Учёт движения (поступления и выбытия ед. хр.) в ПК «Архивный фонд»

Учёт движения (поступления и выбытия ед. хр.)

в ПК «Архивный фонд»

В настоящее время для ПК Архивный фонд не существует безусловной понятной схемы автоматизированного учета движения архивных документов на основе учетных документов (актов).

ПК Архивный фонд представляет собой попытку соединить бумажно-электронный учёт (на основе актов, в том числе с их прикреплением) с полностью автоматизированным (ввод единиц хранения). Эта попытка привела на настоящем этапе к трудностям в работе с программой.

Поэтому пока все единицы хранения до одной не будут введены, нельзя будет соответственно перейти на полностью автоматизированный учет архивных документов.

Поэтому работа с Актами в ПК «Архивный фонд» представляет собой дублирующий учет архивных документов наряду с традиционным на бумажной основе.

Общие правила:

Акты можно создавать в карточках «Фонд», «Опись», «Ед. хр.».

Акты нельзя создавать в справочнике АКТ Главного меню. Данный справочник позволяет только просматривать и редактировать все введенные акты по разным фондам.

§  в карточке фонда - созданный акт автоматически связывается с данным фондом и становится доступен для прикрепления к нему объектов учёта, содержащихся в фонде;

§  в карточке описи - созданный акт автоматически прикрепляется к карточке описи, а также связывается с фондом, в котором находится данная опись; поле "Объект" при этом принимает значение "Опись" и не редактируется;

§  в карточке ед. хр. - созданный акт автоматически прикрепляется к карточке ед. хр., а также связывается с фондом, в котором находится данная ед. хр.; поле "Объект" при этом принимает значение "Единица хранения" и не редактируется;

ВАЖНО:

1. Если работа связана с постановкой на учёт или снятием с учёта новых ед. хр. в результате приема дел в архив, передачи дел в другой архив, внутриархивных работ, т. е. результатом является «поступление» и «выбытие» при создании акта нужно в поле Объект выбирать значение «Опись».

2. Если движение отсутствует, то при создании акта в поле Объект можно выбирать значение «Единица хранения», но это не обязательное правило.

3. При создании Акта в карточке фонд и выборе в поле «объект» - «Фонд», нельзя будет работать с этим актом в карточке Опись и Ед. хр.

Если Вы выбираете объект «Опись», то нельзя будет работать с этим актом в карточке «Ед. хр.».

4. Учёт движения ед. хр. необходимо строить на первичных актах, т. е. таких как (акт о необнаружении документов, акт о технической ошибке, акт приёма-передачи, акт выбытия документов).

Вторичные акты, которые дублируют часть вышеназванных актов не должны влиять на движение документов, чтобы не возникла путаница. Но это только мое предположение.

1.  Приём дел (акт приема-передачи документов при поступлении).

Если документы поступают по одной описи (т. е. составлен акт приёма передачи документов на одну опись).

1.1. Первый вариант (рекомендуемый):

1. Заполнить карточку Фонд (если фонд поступает первый раз). Если документы поступают повторно, открыть карточку Фонд. Перейти к карточке Опись.

2. Заполнить карточку Опись.

3. В карточке Опись нажать кнопку «Добавить акт +» в меню. (В списке описей акты не создаются).

4. Заполнить номер и дату акта,

5. Выбрать из списка вид акта - «акт приёма-передачи»,

6. В поле «движение» - выбрать значение «Поступление»,

7. В поле «количество ед. хр.» - указать количество ед. хр. по акту

8. Нажать кнопку в карточке Акта сохранить и закрыть.

9. Нажать Сохранить в карточке Опись.

10. Этот акт будет связан автоматически с данной описью и будет в дальнейшем учитываться при пересчете.

1.2. Второй вариант (создание акта через карточку фонд):

1. Можно данный Акт завести через Карточку Фонд, но тогда необходимо в поле «объект» выбрать значение Опись.

2. Далее для того, чтобы данные Акта считались программой по разделу «Движение» Акт нужно прикрепить к описи (Кнопка «Движение» в меню списка Описи по данному фонду).

3. Если описи были введены ранее, а Акты вводились потом, то можно сначала ввести все Акты приема-передачи, а потом их прикрепить к конкретной Описи в разделе Движение.

4. Для этого надо в Списке описей выбрать в меню кнопку «Движение»,

5. Отметить птичкой опись, к которой будут прикреплен Акт и когда откроется список Актов, выбрать птичками необходимые Акты

6. Выбрать кнопку Прикрепить.

7. Выйти из раздела движения. Нажать кнопку Обновить.

8. После этих действий акты будут прикреплены к данной описи, что можно проверить во вкладке описи «Акты и топографирование».

Третий вариант (создание акта на две описи одного фонда, в случае приёма документов по двум описям одного фонда):

1. Акт завести через Карточку Фонд, в поле «объект» выбрать значение Опись.

2. Далее для того, чтобы данные Акта считались программой по разделу «Движение» Акт нужно прикрепить к двум описям данного фонда (Кнопка «Движение» в меню списка Описи по данному фонду).

3. Для этого надо в Списке описей выбрать в меню кнопку «Движение»,

4. Отметить птичкой описи, к которым будут прикреплен Акт и когда откроется список Актов, выбрать птичками необходимый Акт.

5. Выбрать кнопку «Прикрепить».

6. Выйти из раздела движения. Нажать кнопку «Обновить».

7. После этих действий акт будет прикреплен к двум и необходимому количеству описей данного фонда, что можно проверить во вкладке описи «Акты и топографирование».

8. Далее отредактировать раздел Акта «Количественные характеристики». Этот раздел появляется не сразу после создания акта, а уже после того как вы прикрепили его к соответствующим описям. Для этого необходимо открыть его в разделе Главное меню → Работа с базой →Акт.

