УТВЕРЖДЕНО:
Правлением АКБ «Москва. Центр» (ОАО) Протокол № от 01.01.01г.
Председатель Правления
__________________
05.10.2004г.
И Н С Т Р У К Ц И Я
об организации в Банке «Навигатор» (ОАО) работы с
индивидуальными сейфовыми ячейками
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Индивидуальные сейфовые ячейки (далее – «Ячейки») предназначены для хранения документов и ценностей КЛИЕНТОВ Банка «Навигатор» (ОАО) (далее – «БАНК»). Ячейки установлены в специально оборудованной комнате (далее – «Комната»). Ячейки снабжены двумя ключевыми перестраиваемыми замками, позволяющими открывать дверцы Ячеек только используя Ключ КЛИЕНТА и ключ БАНКА (далее - Мастер Ключ) одновременно. Ячейки укомплектованы выдвижными металлическими кассетами. В Комнате установлены Ячейки размерами 50х214х350мм, 140х214х350мм и 300х214х350мм.
1.2. Работу с КЛИЕНТАМИ, арендующими Ячейки, осуществляет уполномоченное лицо БАНКА по работе с Ячейками (далее – «Ответственный работник»).
2. ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ ПРИ ЗАКЛЮЧЕНИИ ДОГОВОРА
При подписании Договора аренды индивидуальной сейфовой ячейки (далее – «Договор») Ответственный работник:
2.1 Получает от КЛИЕНТА – физического лица - паспорт гражданина Российской Федерации или другой документ, удостоверяющий личность КЛИЕНТА (удостоверение личности офицера, паспорт моряка, паспорт иностранного гражданина, в котором имеется въездная виза, и т. п.), ксерокопирует заполненные страницы этого документа.
От КЛИЕНТА – юридического лица - нотариально заверенные копии Свидетельства о государственной регистрации, Свидетельства о постановке на налоговый учет и Учредительных документов, а также копию протокола или решения о назначении руководителя организации, заверенную круглой печатью КЛИЕНТА и копию Карточки с образцами подписей и оттиска печати, заверенную нотариально, либо другим банком, в котором у КЛИЕНТА открыт счет. Данные документы не предоставляются, если у КЛИЕНТА в БАНКЕ открыт счет.
От представителя КЛИЕНТА – получает доверенность, оформленную в соответствии с действующим законодательством и документ, удостоверяющий личность представителя, ксерокопирует заполненные страницы этого документа.
2.2 Знакомит КЛИЕНТА с Правилами пользования индивидуальной сейфовой ячейкой и соответствующими Тарифами БАНКА.
2.3 Определяет номер Ячейки, арендуемой КЛИЕНТОМ, и сумму арендной платы. При этом следует учитывать, что сумма арендной платы определяется по Тарифам БАНКА и вносится КЛИЕНТОМ единовременно за весь период пользования Ячейкой.
КЛИЕНТ – физическое лицо вносит сумму залога на счет 42309. Для внесения арендной платы предоставляет БАНКУ право на списание денежных средств в безакцептном порядке со своего текущего счет 40817, открытого в БАНКЕ
КЛИЕНТ – юридическое лицо вносит арендную плату путем безналичного перечисления денежных средств на счет БАНКА, либо предоставляет БАНКУ право на списание денежных средств в безакцептном порядке с расчетного счета КЛИЕНТА, открытого в БАНКЕ.
2.4 Заносит данные КЛИЕНТА и номер Ячейки в соответствующие поля базы данных, распечатывает Договор в двух экземплярах и получает подписи КЛИЕНТА на обоих экземплярах Договора.
2.5 Подписывает два экземпляра Договора у Председателя Правления или иного уполномоченного лица БАНКА.
2.6 Вносит информацию о КЛИЕНТЕ, номере Ячейки КЛИЕНТА, сроке аренды Ячейки, сумме арендной платы и сумме залога в Распоряжение Операционному отделу УОУ, и передает Распоряжение Контролеру Операционного отдела УОУ.
2.7 Для КЛИЕНТА – юридического лица Контролер Операционного отдела УОУ списывает сумму арендной платы в безакцептном порядке с расчетного счета КЛИЕНТА, открытого в БАНКЕ, либо КЛИЕНТ перечисляет платежным поручением сумму арендной платы на счет БАНКА.
2.8 Для КЛИЕНТА – физического лица Контролер Операционного отдела УОУ списывает сумму арендной платы в безакцептном порядке с текущего счета КЛИЕНТА 40817, открытого в БАНКЕ. Для внесения сумы залога - оформляет приходный ордер и передает его КЛИЕНТУ. Ответственный работник направляет КЛИЕНТА в Кассу БАНКА для внесения суммы залога – на счет 42309.
