Приложение
УТВЕРЖДЕН
приказом НИУ ВШЭ
от 01.01.2001
№ 6.18.1-01/1406-04
Регламент
оперативного хранения, упорядочения и приема-передачи на архивное хранение документов Национального исследовательского университета
«Высшая школа экономики» по научно-исследовательским работам
I. Назначение и область применения
1.1. Настоящий Регламент (далее - Регламент) определяет условия и устанавливает порядок оперативного хранения документов по фундаментальным и прикладным научным исследованиям (далее - НИР), выполняемым Национальным исследовательским университетом «Высшая школа экономики» (далее - Университет), их упорядочения и приема-передачи на архивное хранение.
1.2. Регламент разработан в соответствии с законодательством Российской Федерации по архивному делу, организационно-распорядительными документами и локальными актами Университета.
1.3. Регламент распространяется на документы, создаваемые в ходе выполнения НИР Университета, внесенные в федеральные архивные Перечни и номенклатуры дел Университета.
1.4. Регламент не распространяется на документы по организационному обеспечению НИР, относящиеся к деятельности:
- коллегиальных органов управления работой Университета по НИР (протоколы заседаний Управляющего комитета фундаментальных исследований и документы к ним),
- административно-управленческих подразделений (приказы по утверждению тематических планов, гражданско-правовые договоры и контракты на выполнение научных и экспертных работ и отчеты по ним и т. п.).
Порядок работы с указанными документами определяется организационно-распорядительными документами и локальными актами Университета по ведению общего делопроизводства и организации архивного дела в Университете.
1.5. В Регламенте используются следующие термины и определения:
1.5.1. Подразделение – научное структурное подразделение Университета, осуществляющее реализацию конкретной НИР, или рабочая группа, сформированная на базе научного подразделения Университета (лаборатории, института или иного научного подразделения) для реализации конкретной НИР.
1.5.2. Координирующее подразделение – структурное подразделение Университета, которое в соответствии с организационно-распорядительными документами и локальными актами Университета осуществляет организационное обеспечение и координацию выполнения Подразделениями НИР, организует сбор и (в случае необходимости) экспертизу отчетов по НИР.[1]
1.5.3. Регистрирующее подразделение – структурное подразделение Университета, которое в соответствии с организационно-распорядительными и локальными актами Университета обеспечивает государственную регистрацию НИР.[2]
1.5.4. Архив – структурное подразделение Университета, которое осуществляет прием на архивное хранение документов по НИР[3].
1.5.5. Оперативное хранение – временное хранение документов, образующихся в ходе выполнения НИР, которое осуществляется Подразделением и Координирующим/Регистрирующим подразделением в течение сроков, установленных организационно-распорядительными документами и локальными актами Университета и настоящим Регламентом.
1.5.6. Архивное хранение – хранение документов постоянного срока хранения по завершенным НИР. Осуществляется Архивом до минования практической надобности Университета в этих документах, но не свыше 25 лет, после чего документы передаются в государственный архив.
1.5.7. Упорядочение документов – комплекс работ по формированию архивных документов по НИР в единицы хранения[4], описанию и оформлению единиц хранения в соответствии с правилами, установленными федеральными органами управления архивным делом.
1.5.8. Подлинник - документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный на любом носителе, позволяющем многократное воспроизведение с него копий.
1.5.9. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы, выполненный на любом носителе, в том числе - электронный документ, не заверенный электронной цифровой подписью.
1.5.10. Электронный документ, или документ в электронном виде – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
1.5.11. Прикладные НИР - исследования и разработки, научно-технические, консультативные и аналитические работы и услуги, выполняемые по заказу органов государственной власти, федеральных, региональных и муниципальных органов власти, организаций, по грантам государственных фондов поддержки научной, научно-технической и инновационной деятельности, контрактам и договорам с зарубежными организациями или на основе других договоров.
II. Состав документов по НИР
по видам, срокам хранения и носителям информации
2.1. Видовой состав и сроки хранения документов по НИР:
- определяются настоящим Регламентом на основании Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 01.01.01г. № 000, в редакции приказа Минкультуры Российской Федерации ) (далее - Перечень), а также организационно-распорядительными документами и локальными актами Университета,
- закрепляются в номенклатурах дел структурных подразделений Университета, в деятельности которых откладываются документы по НИР.
2.2. В деятельности Университета по выполнению НИР создаются документы постоянного срока хранения. Основной видовой состав и сроки оперативного хранения этих документов приведены в таблице (Приложение к Регламенту).
2.3. Документами по НИР, создаваемыми в целях обеспечения государственной регистрации, учета, идентификации и использования документов по НИР, являются регистрационные и информационные карты (далее – РК и ИК) по НИР, которые относятся к документам постоянного срока хранения.
