Приложение 2
к Инструкции по работе с документами
в Контрольно-счетной палате Москвы
Основные требования
к оформлению документов и материалов
Контрольно-счетной палаты Москвы
Основные требования к оформлению документов и материалов
Контрольно-счетной палаты Москвы
Оформление документов и материалов Контрольно-счетной палаты Москвы (далее – Палата) производится в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, государственными стандартами «Унифицированные системы документации», рекомендациями Управления по организации работы с документами Правительства Москвы.
1. Общие требования
1.1. Проекты служебных документов, готовящиеся в структурных подразделениях Палаты и используемые для внутренней и внешней переписки, составляются на отдельных листах бумаги, бланках Палаты установленной формы с продольным или угловым расположением реквизитов, форматом А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Бланки Палаты с изображением герба Москвы в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов изготовляются типографским способом, имеют номер, проставленный в нижней левой части лицевой стороны бланка, и выдаются под роспись в Управлении ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.
1.2. На бланках Палаты с изображением герба города Москвы в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов готовятся, как правило, документы за подписью Председателя Палаты, а в его отсутствие – исполняющего обязанности Председателя Палаты.
По распоряжению Председателя Палаты на бланке Палаты с изображением герба города Москвы в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов готовятся документы за подписью других членов Коллегии.
1.3. На угловых бланках заместителя Председателя, аудитора Палаты в одноцветном варианте (черный) готовятся запросы в органы исполнительной власти, государственные органы и организации города Москвы о предоставлении информации, необходимой для проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий.
1.4. Необходимо наличие следующих обязательных реквизитов, придающих юридическую силу документу:
- авторство (наименование организации);
- название вида документа;
- подпись;
- дата;
регистрационный номер.
Служебный документ должен быть написан деловым стилем с соблюдением правил орфографии и пунктуации, кратко и четко, ясно и доступно для понимания, без употребления формулировок, порождающих различное или двойное толкование.
Текст документа излагается в утвердительной форме с соблюдением официально-делового стиля речи и юридической терминологии. Предложения строятся в соответствии с общепринятыми правилами русского языка.
Применяемые термины должны соответствовать терминологии «Словаря основных терминов в области документирования».
1.5. Каждый лист служебного документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое – 25 мм, правое – 20 мм, верхнее – 25 мм, нижнее – 20 мм.
1.6. Тексты служебных документов на бланках формата А4 печатаются через 1 или 1,5 интервала.
1.7. Основной текст печатается шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером строчных букв 14 кегля. Для заголовков допускается увеличение размера букв. Уменьшение кегля (до 11 кегля) допускается в табличных формах и подстрочнике к документу. Исключается применение уплотненного или разреженного шрифта.
1.8. При подготовке служебных документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Проект служебного документа, представленного на подпись, является визовым.
1.9. Служебные документы, подготавливаемые за подписью Председателя Палаты или заместителя Председателя Палаты, печатаются, как правило, по числу адресатов. С документа, подписанного руководителем Палаты, делается две копии.
Служебный документ с оригиналом подписи отправляется в адрес, одна копия исходящего документа после отправки остается в Управлении, другая (визовая) возвращается в службу делопроизводства соответствующего структурного подразделения Палаты для помещения в дело в соответствии с Номенклатурой.
1.10. Служебный документ в зависимости от типа должен иметь следующие реквизиты: наименование Контрольно-счетной палаты Москвы; наименование вида документа (представление, предписание, приказ, распоряжение, инструкция и т. д.); заголовок к тексту; дату; индекс (номер); визы; подпись; фамилию, инициалы исполнителя, телефон; расшифровку подписей; отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
1.11. Текст служебного документа печатается по возможности на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст и подстрочник выравниваются по всей ширине листа в установленных границах полей. В конце текста подстрочника ставится точка.
1.12. В тексте служебных документов (писем, разъяснений и т. п.), направляемых Палатой в адрес государственных органов, организаций иных форм и физических лиц, исключается функция Microsoft Word по переносу слов.