2.9 Ответственный работник выдает один экземпляр подписанного Договора, Ключ КЛИЕНТА и Карту – Пропуск:
КЛИЕНТУ – физическому лицу – при условии условии наличия на текущем счете КЛИЕНТА, открытого в БАНКЕ, денежных средств в размере арендной платы и при условии внесения им суммы залога;
КЛИЕНТУ – юридическому лицу – при условии наличия на расчетном счете КЛИЕНТА, открытого в БАНКЕ, денежных средств в размере арендной платы, либо при условии поступления денежных средств на счет БАНКА.
2.10 Проводит КЛИЕНТА в Комнату, открывает Мастер Ключом Ячейку КЛИЕНТА и демонстрирует ему порядок использования Ключа КЛИЕНТА и наличие в Ячейке кассеты.
2.11 При желании КЛИЕНТА заложить в Ячейку документы или ценности закрывает Мастер Ключом замок Ячейки и выходит из Комнаты.
2.12 После окончания работы с документами или ценностями КЛИЕНТ закрывает замок Ячейки Ключом КЛИЕНТА, Ответственный работник проверяет, что Ячейка закрыта, запирает дверь Комнаты и провожает КЛИЕНТА к выходу из БАНКА.
3. ПОРЯДОК ДОСТУПА КЛИЕНТА К ЯЧЕЙКЕ. ПРОВЕРКА КОМНАТЫ С ЯЧЕЙКАМИ
3.1 КЛИЕНТ по прибытию в БАНК вызывает Ответственного работника по внутреннему телефону.
3.2 Ответственный работник проверяет соответствие паспортных данных КЛИЕНТА данным Договора (паспортных данных доверенного лица – данным, указанным в Доверенности), наличие у КЛИЕНТА Карты – Пропуска и Ключа КЛИЕНТА.
3.3 После проверки документов, Ключа и Карты - Пропуска Ответственный работник проводит КЛИЕНТА в Комнату, открывает Мастер Ключом Ячейку и удостоверяется, что КЛИЕНТ открыл Ячейку Ключом КЛИЕНТА.
3.4 Закрывает Мастер Ключом замок Ячейки и оставляет КЛИЕНТА работать с содержимым кассеты, находясь непосредственно у двери в Комнату.
3.5 По завершении КЛИЕНТОМ работы с содержимом кассеты КЛИЕНТ закрывает замок Ячейки Ключом КЛИЕНТА и вызывает Ответственного работника, который проверяет, что Ячейка закрыта, запирает дверь Комнаты и провожает КЛИЕНТА к выходу из БАНКА.
3.6 Время прибытия КЛИЕНТА в БАНК и время убытия КЛИЕНТА из БАНКА фиксируется в соответствующем Журнале.
3.7 Ответственный работник обязан регулярно (не реже 1 раза в день) проводить визуальные проверки Комнаты на предмет обнаружения задымления, запахов, шумов и пр., исходящих из Ячеек. При обнаружении указанных недостатков Ответственный работник немедленно докладывает об этом Председателю Правления БАНКА или начальнику Управления безопасности БАНКА.
4. ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ ПРИ ЗАВЕРШЕНИИ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА
4.1 Если при наступлении срока окончания действия Договора КЛИЕНТ прибывает в БАНК для прекращения использования Ячейки Ответственный работник:
принимает от КЛИЕНТА Ключ КЛИЕНТА и Карту - Пропуск;
лично удостоверяется в том, что Ячейка освобождена и находится в исправном состоянии.
Для КЛИЕНТА – физического лица - вносит данные Договора в Распоряжение Операционному отделу УОУ для выдачи КЛИЕНТУ суммы залога и передает Распоряжение Контролеру Операционного отдела УОУ.
4.2 В случае повреждения Ячейки, поломки замка или Ключа КЛИЕНТА Ответственный работник докладывает об этом Председателю Правления БАНКА и ждет его указаний.
4.3 В случае досрочного расторжения договора КЛИЕНТОМ, Ответственный работник: производит расчет арендной платы, подлежащей возврату, в соответствии с условиями, определенными Договором. Если после расчета КЛИЕНТУ причитается к выдаче остаток арендной платы, Ответственный работник оформляет Распоряжение и передает его Контролеру Операционного отдела УОУ.
4.4 В случае неявки КЛИЕНТА Ответственный работник связывается с Клиентом по телефону и выясняет его намерения.
4.5 В случае если КЛИЕНТ желает продлить срок действия Договора, Ответственный работник приглашает КЛИЕНТА в БАНК для составления нового договора или пролонгации ранее заключенного Договора и действует в соответствии с Разделом 2 настоящей Инструкции.