9. Нажать кнопку редактировать. И ввести количество единиц хранения, которое поступило по разным описям. Далее нажать кнопку сохранить.

2.  Передача (выбытие).

2.1. Если выбыл весь Фонд.

1. В карточке Фонд поле Движение выбрать «ВЫБЫТИЕ»

2. Нажать кнопку «Добавить акт +» в меню.

3. Заполнить номер и дату акта,

4. Выбрать из списка вид акта - «акт приёма-передачи»,

5. В поле «движение» - выбрать значение «Выбытие»,

6. В поле объект выбрать значение - Фонд,

7. В поле «количество ед. хр.» - указать общее количество ед. хр., которое выбыло в результате передачи.

8. Нажать кнопку в карточке Акта сохранить и закрыть.

2.2. Если выбыла одна опись Фонда.

Если выбыли документы одной описи, лучше работать сразу с карточкой этой описи или действовать следующим образом.

1. В карточке Фонд поле Движение не редактируется.

2. Нажать кнопку «Добавить акт +» в меню.

3. Заполнить номер и дату акта,

4. Выбрать из списка вид акта - «акт приёма-передачи»,

5. В поле «движение» - выбрать значение «Выбытие»,

6. В поле объект выбрать значение - Опись,

7. В поле «количество ед. хр.» - указать общее количество ед. хр., которое выбыло по описи в результате передачи.

8. Нажать кнопку в карточке Акта сохранить и закрыть.

9. Далее для того, чтобы данные Акта считались программой по разделу «Движение» Акт нужно прикрепить к описи.

10. Для этого надо в Списке описей выбрать в меню кнопку «Движение»,

11. Отметить птичкой опись (и), к которой (ой) будут прикреплен Акт и когда откроется список Актов, выбрать птичкой необходимый Акт

12. Выбрать кнопку «Прикрепить». Затем нажать обновить. Карточку опись сохранить.

13. Если в акте содержится информация по поступлению дел по двум описям Акт надо прикреплять к двум описям.

3.  Акт о технических ошибках в учётных документах. (Видимо данный акт в скором времени должен выйти из употребления)

1. В карточке Опись нажать кнопку «Добавить акт +» в меню.

2. Заполнить номер и дату акта,

3. Выбрать из списка вид акта - «акт о технических ошибках в учетных документах»,

4. В поле «движение» - выбрать значение «Поступление» или «Выбытие»,

5. В поле «количество ед. хр.» - указать количество ед. хр. по акту, например, 2

6. Нажать кнопку в карточке Акта сохранить и закрыть.

4.  Акт об обнаружении архивных документов,

1. В карточке Опись нажать кнопку «Добавить акт +» в меню.

2. Заполнить номер и дату акта,

3. Выбрать из списка вид акта - «акт обнаружения документов»,

4. В поле «движение» - выбрать значение «Поступление»,

5. В поле «количество ед. хр.» - указать количество ед. хр. по акту, например, 2

6. Нажать кнопку в карточке Акта сохранить и закрыть.

5.  Акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов.

1. В карточке Опись нажать кнопку «Добавить акт +» в меню.

2. Заполнить номер и дату акта,

3. Выбрать из списка вид акта - «акт о разделении, объединении дел»,

4. В поле «Движение» - выбрать значение «Выбытие» или «Поступление»,

5. В поле «Количество ед. хр.», на которое увеличилось или уменьшились количество дел, например, 3

6. Нажать кнопку в карточке Акта Сохранить и закрыть.

6. Акт о включении в дело новых архивных документов можно прикрепить только к единице хранения, к которой он относится. Так как данный акт не влияет на движение дел в описи и изменение учётных данных.

7 Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

1. В карточке Опись нажать кнопку «Добавить акт +» в меню.

2. Заполнить номер и дату акта,

3. Выбрать из списка вид акта - «акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»,

4. В поле «Движение» - выбрать значение «Выбытие»,

5. В поле «Количество ед. хр.» - указать количество ед. хр. по акту, например, 20

6. Нажать кнопку в карточке Акта сохранить и закрыть.

8. Акты

- о неисправимых повреждениях архивных документов,

- о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны,

- возврата документов собственнику,

- об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

1. В карточке Опись нажать кнопку «Добавить акт +» в меню.

2. Заполнить номер и дату акта,

3. Выбрать из списка вид акта, например, «акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны»,

4. В поле «Движение» - выбрать значение «Выбытие»,

5. В поле «Количество ед. хр.» - указать количество ед. хр. по акту, например, 3

6. Нажать кнопку в карточке Акта сохранить и закрыть.

9. Акт проверки наличия и состояния архивных документов.

Данный акт не влияет на движение документов, а лишь повторно фиксирует их. Например, при ошибках в учетных документах составляется акт о технической ошибке

10. Акт проверки наличия и состояния документов

1. В карточке Опись нажать кнопку «Добавить акт +» в меню.

2. Заполнить номер и дату акта,

3. Выбрать из списка вид акта - «проверки наличия и состояния документов»,

4. В поле «Движение» - выбрать значение «без движения»,

5. В поле «Количество ед. хр.» - указать количество ед. хр. по описи или описям, например, 1520.

6. Нажать кнопку в карточке Акта сохранить и закрыть.

7. Все значения о физическом состоянии дел следует зафиксировать во вкладке Физическое состояние.

8. Если в результате проверки наличия произошли какие-либо изменения количественные в фонде, то это движение нужно зафиксировать первичными актами.

11. Акт переработки и описания архивных документов. По данному акту будет подготовлена отдельная памятка.