Заголовок к тексту служебного документа
1.13. Служебный документ формата А4 (210 х 297), как правило, должен иметь заголовок, отражающий предельно кратко и точно основное существо излагаемого вопроса, и не должен превышать четырех строк. Заголовок не пишется, если основной текст документа не превышает двух машинописных строк.
1.14. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже («Об отмене …», «О состоянии…)» и протокол (чего?) заседания Коллегии Палаты.
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
«о чем?» («о ком?»), например:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
«чего?» («кого?»), например:
Должностная инструкция
главного инспектора
1.15. Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) размером шрифта 12 кегля на расстоянии не менее 7,8 см от верхней границы листа А4. Заголовок располагается от левой границы текстового поля.
1.16. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Заголовок не пишется на телеграммах, извещениях, а также в служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148 х 210). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается на бумаге через один междустрочный интервал.
Дата служебного документа и вступление его в силу
1.17. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Датой служебного документа, подготовленного несколькими организациями, является дата подписания последней организацией.
1.18. На служебных документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением данного реквизита.
На служебных документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.
1.19. Написание дат в документах используется как цифровое, так и буквенно-цифровое, например: 01.01.98 или 1 января 1998 г. Написание дат в пределах одного документа должно быть единообразным, то есть либо буквенно-цифровое, либо цифровое.
Формат даты до 1999 года включительно, обозначенный цифровым способом, включает написание шести (6) цифр, например: 07.02.99.
Формат даты, начиная с 2000 года, обозначенный цифровым способом, включает написание восьми (8) цифр, например: 07.02.2000.
При сокращенном (цифровом) написании даты слово год или г. не ставится.
При указании временного периода («квартал», «полугодие») используются римские цифры (например, IV квартал, I полугодие).
Исключение составляет написание даты в наименовании нормативного правового акта или ведомственного документа.
1.20. Служебные документы вступают в силу с даты их подписания (принятия или утверждения), если в тексте служебного документа или законодательством не предусмотрена другая дата.
Подписание служебного документа
1.21. Служебные документы подписывают должностные лица Палаты в пределах своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
1.22. Подпись по возможности отделяется от последней строки текста 2-4 межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля, например:
Председатель
Контрольно-счетной палаты Москвы подпись
1.23. При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей.
При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.
1.24. Если служебный документ оформлен на бланке Палаты должностного лица, то в состав подписи входят личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если служебный документ оформлен на бланке Палаты, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При оформлении документа на бланке Палаты на одном листе указывается только должность (Председатель), на двух листах и более – с указанием организации (Председатель Контрольно-счетной палаты Москвы).
Если служебный документ оформлен не на бланке Палаты, то в состав подписи включаются: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, наименование структурного подразделения Палаты.
1.25. В служебных документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись
Члены комиссии Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
1.26. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте служебного документа, отсутствует, то служебный документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать служебные документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
1.27. В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагаются основания для составления служебного документа, а также разногласия, возникшие при подготовке проекта, обоснования непринятия поступивших предложений.
1.28. В распорядительных документах Палаты о проведении контрольных мероприятий (внесении изменений/дополнений) в обязательном порядке указываются сведения о контроле за его выполнением.
Например, при подписании служебного документа Председателем Палаты указывается: «Общий контроль оставляю за собой», при подписании лицом, исполняющим обязанности, – «Общий контроль остается за Председателем Контрольно-счетной палаты Москвы», при проведении комплексных мероприятий – «п. … Возложить контроль за выполнением настоящего распоряжения на заместителя Председателя Контрольно-счетной палаты Москвы. п. … Общий контроль оставляю за собой».
Подготовка и отправка служебных писем
1.29. При составлении и оформлении служебных документов (писем) за подписью Председателя Палаты необходимо соблюдать следующие требования:
1.30. Исходящие документы (письма), направляемые в различные сторонние организации, должны быть оформлены на бланках Палаты.
