и требования к служебному поведению, не нарушать запреты, которые установлены настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;
12) сообщать представителю нанимателя о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.
1.1. Гражданский служащий обязан указывать стоимостные показатели в соответствии с требованиями, устанавливаемыми федеральными законами, указами Президента Российской Федерации.
2. Гражданский служащий не вправе исполнять данное ему неправомерное поручение. При получении от соответствующего руководителя поручения, являющегося, по мнению гражданского служащего, неправомерным, гражданский служащий должен представить в письменной форме обоснование неправомерности данного поручения с указанием положений законодательства Российской Федерации, которые могут быть нарушены при исполнении данного поручения, и получить от руководителя подтверждение этого поручения в письменной форме. В случае подтверждения руководителем данного поручения в письменной форме гражданский служащий обязан отказаться от его исполнения.
3. В случае исполнения гражданским служащим неправомерного поручения гражданский служащий и давший это поручение руководитель несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
4. Гражданский служащий, замещающий должность гражданской службы категории «руководители» высшей группы должностей гражданской службы, в целях исключения конфликта интересов в государственном органе не может представлять интересы гражданских служащих в выборном профсоюзном органе данного государственного органа в период замещения им указанной должности.
5. Гражданские служащие подлежат обязательной государственной дактилоскопической регистрации в случаях и порядке, установленных федеральным законом.
Ограничения, связанные с гражданской службой (статья 16)
1. Гражданин не может быть принят на гражданскую службу, а гражданский служащий не может находиться на гражданской службе в случае:
1) признания его недееспособным или ограниченно дееспособным решением суда, вступившим в законную силу;
2) осуждения его к наказанию, исключающему возможность исполнения должностных обязанностей по должности государственной службы (гражданской службы), по приговору суда, вступившему в законную силу, а также в случае наличия не снятой или не погашенной в установленном федеральным законом порядке судимости;
3) отказа от прохождения процедуры оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, если исполнение должностных обязанностей по должности гражданской службы, на замещение которой претендует гражданин, или по замещаемой гражданским служащим должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
4) наличия заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению и подтвержденного заключением медицинского учреждения. Порядок прохождения диспансеризации, перечень таких заболеваний и форма заключения медицинского учреждения устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
5) близкого родства или свойства (родители, супруги, дети, братья, сестры, а также братья, сестры, родители, дети супругов и супруги детей) с гражданским служащим, если замещение должности гражданской службы связано с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного из них другому;
6) выхода из гражданства Российской Федерации или приобретения гражданства другого государства;
7) наличия гражданства другого государства (других государств), если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации;
8) представления подложных документов или заведомо ложных сведений при поступлении на гражданскую службу;
9) непредставления установленных настоящим Федеральным законом сведений или представления заведомо ложных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера при поступлении на гражданскую службу;
10) утраты представителем нанимателя доверия к гражданскому служащему в случаях несоблюдения ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и неисполнения обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции настоящим Федеральным законом и Федеральным законом от 01.01.01 года N 273-ФЗ «О противодействии коррупции».
2. Иные ограничения, связанные с поступлением на гражданскую службу и ее прохождением, за исключением ограничений, указанных в части 1 настоящей статьи, устанавливаются федеральными законами.
3. Ответственность за несоблюдение ограничений, предусмотренных частью 1 настоящей статьи, устанавливается настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами.
