РУКОВОДСТВО УЧАСТНИКА ВЫСТАВКИ
Уважаемые участники выставки!
ü Дирекция II Межгосударственного форума государств-участников СНГ «Здоровье населения – основа процветания стран Содружества» благодарит вас за решение принять участие в выставке Форума и просит ознакомиться с информацией, которая поможет быстро решить все организационные вопросы при подготовке к мероприятию.
ü Со своей стороны Дирекция приложит все усилия, чтобы Ваше участие в выставке было наиболее эффективным.
ü Мы будем рады ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть у Вас в ходе подготовки к выставке, а также предоставить Вам помощь и консультации в решении организационных вопросов.
Желаем Вам успешной работы!
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ для ЗАПОЛНЕНИЯ
Документы, обязательные для предоставления | № формы | Сроки предоставления документа | Куда предоставляется документ |
Доверенность | D.01 | по 29 мая 2013 года | В Дирекцию (передать оригинал) |
Список на получение бэджа участника выставки | D.02 | до 15 мая 2013 года | В Дирекцию на бланке организации строго по установленной форме (отправить по электронному адресу l. *****@***ru) |
Список на ввоз/вывоз оборудования, экспонатов, материалов и конструкций выставочных стендов | D.03 | до 29 мая 2013 года | В Дирекцию на бланке организации строго по установленной форме (иметь при себе 3 экземпляра) |
Договор на участие в выставке Межгосударственного форума государств-участников СНГ «Здоровье населения – основа процветания стран Содружества» | форма Договора размещена на сайте Форума: www.mfsng.ru | до 31 мая 2013 года | В Дирекцию (передать заполненный оригинал в 2-х экземплярах, с подписью и печатью со стороны своей организации, копия на электронный адрес *****@***info) |
Копия заявки на участие в выставке Форума, на предоставление дополнительного оборудования и др. | формы заявок и прейскурант на доп. оборудование размещены на сайте Форума: www.mfsng.ru | до 15 апреля 2013 года | В Дирекцию (по электронной почте *****@***info) |
Оригиналы заявки на участие в выставке Форума, на предоставление дополнительного оборудования и др. | формы заявок и прейскурант на доп. оборудование размещены на сайте Форума: www.mfsng.ru | до 31 мая 2013 года | В Дирекцию (передать заполненные оригиналы, с подписью и печатью со стороны своей организации) |
I. ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ
1.1. Место и сроки проведения
Адрес:
| , подъезд 4, станция метро «Китай-Город», «Площадь Революции». |
Режим работы выставки для экспонентов:
МЕРОПРИЯТИЯ | Дата | Время |
Монтаж стендов по индивидуальным проектам, прошедшим аккредитацию | 27.05.13 | 0.00–23.59 |
28.05.13 | 0.00-23.59 | |
Заезд экспонентов на стандартно-оборудованные стенды | 28.05.13 | 12.00-20.00 |
Официальное открытие выставки | 29.05.13 | 10.00 |
Время работы выставки для посетителей (проход экспонентов к выставочной экспозиции осуществляется за 1 час до начала работы выставки по бэджам) | 29.05.13 | 10.00–19.00 |
30.05.13 | 10.00–19.00 | |
31.05.13 | 10.00–15.00 | |
Подведение итогов и награждение российских участников выставки. | 31.05.13 | 12.00 |
Демонтаж экспозиции, выезд экспонентов | 31.05.13 | 15.00–21.00 |
Пожалуйста, обратите внимание: во время проведения монтажа и демонтажа, включая день открытия, доступ участников и автотранспорта для ввоза и вывоза экспонатов разрешен только через монтажные ворота Комплекса Гостиный Двор с ул. Варварка и строго в указанное время по согласованию с Дирекцией.