1.31. На отправляемых документах (в правом верхнем углу, перед почтовым адресом) должен быть указан адресат. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному лицу.
В написании наименования организации обязательно использовать полное название. Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации (требование Государственной фельдъегерской службы при приеме к отправке писем).
Наименование учреждения (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата – в дательном.
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («прошу представить»);
- от третьего лица единственного числа («Контрольно-счетная палата уведомляет»).
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указать обобщенно, например:
Руководителям организаций
и директорам предприятий
В документах при адресовании на первой строке располагается должность, на последующих – наименование организации, например:
Руководителю
Департамента финансов
города Москвы
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.
Количество бланков, используемых при написании письма, должно соответствовать количеству адресатов + одна (две) копии на чистом листе бумаги, которые визирует исполнитель.
1.32. На письме указывается почтовый адрес (включая почтовый индекс).
При адресовании документа частному лицу первой строкой указывается фамилия и инициалы частного лица, затем второй строкой указывается улица, номер дома, номер корпуса и номер квартиры, третьей строкой указываются город, почтовый индекс.
В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.
При обозначении города отправления «г.» перед словом «Москва» не указывается, во всех остальных случаях отражается пункт отправления: г., пос. и иные.
1.33. Каждое письмо должно иметь заголовок к тексту (краткое изложение содержания).
Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «о чем?». Печатается от границы левого поля письма.
1.34. Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, во второй части – выводы, предложения, решения или просьба.
Текст должен излагаться четко, последовательно, кратко.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены в середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.
1.35. Обязательным реквизитом документа является подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от границы левого поля.
В подписи вначале указываются инициалы, затем фамилия. Между инициалами и фамилией ставится пробел, например: .
1.36. Если документ имеет приложения, через одну строку после основного текста документа от границы левого поля указывается их наличие. Если приложений несколько, то они нумеруются по порядку с обязательным указанием их наименования, количества страниц (листов) и экземпляров.
Фамилия исполнителя, инициалы и номер его служебного телефона располагаются от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа. Слова «Исполнитель», «Исп.», «Телефон», «Тел.» не указываются.
1.37. На письме должна быть указана дата. Датой служебного письма, как правило, является дата его регистрации.
1.38. Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (25.10.20__).
1.39. В служебных письмах финансового характера применяется словесно-цифровой способ оформления дат (05 марта 20__ г.).
1.40. На документах-ответах обязательна ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа. В случае отсутствия исходящего номера либо при невозможности его прочтения приводится ссылка на входящий регистрационный номер Палаты.
Визирование (согласование) проектов служебных документов
1.41. Для оценки обоснованности служебного документа и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам проводится его согласование (визирование). Отказ от рассмотрения служебного документа, поступившего на согласование (визирование), не допускается.
При осуществлении визирования особые мнения, замечания, дополнения излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте служебного документа. Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ, например:
Замечания прилагаются Замечания прилагаются
Заместитель Председателя Палаты Руководитель
Личная подпись И. О. Ф. Личная подпись И. О. Ф.
25.12.20__ 25.12.20__
1.42. Представляемые на подпись Председателю Палаты, заместителю Председателя Палаты проекты служебных документов, подготовленные в структурных подразделениях Палаты, визируются исполнителями (ответственными исполнителями), руководителями соответствующих структурных подразделений Палаты, руководителем структурного подразделения, отвечающего за редакционно-лингвистическую экспертизу в Палате, а также другими лицами по указанию Председателя Палаты, его заместителя.
1.43. Согласование может быть внутреннее (структурными подразделениями Палаты) и внешнее.
1.44. Обязательному внутреннему согласованию подлежат: проекты ответов Палаты на обращения, проекты обращений в правоохранительные органы; заключения по результатам экспертизы законопроектов; разработанные в Палате предложения к законам и законопроектам, иным нормативным правовым актам; проекты договоров; законопроекты, разработанные в Палате; проекты приказов и распоряжений Председателя Палаты; проекты приказов по личному составу (назначения, перемещения, увольнения, награждения и др.); проекты приказов (распоряжений), служебных писем по вопросам финансово-хозяйственной деятельности и оплаты труда сотрудников Палаты.
