Памятка пользователю системы «Интранет»
Функционально система «Интранет» включает в себя четыре основных блока:
1) Раздел формирования персонального рейтинга ППС и рейтинга кафедр.
2) Раздел формирования индивидуального плана работы преподавателя и плана работы кафедры
3) Раздел учета и контроля успеваемости и посещаемости студентов
4) Подсистема «Наука»
Так же в системе содержаться профили каждого сотрудника, включающие в себя информацию о перечне читаемых дисциплин, направления подготовки бакалавров, научных направлениях и т. п., а так же учетные данные пользователей и сводный перечень результатов их научной деятельности.
Система предусматривает несколько уровней доступа в зависимости от типа пользователя:
1) Незарегистрированный пользователь – пользователь, не имеющий учетных данных для входа в систему. Он имеет доступ только к главной странице системы и имеет возможность самостоятельно зарегистрироваться.
2) Зарегистрированный пользователь, неавторизованный для работы – пользователь, зарегистрировавшийся в системе, но не получивший разрешения на работу от ответственного по подразделению или не подавший заявку на подключение. Для подачи заявки необходимо перейти в раздел «Заявка на подключение к корпоративной системе СамГТУ» и выбрать подразделение, сотрудником которого является пользователь. Если пользователь работает в нескольких подразделениях, достаточно выбрать одно из них.
3) Зарегистрированный пользователь, авторизованный для работы с системой под ролью сотрудника подразделения. Всю работу с системой «Интранет» такой пользователь ведет через «Личную карточку сотрудника». Он может менять свои учетные данные – адрес электронной почты и пароль. ФИО рекомендуется указывать полностью и верно (без прочерков и сокращений), чтобы не возникало проблем с идентификацией сотрудника. Если пользователь является сотрудников категории ППС, он имеет доступ к формам заполнения индивидуального плана преподавателя и к разделу «Успеваемость и посещаемость». Он может вносить и просматривать только свой индивидуальный план и проставлять оценки только тем группам и по тем дисциплинам, которые указаны в его плане. Так же он имеет право редактировать данные, внесенные в раздел «Образовательная деятельность» своей личной карточки и просматривать перечень своих научных результатов внесенных в систему «Наука».
4) Ответственный по кафедре – пользователь сотрудника, назначенного ответственным за работу с системой на кафедре. Имеет доступ к разделу формирования индивидуального рейтинга ППС и рейтинга кафедр, а так же к профилям кафедры и всех ее сотрудников. Ответственный по кафедре должен отслеживать заявки на подключение к корпоративной системе или при необходимости самостоятельно завести и раздать учетные записи для сотрудников подразделения. При необходимости можно ограничить доступ сотрудника только системой «Интранет» или системой «Наука»
5) Пользователи деканатов имеют доступ к отчетным формам раздела «Успеваемость и посещаемость» и форме проставления причин пропуска сессии
6) Администраторы и эксперты системы – руководители УНИ, УВиППО, МО и сотрудники сопровождения УИиТ
Логика работы при формировании плана работы кафедры
План работы кафедры на учебный год складывается из индивидуального плана работы преподавателей кафедры. Доступ к сводному плану работы кафедры имеет ответственный по кафедре (раздел «Профиль кафедры» меню «Профили пользователей». План кафедры должен соответствовать нормативам, рассчитанным исходя из количества занятых ставок ППС на кафедре, нормы часов на ставку, нормативов процентного распределения часов по разделам и списаний, рассчитанных отделом планирования.
Важные моменты при формировании кафедрального плана:
1) В строке «Количество действительных ставок ППС на кафедре» показано количество занятых ставок ППС по данным ОК на момент последнего обновления данных. До тех пор, пока сотрудник не оформился через ОК, его ставка не суммируется.
2) Общий план кафедры, рассчитанный исходя из норматива, считается исходя из количества ставок в настоящий момент. Отклонения по сотрудникам, устроившимся не с 1 сентября, проставляет отдел планирования
3) Перераспределение часов по разделам так же проставляется отделом планирования
4) Все списания учебной нагрузки за зав. кафедрой, НИР, декана и т. п. не влияют на общую сумму часов в плане кафедры, а только на их распределение по разделам.
5) Объем почасовой нагрузки равен разности общего плана кафедры, установленного учебным управлением и плана кафедры, рассчитанного из норматива по ставке
6) Для проверки значения почасовой нагрузки необходимо заполнить форму «Распределение расчетных часов учебной нагрузки». После заполнения этой формы и внесения всех индивидуальных планов итоговое значение в отчетной форме «План кафедры по I половине дня» должно совпадать с расчетной величиной почасовой нагрузки. В отчетной форме 1 колонка – общая учебная нагрузка кафедры по разделам включая почасовку. 2 – учебная нагрузка, сложившаяся из индивидуальных планов преподавателей. При заполнении индивидуальных планов преподавателей нагрузку на почасовой основе не вносить! 3 – почасовка – разность 1 и 2 колонки.
7) План кафедры по 1 половине дня должен полностью совпадать с нормативом, рассчитанным системой, распределение часов по 2 половине не должно выходить за пределы нормативов. Если план соответствует нормативам, количество часов выделено зеленым цветом, в противном случае под таблицей появляются информационные сообщения, поясняющие какой раздел плана не соответствует нормам, кол-во часов в соответствующей строке выделяется красным (при недостатке часов) или оранжевым (при излишке часов).
8) План нельзя утвердить пока он не соответствует нормативам и не утверждены все индивидуальные планы преподавателей. Утверждение индивидуальных планов производится через раздел «Редактировать нормативы планов сотрудников кафедры» Здесь же зав. кафедрой или назначенный им ответственный может определить рекомендуемую нагрузку для каждого сотрудника (в белых колонках) и просмотреть фактическую нагрузку, внесенную в индивидуальные планы (в серых колонках). После того как план сотрудника утвержден, он блокируется для изменений. Если план кафедры еще не отправлен на рассмотрение УВиППО, можно отменить утверждение индивидуального плана и разблокировать его для правки.