2.4. В соответствии с локальными актами Университета на бумажном носителе и в электронном виде представляются итоговые и промежуточные научные отчеты по НИР.
III. Оперативное хранение и упорядочение
документов по НИР
3.1. Руководитель Подразделения в соответствии с локальными актами Университета:
- осуществляет организацию подготовки и сбора документов постоянного срока хранения о реализации НИР;
- организует оперативное хранение документов постоянного срока хранения, образующихся в ходе выполнения НИР, до передачи в Координирующее / Регистрирующее подразделение.
3.2. Подразделение передает документы по НИР в зависимости от вида НИР – фундаментальная или прикладная – в соответствующее Координирующее подразделение, с соблюдением установленных сроков и условий технического задания (далее - ТЗ) или контракта (договора) на выполнение НИР.
3.3. Подразделение представляет итоговые научные отчеты по темам НИР (подлинники – на бумажном носителе в двух экземплярах, и копии – в электронном виде):
- по фундаментальным научным исследованиям – в Координирующее подразделение по фундаментальным научным исследованиям, которое после завершения НИР передает оба экземпляра подлинника и электронную копию в Регистрирующее подразделение.
- по прикладным научным исследованиям – в Координирующее подразделение по прикладным исследованиям/Регистрирующее подразделение.
3.4. Экспертные заключения, содержащие оценку статей, монографий, препринтов и других текстов, подготовленных на основе НИР, передаются экспертами в Координирующее подразделение по фундаментальным исследованиям (в электронном виде или на бумажном носителе), где хранятся в составе комплекса документов по соответствующей НИР до истечения срока временного (5 лет) хранения.
Управляющий комитет фундаментальных исследований принимает решения о продолжении или прекращении реализации проектов, используя данные экспертные заключения.
3.5. Документы по каждой НИР откладываются в Координирующем подразделении по мере их поступления, отдельными комплексами.
Документы на бумажном носителе в зависимости от их объема подшиваются в одну или несколько папок-регистраторов, с соблюдением ограничений по количеству листов в деле (не более 200-250 листов).
Документы в электронном виде объединяются в электронную папку с записью файла или нескольких файлов, составляющую единый программно-информационный объект.
3.6. Регистрирующее подразделение ведет учет принятых согласно п.3.3 Регламента отчетов по НИР.
3.7. Регистрирующее подразделение направляет один подлинный экземпляр отчета по НИР на бумажном носителе в федеральное государственное автономное научное учреждение «Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти - ЦИТиС».
Второй подлинный экземпляр на бумажном носителе остается в Регистрирующем подразделении на оперативном хранении, затем передается на архивное хранение по сдаточной описи (Приложение к Регламенту).
3.8. Регистрирующее подразделение формирует и ведет на специально выделенном компьютере электронную базу копий отчетов по НИР, а также организует хранилище электронных версий отчетов на выносных жестких дисках.[5]
IV. Прием-передача документов по НИР
на архивное хранение
4.1. Обязательной передаче на архивное хранение в Архив подлежат подлинники следующих документов по НИР, независимо от вида носителя:
- итоговые отчеты по НИР[6] и научная документация, относящаяся к принимаемым на архивное хранение отчетам;
- годовые тематические планы фундаментальных исследований Университета;
- перечни прикладных научно-исследовательских работ и услуг, выполняемых Университетом в течение года.
4.2. Передачу на архивное хранение документов по НИР организует Регистрирующее подразделение после согласования сроков приема-передачи документов с Архивом, при соблюдении условия, предусмотренного п.4.10 настоящего Регламента.
4.3. Подготовку документов НИР к передаче на архивное хранение осуществляет работник Регистрирующего подразделения в соответствии со своими должностными обязанностями, а при его отсутствии – работник, ответственный за передачу дел, назначенный руководителем Регистрирующего подразделения.
В случае проведения архивной обработки и подготовки документов по НИР к архивному хранению сторонней организацией на договорной основе Регистрирующее подразделение организует передачу документов по НИР на архивную обработку при соблюдении условий п.4.14.
Методическую помощь при подготовке документов по НИР к передаче на архивную обработку и на архивное хранение оказывает Архив.
4.4. При подготовке к передаче на архивное хранение документы по НИР систематизируются; формируются и оформляются в дела (документы на бумажном носителе) или группируются в электронные папки с файлами (электронные документы); вносятся в сдаточную опись (Приложение к Регламенту).
4.5. Документы по НИР систематизируется по темам НИР, а внутри каждой темы - по логической взаимосвязи и последовательности создания видов документов.
Электронные документы по НИР дополнительно организуются по видам носителей информации (магнитные, оптические), внутри видов - по форматам представления и характеру зафиксированной информации.
Электронные документы систематизируются либо в составе информационных массивов автоматизированных, в том числе распределенных, баз данных, либо вне них - на выделенных накопителях электронной информации.