1.45. Согласование служебного документа оформляется визой, включающей в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:
Руководитель
личная подпись
27.12.20__
1.46. Для служебного документа, подлинник которого остается в Палате, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
1.47. В служебном документе, подлинник которого отправляется из Палаты, визы проставляются в нижней части последнего листа лицевой стороны проекта отправляемого служебного документа.
1.48. Лица, визирующие служебный документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.
1.49. Если в ходе визирования проекта служебного документа вносятся существенные изменения по содержанию документа, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.
1.50. Служебные документы по вопросам, затрагивающим интересы других структурных подразделений (внешних организаций), должны быть согласованы с руководителями указанных структурных подразделений (внешних организаций).
1.51. Внешнее согласование служебного документа производится по поручению Председателя Палаты (лица, его замещающего) и оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:
СОГЛАСОВАНО Председатель Контрольно-счетной палаты Москвы Личная подпись (инициалы, фамилия) 25.12.20__ |
СОГЛАСОВАНО Письмо Мосгорархива от 30.12.20__ № __ |
1.52. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу служебного документа.
1.53. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание служебного документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Утверждение служебных документов
1.54. Особым способом введения служебных документов в действие является их утверждение Председателем Палаты (лицом, его замещающим).
1.55. Утверждение служебных документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные распоряжения либо разъяснения по порядку его применения).
1.56. При утверждении служебного документа приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНприказом от 07.12.20__ № ___/1-05 |
1.57. При утверждении служебного документа Председателем Палаты (лицом, его замещающим) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности, личной подписи должностного лица, утверждающего документ, ее расшифровки и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ Председатель Контрольно-счетнойпалаты Москвы подпись 30.12.20__ |
1.58. Гриф утверждения располагают перед текстом в правом верхнем углу первого листа служебного документа и печатают от границы верхнего поля прописными буквами. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
Резолюция
1.59. Указание об исполнении служебных документов фиксируется в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения и срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, которая состоит из личной подписи, инициала имени и фамилии руководителя, давшего поручение, и даты.
Резолюции заместителя Председателя Палаты, аудиторов Палаты, руководителей структурных подразделений имеют только левую сторону и те же реквизиты.
1.60. Резолюция может оформляться непосредственно на служебном документе или отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение).
1.61. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым.
1.62. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
1.63. На служебных документах, не требующих указаний об исполнении и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, дата и содержится подпись автора резолюции.
Отметка об исполнителе служебного документа
1.64. Отметку об исполнителе служебного документа располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника документа в нижнем углу от левой границы текстового поля (кроме писем за подписью Председателя Палаты (лица, его замещающего), где эти данные указываются на оборотной стороне последнего листа текста). Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа (или фамилию и. о.) и номер его служебного телефона, например:
1.65. На служебном документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя.
Оформление приложений к служебному документу
1.66. Если к служебным документам кроме приказов (распоряжений) прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста после слова «Приложение». Слово «Приложение» печатается от левой границы текстового поля и после его написания ставится двоеточие. Приложения обозначаются арабскими цифрами, знак номера (№) перед порядковыми номерами приложений не ставится. Приложения должны иметь все необходимые для данного документа реквизиты: название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т. п. Каждое приложение должно иметь свою нумерацию.
1.67. При наличии приложений в тексте документа слово «приложение» пишется со строчной буквы (например, «… данные приведены в приложении 1 к акту»), за исключением приведения ссылки на приложение в скобках (Приложение 1 к акту).
Отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 стр. в 4 экз.
Если служебный документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число страниц и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: | 1. Заключение на проект закона Московской городской Думы на 4 стр. в 2 экз. |
2. Заключение на проект постановления... на 2 стр. в 1 экз. |
1.68. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме:
Приложение: Письмо Департамента финансов города Москвы от 17.02.20__ № 02-5/101 с приложением (ями), всего на 5 стр. в 1 экз.
