Тема 2.4. Документы по финансово-расчетным и снабженческо-сбытовым операциям

Цель изучения темы: знакомство с документами по финансово-расчетным и снабженческо-сбытовым операциям.

Студент должен

знать: основную документацию по заключению договоров поставки, документацию о перевозке грузов и приемке товаров;

уметь: правильно оформлять документы по финансово-расчетным и снабженческо-сбытовым операциям.

Финансово-расчетные документы, требования к их составлению. Основные реквизиты финансово-расчетной документации

Документы по финансово-расчетным операциям

Обязательным условием осуществления финансово-расчетных операций является их документирование. Ни одна расчетная операция не может быть проведена без подтверждения ее соответствующими документами.

Отличительной чертой расчетно-денежной документации является ее строгая стандартизация. Для стандартных документов устанавливаются определенные реквизиты, место их расположения, формат, цвет и качество бумаги.

Финансово-расчетная документация оформляется в основном на специальных бланках.

Платежи организаций друг другу за продукцию, товары, услуги, а так же их расчеты с финансово - кредитной, налоговой системой осуществляется главным образом в безналичном порядке, т. е. посредствам перечисления денежных средств в банк со счета плательщика на счет получателя.

Банковские правила предусматривают разнообразные формы безналичных расчетов. Расчетные операции и учет средств предприятия осуществляет такое структурное подразделение, как бухгалтерия.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур роль бухгалтерии существенно меняется. Вместо простого учетного органа она становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы.

Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами - принципиальные, ключевые моменты в работе бухгалтерии. Важным направлением улучшения работы бухгалтерии является совершенствование организации и ведения делопроизводства в этом подразделении.

В настоящее время имеется огромное количество компьютерных программ для ведения делопроизводства в бухгалтерии, например, программа Бухгалтерия "1С".

Образец акта

Образец претензии

Образец платежки

Документация по снабжению и сбыту, ее назначение, характеристика и визы

Документы по снабженческим и сбытовым операциям

Важное значение в деятельности организаций занимает документация материально - технического снабжения и сбыта.

Ее особенность заключается в том, что большое количество этой группы является одновременно составной частью других систем документации. Например, часть документов (письма, акты, распоряжение о передаче материальных средств, накладные, приходные и расходные ордера, командировочное удостоверение и др.) одновременно входит в состав организационно - распорядительной и расчетно-денежной документации.

Хорошо поставленная документация снабжения и сбыта содействует осуществлению коммерческой деятельности организации, укреплению хозяйственного расчета.

Одним из основных документов по снабжению и сбыту является хозяйственный договор. Договор может быть заключен между организациями, гражданами государством. Наиболее распространенными договорами являются договоры купли - продажи, поставки, аренды помещений, подряда, перевозки, хранения и др. Гражданский кодекс РФ регулирует правовую сторону хозяйственных договоров.

Заключение конкретного договора (коммерческого контракта) начинается обычно с предложения его заключить - направления проекта договора.

Проект договора должен содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием).

Рассмотрев проект договора, организация подписывает его. Один экземпляр контракта возвращается стороне составившей его.

Коммерческие договоры включают в себя следующие реквизиты:

·  наименование документа;

·  место и дату заключения договора;

·  наименование сторон, заключивших договор, должности, фамилии, имена, отчества лиц, подписывающих договор, и указание их полномочий;

·  предмет договора (точнее наименование, количество и ассортимент продукции, подлежащей поставке);

·  характеристики качества и комплектности продукции;

·  указание цены продукции и порядок расчетов;

·  сроки и порядок поставки продукции;

·  дополнительные условия к договору, если он есть;

·  указание на имущественную ответственность за невыполнение обязательств одной или другой стороной;

К договору поставки, как правило, прилагается спецификация, характеризующая подлежащую поставке продукцию.

Протоколы разногласий к договорам составляются в случае возникновения споров по тексту договора прилагаемой к нему спецификации. Поскольку проект договора составляет поставщик, покупатель, в случае несогласия с каким - либо пунктом договора или несколькими пунктами, обязан в десятидневный срок составить протокол разногласий и в двух экземплярах направить поставщику.

Поставщик, получив протокол разногласий к договору, должен в течение 20 дней рассмотреть его, включить в договор предложения покупателя, а спорные вопросы в тот же срок передать на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю. Если в указанный срок поставщик не передает спорные вопросы в арбитраж, то условия договора в соответствии с протоколом разногласий покупателя считаются принятыми поставщиком.

Большую часть грузов перевозит железнодорожный транспорт.

При прибытии груза на станцию назначения грузополучатель обязан произвести его осмотр. При обнаружении нарушений (груза без документов, документа без груза, недостачу, испорченность груза) грузополучатель обязан потребовать составления коммерческого акта. Если представители дороги отказываются составить коммерческий акт, грузополучатель составляет этот документ в присутствии независимой стороны. Коммерческие акты составляются на бланках установленной формы.

Если одна из сторон (контрагентов) не выполняет договорных обязательств, составляются претензионные письма. Претензионные письма выполняют функцию урегулирования разногласий между сторонами на добровольных началах, поэтому составление претензий является обязательным этапом перед направлением иска в арбитраж.

Претензионные письма составляются в соответствии с едиными требованиями, предъявляемыми к этим документам.

Кроме общих реквизитов письма в претензии должны быть указанны:

·  обстоятельства, являющиеся основанием для составления претензии;

·  требования заявителя;

·  сумма претензии и ее расчет;

·  банковские реквизиты заявителя;

·  перечень предлагаемых к претензии документов.

Претензии составляются в 3-х экземплярах. Первый экземпляр направляется организации дебитору (должнику), второй остается у заявителя, а третий приобщается к исковому заявлению, если дело передается в арбитраж.

Если претензия может быть урегулирована сторонами на добровольных началах, то дело передается в арбитражный суд.

Основным документом в этих случаях является исковое заявление.

Исковое заявление содержит следующие реквизиты:

·  наименование арбитража, его адрес;

·  наименование истца, почтовый адрес, банковские реквизиты;

·  наименование организации - ответчика, почтовый адрес, реквизиты;

·  сумма иска;

·  название документа;

·  текст заявления;

·  подписи, дату;

·  перечень предложений.

Образец договора

Образец искового заявления

Образец протокола разногласий к договору

Вопросы для самоконтроля:

1.  Требования к составлению финансово-расчетных документов.

2.  Перечислите реквизиты коммерческого договора.

3.  В каком случае составляется протокол разногласий?

4.  Письма-претензии, особенности при их составлении.

5.  Перечислите реквизиты искового заявления.