9) Прежде чем отправить план кафедры на утверждение в учебное управление нужно убедиться, что заполнены все необходимые формы для формирования плана-отчета кафедры. После отправки плана на утверждение все формы ввода за отчетный год будут заблокированы.
10) Важно при заполнении индивидуального плана преподавателей по 1 половине дня тщательно проверить полноту и достоверность данных, в частности наименование дисциплин, перечень групп, форму контроля и т. д. Внесенные данные влияют на форму учета успеваемости и посещаемости.
11) Заполнять индивидуальный план преподавателя может как сам преподаватель, при наличии персональной учетной записи, так и ответственный по кафедре
12) Возможность распечатки плана-отчета кафедры открывается только после отправления плана на рассмотрение УВиППО для того, чтобы не было возможности сдать план, не соответствующий нормативам.
13) Вносить данные по успеваемости и посещаемости можно только при наличии утвержденного в системе плана работы кафедры на отчетный год.
Успеваемость и посещаемость
В форме учета успеваемости и посещаемости отображаются только те дисциплины, группы и формы контроля, которые указаны в индивидуальном плане преподавателя. Проставление оценок по результатам занятий, проводимых на почасовой основе, осуществляется через отдельную форму вода, доступ к которой имеет ответственный по кафедре. Форму для преподавателей, работающих на почасовой основе, можно редактировать в любое время, при утверждении индивидуального плана она не блокируется.
При проставлении оценок стоит обратить внимание на следующие моменты:
1) Если при попытке проставления успеваемости и посещаемости обнаружены несоответствия в форме ввода – неправильное наименование дисциплины, неверный перечень групп и типов нагрузки, необходимо сразу скорректировать индивидуальный план не сохраняя оценки с неверными параметрами
2) В поле «Дата проведения занятия» указывается дата, когда проходило занятие, а не дата проставления оценок в систему
3) При выборе дисциплины перечень групп меняется в соответствии с индивидуальным планом. Аналогично меняется тип нагрузке при выборе группы
4) При нажатии на кнопку «ОК» открывается список студентов группы, с полями для ввода оценок и отметок о посещении.
5) Если оценки за выбранное занятие уже проставлены, то они так же отобразятся в этой форме.
6) Если оценки за выбранное занятие проставлены другим преподавателем, редактировать их можно только из-под его профиля.
7) Сохраненные данные появляются в списке в нижней части страницы. Этот список позволяет определить, за какие даты и по каким дисциплинам уже проставлены отметки и выбрать любую запись для просмотра и редактирования.
8) Для некоторых типов нагрузки (практика, л. р., к. т., зачет) предусмотрено два типа контроля на выбор – зачет или оценка. В зависимости от выбранного значения меняется форма ввода и формат вносимых данных. Если запись ошибочно сохранена с неверным типом контроля (обычный зачет вместо дифференцированного), то необходимо сначала удалить неверную запись и только потом сохранить верную.
9) Результаты экзаменационной сессии (зачет, экзамен, к. р., к. п.) в отличие от остальных типов нагрузки имеют ограничение по периоду ввода данных. Вносить данные нужно не позднее чем через три дня после окончания сессии у группы, считая последний день сессии. Расписание сроков сессии размещается на главной странице системы. По истечении указанного срока система блокируется для ввода основных оценок и открывается колонка проставления пересдач.
10) Если группа в полном составе не сдала экзамен, к. р., к. п. или зачет это все равно нужно отразить в системе.
11) Проставлять результаты пересдач можно только в том случае, если в системе отражены результаты основного экзамена (зачета).
12) После внесения результатов сессии в систему необходимо распечатать и предоставить в деканат печатную ведомость, сформированную и автоматически заполненную системой с подписью преподавателя. Деканаты не имеют права принимать ведомости, не сформированные системой, заполненные вручную или в текстовом редакторе или содержащие данные, отличные от актуальных данных в системе.
13) Перечень студентов в списке группы формируется на основании данных деканатов и обновляется в среднем раз в неделю. При нахождении несоответствий необходимо сначала обратиться в деканат для выверки данных, а затем при необходимости запросить обновление данных в УИиТ.
14) Оценки за прохождение практики выставляются через отдельную форму ответственным по кафедре
15) Прежде чем проставлять оценки для преподавателей, работающих на почасовой основе, необходимо перейти по ссылке «План сотрудников, работающих на почасовой основе» и указать дисциплины и группы которые входят в его почасовую нагрузку
Рейтинг
Персональный рейтинг ППС и рейтинг кафедр проводится раз в год с декабря по март.
1) Первым этапом является утверждение перечня показателей и баллов, участвующих в расчете рейтинга на заседании рабочей группы. Утвержденный перечень размещается на главной странице системы.
2) Когда утверждены показатели открываются для сбора данных анкеты персонального и кафедрального рейтинга.
3) Рейтинг рассчитывается из данных систем ОК, аспирантуры и подсистемы Наука. Пункты, не вошедшие в эти системы, собираются через анкеты системы «Интранет».
4) При расчете рейтинга учитываются данные, внесенные в систему до определенной даты, утвержденной раб. группой. Все что внесено позже в расчете не участвует.
5) Если данные внесены в срок и еще не заблокированы экспертизой, в них можно вносить правки, которые отразятся при подсчете рейтинга
6) При заполнении раздела «Активность» вносятся только данные за отчетный год. Каждый год они заполняются заново.
7) Данные в раздел «Потенциал» автоматически переносятся из прошлого периода. Если данные изменились их следует обновить.