Для посетителей выставка открыта:
Время работы выставки для посетителей | 29.05.13 | 10.00 – 19.00 |
30.05.13 | 10.00 – 19.00 | |
31.05.13 | 10.00 – 15.00 |
1.2. Контактная информация по выставке
Ф. И.О. | Курируемые вопросы | Контактный телефон | E-mail: |
Общие вопросы по участию в выставке | (4доб.201 | a. *****@***info | |
Организационные вопросы по участию в выставке | (4доб.205 | t. *****@***info | |
Организационные вопросы по участию в выставке. Вопросы согласования аккредитации. | (4доб.203 | j. *****@***ru | |
Организационные вопросы по ввозу/вывозу выставочного оборудования, экспонатов, материалов и конструкций выставочных стендов | (4 доб.202 | l. *****@***ru | |
Участие в конференциях | (4доб.303 | *****@***info | |
Согласование изменений в типовом договоре, подготовка конкурсной документации (при необходимости). | (4доб.404 | e. *****@***info | |
Согласование изменений в типовом договоре. | (4доб.402 | *****@***info | |
Оформление счетов на оплату участия в выставке Форума, актов выполненных работ. | (4доб.401 | *****@***info |
1.3. Важная информация
Ответственность за сохранность экспонатов и другого стендового имущества несет экспонент.
Содержание стенда в чистоте обеспечивается самим экспонентом. Уборка стенда может быть заказана отдельно (услуга платная).
Запрещается складирование тары и упаковки на стендах. Для хранения упаковки можно воспользоваться услугами временного склада.
В случае невыполнения данного условия пожарная часть вправе наложить штраф и потребовать незамедлительного вывоза упаковки.
Ввоз ЖК - и плазменных панелей, мощных проекционных установок, звукоусилительного оборудования и осветительных концертных приборов должен быть согласован с Дирекцией. |
Обращаем Ваше внимание, что для получения акта сдачи-приемки оказанных услуг представителю организации при себе необходимо иметь доверенность (D.01) на право подписи акта и 2 экземпляра оригинала договора.
Акты сдачи-приемки оказанных услуг будут выдаваться 29-31 мая 2013г. в помещении Дирекции на выставке Форума.
II. ПОДГОТОВКА К ВЫСТАВКЕ
2.1.Оплата участия
Напоминаем Вам, что ВСЕ СУММЫ по счетам, выставленным за аренду экспозиционной площади должны ПОЛНОСТЬЮ поступить на расчетный счет организатора в срок, указанный в договоре.
Организации, не погасившие задолженность за площадь, оборудование или дополнительно заказанные услуги не будут допущены к монтажу экспозиции.
При отсутствии возможности оплаты аренды площади и дополнительного оборудования по безналичному расчету Вы можете произвести оплату счетов наличными в рублях в Дирекции.
ВНИМАНИЕ!
НЕОБХОДИМО учитывать, что в случаях, когда за организацию-участника выставки (далее по тексту - "экспонент") платит другая организация (организация-плательщик), все финансово-бухгалтерские документы по выставке оформляются от имени, по наименованию и реквизитам организации-плательщика.
Для оперативной подготовки финансово-бухгалтерских документов по выставке, просим Вас до начала выставки Форума передать в Дирекцию:
–оформленные 2 оригинала договора на участие в выставке с подписью и печатью;
–доверенность (D.01) на ответственного сотрудника организации, уполномоченного присутствовать на выставке Форума, представлять в Дирекцию необходимые документы, подписывать и получать от имени организации-плательщика все документы, связанные с участием организации в выставке Форума.
До начала работы Форума ответственный сотрудник организации передает в Дирекцию оригиналы договора и, при наличии доверенности (D.01), подписывает и получает на руки один экземпляр акта сдачи-приемки услуг.
В период работы выставки, при обращении ответственного сотрудника организации в Дирекцию, ему возвращается подписанный со стороны устроителя выставки один экземпляр договора.
В случае отсутствия у ответственного сотрудника организации доверенности (D.01), представитель организации обязан передать в Дирекцию оригиналы договора и получить акты сдачи-приемки услуг для подписания со стороны организации-плательщика и возврата одного экземпляра акта в Дирекцию.
2.2. Заказ услуг
Поздний заказ или заказ во время монтажа
Просим учесть, что при позднем заказе часть услуг или оборудования может отсутствовать в наличии.
Во время монтажа выставки заказы принимаются только при технической возможности и условии полной оплаты дополнительных услуг за наличный расчет.
ВНИМАНИЕ!
НЕОБХОДИМО оформить доверенность на соответствующем бланке установленного государственного образца или на бланке организации-плательщика (образец бланка D.01 прилагается) для представителя Вашей организации, имеющего право подписи финансово-бухгалтерских документов и оформления дополнительных заказов.