Запреты, связанные с гражданской службой (статья 17)
1. В связи с прохождением гражданской службы гражданскому служащему запрещается:
1) участвовать на платной основе в деятельности органа управления коммерческой организацией, за исключением случаев, установленных федеральным законом;
2) замещать должность гражданской службы в случае:
а) избрания или назначения на государственную должность, за исключением случая, установленного частью второй статьи 6 Федерального конституционного закона от 01.01.01 года N 2-ФКЗ «О Правительстве Российской Федерации»;
б) избрания на выборную должность в органе местного самоуправления;
в) избрания на оплачиваемую выборную должность в органе профессионального союза, в том числе в выборном органе первичной профсоюзной организации, созданной в государственном органе;
3) осуществлять предпринимательскую деятельность;
4) приобретать в случаях, установленных федеральным законом, ценные бумаги, по которым может быть получен доход;
5) быть поверенным или представителем по делам третьих лиц в государственном органе, в котором он замещает должность гражданской службы, если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;
6) получать в связи с исполнением должностных обязанностей вознаграждения от физических и юридических лиц (подарки, денежное вознаграждение, ссуды, услуги, оплату развлечений, отдыха, транспортных расходов и иные вознаграждения). Подарки, полученные гражданским служащим в связи с протокольными мероприятиями, со служебными командировками и с другими официальными мероприятиями, признаются соответственно федеральной собственностью и собственностью субъекта Российской Федерации и передаются гражданским служащим по акту в государственный орган, в котором он замещает должность гражданской службы, за исключением случаев, установленных Гражданским кодексом Российской Федерации. Гражданский служащий, сдавший подарок, полученный им в связи с протокольным мероприятием, служебной командировкой или другим официальным мероприятием, может его выкупить в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации;
7) выезжать в связи с исполнением должностных обязанностей за пределы территории Российской Федерации за счет средств физических и юридических лиц, за исключением служебных командировок, осуществляемых в соответствии с законодательством Российской Федерации, по договоренности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации или муниципальных органов с государственными или муниципальными органами иностранных государств, международными или иностранными организациями;
8) использовать в целях, не связанных с исполнением должностных обязанностей, средства материально-технического и иного обеспечения, другое государственное имущество, а также передавать их другим лицам;
9) разглашать или использовать в целях, не связанных с гражданской службой, сведения, отнесенные в соответствии с федеральным законом к сведениям конфиденциального характера, или служебную информацию, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;
10) допускать публичные высказывания, суждения и оценки, в том числе в средствах массовой информации, в отношении деятельности государственных органов, их руководителей, включая решения вышестоящего государственного органа либо государственного органа, в котором гражданский служащий замещает должность гражданской службы, если это не входит в его должностные обязанности;
11) принимать без письменного разрешения представителя нанимателя награды, почетные и специальные звания (за исключением научных) иностранных государств, международных организаций, а также политических партий, других общественных объединений и религиозных объединений, если в его должностные обязанности входит взаимодействие с указанными организациями и объединениями;
12) использовать преимущества должностного положения для предвыборной агитации, а также для агитации по вопросам референдума;
13) использовать должностные полномочия в интересах политических партий, других общественных объединений, религиозных объединений и иных организаций, а также публично выражать отношение к указанным объединениям и организациям в качестве гражданского служащего, если это не входит в его должностные обязанности;
14) создавать в государственных органах структуры политических партий, других общественных объединений (за исключением профессиональных союзов, ветеранских и иных органов общественной самодеятельности) и религиозных объединений или способствовать созданию указанных структур;
15) прекращать исполнение должностных обязанностей в целях урегулирования служебного спора;
16) входить в состав органов управления, попечительских или наблюдательных советов, иных органов иностранных некоммерческих неправительственных организаций и действующих на территории Российской Федерации их структурных подразделений, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или законодательством Российской Федерации;
17) заниматься без письменного разрешения представителя нанимателя оплачиваемой деятельностью, финансируемой исключительно за счет средств иностранных государств, международных и иностранных организаций, иностранных граждан и лиц без гражданства, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или законодательством Российской Федерации.
2. В случае, если владение гражданским служащим ценными бумагами, акциями (долями участия, паями в уставных (складочных) капиталах организаций) приводит или может привести к конфликту интересов, гражданский служащий обязан передать принадлежащие ему ценные бумаги, акции (доли участия, паи в уставных (складочных) капиталах организаций) в доверительное управление в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.
3. Гражданин после увольнения с гражданской службы не вправе разглашать или использовать в интересах организаций либо физических лиц сведения конфиденциального характера или служебную информацию, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
3.1. Гражданин, замещавший должность гражданской службы, включенную в перечень должностей, установленный нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после увольнения с гражданской службы не вправе без согласия соответствующей комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликтов интересов замещать на условиях трудового договора должности в организации и (или) выполнять в данной организации работу (оказывать данной организации услуги) на условиях гражданско-правового договора (гражданско-правовых договоров) в случаях, предусмотренных федеральными законами, если отдельные функции государственного управления данной организацией входили в должностные (служебные) обязанности гражданского служащего. Согласие соответствующей комиссии по соблюдению требований к служебному поведению гражданских служащих и урегулированию конфликтов интересов дается в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации.
