Дистанционная форма внутреннего контроля в Управлении Федерального казначейства по Саратовской области.
В |
рамках реализации мероприятий по «Внедрению новых технологий внутреннего контроля и внутреннего аудита в органах Федерального казначейства» и в целях повышения эффективности функций контроля (аудита) путем внедрения новых технологий внутреннего контроля и внутреннего аудита, а также повышения эффективности использования бюджетных средств за счет минимизации затрат на командировочные расходы Управление Федерального казначейства по Саратовской области (далее – Управление) разработало и реализовало на практике дистанционную форму внутреннего контроля при проведении проверок деятельности отделов, созданных для осуществления полномочий Управления на соответствующей территории (территориальных отделов).
В настоящее время Управление является организационной структурой с высокой степенью автоматизации технологических процессов. Современное прикладное программное обеспечение («Автоматизированная система Федерального казначейства», автоматизированная система делопроизводства, система удаленного финансового документооборота и т. п.) позволяет высокоэффективно решать функциональные задачи. Все ключевое прикладное программное обеспечение построено с использованием централизованных баз данных и доступом к ним в on-line режиме, что делает возможным проведение контрольных мероприятий без непосредственного выезда на объект проверки, то есть дистанционно.
Другим важным фактором для внедрения дистанционной формы внутреннего контроля явилась реализация в Управлении с середины 2012 года технологии автоматизированного учета материально-технических ценностей с помощью оборудования штрих-кодирования, что позволило значительно сократить сроки определения фактического наличия материальных ценностей, сократить временные издержки на проведение инвентаризации, уменьшить вероятность несанкционированного исчезновения материальных ценностей. Использование данной технологии в сочетании с сеансом видеосвязи между группой проверки и объектом проверки позволит сократить процесс контроля результатов инвентаризации до нескольких минут.
Д |
ля перехода на дистанционную форму внутреннего контроля в Управлении был разработан и утвержден руководителем порядок дистанционного контроля, который предусматривает проведение проверки в два этапа: дистанционный контроль деятельности объекта проверки на уровне Управления и, в случае необходимости, выезд на объект проверки. Указанный регламент предусматривает требования к:
− 
временному регламенту;
− форматам данных;
− порядку передачи данных с использование электронной почты;
− порядку подписания документов электронной подписью.
Наши территориальные отделы проверяются по различным направлениям: кассовое исполнение федерального бюджета и исполнение бюджета Союзного государства, кассовое обслуживание исполнения бюджета субъекта Российской Федерации (местного бюджета), административно-хозяйственное обеспечение деятельности, информационно-техническое обеспечение деятельности и другим.
Так, например, проверка правильности отражения операций на лицевых счетах клиентов осуществляется в прикладном программном обеспечении «Автоматизированная система Федерального казначейства» полностью на уровне Управления, без выезда группы проверки на объект проверки. При необходимости члены группы проверки запрашивают конкретные документы, например, дела клиентов, документы, подтверждающие возникновение денежных обязательств. Сотрудники территориальных отделов готовят необходимые документы в виде сканированных копий и присылают их группе проверки по электронной почте. При этом все документы подписываются электронной подписью ответственных лиц.
В |
соответствии с Планом контрольной деятельности на 2012 год нами было запланировано 15 выездных проверок. В результате применения дистанционной формы внутреннего контроля мы провели 9 проверок с использованием данной формы.
Если бы мы использовали традиционную форму контроля, то наши затраты на текущий год составили бы более 200 000 рублей. Использование дистанционной формы внутреннего контроля позволило Управлению сэкономить более 100 000 рублей.
Затраты на проведение контрольных мероприятий в расчете на одного проверяющего снизились с 5 000 рублей до 800 рублей.
В таблице мы приводим расчет затрат на 1 проверку длительностью в пять рабочих дней для группы проверки из 3 человек при традиционной и дистанционной формах внутреннего контроля.
Форма контроля | Затраты на 1 проверку | Итого затрат на 1 проверку | Кол-во проверок | Всего затрат | ||
суточные | проживание | проезд | ||||
Традиционная форма | 1 500 | 10 600 | 2 400 | 14 500 | 6 | 87 000 |
Дистанционная форма | 0 | 0 | 2 400 | 2 400 | 9 | 21 600 |
Из приведенных данных видно, что затраты при традиционной форме внутреннего контроля составили бы (9+6)*14 500 = 217 500 рублей.
Так как 9 проверок проведено с использованием дистанционной формы, то фактически затраты на проведение контрольных мероприятий составили 87 000 + 21 600 = 108 600 рублей и, следовательно, экономия за 2012 год составила 217 500 – 108 600 = 108 900 рублей.
С |
2013 года мы планируем при дистанционной форме внутреннего контроля использовать видеосвязь. Применение видеосвязи открывает перед нами возможность дистанционно проконтролировать, например, правильность проведения инвентаризации материально-технических ценностей, состояние дизельно-генераторной установки и другие подобные вопросы, когда присутствие контролера на объекте проверки было просто необходимо.
Реализация данного направления позволит отказаться от выезда на объект проверки.
В |
результате применения дистанционной формы внутреннего контроля:
− существенно снизились финансовые затраты на проведение контрольных мероприятий за счет минимизации затрат на командировочные расходы;
− увеличилось время на проведение контрольных мероприятий за счет высвобождения времени, которое ранее затрачивалось на доставку группы проверки на объект проверки и обратно;
− повысился кадровый приток в службу внутреннего контроля за счет отсутствия необходимости пребывания в длительных командировках.
Полученный результат использования дистанционной формы внутреннего контроля полностью соотносится с Программой Правительства по повышению эффективности бюджетных расходов на период до 2012 года, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 № 1101-р, и Планом Федерального казначейства до 2015 года, и данная форма может быть рекомендована для применения на практике в Управлениях Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации.
И, начальник отдела внутреннего контроля и аудита УФК по Саратовской области
Дорофеева Ю. Н., ведущий специалист – эксперт отдела внутреннего контроля и аудита УФК по Саратовской области