2.3. Каталог выставки
Все вопросы, касающиеся публикации информации о Вашей организации в Официальном каталоге выставки просим направить в Дирекцию не позднее 15 апреля 2013 года. Контактное лицо: Урманская Жанна
Тел.: (4доб.203, j. *****@***ru.
2.4. Фуршет
В стоимость регистрационного сбора входит один пригласительный билет на подведение итогов и награждение участников выставки. Фуршет. Вы можете дополнительно заказать пригласительный билет, включив его в дополнительные услуги в заявке на участие в выставке. Стоимость дополнительного пригласительного билета – 3000,00 рублей.
2.5.Регистрационный сбор
Стоимость регистрационного сбора включает в себя:
ü предоставление пригласительных билетов на Выставку и другие мероприятия Форума по Заявкам;
ü публикацию в официальном каталоге Выставки;
ü предоставление двух экземпляров каталога;
ü предоставление бэджей (нагрудных знаков) для экспонентов;
ü предоставление 1 пригласительного билета на торжественный прием.
В случае оплаты двух и более регистрационных сборов предоставляемые услуги увеличиваются соразмерно.
2.6. Строительство стенда
Если Ваша фирма привлекает стороннюю организацию для строительно-монтажных работ по застройке стенда или занимается оборудованием стенда самостоятельно, то в данном вопросе Вам необходимо полностью руководствоваться процедурой проведения аккредитации.
Подробную информацию и перечень необходимых документов вы можете получить по , (4 (пн.-пт. с 10.00 до 18.00 по предварительному согласованию), главный администратор , моб. тел.:
5-99 (пн.-пт. с 10.00 до 18.00) или на сайте www. a3m. su.
2.7. Реклама на территории Комплекса Гостиный Двор
ВНИМАНИЕ: Все навесные рекламные носители в павильоне (подвесные баннеры, флаги, перетяжки, вращающиеся кубы и т. п.), устанавливаются ТОЛЬКО в границах арендованной экспонентом выставочной площади. |
Подвес баннеров, флагов, перетяжек внутри выставочного зала разрешен только непосредственно над стендом экспонента на индивидуальные конструкции. Подвес к потолочным перекрытиям Комплекса Гостиный Двор не осуществляется!!!!
III. Оформление участия
3.1. Организация входа участников выставки
Для получения бэджа участника выставки (сотрудника занятого в монтаже\демонтаже, оформлении стенда) необходимо:
Направить в адрес Дирекции не позднее 15 мая 2013 года список участников выставки, сотрудников занятых в монтаже\демонтаже, оформлении стенда по форме (D.02) на электронный адрес l. *****@***ru.
В список также следует включить Ф. И.О. техников, наладчиков, строителей, рабочих и др. сотрудников компании-экспонента, которые будут заняты при работах только на монтаже и демонтаже экспозиции.
«Бэджи участника выставки» действительны для входа в Комплекс Гостиный Двор в период монтажа/демонтажа, работы выставки.
«Бэджи участника выставки» предоставляются из расчета:
· 1 бэдж на каждые 3 кв. м – при аренде площади до 90 кв. м;
· 30 пропусков – при аренде площади 90 кв. м;
· дополнительно 1 пропуск на каждые 6 кв. м – при аренде площади свыше 90 кв. м.
Дополнительные «Бэджи участника выставки» можно приобрести за наличный расчет.
3.2. ЗАВОЗ ОБОРУДОВАНИЯ И ЭКСПОНАТОВ
ВНИМАНИЕ! Обращаем Ваше внимание, что ввоз/вывоз оборудования и экспонатов будет осуществляться строго 28 мая 2013 года с 12.00 до 20.00. Участник, сопровождающий груз, должен иметь при себе Список на ввоз/вывоз выставочного оборудования в 3-х экземплярах, заверенных подписью руководителя и печатью организации. При заезде и выезде это письмо подписывается в Дирекции Форума и является пропуском на ввоз/вывоз экспонатов на территорию Комплекса Гостиный двор.