4. Ответственность за несоблюдение запретов, предусмотренных настоящей статьей, устанавливается настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами.
Требования к служебному поведению гражданского служащего (статья 18)
1. Гражданский служащий обязан:
1) исполнять должностные обязанности добросовестно, на высоком профессиональном уровне;
2) исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина определяют смысл и содержание его профессиональной служебной деятельности;
3) осуществлять профессиональную служебную деятельность в рамках установленной законодательством Российской Федерации компетенции государственного органа;
4) не оказывать предпочтение каким-либо общественным или религиозным объединениям, профессиональным или социальным группам, организациям и гражданам;
5) не совершать действия, связанные с влиянием каких-либо личных, имущественных (финансовых) и иных интересов, препятствующих добросовестному исполнению должностных обязанностей;
6) соблюдать ограничения, установленные настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами для гражданских служащих;
7) соблюдать нейтральность, исключающую возможность влияния на свою профессиональную служебную деятельность решений политических партий, других общественных объединений, религиозных объединений и иных организаций;
8) не совершать поступки, порочащие его честь и достоинство;
9) проявлять корректность в обращении с гражданами;
10) проявлять уважение к нравственным обычаям и традициям народов Российской Федерации;
11) учитывать культурные и иные особенности различных этнических и социальных групп, а также конфессий;
12) способствовать межнациональному и межконфессиональному согласию;
13) не допускать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб его репутации или авторитету государственного органа;
14) соблюдать установленные правила публичных выступлений и предоставления служебной информации.
2. Гражданский служащий, замещающий должность гражданской службы категории «руководители», обязан не допускать случаи принуждения гражданских служащих к участию в деятельности политических партий, других общественных объединений и религиозных объединений.
Примечание:
Указом Президента РФ от 01.01.2001 N 885 утверждены общие принципы служебного поведения государственных служащих.
Служебное время и время отдыха (части 1, 2 статьи 45)
1. Служебное время - время, в течение которого гражданский служащий в соответствии со служебным распорядком государственного органа или с графиком службы либо условиями служебного контракта должен исполнять свои должностные обязанности, а также иные периоды, которые в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами относятся к служебному времени.
2. Нормальная продолжительность служебного времени для гражданского служащего не может превышать 40 часов в неделю. Для гражданского служащего устанавливается пятидневная служебная неделя.
Должностной регламент (статья 47)
1. Профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа.
2. В должностной регламент включаются:
1) квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность гражданской службы, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
2) должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;
3) перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
4) перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
5) сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
6) порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
7) перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
8) показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
3. Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
4. Результаты исполнения гражданским служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы или включении гражданского служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.
5. Примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой.
Дисциплинарные взыскания (статья 57)
1. За совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение гражданским служащим по его вине возложенных на него служебных обязанностей, представитель нанимателя имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
1) замечание;
2) выговор;
3) предупреждение о неполном должностном соответствии;
4) освобождение от замещаемой должности гражданской службы;
5) увольнение с гражданской службы по основаниям, установленным пунктом 2, подпунктами «а» - «г» пункта 3, пунктами 5 и 6 части 1 статьи 37 Закона о государственной гражданской службе.
2. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
5. Единые стандарты делового общения для работников Управления
В целях установления Единых стандартов делового общения государственных служащих Управления, для содействия укрепления авторитета Управления и повышения качества оказываемых Управлением государственных услуг по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним и по государственному кадастровому учету объектов недвижимости распоряжением Управления от 01.01.2001 № Р/1326 утверждены Единые стандарты делового общения для работников Управления, которые включают в себя, в том числе:
Стандарты делового общения по телефону
При ведении телефонных разговоров в Управлении по внешней и внутренней связи федеральным государственным гражданским служащим (далее - специалист) Управления следует придерживаться основных этико-деловых правил:
· На звонок нужно ответить не позже третьего сигнала.