1.69. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается, например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
1.70. Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по следующей форме:
Приложение: на 3 стр. в 2 экз. в первый адрес.
1.71. В приложениях к распорядительным документам (приказам, распоряжениям, решениям) в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного служебного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к приказу от 15.12.20__ № ____
Ссылка на регистрационный номер и дату служебного документа
1.72. Ссылка на регистрационный номер и дату служебного документа включает регистрационный номер и дату служебного документа, на который дается ответ, например: (исх./вх. от 15.12.20__ № 15-__). На служебных документах, оформленных на бланках Палаты, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением данного реквизита, а на стандартных листах бумаги дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 интервалов от предыдущего реквизита.
Удостоверение подлинности служебного документа печатью
1.73. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи, подпись уполномоченного лица заверяется гербовой печатью Палаты.
1.74. Круглая мастичная печать с наименованием «Контрольно-счетная палата Москвы» и наименованием структурного подразделения Палаты (без изображения государственной символики) ставится на размноженных экземплярах приказов и распоряжений Председателя Палаты, протоколах заседаний Коллегии Палаты, протоколах совещаний у Председателя Палаты, если на них не воспроизведена подпись, а также на командировочных удостоверениях, пакетах при отправке корреспонденции.
1.75. Печать с наименованием «Отдел государственной службы и кадров» ставится на справках, подтверждающих прохождение государственной гражданской службы города Москвы в Палате.
1.76. Оттиск печати проставляется ниже подписи должностного лица, чтобы он не захватывал личную подпись должности лица, подписавшего документ.
1.77. Порядок пользования гербовой и другими печатями определяется приказом Председателя Палаты. Печати хранятся в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за хранение и использование печатей несут должностные лица, в ведении которых находятся печати.
Заверение копии служебного документа
1.78. Соответствие копии служебного документа подлиннику заверяется проставлением надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его подписи, ее расшифровки и даты заверения. Отметка о заверении проставляется ниже реквизита «подпись», например:
Подпись Верно Главный специалист отдела госслужбы и кадров Личная подпись 04.12.20__ |
1.79. На копиях исходящих служебных документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию.
1.80. При пересылке копии служебного документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется малым штампом «Контрольно-счетная палата Москвы».
1.81. При оформлении копии служебного документа, касающегося прав граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка о том, кому и когда она выдана, а на самой копии – о том, что подлинник хранится в Палате.
1.82. Копии исходящих служебных документов заверяются в Управлении. Палата может выдать копии только тех документов, которые создаются в структурных подразделениях.
Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело
1.83. Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения Палаты, в котором исполнен документ.
Идентификатор электронной копии служебного документа
1.84. Идентификатор электронной копии служебного документа указывает имя файла, дату и время последнего обновления файла (версию документа) и его местонахождение на сетевом диске, доступном для чтения сотрудникам Управления или структурному подразделению Палаты, которому адресован документ. Идентификатор проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman (Cyr) размером шрифта 8 кегля.
При распечатке итогового документа, выходящего за пределы Палаты, идентификатор удаляется.
1.85. Материалы проверок, обследований, экспертиз, мониторинга готовятся с двусторонней печатью, за исключением случаев, когда решение об односторонней печати принимается руководством Палаты.
1.86. Заголовки к тексту выделяются полужирным шрифтом, точки в заголовках не ставятся.
1.87. Числа разделяются на регистры с пяти цифр (кроме номеров счетов), например: 10 000 тыс. рублей, 400 000 кв. метров, 2000 рублей. Разделение на регистры производится неразрывным пробелом, то есть одновременным нажатием клавиш Shift + Ctrl + пробел.
2. Порядок оформления протоколов
2.1. Заседание Коллегии Палаты оформляется протоколом, который печатается на бланке с изображением герба города Москвы в одноцветном варианте (черный) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов размером шрифта 14 кегля.
2.2. Дата и номер протокола оформляются словесно-цифровым способом и печатаются через одинарный межстрочный интервал ниже линейки, отделяющей заголовок бланка.