Обращаем Ваше внимание, что при возникновении вопросов во время ввоза/вывоза (отсутствие списка, а также в других случаях) экспоненту может быть отказано в возе экспонатов в связи с невозможностью дополнительного согласования списков со службой охраны Комплекса Гостиный Двор.
ВВОЗ ЭКСПОНАТОВ И ОБОРУДОВАНИЯ осуществляется через монтажные ворота Комплекса Гостиный Двор подъезд со стороны ул. Варварка, дом 3
ВНИМАНИЕ!!! Стоянка у монтажный ворот ЗАПРЕЩЕНА!!! Запуск автотранспорта осуществляется исключительно для разгрузки/погрузки оборудования и экспонатов. Сразу после разгрузки/погрузки экспонатов и оборудования транспорт должен отъехать от Комплекса, освободив место для cледующей машины. Невыполнение данных требований задерживает монтаж и демонтаж выставки.
ПРОСИМ ВАС ОТНЕСТИСЬ К ПРОСЬБЕ ДИРЕКЦИИ С ПОНИМАНИЕМ!
БЛАГОДАРИМ ВАС!!!
Для ввоза/вывоза имущества необходимо:
Шаг 1. Произвести оплату участия в выставке и прислать копию платежного поручения.
Убедительная просьба своевременно решать вопросы с оплатой: организации, не погасившие задолженность за площадь, оборудование или дополнительно заказанные услуги, не будут допущены к завозу экспонатов и оборудования в Комплекс Гостиный Двор и монтажу экспозиции.
Шаг 2. Направить в адрес Дирекции на электронный адрес l. *****@***ru список участников выставки, включая техников, наладчиков, строителей, рабочих и др. сотрудников компании-экспонента (D.02) в срок до 15 мая 2013 года.
Шаг 3. Убедиться, что в соответствии с направленными списками, участники выставки включены в список. Дирекция не несет ответственности за несвоевременный контроль со стороны экспонента за формированием списков.
Шаг 4. Подготовить доверенность (D.01).
Шаг 5. При ввозе предъявить Список на ввоз/вывоз выставочного оборудования в Дирекцию Форума для разрешительной отметки.
Шаг 6. При вывозе экспонатов предъявить Список на ввоз/вывоз выставочного оборудования в Дирекцию Форума для разрешительной отметки.
Внимание:
Сразу после разгрузки/погрузки экспонатов и оборудования транспорт должен выехать за территорию выставочного комплекса.
Дополнительный ввоз и вывоз офисной техники и хозяйственных товаров в течение выставки разрешен с 9.00 до 9.30 или с 18.00 до 18.30.
Первый день выставки 29 мая к 9.00 все грузы (экспонаты) должны быть распакованы и пустая тара, оставшиеся от строительства, материалы и конструкции вывезены из выставочного зала и с территории выставочного комплекса.
ПРОЕЗД ГРУЗОВОГО ТРАНСПОРТА В ПРЕДЕЛЫ ТРЕТЬЕГО ТРАНСПОРТНОГО КОЛЬЦА И ВЪЕЗД ИНОГОРОДНЕГО ТРАНСПОРТА
Уважаемые участники выставки!
Обращаем ваше внимание, что Комплекс Гостиный Двор расположен в зоне с ограниченным движением грузового транспорта г/п более одной тонны.
Въезд в центральную часть города, ограниченную Третьим транспортным кольцом, осуществляется по специальным пропускам.
Адрес приема запросов на предоставление государственной услуги: д.
Предварительная запись на прием запросов и документов на предоставление государственных услуг осуществляется по адресу: ул. Вавилова, д. 5д и по телефону службы "Одного окна" (495), размещенному на сайте Департамента.
Ограниченный въезд с 7.00 до 22.00.
Въезд грузового автотранспорта грузоподъемностью более 1 тонны в пределы Садового кольца (далее - СК).
Документы, необходимые для предоставления государственной
услуги, подлежащие представлению заявителем
При обращении за предоставлением государственной услуги заявитель подает:
1. Запрос на предоставление государственной услуги в форме документа на бумажном носителе.
2. Копию (при предъявлении подлинника) документа, удостоверяющего права (полномочия) представителя заявителя.
3. Копию паспорта транспортного средства (при предъявлении подлинника).
4. Копию свидетельства о регистрации транспортного средства (при предъявлении подлинника).
