Лекция 5. Справочники

Лекция 5. Справочники

5.1. Виды справочников

В системе используется большое количество различных справочников. Часть справочников системы поставляется уже заполненными – со встроенными классификаторами и справочниками, содержание которых определено законодательством, часть справочников заполняется пользователем комплекса.

При входе в пункт меню СПРАВОЧНИКИ подменю, содержащее перечень справочников. В этом списке клавишами или мышью следует выбрать наименование нужного справочника, окно с выбранным справочником будет выдано на экран.

Окно справочника также содержит панель инструментов при помощи, которой осуществляется доступ к записям справочника. Набор кнопок на панели инструментов стандартный для всех справочников.

Содержание любого справочника можно просмотреть, если в окне справочника большое количество записей следует воспользоваться полосой прокрутки.

Перечень справочников

Справочник типов документов

Справочник Типов документов используется для назначения типа документа в регистрационные карточки входящих документов.

Содержит список типов документов:

«Тип документа» - используется для ввода типа документа; «Класс документа» - выводится из справочника классов документа; «Приоритет» - используется для сортировки по полю; «Родительный», «Дательный», «Винительный», «Творительный», «Предложный» - используется для ввода типа документа по указанному падежу.

Для работы со справочником типов документов в строке меню щелкните пункт Справочники и в раскрывающемся списке выберите команду Делопроизводство.

Справочник классов документов

Справочник Классов документов используется, для назначения класса документа в регистрационные карточки входящих документов.

Содержит список класса документа:

«Наименование класса документа» - используется для ввода класса документа; «Приоритет» - используется для сортировки по полю;

Для работы со справочником классов документов в строке меню щелкните пункт Справочники и в раскрывающемся списке выберите команду Делопроизводство.

Справочник типов носителя

Справочник Типов носителя документа используется при заполнении поля Тип носителя регистрационной карточки входящего документа.

Содержит список типов носителя:

Для работы со справочником типов носителя документа в строке меню щелкните пункт Справочники и в раскрывающемся списке выберите команду Делопроизводство.

Справочник способов доставки

Справочник Способов доставки документа используется при заполнении поля Способ доставки регистрационной карточки входящего документа.

Справочник содержит список способов доставки:

Для работы со справочником способов доставки документа в строке меню щелкните пункт Справочники и в раскрывающемся списке выберите команду Делопроизводство.

Справочник типов связок

Справочник используется для фиксации логических связей между документами по отношению «карточки к пункту» или «пункта к карточке».

Содержит:

«Сорт-ка» - используется для ввода номера сортировки данных связок. «Тип связки» - используется для ввода типов связки. «Отношение» - выбирается из списка отношение

Для работы со справочником типов связок в строке меню щелкните пункт Справочники и в раскрывающемся списке выберите команду Делопроизводство.

Справочник общих фраз

Справочник Общих фраз используется ввода общих фраз по выбранным разделам, для экономии времени при заполнении некоторых полей.

Содержит:

«Наименование раздела» - используется для ввода названий раздела; «Общие фразы» - используется для ввода общих фраз по текущему разделу.

Для работы со справочником общих фраз в строке меню щелкните пункт Справочники и в раскрывающемся списке выберите команду Делопроизводство.

Справочник должностей

Справочник используют для внесения должностей.

Содержит список должностей и видов должностей.

Для работы со справочником в строке меню щелкните пункт Справочники и в раскрывающемся списке выберите команду

Раздел 4. Модули

Модуль – Делопроизводство

После изучения, вы научитесь:

·  Ввод документов (созданного по готовому шаблону) в полуавтоматическом режиме с разноской данных по структурированным полям документа в карточке и резолюциях.

·  Переводить документы в электронный вид и помещать в хранилище для последующей обработки, работы с ним или хранения. Хранение электронных вариантов документов (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио или видеоматериал и т. д.).

·  Регистрировать документы и хранение регистрационных сведений.

·  Реализовать задачи асинхронного уведомления участников работы над документами обо всех событиях, происходящих с документами в ИС в части, касающейся конкретных исполнителей.

·  Обеспечить возможности получения сообщений из задачи асинхронного уведомления, как немедленно, так и по расписанию, как в экранной, так и в бумажной формах.

Выбрать меню Модули – Делопроизводство, отображается окно Управление документами.

Добавить новую папку

Редактировать текущую папку

Информация по текущей папке

Поиск папки по имени

Обновить вид дерева папки

Удалить текущую папку

Развернуть текущую ветку

Свернуть текущую ветку

Развернуть все ветки

Свернуть все ветки

Выбрать текущую папку для добавления документов

Добавить текущий документ в папку

Добавить все документы текущего блока в папку

Удалить текущий документ из папки

Удалить все документы из папки

В поле Журнал при нажатии на кнопку 1.3 (выбор), отображается диалоговое окно Внимание для выбора типа журнала.

Кнопка Исходящий выводит Справочник исходящих журнал

Кнопка Входящий выводит Справочник входящих журналов.

В поле Вид документа при нажатии на кнопку, отображается справочник типов документа.

В поле Автор (орган) при нажатии на кнопку, отображается справочник юрлиц.

Значение статуса выбираем с помощью справочника, нажимая на кнопку Статус