Инструкция по заполнению форм служебного сайта подразделения ГУ-ВШЭ

Приложение1

к приказу ГУ-ВШЭ

от _______________ № ________

Инструкция по заполнению форм служебного сайта подразделения ГУ-ВШЭ

Дирекция корпоративного портала, *****@***ru

30 августа 2005

Новый корпоративный портал ГУ-ВШЭ строится на основе данных, которые подразделения вносят и актуализируют через свои служебные сайты. Внесение данных имеет форму заполнения определенного набора карточек. Все заполненные формы хранятся в базе данных портала, которая открыта на чтение всем сотрудникам ГУ-ВШЭ и в этом качестве выполняет роль общего служебного информационного пространства.

Основные этапы заполнения карточек (описаны ниже):

1.  Подключение (если не сделано ранее) сотрудников к портальной платформе, которые будут заполнять и актуализировать карточки служебного сайта своего подразделения.

2.  Вход на свой служебный сайт

3.  Загрузка документов и/или рисунков (фотографий, баннеров и т. п.), ссылки на которые будут необходимы из полей карточек.

4.  Заполнение полей карточек служебного сайта. Текущий набор карточек включает: а)карточка подразделения (факультет, кафедра и т. п.);

б)карточка преподавателя/сотрудника;

в)карточка новости подразделения.

5.  Активирование заполненных карточек, которое в случае положительного исхода, приводит к появлению на новом портале типовых страниц преподавателя/сотрудника, кафедры, факультета и т. д.

1. Подключение к портальной платформе

Для создания, заполнения и обновления карточек служебного сайта необходимо получить доступ к новой портальной платформе ГУ-ВШЭ. Подключение выполняют сотрудники Дирекции корпоративного портала (ДКП) по запросам руководителей подразделений ГУ-ВШЭ. Запросы необходимо посылать на адрес *****@***ru . В течение одного дня человек, которого необходимо подключить, получит стандартное уведомление и после этого может начинать работу с портальной платформой, включая заполнение типовых форм служебного сайта.

2. Вход на служебный сайт своего подразделения

Для того, чтобы войти на начальную страницу служебного информационного пространства необходимо:

Шаг 1: открыть начальную страницу служебного информационного пространства http://new. *****:8081/sites/infospace/

Шаг 2: ввести «Имя пользователя» и пароль. В качестве имени пользователя используется логин электронной почты ***** и ваш пароль для нее.

Пример для *****@***ru

Если поле «Домен» отсутствует, то графу «Имя пользователя» стоит заполнить следующим образом:

Шаг 3: необходимо найти в списке подразделений свое и кликнуть на его названии

Если войти не удастся, просьба сообщить об этом в ДКП по телефону (0,, или по электронной почте – *****@***ru

3. Загрузка документов и рисунков

Если документ и/или рисунок (фотография, баннер и т. п.), которые требуются для заполнения карточек, еще не размещены в Интернете, то их необходимо загрузить на служебный сайт своего подразделения до начала заполнения карточек.

Для того, чтобы добавить, например, фотографию сотрудника, необходимо:

Шаг 1: Выбрать в меню раздел Фото сотрудников

Фото сотрудников

Шаг 2: В открывшейся странице на панели управления выбрать команду Добавить рисунок

Добавить рисунок

Шаг 3: Нажав «Обзор», найти необходимую фотографию на Вашем компьютере, затем сохранить фотографию при помощи кнопки «Сохранить и закрыть»

По умолчанию служебный сайт содержит следующие библиотеки документов и рисунков, соединенные с карточками:

«Загруженные документы» - для файлов документов (в формате Word, PDF,HTML,TXT), на которые необходимо поставить ссылки из текста в полях карточек; «Полноразмерные фотографии» - для файлов фотографий естественного размера, которые будут открываться в отдельном окне при кликах на их уменьшенных копиях, показываемых в ленте новостей подразделения; «Фото сотрудников» - для файлов фотографий сотрудников, список которых доступен при заполнении карточек сотрудников, кафедры и факультета (в последних двух случаях – как дополнительная фотография); «Библиотека фотографий и баннеров» - для файлов с изображениями, размеры которых соответствуют стандарту (см. ниже), содержание этой библиотеки доступно в карточках ленты новостей, факультета и кафедры.

 

Требования к размерам загруженных фотографий:

- фотографии сотрудников (пункт 3 выше) должны быть примерно 200х300 точек (пикселей);

- фотографии факультетов и кафедр (пункт 4 выше) должны быть примерно 300х200 точек (пикселей);

- уменьшенные фотографии для ленты новостей и баннеры (пункт 4 выше) не должны превышать размеры 100х150 точек (пикселей).

Требования к файлам с загружаемыми фотографиями: допускаются форматы файлов JPG, GIF, BMP, PNG.

Для того, чтобы изменить размер рисунка, необходимо:

Шаг 1: Выбрать библиотеку для рисунков стандартных размеров (пункты 3 и 4 выше)

Библиотеки рисунков

Шаг 2: Выбрать необходимую для изменения фотографию, отметив «флажок», а затем в панели управления нажать команду Изменить рисунки.

Изменить рисунки

Шаг 3: Если у вас установлен MS Office 2003 (рекомендуется), то откроется окно с редактором изображений. С его помощью можно произвести необходимые изменения размера рисунка, после чего следует сохранить их и закрыть приложение.

Примечание. Если Microsoft Office 2003 не установлен на вашем компьютере, то размер фотографии нужно изменить до ее загрузки в библиотеку рисунков. Либо вам необходимо обратиться в ДКП (пришлите ссылку на фотографию, загруженную в библиотеку рисунков, размер которой нужно изменить, на адрес *****@***ru).

Полная инструкция по работе

с библиотекой рисунков - http://new. *****/sites/samples/worksite/DocLib3/Instruction%20LibPicture. doc

с библиотекой документов-

http://new. *****/sites/samples/worksite/DocLib3/Instruction%20LibDoc. doc

4. Заполнение карточек

Для создания новой карточки необходимо на странице служебного сайта своего подразделения найти нужный раздел и кликнуть в нем ссылку «Добавить карточку».

Добавить карточку

Чтобы отредактировать уже созданную карточку, нужно кликнуть на ее название в соответствующем разделе, после чего она откроется в форме для редактирования.

Уничтожить созданную карточку можно, когда она открыта на редактирование. Необходимо нажать кнопку «Стереть» в конце формы.

Примеры заполнения типовых форм служебного сайта:

Пример заполнения карточки сотрудников -- http://new. *****/sites/samples/worksite/DocLib3/pps-sample. doc

Пример заполнения карточки кафедры -- http://new. *****/sites/samples/worksite/DocLib3/kafedra-sample. doc

Пример заполнения карточки факультета -- http://new. *****/sites/samples/worksite/DocLib3/fakultet-sample. doc

Пример заполнения ленты новостей -- http://new. *****/sites/samples/worksite/DocLib3/news-sample. doc

Инструкция по работе со встроенным редактором -- http://new. *****/sites/samples/worksite/DocLib3/instruction-card-edit. doc

5. Уведомление о заполненной карточке

После того, как карточки служебного сайта заполнены, Вам следует оповестить ДКП по адресу *****@***ru о необходимости их активации на портале. В случае невозможности активации (отсутствие ключевых сведений, наличие грубых технических и содержательных ошибок в заполненных данных), Вам сообщат в течение 2-3 дней.

После проведения активации все дальнейшие изменения в карточках служебных сайтов будут немедленно и автоматически показываться на соответствующих страницах портала.