4.6 При отсутствии возможности связаться с КЛИЕНТОМ или нежелании КЛИЕНТА прибыть в БАНК, Ответственный работник докладывает ситуацию Председателю Правления БАНКА и ждет соответствующих указаний.
4.7 При принятии решения руководством БАНКА о вскрытии Ячейки, срок аренды которой истек, Приказом по БАНКУ создается специальная комиссия, в присутствии которой производится вскрытие Ячейки. После чего члены специальной комиссии подписывают Акт вскрытия Ячейки и Опись ценностей, изъятых из Ячейки.
4.8 Порядок хранения изъятых из Ячеек ценностей:
изъятые ценности, не угрожающие безопасности БАНКА, работникам БАНКА и клиентам БАНКА, помещаются вместе с одним экземпляром Описи ценностей, изъятых из Ячейки, в пломбируемый мешок и передаются для дальнейшего хранения в хранилище БАНКА, второй экземпляр Описи ценностей, изъятых из Ячейки, и Акт вскрытия Ячейки подшиваются в досье КЛИЕНТА;
в том случае, если ценности, изъятые из Ячейки, являются запрещенными к хранению, они могут быть обезврежены или уничтожены представителями БАНКА, либо переданы соответствующим государственным органам.
5. ПОРЯДОК СОВЕРШЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ЗАПИСЕЙ
5.1 Ответственному работнику предоставляется право подписи Распоряжений и предоставления их в Операционный отдел УОУ для исполнения и отражения в бухгалтерском учете.
5.2 В Распоряжении должны быть указаны следующие реквизиты:
номер и дата Распоряжения;
номер и дата заключенного Договора;
срок действия Договора;
фамилия, имя и отчество КЛИЕНТА - физического лица, заключившего Договор (полное наименование КЛИЕНТА - юридического лица и фамилия, имя, отчество уполномоченного лица);
сумма арендной платы, подлежащей зачислению на счет по учету доходов БАНКА (с выделением НДС);
сумма залога, подлежащего внесению на счет по учету залога денежных средств (для КЛИЕНТА - физического лица);
подпись и расшифровка подписи Ответственного работника.
5.3.Ответственный работник отслеживает наличие денежных средств на текущем счете КЛИЕНТА в размере не менее суммы арендной платы.
Для КЛИЕНТА – физического лица
5.4 Начальник Операционного отдела УОУ на основании полученного Распоряжения совершает следующие действия:
Открывает счет по учету залога денежных средств на балансе БАНКА № 42К ХХХ “Прочие привлеченные средства до востребования”, где:
К – ключ;
ХХХ – номер Договора (нумерация этих трех знаков проставляется исходя из последних цифр номера договора, например, номер договора 1, значит, три цифры лицевого счета будут иметь вид 001).
5.5 Контролер Операционного отдела УОУ оформляет:
приходный кассовый ордер на прием суммы залога в 3-х экземплярах:
Д-т 20202
К-т 42309
Передает выписанный приходный кассовый ордер КЛИЕНТУ.
5.6 Кассир:
принимает у КЛИЕНТА и пересчитывает денежные средства;
подписывает приходный кассовый ордер, на втором и третьем экземпляре ставит печать;
первый экземпляр приходного кассового ордера помещается в кассовые документы дня;
второй экземпляр приходного кассового ордера передает Начальнику Операционного отдела УОУ для помещения в мемориальные документы дня;
третий экземпляр приходного кассового ордера передает КЛИЕНТУ.
5.7 Начальник Операционного отдела УОУ совершает следующие бухгалтерские проводки:
5.7.1 Д-т 40817 - оплата аренды Ячейки.
К-т 60322
5.7.2 Д-т 91501 счет по учету имущества, передаваемого в аренду.
К-т 99999
5.7.3 По балансовым счетам:
Д-т 60322 счет расчетов с прочими кредиторам;
К-т 70107 по символу 17307 счет по учету доходов, полученных от сдачи имущества в аренду;
К-т 60309 счет по учету полученного налога на добавленную стоимость;
- отражение суммы арендной платы на доходах БАНКА и полученного НДС.
5.8 Для КЛИЕНТА – юридического лица
5.8.1 Сумма арендной платы с учетом НДС перечисляется с расчетного счета КЛИЕНТА, открытого в БАНКЕ на счет 60322 платежным поручением, либо путем безакцептного списания.
Начальник Операционного отдела УОУ делает следующие бухгалтерские проводки:
Д-т 405, 406, 407, 408 - платежное требование
К-т 60322
В случае, если КЛИЕНТ не имеет расчетного счета в БАНКЕ, КЛИЕНТ перечисляет платежным поручением сумму арендной платы со своего расчетного счета, открытого в другом банке на счет 60322.
