Документационное обеспечение управления в России

Документационное обеспечение управления в России

http://eos.ru/eos/116112

Административная реформа, осуществляемая в нашей стране, направлена на решение задач совершенствования процессов государственного управления, повышения его  эффективности. Неотъемлемой частью реформы является документационное обеспечение государственных органов различного уровня, которое служит важнейшим средством и инструментом эффективного управления в их взаимоотношениях с населением страны, структурами гражданского общества, бизнесом.

На наш взгляд, в ходе реформы необходимо установить на общегосударственном уровне единые принципы организации, унификации и стандартизации документации, служб и технологий документационного обеспечения управления для оптимизации взаимодействия органов государственного управления по вертикали и горизонтали. Особую значимость государственное регулирование в области документационного обеспечения приобретает в условиях все более расширяющегося применения в управлении электронных документов и средств электронных коммуникаций. Общепризнанный рост объемов информации и документации в органах власти и управления, вызванный объективными и субъективными причинами,  выдвигает потребность в постоянном мониторинге и управлении этими процессами со стороны государства.

Отечественные традиции, мировой опыт, рекомендации Международного Совета архивов со всей очевидностью указывают на необходимость государственного регулирования вопросов управления документацией, важность решения задачи разумного сокращения объемов документооборота в стране. В пределах своей компетенции упорядочением управленческой документации в России традиционно занималась государственная архивная служба.

Например, последнее положение о Федеральной архивной службе России от 01.01.01 г. включало задачу: «развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации».  Новый управленческий орган - Федеральное архивное агентство - функциями по управлению документацией не наделено. За ним закреплена лишь функция согласования перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти. Как видим, из положения выпала даже весьма абстрактная задача «развития» делопроизводства. Такое положение вносит неопределенность в перспективы дальнейшего совершенствования документационного обеспечения управления на государственном уровне. Вместе с тем, во всех развитых странах в той или иной форме функции по управлению документацией возложены на соответствующие государственные органы и такая практика себя оправдывает.

У нас, после осуществленных административных преобразований, государственная функция управления документацией (ДОУ) впервые за последние три столетия выпала из поля внимания государства. Архивное агентство не может исполнять координирующие, контрольные, надзорные функции в сфере ДОУ. Другому государственному органу данная задача не поручена. Я убежден, что такое положение негативно отразится на состоянии ДОУ в стране.

В сложившихся условиях затормозится очень важная работа над проектом Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности», разработка которого велась на протяжении последнего времени. Реформирование государственных структур вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативной правовой и методической базы документационного обеспечения управления. Требуется, в частности, пересмотр нормативов по документационному обеспечению,  действующих на межгосударственном, государственном и межотраслевом уровнях управления, с учетом проводимых в настоящее время работ по Федеральной целевой программе «Электронная Россия ( гг.)», ряда международных соглашений и стандартов в области информационного обмена. Следует внимательно изучить возможности применения в России стандарта ISO 15489 по управлению документацией.

Необходимо остановить бесконтрольный рост объемов документооборота. Объем документации, образующейся в деятельности органов государственного управления, составляет ориентировочно 250 млрд. листов документов ежегодно, что подтверждается учетными данными Росархива. При этом выборочными обследованиями аппарата органов государственного управления установлено, что повсеместно наблюдаются ежегодные усредненные показатели прироста объемов документации на 8-15%.

В этой связи необходимо  обратить внимание на важность сохранения государством в новых условиях функции управления документацией и документационным обеспечением деятельности как в государственной, так и в негосударственной сферах для решения следующих задач:

установление единых унифицированных правил и методов документационного обеспечения управления в государственных структурах независимо от их ведомственной подчиненности; осуществление мониторинга и контроля за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота; организация научно-методической работы в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы с документами в органах управления и государственных организациях; организация централизованной разработки типовых регламентов решения управленческих задач государственных организаций; осуществление контроля за обеспечением сохранности документов в органах государственного управления, формированием документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установлением сроков хранения документов, а также за соблюдением законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций; организация экспертизы программных и иных информационных средств, применяемых в органах государственной власти и государственных организациях для электронных документационных коммуникаций;

·  осуществление профессиональной подготовки и повышение квалификации специалистов в области документационного обеспечения управления.

Реализация указанных задач, составляющих основу государственной функции управления документацией, позволит обеспечить повышение уровня управляемости во всех звеньях социально-экономического управления Российской Федерации и получить, по расчетам специалистов ВНИИДАД, за счет совершенствования деятельности управленческого аппарата суммарный прямой экономический эффект в объеме 13,75-14,25 млрд. рублей, и значительно больший, чем прямой, - косвенный экономический эффект, отражающийся в росте валового национального продукта и конкурентоспособности российских производителей.