2.3. Номер протокола заседания Коллегии Палаты состоит из знака «№» и порядкового номера протокола, который ведется в пределах календарного года и оформляется арабскими цифрами.
2.4. Дата печатается от левой границы текстового поля, номер протокола располагается в той же строке, последний знак номера ограничивается правым полем текста.
2.5. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются фамилии и инициалы Председательствовавшего (Председателя Палаты) на заседании, должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Основная часть протокола печатается через одинарный межстрочный интервал. Она включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения.
2.6. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру размером шрифта 14 кегля через одинарный межстрочный интервал.
2.7. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
2.8. Подпись отделяется от текста 3-мя интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
2.9. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией, последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
2.10. Протоколы иных заседаний печатаются размером шрифта 14 кегля и имеют следующие реквизиты:
- наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» – печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером 17 кегля и выравнивается по центру;
- вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2-мя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;
- место проведения заседания, совещания – указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.
- дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Пример оформления проекта приказа
↓≈ min 7,8
О подготовке к празднику
В целях соблюдения требований правил внутреннего трудового распорядка и мер противопожарной безопасности накануне праздника – Дня защитника Отечества
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Комиссии в составе: , , до 15 часов 22.02.20__ проверить противопожарное состояние помещений, обеспечить отключение компьютерного оборудования от электрической сети на период с 16.00 часов 22.02.20__ до 9.00 часов 24.02.20__.
2. Ответственность за соблюдение требований правил служебного распорядка и мер противопожарной безопасности возложить на руководителей структурных подразделений.
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Председателя Контрольно-счетной палаты Москвы Ияшвили В. Б.
Председатель
Ознакомлены:
Разослано: Члены Коллегии – __ экз.
Руководители структурных подразделений – __ экз.
Пример оформления проекта распоряжения
↓≈ min 7,8
О закреплении копировальных аппаратов
В связи с производственной необходимостью и в целях повышения оперативности в работе структурных подразделений:
1. Руководителям структурных подразделений назначить ответственных за эксплуатацию копировальных аппаратов.
2. Административному управлению () совместно с информационно-аналитической инспекцией () провести инструктивное занятие с должностными лицами, ответственными за эксплуатацию, о порядке работы с аппаратами и соблюдении техники электропожаробезопасности.
3. Установить, что обеспечение бумагой для копирования производится в счет лимитов, выделенных на сотрудников структурных подразделений.
4. Административному управлению осуществлять строгий контроль за соблюдением ответственными лицами порядка и правил эксплуатации при работе копировальных аппаратов.
5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Председатель
Ознакомлены:
Разослано: Руководители структурных подразделений – __ экз.
Пример оформления докладной записки
Инспекция № ___ | Председателю Контрольно-счетной палаты Москвы
|
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
от __.__.20___ №___________
О направлении акта
В соответствии с п.___ Регламента Контрольно-счетной палаты Москвы направляю Вам проект акта по результатам обследования ….
Прошу Вашего решения о целесообразности проведения внутренней экспертизы проекта акта/о направлении акта в проверенную организацию без проведения внутренней экспертизы.
С учетом результатов обследования направление материалов в прокуратуру или иные правоохранительные органы не требуется.
Приложение: 1. Проект акта с приложениями на ___ стр. в 1 экз.
2. Копия Программы проведения контрольного мероприятия на ___ стр. в 1 экз.
Руководитель контрольного мероприятия И. О. Ф.
Исполнитель
Телефон
Пример оформления обложки протокола Коллегии
|
КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА МОСКВЫ
7 см
ПРОТОКОЛ № __
1,5 см
ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ
|
18 марта 20__ г.
Пример оформления протокола Коллегии
|
КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА МОСКВЫ
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ
Москва
__ ______ 20__ г. № __
3 см
Председательствовал
Председатель Контрольно-счетной палаты Москвы
(Ф. И.О.)