4.6. Из документов по НИР, относящихся к одной стадии, одной части темы или проекта, формируется единица хранения.
Документы на бумажном носителе, объем которых превышает 200-250 листов, составляют несколько томов одной единицы хранения.
Документы в электронном виде, относящиеся к одной теме или проекту, формируются как комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект.
4.7. Описание единицы хранения включает следующую информацию:
- название вида НИР;
- заголовок: индекс или шифр темы, наименование темы, наименование документа (документов);
- стадию (этап) разработки;
- справочные данные;
- вид носителя информации;
- указание на подлинность или копийность.
При необходимости указывается информация об условиях доступа и использования.
4.8. Документы по НИР передаются в Архив на тех носителях, на которых они разработаны (бумажных, магнитных, оптических и т. п.).
4.9. Архив принимает документы по НИР на архивное хранение в соответствии с графиком приема-передачи документов, утвержденным координирующим деятельность Управления делами руководителем.
4.10 Прием-передача на архивное хранение документов по НИР производится на основании сдаточной описи дел.
При приеме документов по НИР на архивное хранение работник Архива в присутствии представителя передающего документы подразделения проверяет наличие каждой единицы хранения, внесенной в сдаточную опись, соответствие ее содержания заголовку по описи; наличие установленных подписей и дат; правильность выполнения основных надписей и титульных листов.
4.11. Виды и комплектность (состав) отчетов о НИР, передаваемых в Архив, должны соответствовать государственным стандартам[7].
Отчет о НИР (ее этапе) должен содержать: титульный лист, список исполнителей, реферат, содержание, перечень условных обозначений, символов, единиц и терминов, введение, основную часть, заключение, список использованных источников, приложения.
4.12. Подлинники документов по НИР, пришедшие в негодность или утерянные в период оперативного хранения, должны быть восстановлены передающим документы подразделением. При невозможности восстановления документов составляется акт о неисправимых повреждениях.
4.13. Прием-передачу на архивное хранение документов по НИР, отложившихся в Регистрирующем подразделении, работник передающего подразделения и работник Архива оформляют записями о приеме и передаче в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в соответствии с предусмотренными формой описи реквизитами. Один экземпляр сдаточной описи хранится в Регистрирующем подразделении, второй – в Архиве.
4.14. При подготовке документов по НИР, находящихся в Регистрирующем подразделении, к передаче на архивную обработку, выполняемую сторонней организацией, сформированные единицы хранения на бумажном носителе подлежат только частичному оформлению: единицы хранения не переплетаются, допускается не нумеровать листы и не составлять заверительные надписи.
Единицы хранения вносятся в сдаточную опись, которая составляется по форме, предусмотренной Приложением № 2 к Регламенту, в двух экземплярах.
Прием-передача документов по НИР на архивную обработку производится после согласования с Архивом порядка и сроков передачи, на основании сдаточной описи и оформляется записями о приеме и передаче в конце каждого экземпляра сдаточной описи. Один экземпляр сдаточной описи хранится в передавшем документы подразделении, второй – поступает на хранение в Архив.
4.15. Архив несет ответственность за сохранность документов по НИР, поступивших на архивное хранение, а также обеспечивает защиту содержащейся в них информации в соответствии с порядком ограничения доступа, установленным организационно-распорядительными документами и локальными актами Университета.
V. Ответственность за обеспечение сохранности
документов по НИР, находящихся на оперативном хранении
5.1. Ответственность за сохранность документов, образующихся в Подразделениях в ходе выполнения НИР и находящихся на оперативном хранении, возлагается на руководителей Подразделений.
5.2. Ответственность за сохранность документов по НИР, поступивших от Подразделений и внешних исполнителей[8], возлагается на руководителя Координирующего/Регистрирующего подразделения.
5.3. Ответственность за организацию подготовки документов по НИР к приему-передаче на архивное хранение в соответствии с требованиями настоящего Регламента возлагается на руководителя Регистрирующего подразделения.
