Общество с ограниченной ответственностью
«УК «Любимый город»
 | |
|
стандарт
Организации
 |
Система менеджмента качества
Требования к документации
Управление документацией
Новокузнецк
2011
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН «Любимый город»
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом генерального директора «Любимый город» № ______ от «____»___________________ 2011 г.
3 Настоящий стандарт предприятия системы менеджмента качества разработан для выполнения требований п. 4.2.3 ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Требования»
4 Настоящий стандарт предприятия системы менеджмента качества обязателен для применения в «Любимый город»
|
Содержание
1 Область применения. 1
2 Нормативные ссылки. 1
3 Термины и определения. 1
4 Обозначения и сокращения. 2
5 Общие положения. 2
5.1 Группы документации. 2
5.2 Управление распорядительными документами. 2
5.3 Управление документацией по качеству. 3
6 Требования к управлению документацией. 3
6.1 Разработка документов. 3
6.2 Проверка документов на адекватность до их выпуска. 4
6.3 Анализ и актуализация по мере необходимости и переутверждение документов 4
6.4 Обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов 4
6.5 Обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения 5
6.6 Обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми 5
6.7 Обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой 5
6.8 Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей. 5
7 Ответственность. 5
Введение
Для эффективного функционирования системы менеджмента качества она должна быть документирована. Документация делает систему «видимой» не только для ее разработчиков, но и для пользователей. Доказать соответствие системы менеджмента качества установленным требованиям можно только тогда, когда она представлена в документированном виде. В противном случае можно утверждать, что система менеджмента качества отсутствует.
Под документированием системы менеджмента качества понимается деятельность по установлению структуры и состава документации и управлению ею. Под управлением документацией понимается регламентирование требований к разработке, согласованию, утверждению, применению и аннулированию документов, образующихся в процессе деятельности.
Цель стандарта по управлению документацией – обеспечить гарантированное применение на каждом рабочем месте только актуализированных документов на основе создания и внедрения системы управления документацией, регламентирующей единые требования к разработке, согласованию, проверке, утверждению, тиражированию, актуализации и аннулированию каждого вида документа системы менеджмента качества.
Стандарт организации
Система менеджмента качества
Требования к документации
Управление документацией
Дата введения
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает единые требования к процессам управления документацией.
Настоящий стандарт предназначен для применения в «Любимый город»
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте предприятия системы менеджмента качества использованы ссылки на следующие нормативные документы:
ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Требования».
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов».
3 Термины и определения
В настоящем стандарте предприятия системы менеджмента качества применены следующие термины с соответствующими определениями:
Документ – информация и соответствующий носитель.
Нормативная и техническая документация – документы, устанавливающие требования.
Политика в области качества – общие намерения и направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством организации.
Руководство по качеству – документ, определяющий систему менеджмента качества организации.
Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса.
Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы.
4 Обозначения и сокращения
В настоящем стандарте предприятия системы менеджмента качества применены следующие обозначения и сокращения:
«Любимый город» – Организация.
Система менеджмента качества – CMK.
Стандарт организации – СТО.
5 Общие положения
5.1 Группы документации
Документы внутреннего происхождения, используемые в Организации, подразделяются на группы:
Группы | Документы | Держатель |
А | Организационные документы: 1. Устав, Учредительный договор; 2. Положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; 3. Рабочие инструкции | 1.Юр. отдел 2.ПЭО, ОК, в подразделениях 3. Инженер по ОТ |
Б | Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения, протоколы); письма. Договора на управление многоквартирными домами. | ПТО и в подразделениях |
В | Руководство по качеству, СТП | Представитель руководства по СМК |
5.2 Управление организационно-распорядительной документацией
Управление организационно-распорядительными документами осуществляется следующим образом:
5.2.1 Вся входящая в Организацию документация регистрируется в специальной тетради, ПТО или в подразделениях, как входящая корреспонденция. Затем передается генеральному директору для ознакомления и наложения резолюции. После этого передается исполнителю под роспись или по отметке в той же специальной тетради.
5.2.2 Документы, исходящие из Организации регистрируются в специальной тетради ПТО или в подразделениях как исходящая корреспонденция. Передаются или пересылаются адресату. 2-й экземпляр хранится в специальной папке ПТО или в подразделениях.
5.2.3 Кадровые приказы создает менеджер по персоналу. Регистрирует, знакомит заинтересованных сотрудников и хранит. 2-й экземпляр направляет в бухгалтерию Организации.
5.2.4 Приказы по начислению заработной платы и премий создает главный бухгалтер. Регистрируются и хранятся в бухгалтерии (копии в подразделениях).
5.2.5 Производственные приказы и распоряжения создают руководители подразделений или ответственные сотрудники и знакомят под роспись заинтересованных сотрудников. Регистрирует и хранит эти документы ПТО.