· Говорить в строго определенном темпе, первые слова приветствия и представление должны звучать медленнее, чем весь разговор.
· Так как телефонное звучание увеличивает все дефекты и ошибки, говорить грамматически правильно, тщательно артикулируя звуки.
· Следить за своей интонацией, не допускать равнодушных, безразличных или интонаций превосходства.
· Не заставлять позвонившего вам человека ждать у телефона, оперативность ответа на звонок – важная составляющая качества обслуживания.
· Отвечая на звонки, всегда приветствовать и обязательно представляться.
· Необходимо сосредоточиться на том, что вам говорят, чтобы не переспрашивать передаваемую информацию, при необходимости делать записи.
Стандарты делового общения с заявителями для специалистов отделов Управления
При приеме заявителей в Управлении специалисту следует:
· встречать посетителей улыбкой, отвечать на приветствие подошедших заявителей, представляться, назвав свою должность, фамилию, предлагать им присесть;
· проявлять вежливость, внимательность, тактичность, объективность, желание помочь заявителю, обращаться к заявителю на «Вы»;
· воздерживаться от любого вида высказываний и действий дискриминационного характера по признакам пола, возраста, расы, национальности, языка, гражданства, социального, имущественного или семейного положения, политических или религиозных предпочтений;
· говорить в среднем темпе, первые слова приветствия и представление должны звучать медленнее, чем весь разговор. Произносить фразы и отдельные слова четко и раздельно, чтобы не заставлять собеседника переспрашивать;
· следить за своей интонацией, не допускать равнодушных, безразличных интонаций или интонаций превосходства. Интонация должна быть доброжелательной;
· не допускать грубости, заносчивости, предвзятых замечаний, предъявления обвинений;
· избегать оскорбительных выражений или реплик, действий, препятствующих нормальному общению или провоцирующих противоправное поведение;
· выслушивать заявителя и уяснить суть изложенной проблемы, задавать уточняющие вопросы в корректной форме; быть терпеливым, всегда выслушивать собеседника до конца;
· необходимо сосредоточиться на том, что вам говорят, чтобы не переспрашивать передаваемую информацию, при необходимости делать записи. Поддерживать устойчивое внимание к речи собеседника (заявителя);
· разъяснять при необходимости требования действующего законодательства по рассматриваемому вопросу;
· при необходимости информировать заявителей о порядке и сроках исполнения государственных функций по государственной регистрации прав, а также обжалования принятого решения;
· если требуется, спокойно, без раздражения, повторить и разъяснить смысл сказанного;
· не поддаваться чувству раздражения или гнева в случае, когда посетитель критикует действия специалиста, провоцирует возникновение конфликтной ситуации;
· не отвлекаться, избегать «параллельных» разговоров с окружающими людьми;
· избегать обсуждения вопросов, выходящих за рамки интересов служебной деятельности;
· если по какой-либо причине специалист вынужден прервать прием и покинуть рабочее место (к примеру, возникновение вопросов по содержанию документов), необходимо предупредить об этом заявителя.
[1] Для сложности подбора пароля в строке ввода пароля отображается не один символ для одного нажатия на клавиатуре, а 2-3 в случайной последовательности.
[2] На закладке формы поиска Справка вы можете посмотреть более подробную информацию о правилах процедуры поиска.
[3] 1) При нажатии кнопки «ОК» РКК будет сохранена как Черновик, и произойдет сканирование.
2) Если нажать кнопку «Отмена», сканирование произведено не будет и РКК не сохранится.
[4] Секция «Связанные документы» предназначена для добавления документов, связанных с данным документом. Если создаваемый исходящий документ является ответом на входящий документ, заведенный в СЭД, необходимо добавить с ним связь для дальнейшего отслеживания исполнения входящего документа.
[5] Поля, отмеченные значком 
, являются обязательными для заполнения.
[6] Кнопка «Кому» служит для работы с внутренними адресатами. Кнопка «Отправить» в данной секции появляется только после добавления хотя бы одного внутреннего адресата.