5.4. Сохранность базы электронных версий отчетов по НИР, включая проведение мероприятий, препятствующих несанкционированному доступу к данной базе, обеспечивают структурные подразделения Университета в соответствии с организационно-распорядительными документами и локальными актами Университета.[9]
Приложение к Регламенту оперативного хранения, упорядочения и приема-передачи на архивное хранение документов по НИР |
Видовой состав и сроки хранения документов,
образующихся в ходе выполнения научно-исследовательских работ в Университете
№№ пп | Виды документов по НИР | Сроки хранения и статьи по Перечню[10] | Срок оперативного хранения | Примечание | |
в Подразделении | в Координирующем / Регистрирующем подразделении | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1 | Годовые тематические планы фундаментальных научных исследований | Постоянно ст.20 | Отсутствуют | Копии - в Координирующем подразделении по фундаментальным исследованиям - до минования надобности, в Архив не передаются. | Подлинники хранятся в Управлении делами в составе приказов по основной деятельности |
2 | Перечни прикладных научных исследований и услуг, выполняемых Университетом в течение года | Постоянно ст.58 | Отсутствуют | Подлинники - в Координирующем подразделении по прикладным исследованиям - до минования надобности, но не более 5 лет, затем передаются в Архив | |
3 | Итоговые научные отчеты по фундаментальным научным исследованиям | Постоянно ст.50, 63 | Передаются в Координирующее подразделение в соответствии со сроками, установленными техническими заданиями (далее – ТЗ) контрактами или договорами, на бумажном носителе и в электронном виде | Подлинники – в Координирующем подразделении до передачи в Регистрирующее подразделение, где хранятся до передачи в Архив. Копии - до минования надобности. | Подлинники отчетов – на бумажном носителе, копии – в электронном виде; |
4 | Итоговые научные отчеты по прикладным научным исследованиям | Постоянно ст.50 | Передаются в Регистрирующее подразделение в соответствии со сроками, установленными контрактами или договорами, на бумажном носителе и в электронном виде | Подлинники - в Регистрирующем подразделении до передачи в Архив. Копии - до минования надобности | Подлинники – на бумажном носителе, копии – на бумажном носителе и в электронном виде |
5 | Промежуточные отчеты по НИР[11] | При отсутствии итоговых - постоянно ст.51 | Передаются в Координирующее подразделение в соответствии со сроками, установленными ТЗ, контрактами или договорами | Хранятся в Координирующем подразделении – до минования надобности при наличии итоговых. При отсутствии итоговых отчетов хранятся в Регистрирующем подразделении – до передачи в Архив | Поступают в Архив только при отсутствии итоговых отчетов |
6 | Регистрационные и информационные карты (РК и ИК) по НИР | Постоянно ст.26 | Отсутствуют | Хранятся в Регистрирующем подразделении – до минования надобности, затем передаются в Архив | |
7 | База научных отчетов по НИР, хранилища электронных версий отчетов на выносных жестких дисках | Постоянно ст.220 | Отсутствуют | Хранятся в Регистрирующем подразделении – в Архив не передаются. |
Приложение к Регламенту оперативного хранения, упорядочения и приема-передачи на архивное хранение документов по НИР | ||
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» | УТВЕРЖДАЮ __________________________ __________________________ | |
Наименование Координирующего/Регистрирующего подразделения | ___ _________ 201__ года |
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ № ___
дел постоянного хранения по научно-исследовательским работам
за __________________годы
№ пп | Учетный номер ед. хр. | Номер темы (проекта) | Заголовок ед. хр. (наименование НИР, документа) | Стадия (этап) разработки | Автор, руководитель, ответственный исполнитель | Организация-разработчик, соисполнители | Год завершения темы (проекта) | Кол-во листов[12] | Приме чания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
В опись включено ___________________________единиц хранения с № ________ по № ____________
(прописью, цифрами)
Литерные №№ единиц хранения _________,
пропущенные №№ единиц хранения ______
Наименование должности составителя Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности
Руководителя подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал ___(цифрами и прописью) _______ ед. хр.
Наименование должности
работника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял ___(цифрами и прописью) _______ ед. хр.
Наименование должности
работника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
[1] На момент утверждения Регламента Центр фундаментальных исследований является Координирующим подразделением по фундаментальным научным исследованиям, Дирекция научных исследований и разработок является Координирующим подразделением по прикладным научным исследованиям.
[2] На момент утверждения Регламента - Дирекция научных исследований и разработок.
[3] На момент утверждения Регламента – отдел архивного документоведения Управления делами Университета.
[4] Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации, одобренные решением коллегии Росархива от 01.01.2001, определяют единицу хранения НТД как «физически обособленный научный, научно-технический и/или технический документ либо совокупность названных документов».
[5] См.: Положение о порядке проведения проверки отчетов по научно-исследовательским работам на наличие неоригинального текста (технического заимствования), заимствования и/или необоснованного самоцитирования (утверждено приказом НИУ ВШЭ от12.11.2012 № 6.18.1-06/1211-07).
[6] При отсутствии итоговых отчетов по теме на архивное хранение передаются промежуточные отчеты.
[7] См.: ГОСТ 7.32-811.
[8] Документы от внешних исполнителей поступают в ходе выполнения ТЗ, контрактов и договоров по НИР со сторонними организациями и физическими лицами.
[9] На момент утверждения Регламента - Дирекция научных исследований и разработок совместно с Дирекцией информационных технологий и Дирекцией по безопасности в соответствии с п.5 приказа НИУ ВШЭ .18.1-06/1211-07.
[10] Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000)
[11] Не являются обязательными документами при выполнении исследований.
[12] При передаче на архивную обработку графа не заполняется.
