Программа вступительных испытаний по технологии работы с документами

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ПЕДАГОГИЧЕСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПРОГРАММА

ВСТУПИТЕЛЬНЫХ ИСПЫТАНИЙ

ПО ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

по направлению подготовки 034700.68 Документоведение и архивоведение

(программа: Информационно-документационное обеспечение управления)

Квалификация (степень): магистр

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Основной целью вступительного испытания является отбор специалистов, наиболее подготовленных к продолжению обучения в магистратуре высшего учебного заведения по направлению 034700 Документоведение и архивоведение.

Задачами вступительного испытания являются:

–  оценка уровня знаний и умений в профессиональной области;

–  выявление степени подготовленности к продолжению обучения в магистратуре;

Программа вступительного испытания составлена на основе требований Федерального государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по направлению 034700 Документоведение и архивоведение (квалификация (степень) - магистр), Положения о вступительных испытаниях в ФГБОУ ВПО «Орловский государственный университет».

Требования к уровню подготовки абитуриентов

Абитуриент должен знать:

-  тенденции развития делопроизводства в государственном аппарате уп­равления в различные исторические периоды;

-  особенности формирования структуры, функций, штатного состава делопроизводственных подразделений и обязанности служащих в различные исторические периоды;

-  зависимость организации работы с документами от развития аппарата управления;

-  методы и технологию обработки документов на основе использования средств организационной и вычислительной техники;

-  современные направления развития и пути совершенствования документационного обеспечения управлении;

-  основные научные и практические проблемы организации документационного обеспечения управления;

-  нормативно-методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления;

-  закономерности изменения объема документооборота;

-  рациональную технологию приема, прохождения, подготовки и отправ­ки документов в традиционных и автоматизированных системах документационного обеспечения управления;

-  требования к ручным и автоматизированным информационно-поисковым системам (ИПС) по документам организаций;

-  методику контроля за сроками исполнения документов;

-  методику составления классификационных справочников (номенклату­ра дел, классификаторы различных видов, перечень документов со сроками хранения) и направления их использования;

-  организацию оперативного хранения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив (включая экспертизу ценности докумен­тов, оформление дел, составление описей).

Вступительное испытание проводится на открытом заседании экзаменационной комиссии с участием не менее двух третей ее состава.

Вступительное испытание проводится в письменной форме. Длительность вступительного испытания составляет не более двух астрономических часов, не включая время раздачи и сбора экзаменационных билетов.

Содержание экзаменационного билета состоит из двух вопросов. Вопросы достаточно содержательны и отражают уровень знаний, которыми должен владеть абитуриент. Вопросы в билетах подобраны таким образом, что билеты равнозначны по степени сложности. Ответы на вопросы билета записываются в экзаменационном листе. Ответы на вопросы билета оцениваются в баллах. Максимальная оценка за ответ на вопрос составляет 50 (пятьдесят) баллов. Максимальная оценка за ответы на вопросы экзаменационного билета составляет 100 (сто) баллов.

По истечении срока проведения экзамена все экзаменационные билеты и экзаменационные листы с ответами сдаются в экзаменационную комиссию для проверки. Председатель комиссии распределяет работу между членами комиссии.

Результаты письменного экзамена доводятся до сведения абитуриентов не позднее, чем через 48 (сорок восемь) часов после окончания вступительного испытания. Абитуриенты могут быть удалены с вступительного испытания с оценкой «неудовлетворительно», если выявлено списывание материала или консультирование с другим абитуриентом.

При проведении вступительного испытания на столе у экзаменационной комиссии должны находиться:

-  программа вступительного испытания;

-  билеты к экзамену;

-  ведомости;

-  протоколы заседания экзаменационной комиссии.

Решения экзаменационной комиссии принимаются на закрытом заседании простым большинством голосов членов комиссии, участвующих в заседании, при равном числе голосов голос председателя является решающим.

Критерии оценок знаний на вступительном испытании

50-37 баллов ставится за полный и глубокий ответ, свидетельствующий об отличном знании фактического материала, его логичное и последовательное изложение. Допускаются незначительные неточности в изложении материала, 1-2 негрубые орфографические и пунктуационные ошибки.

28-36 баллов ставится за достаточно полный и глубокий ответ, обнаруживающий хорошее знание фактического материала. Материал должен быть логично и последовательно изложен. В целом допускаются отдельные неточности в изложении материала и незначительное отклонение от вопроса билета. Допускаются 3-4 орфографические и пунктуационные ошибки

18-27 баллов ставится за ответ, в котором материал изложен неглубоко, но достаточно логично. Имеются отдельные нарушения в последовательности выражения мысли. Допускается до 7-ми орфографических и пунктуационных ошибок.

17 и меньше баллов ставится за ответ, который свидетельствует о недостаточном знании фактического материала и орфографической и пунктуационной неграмотности.

Шкала перевода 100-балльной системы оценки в 5-ти-балльную

Результаты вступительного испытания определяются оценками «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «неудовлетворительно» и объявляются в тот же день после оформления в установленном порядке протоколов заседаний экзаменационной комиссии.

Оценка «отлично» выставляется, если абитуриент набрал от 74 до 100 баллов.

Оценка «хорошо» выставляется, если абитуриент набрал от 56 до 73 баллов.

Оценка «удовлетворительно» выставляется, если абитуриент набрал от 36 до 55 баллов.

Оценка «неудовлетворительно» выставляется, если абитуриент набрал 35 баллов и меньше.

Программа вступительного испытания предназначена для специалистов, имеющих высшее профессиональное образование по специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления.

СОДЕРЖАТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ ПРОГРАММЫ

1. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ – ОСНОВА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Оценка современного состояния технологии работы с документами. Факторы, влияющие на его организацию и технологию в учреждениях различных уровней управления. Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ

Организационные формы документационного обеспечения управления. Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.

Задачи и функции службы ДОУ. Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления.

Должностной и численный состав работников службы ДОУ. Функциональные обязанности работников службы ДОУ.

Размещение структурных подразделений службы ДОУ. Условия труда, организация и оборудование рабочих мест.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Инструкция по документационному обеспечению управления - основной нормативный акт по регламентации организации и технологии ДОУ. Типовые и индивидуальные инструкции. Порядок разработки, состав информации, правила утверждения и внедрения.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Определение понятия «документооборот». Общие принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах.

Структура и общая характеристика документопотоков. Объем документооборота учреждения. Учет количества документов.

Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов. Экспедиционная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством учреждения и направление их на исполнение.

Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи. Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения. Порядок обработки отправляемых документов. Правила организации движения внутренних документов.

5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Регистрация как составная часть технологии ДОУ. Принципы регистрации документов. Характеристика современных регистрационных форм, состав информации и порядок их заполнения.

Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы, организацией контроля исполнения и последующей обработкой документов.

Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов. Информационно-справочная система по документам учреждения. Информационно-справочное обслуживание аппарата управления в условиях применения вычислительных технологий.

6. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ В УЧРЕЖДЕНИИ

Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления. Формирование требований к организации контроля за сроками исполнения документов в делопроизводственной службе.

Функции службы ДОУ по контролю за сроками исполнения документов. Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов. Технология контрольных операций.

Обобщение, анализ и использование данных об исполнении документов в условиях традиционной и автоматизированной технологии обработки документов.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

7.1. Организация и порядок формирования дел

Понятие «формирование дел», основные требования к проведению этой работы. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве.

Правила формирования различных категорий документов в дела. Принципы систематизации документов внутри дел.

7.2. Номенклатура дел

Понятие «номенклатура дел». Требования к составлению номенклатуры дел, их регламентация в нормативно-методических материалах.

Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение. Методика составления номенклатуры дел: изучение состава документов, разработка классификационной схемы; требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации.

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел. Сроки хранения документов. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве.

7.3. Организация ведомственного хранения документов и обеспечение их сохранности

Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов. Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях. Хранение машиночитаемых документов и документов на магнитных носителях.

8. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Понятие «экспертиза ценности». Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Требования к проведению экспертизы ценности документов. Уничтожение документов.

Примерные вопросы вступительного испытания

1.  Технология работы с документами – основа документационного обеспечения управления

2.  Организационные формы документационного обеспечения управления. Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.

3.  Задачи и функции службы документационного обеспечения управления. Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления.

4.  Должностной и численный состав работников службы документационного обеспечения управления. Функциональные обязанности работников службы документационного обеспечения управления.

5.  Размещение структурных подразделений службы документационного обеспечения управления. Условия труда, организация и оборудование рабочих мест.

6.  Организация работы с документами

7.  Определение понятия «документооборот». Общие принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах.

8.  Структура и общая характеристика документопотоков. Объем документооборота учреждения. Учет количества документов.

9.  Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов. Экспедиционная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством учреждения и направление их на исполнение.

10.  Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи. Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения. Порядок обработки отправляемых документов. Правила организации движения внутренних документов.

11.  Регистрация как составная часть технологии документационного обеспечения управления. Принципы регистрации документов. Характеристика современных регистрационных форм, состав информации и порядок их заполнения. Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов.

12.  Информационно-справочная система по документам учреждения. Информационно-справочное обслуживание аппарата управления в условиях применения вычислительных технологий.

13.  Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления. Формирование требований к организации контроля за сроками исполнения документов в делопроизводственной службе.

14.  Функции службы документационного обеспечения управления по контролю за сроками исполнения документов. Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов. Технология контрольных операций.

15.  Обобщение, анализ и использование данных об исполнении документов в условиях традиционной и автоматизированной технологии обработки документов.

16.  Понятие «формирование дел», основные требования к проведению этой работы. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве.

17.  Правила формирования различных категорий документов в дела. Принципы систематизации документов внутри дел.

18.  Понятие «номенклатура дел». Требования к составлению номенклатуры дел, их регламентация в нормативно-методических материалах.

19.  Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение. Методика составления номенклатуры дел: изучение состава документов, разработка классификационной схемы; требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации.

20.  Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел. Сроки хранения документов. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве.

21.  Организация ведомственного хранения документов и обеспечение их сохранности

22.  Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

ЛИТЕРАТУРА

1.  Альбрехт коммерческих организаций. М.: МЦФЭР, 20с.

2.  Илюшенко делопроизводства в России (до 1917 г.). М.: Изд-во РГГУ, 20с.

3.  Кузнецова (документационное обеспечение управления). М.: «Журнал «Управление персоналом», 20с.

4.  Кузнецова дело. М.: Журнал «Управление персоналом», 20с.

5.  Янковая организовать делопроизводство. М.: МЦФЭР, 20с.

ОБРАЗЕЦ ЭКЗАМЕНАЦИОННОГО БИЛЕТА

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» Билеты для вступительного экзамена по направлению подготовки 034700.68 Документоведение и архивоведение (квалификация (степень) - магистр) Утверждено на заседании кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Протокол № 6 от 01.01.2001. Билет № 1 1.  Характеристика делопроизводства в учреждениях Русского государства в XV-XVII века. 2.  Взаимосвязь процессов регистрации и контроля за сроками исполнения документов