Присутствовали:
Члены Коллегии фамилия и инициалы
 |
|
Список лиц, приглашенных на заседание Коллегии
Должность фамилия и инициалы
Должность фамилия и инициалы
Пример оформления распоряжения о
проведении контрольного мероприятия
↓(не менее 7,5)
О проведении контрольного мероприятия (проверки, обследования и т. п.) (размер 12 кегля)
В соответствии со ст.17 Закона города Москвы «О Контрольно-счетной палате Москвы», п.___ Плана работы Контрольно-счетной палаты Москвы на 20__ год:
1. Провести проверку (обследование)_____________________________ _____________________________________________________________.
наименование контрольного мероприятия
2. Установить проверяемый период –_____________________________.
3. Определить проверяемую (ые) организацию (и) –________________.
перечень проверяемых организаций
4. Назначить руководителем контрольного мероприятия ____________. должность, ФИО
5. Сформировать рабочую группу в составе:
__________________________________________________________________
ФИО, должность руководителя рабочей группы[1]
____________________________________________________________________________________________
ФИО, должность специалиста (специалистов) рабочей группы
____________________________________________________________________________________________.
ФИО привлеченного специалиста (специалистов) и (или) независимого эксперта (независимых экспертов)
6. Установить срок проведения контрольного мероприятия с __.__.20__ по __.__.20__, в том числе срок нахождения в проверяемой (ых) организации (ях) с __.__.20__ по __.__.20__.
7. Руководителю контрольного мероприятия не позднее __.__.20__ представить в установленном порядке материалы по результатам проведенного контрольного мероприятия.
8. Общий контроль за проведением контрольного мероприятия оставляю за собой.
Ф.[2]
Исполнитель (ФИО)
Тел.
Пример оформления распоряжения о
внесении изменений (дополнений) в распоряжение о
проведении контрольного мероприятия
↓(не менее 7,5)
О внесении изменений в распоряжение[3] (размер 12 кегля)
В связи с необходимостью/в целях … внести изменения/дополнения в распоряжение от __.__.20__ № ___:
1. Изложить п. п.3, 6, 7 в следующей редакции[4]:
1.1. «3. Определить проверяемую (ые) организацию (и) ____________»;
перечень проверяемых организаций
1.2. «6. Установить срок проведения контрольного мероприятия с __.__.20__ по __.__.20__, в том числе срок нахождения в проверяемой (ых) организации (ях) с __.__.20__ по __.__.20__».
1.3. «7. …»[5].
2. Дополнить п.5, включив/исключив в/из состав(а) рабочей группы[6]:
____________________________________________________________________________________________
ФИО, должность специалиста (специалистов) рабочей группы
____________________________________________________________________________________________
ФИО привлеченного специалиста (специалистов) и (или) независимого эксперта (независимых экспертов)
3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Основание: 1. Пункт 3.1.12. Регламента Контрольно-счетной палаты Москвы.
(в случаях изменения сроков окончания контрольного мероприятия, состава рабочей группы, проведении проверки в другой проверяемой организации)
2. Докладная записка от ___. ___.20___ № ____.(за подписью руководителя контрольного мероприятия)
Председатель И. О. Ф.[7]
Исполнитель (ФИО)
Тел.
[1] ФИО, должности указывать без «тире».
[2] При расположении проекта на двух страницах должность Председателя Контрольно-счетной палаты Москвы указывать полностью.
[3] Изменение сроков проведения контрольного мероприятия, проверяемых организаций контрольного мероприятия в ряде случаев требует внесения изменений в План работы КСП Москвы на год.
[4] В случаях существенных изменений, в иных случаях применять п.2 образца документа.
[5] Пункт 7 в обязательном порядке подлежит изменению при переносе сроков контрольного мероприятия.
[6] Основанием является п.3.10. Инструкции по организации и проведению контрольных и экспертно-аналитических мероприятий Контрольно-счетной палатой Москвы.
[7] При расположении проекта на двух страницах должность Председателя Контрольно-счетной палаты Москвы указывать полностью.