5. Документы, подтверждающие необходимость осуществления грузовой перевозки (путевой лист, товарно-транспортная накладная, при осуществлении доставки крупногабаритных покупок - справка-счет, для проезда к месту жительства - паспорт с отметкой о регистрации).
6. Копию (при предъявлении подлинника) документа, удостоверяющего личность заявителя либо его представителя (для физических лиц).
7. Заявитель вправе представить иные документы, подтверждающие необходимость осуществления грузовых перевозок.
Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги, является исчерпывающим.
8. При наличии очереди максимальный срок ожидания заявителем в очереди в случае предварительной записи:
- при подаче запроса, документов о предоставлении государственной услуги не должен превышать 30 минут;
- при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать одного часа.
D.01
ДОВЕРЕННОСТЬ
Пожалуйста, оформите на бланке организации-плательщика
(на бланке организации, с которой Дирекция заключает договор
на участие в выставке Форума).
ДОВЕРЕННОСТЬ № ________________
г. ________________ "____" ________________ 2013г.
Участник выставки II Межгосударственного форума государств-участников СНГ "Здоровье населения – основа процветания стран Содружества" (далее – мероприятие):
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(наименование организации - участника мероприятия)
в лице__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
действующий на основании____________________________________________________________
доверяет_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
паспорт серии __________ № _________________________, выдан___________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
присутствовать на мероприятии, представлять в Благотворительный фонд содействия реализации программ Лиги здоровья нации необходимые документы, подписывать и получать от имени доверителя все документы, связанные с участием доверителя в мероприятии.
Подпись ________________________________ ________________________ удостоверяем.
(Ф. И.О. удостоверяемого) (Подпись удостоверяемого)
Доверенность действительна по "01" июня 2013г.
Руководитель организации ________________________ (_____________________)
Главный бухгалтер _______________________________ (_____________________)
М. П.
D.02
Не сканировать! Формат таблицы не менять! Измененная таблица рассматриваться не будет!
Пожалуйста, оформите на бланке экспонента и отправьте по электронному адресу l. *****@***ru
до 15 мая 2013 года
Список на получение беджа участника выставки
(сотрудника занятого в монтаже\демонтаже, оформлении стенда, стендиста) в Комплекс Гостиный Двор
с 29 по 31 мая 2013 года
№ п/п | Организация, № стенда | Ф. И.О. (полностью, по алфавиту) | Паспортные данные (обязательно – номер, серия, выдан кем, когда) | Дата и время нахождения в Комплексе Гостиный Двор |
*Добавьте строки в случае необходимости
МП Подпись____________________ /__________________________________________/
Бэджи выдаются из расчета 1 пропуск на 3 кв. м. выставочной площади стенда и действительны на время монтажа, работы и демонтажа выставки.
Бэджи участника выставки выдаются администратором выставки при проведении монтажных работ и заезде экспонента при предъявлении письма и документа удостоверяющего личность.
Вход на выставку с 10.00 до 19.00 часов свободный. Бэджи необходимы только тем, кто участвует в монтаже/демонтаже, оформлении экспозиции и находиться на стенде до открытия выставки – с 9.00 до 10.00 часов.
D.03
Не сканировать! Формат таблицы не менять! Измененная таблица рассматриваться не будет!
Пожалуйста, оформите на бланке экспонента и имейте при себе 3 экземпляра.
Список на ввоз/вывоз выставочного оборудования, экспонатов,
материалов и конструкций выставочных стендов в Комплекс Гостиный Двор
с 29 по 31 мая 2013 года
№ п/п | Организация, № стенда | Список оборудования (описание, кол-во коробок, ящиков, упаковок и прочее…) | Дата и время ввоза/вывоза |
*Добавьте строки в случае необходимости
МП Подпись____________________ /__________________________________________/
ВНИМАНИЕ! Если груз помимо экспонатов содержит конструктивные элементы стенда (стеновые панели, ковролин, декоративные конструкции и элементы и т. п.) – необходимо пройти аккредитацию.
Ввоз ЖК - и плазменных панелей, мощных проекционных установок, звукоусилительного оборудования и осветительных концертных приборов осуществляется после согласования с Дирекцией.
