Документальное оформление командировки

Документальное оформление командировки

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в служебную командировку, вы узнаете из этой статьи.

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Разъездной характер работы нужно зафиксировать в трудовом договоре с сотрудником, коллективном договоре или другом локальном акте организации, например приказе руководителя (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Так же, разъездной характер работы могут подтвердить маршрутные листы, которые оформляются на каждого работника (см., например, письмо УМНС России по Московской области от 25 марта 2004 г. № 08-03/б-н).

Следует иметь в виду, что в служебные командировки на основании распоряжения руководителя могут быть направлены только работники данной организации (штатные (основные) и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях. Если в поездку направляется лицо, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор, то такая поездка командировкой не является.

При направлении сотрудника в командировку, нужно оформить следующие документы:

приказ (распоряжение) (№Т-9 или №Т-9а); служебное задание (№Т-10а); командировочное удостоверение (№Т-10).

Все документы, связанные с направлением сотрудника в командировку, являются типовыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1.

Так, приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку должен быть оформлен по форме N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку". Если в служебную командировку выезжает группа работников, то оформляется "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку" (ф. N Т-9а).

Основным документом, подтверждающим факт и время нахождения работника в командировке, является командировочное удостоверение, оформляемое на основании приказа руководителя (ф. N Т-10). В удостоверении проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытия из них и прибытии в место постоянной работы. Если сотрудник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Все отметки должны быть заверены подписями уполномоченных лиц и печатями принимающей и отправляющей сторон. Оформление командировочного удостоверения требуется только при командировках по России и в страны СНГ. При поездках в страны СНГ командировочное удостоверение оформляется только в том случае, если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы. При командировках за границу сроки пребывания подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте (п. 7 и 15 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 749).

Помимо командировочного удостоверения работнику выдается также "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" (N Т-10а). Данный  документ подписывает руководитель структурного подразделения. А утверждает его руководитель организации или его заместитель. По возвращении из командировки работник должен заполнить раздел «Краткий отчет о выполнении задания».

После возвращения работника из командировки в служебном задании им составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (№ Т-10) и авансовым отчетом (№ АО-1), унифицированная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55. В бюджетных организациях форма авансового отчета (ф. 0504049) и рекомендации по его заполнению утверждены приказом Минфина России от 01.01.01 г. № 123н.

Вместе с авансовым отчетом работник предоставляет в бухгалтерию все документы, которые подтверждают расходы, которые он понес во время командировки:

проездные билеты; счета за проживание; чеки ККТ; товарные чеки; квитанции электронных терминалов (слипы); ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках) и т. д.

После предоставления работником документов, ему выдается расписка в получении этих документов.

При поездке сотрудника за рубеж и выдаче аванса в иностранной валюте, в авансовом отчете (№АО-1) дополнительно заполняются строки и графы «в валюте» на лицевой и оборотной сторонах.

Все суммы, выраженные в иностранной валюте, необходимо пересчитать в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006, п. 17 приложения 3 к Инструкции № 148н).

В соответствии с пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, все документы, подтверждающие затраты работника за границей, должны иметь построчный перевод на русский язык.  Переводы, подписанные переводчиком, необходимо приложить к первичным документам. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации. Организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык  (письмо Минфина России от 01.01.2001 г. № /1-66).

Пункт 11 Порядка ведения кассовых операций (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. № 40) предусматривает обязанность работника в течении трех рабочих дней после возвращения из командировки оформить и предоставить в бухгалтерию первичные документы. Такой срок установлен как для командировок по России, так и для зарубежных командировок. Отсчет трехдневного срока начинается с первого рабочего дня по возвращении работника из командировки.

Ответственность за несвоевременное оформление и предоставление работником первичных документов, подтверждающих затраты во время командировки,  действующим законодательством не предусмотрена.

Согласно пункта 8 Положения № 000 (утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г.) организация обязана вести журналы учета командированных работников. Данный порядок и формы журналов пока не утверждены; они будут утверждены позднее Минздравсоцразвития России. Пока новые формы не утверждены, необходимо применять формы, предусмотренные в приложении Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62:
- журнал учета работников, выбывающих в командировки;
- журнал учета работников, прибывающих в командировки.

Ответственный за ведение журналов назначается приказом руководителя.

Срок хранения журналов регистрации командированных работников составляет 5 лет

http://advice. *****/trud/561-dokumentalnoe-oformlenie-komandirovki