5.8.2 По балансовым счетам делает следующие проводки:
Д-т 60322 счет расчетов с прочими кредиторам;
К-т 70107 по символу 17307 счет по учету доходов, полученных от сдачи имущества в аренду;
К-т 60309 счет по учету полученного налога на добавленную стоимость;
- отражение суммы арендной платы на доходах банка и полученного НДС.
5.9 КЛИЕНТУ выдается Счет-фактура.
5.10 При закрытии Договора Начальник Операционного отдела УОУ на основании Распоряжения делает следующие бухгалтерские проводки:
5.10.1 по КЛИЕНТУ – физическому лицу
Д-т 42309 - возврат залога.
К-т 20202
Д-т 70209 по символу 29205
К-т 40817
- возврат денежных средств за неиспользованные месяцы.
Д-т 99999
К-т 91501 счет по учету имущества, передаваемого в аренду
5.10.2 по КЛИЕНТУ – юридическому лицу
в случае, если КЛИЕНТ имеет расчетный счет в БАНКЕ:
Д-т 70209 по символу 29205
К-т 405, 406, 407, 408
- возврат денежных средств за неиспользованные месяцы.
в случае, если КЛИЕНТ имеет расчетный счет в другом банке:
Д-т 70209 по символу 29205
К-т 30102
- возврат денежных средств за неиспользованные месяцы.
6. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1 Ответственный работник формирует досье КЛИЕНТА - папки для первичных документов по каждой Ячейке. В досье подшиваются оригиналы договоров и всех приложений и дополнений к ним в хронологическом порядке по мере их заключения. Бухгалтерские документы (распоряжения, приходные кассовые ордеры и пр.) хранятся в Операционном отделе УОУ.
6.2 Досье КЛИЕНТОВ хранятся в сейфе Ответственного работника. В обязанности Ответственного работника входит обеспечение сохранности документов и соблюдение правил доступа к ним.
6.3 В течение операционного дня сейф с досье КЛИЕНТОВ находится в запертом состоянии.
6.4 Доступ к досье КЛИЕНТОВ имеют: Председатель Правления БАНКА, заместители Председателя Правления БАНКА и Ответственный работник. Всем другим лицам (работникам БАНКА и третьим лицами) доступ к досье КЛИЕНТОВ разрешается только по письменному распоряжению Председателя Правления БАНКА и только в присутствии Ответственного работника.
6.5 Срок хранения документов - пять лет после окончания срока аренды.
7. ПОРЯДОК ПОЛЬЗОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ И ИЗГОТОВЛЕНИЯ КЛЮЧЕЙ
7.1 Ключи от Комнаты в течение дня хранятся на посту охраны в специальном опечатанном контейнере.
7.2 При намерении КЛИЕНТА посетить Комнату, Ответственный работник получает под роспись контейнер с ключами от Комнаты на посту охраны и проводит КЛИЕНТА в Комнату.
7.3 После окончания КЛИЕНТОМ работы с Ячейкой, Ответственный работник обязан удостовериться, что Комната находится в нормальном состоянии, закрыть и опечатать дверь в Комнату, опечатать и сдать контейнер с ключами от Комнаты на пост охраны с записью в книге.
7.4 Мастер Ключ в течение операционного дня находится у Ответственного работника в недоступном для посторонних лиц месте.
7.5 Запрещается вынос Мастер Ключа за пределы помещений БАНКА.
7.6 Мастер Ключ и Ключи КЛИЕНТА от не арендованных ячеек хранятся в сейфе Ответственного работника.
7.7 Запасные (резервные) экземпляры Мастер Ключа хранятся в опломбированном Пакете в Кассе БАНКА. В Пакете также хранится подписанная Председателем Правления БАНКА Опись ключей, хранящихся в Пакете. Пакет может быть выдан Председателю Правления БАНКА или его заместителям.
7.8 Изъятие запасного (резервного) экземпляра Ключа КЛИЕНТА в случае утери оригинального экземпляра производится по распоряжению Председателя Правления БАНКА. При этом в Опись ключей, хранящихся в Пакете, вносятся соответствующие изменения или составляется новая Опись.
7.9 В случае утери или поломки КЛИЕНТОМ Ключа КЛИЕНТА вскрытие Ячейки и изготовление дубликата Ключа КЛИЕНТА производится на основании распоряжения Председателя Правления после исполнения всех указанных в Договоре процедур и уплаты КЛИЕНТОМ штрафа.
8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
8.1 Настоящая Инструкция вступает в силу с даты утверждения Правлением Банка.
8.2 С момента вступления в действие настоящей Инструкции утрачивает силу Инструкция, утвержденная Правлением Банка 27 февраля 2004 г. (Протокол №).