5.2.6 Телефонограммы принимает дистпетчер и записывает их в книгу телефонограмм. Затем передает генеральному директору для ознакомления и наложения резолюции. После этого передает их ответственному лицу.
5.3 Управление документацией по качеству
5.3.1 Управление документами системы менеджмента качества осуществляет Представитель руководства по СМК.
5.3.2 К Руководству по качеству и СТО имеют доступ все сотрудники. Эти документы хранятся у Представителя руководства по СМК.
6 Требования к управлению документацией
Управление документами системы менеджмента качества ведется в соответствии с требованиями настоящего стандарта и ГОСТ Р ИСО . Для определения необходимых средств управления разработана документированная процедура в соответствии с ГОСТ Р ИСО .
6.1 Разработка документов
6.1.1 Основанием для разработки нормативных и технических документов внутреннего происхождения служат:
– дальнейшее развитие и совершенствование системы менеджмента качества;
– результаты аудитов системы менеджмента качества, применяемых процессов и услуг;
– разработка новых видов услуг;
– повышение технического уровня оказываемых услуг и процессов в результате внедрения достижений техники и технологий.
|
6.1.3 Разработку документов группы Б осуществляют ответственные сотрудники Организации и подразделений.
6.1.4 Разработку документов группы В осуществляет Представитель руководства по СМК.
6.2 Проверка документов на адекватность до их выпуска
При разработке документа разработчик проверяет проект документа на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО и другим нормативным документам.
6.3 Анализ и актуализация по мере необходимости и переутверждение документов
6.3.1 Вся нормативная документация внутреннего происхождения анализируется и актуализируется.
Анализ нормативной документации проводится в процессе применения в работе, проведения внутренних и внешних аудитов и в результате анализа системы менеджмента качества со стороны руководства. При выявлении неактуальных документов осуществляется пересмотр документа и отмена утратившего силу.
6.3.2 Пересмотр документов внутреннего происхождения осуществляет сотрудник, который первоначально разработал документ.
6.3.3 Пересмотр документов осуществляется при достижении более стабильных показателей системы менеджмента качества, оказываемых услуг или применении более прогрессивных требований, направленных на повышение качества оказываемых услуг. В этом случае разрабатывается новый документ взамен действующего. Действующий документ отменяется, а на новом указывается, взамен какого он разработан.
6.3.4 Документы, утратившие силу, либо уничтожаются, либо перемещаются в архив, в зависимости от вида документа и в соответствии с номенклатурой дел Организации.
6.3.5 Информация о разработке и введении в действие новых документов, о внесении изменений, об отмене и продлении срока действия документов внешнего происхождения дается всем заинтересованным сотрудникам.
6.4 Обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов
6.4.1 На разработанном изменении к документу проставляется индекс основного документа и номер изменения. Изменения подшиваются к основному документу в порядке возрастания номеров изменений.
6.4.2 Изменения в документы внутреннего происхождения анализируются и утверждаются в том же порядке, в котором утверждался этот документ, если это не оговорено иначе.
6.5 Обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения
Обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения осуществляют сотрудники, непосредственно использующие в своей деятельности эти документы.
6.6 Обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми
6.6.1 Оригиналы печатных документов хранятся в соответствии с пунктом 5.1.
Ответственность за хранение документации прописана в приказах по Организации (подразделении).
6.6.2 Вся документация идентифицируется для обеспечения отличия документа от всех остальных аналогичных.
Документация складывается в папки по принадлежности. Каждая папка подписывается. Внутри папок документация сортируется по дате в порядке возрастания.
6.7 Обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой
6.7.1 Документы внешнего происхождения, поступившие в Организацию, регистрируются и обрабатываются согласно пункту 5.2.1.
6.8 Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей
6.8.1 Все устаревшие документы отменяются распорядительным документом. Для предотвращения непреднамеренного использования сотрудники, в рамках своей ответственности изымают отмененную документацию из всех мест обращения и уничтожают любым способом.
6.8.2 На документе, утратившим силу, но оставленном для каких-либо целей делается запись «Отменен» и заверяется подписью сотрудника.
6.8.3 Все отмененные и устаревшие документы хранятся отдельно от действующей документации.
7 Ответственность
Ответственность за управление документацией в соответствии с требованиями настоящего стандарта определена следующим образом:
– за проверку документов на адекватность до их выпуска – разработчик;
– за анализ документа по мере необходимости – разработчик;
– за актуализацию документов – разработчик;
– за переутверждение документов (при необходимости) – разработчик;
– за обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов – разработчик;
– за обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения – ПТО, в подразделениях - ответственный сотрудник;
– за обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми – пользователь;
– за обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой – ПТО;
– за предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей – пользователь.
|
Руководитель разработки:
Генеральный директор
Представитель руководства
