Создание детализированного плана закупок

Создание детализированного плана закупок

Заказчики формируют электронные документы (далее - ЭД) «Детализированный план закупок» (далее ДПЗ) в АС «АЦК-Госзаказ» на основании своих потребностей на установленный период – на предстоящий финансовый год. В плане учитываются все потребности заказчика на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг, включая закупки малого объема.

В ДПЗ учитываются потребности по закупкам товаров, работ и услуг. Не включаются расходы на заработную плату, начисления на заработную плату, налоги, социальные выплаты, пенсии, стипендии, трансферты.

Для чего нужен ЭД «Детализированный план закупок»?

ЭД «Детализированный план закупок» предназначен для формирования планируемых закупок в натуральных показателях с указанием предполагаемых периодов поставки, оплаты, объёма закупки, потребности (государственных нужд, нужд бюджетных учреждений), основания осуществления закупки, источников финансирования, по конкретным видам продукции.

Особенности формирования планов закупок:

В спецификации ЭД «Детализированный план закупок» указывается конечная продукция и сумма. Сумма должна указываться с учетом возможной индексации цен.

Планирование закупок в текущем финансовом году на следующий финансовый год, до утверждения закона о бюджете, осуществляется в пределах ассигнований, предусмотренных на эти цели в текущем финансовом году. При наступлении финансового года планы закупок корректируются под утвержденные законом о бюджете ассигнования.

В плане на закладке «Информация о размещении» может указываться предполагаемый способ размещения и предполагаемая дата заключения контракта. При указании способа размещения «Закупка у единственного поставщика» дата проведения закупки должна быть равна предполагаемой дате заключения контракта.

Для удобства рекомендуется ЭД «Детализированный план закупок» формировать под конкретную процедуру, либо под конкретные потребности (медицина, строительство, образование и т. п.), также рекомендуется закупки малого объема формировать в один ЭД «Детализированный план закупок».

Создание ДПЗ

Список ЭД «Детализированный план закупок» открывается через пункт меню Документы - Детализированный план закупок:

В верхней части списка документов находится панель инструментов, на которой располагаются стандартные функциональные кнопки.

Для удобства работы со списком документов используется панель фильтрации. Для очистки выбранных параметров фильтрации нажимается кнопка .

Создание нового ЭД "Детализированный план закупок" возможно несколькими способами:

1)  В списке документов необходимо нажать кнопку . На экране появится форма ЭД "Детализированный план закупок".

2)  Выполнив действие «Создать с копированием», в существующем и заполненном ЭД ДПЗ.

Если при копировании выбрать отличный год от года исходного ДПЗ, тогда при выполнении действия информация о бюджетной классификации, сроках размещения не переносится.

Заполнить, или проверить заполнение обязательных полей: Номер, Год, Дата, Заказчик.

· Номер - номер ДПЗ, вводится автоматически. Поле доступно для редактирования.

· Год - год планирования ДПЗ. По умолчанию указывается текущий год системы. Поле доступно для редактирования. При формировании плана на предстоящий финансовый год необходимо исправить текущий год на год периода планирования, ДО ПЕРВОГО СОХРАНЕНИЯ. После первого сохранения поле «Год» возможно будет изменить при нажатии на кнопку «Изменить», однако при этом будет удалена бюджетозависимая информация о бюджетной классификации, срок размещения.

·  Заказчик - официальное наименование организации-заказчика. Поле заполняется автоматически из справочника организаций официальным наименованием организации пользователя.

·  Дата - дата создания ДПЗ. По умолчанию указывается рабочая дата системы. Поле доступно для редактирования и является обязательным для заполнения.

·  Потребность - наименование потребности, в соответствии с которой формируется детализированный план закупок.

Закладка Информация о закупаемой продукции

В левой части окна расположена панель Справочника товаров, работ, услуг.

В верхней части отображается иерархия групп продукций, в нижней части отображается продукция, относящаяся к выбранным группам.

Фильтрация справочника осуществляется по полям Наименование группы, Код группы, Наименование продукции, Код продукции.

В правой части расположена таблица спецификации.

В верхней части таблицы находится панель инструментов, на которой располагаются стандартные функциональные кнопки. С их помощью можно выполнить следующие действия: создать новую строку спецификации, открыть форму редактирования строки спецификации, создать строку спецификации копированием, копировать содержимое выделенных строк в буфер обмена, удалить выбранную строку спецификации.

Так же на этой панели настраивается метод расчета цены/суммы/количества. Доступны следующие варианты:

·  Вводить количество и сумму (расчет цены).

·  Вводить количество (расчет суммы).

·  Вводить сумму (расчета количества).

Выбор метода расчёта определяет, какие поля будут доступны для редактирования прямо из таблицы и в редакторе спецификации.

Для добавления новой строки спецификации выполните одно из следующих действий:

1.  На панели справочника товаров, работ услуг есть возможность переноса одной или нескольких групп продукции, а также одного или нескольких наименований конечной продукции в таблицу спецификации. Для переноса одной или нескольких групп продукции необходимо выделить их галочками и нажать на кнопку напротив поля «Код группы»:

Если включен параметр Включать подчинённые, то при переносе групп в спецификацию переносятся все подчиненные группы.

Для переноса одного или нескольких наименований конечной продукции необходимо выделить их галочками и нажать на кнопку напротив поля «Код продукции»:

Если включен параметр Включать подчинённые, то при поиске конечной продукции нет необходимости указывать конечную группу.

2.  В таблице спецификации нажать кнопку . На экране откроется окно Редактор спецификации.

3.  Создать с копированием уже имеющейся строки, нажав кнопку .

Редактор строки спецификации

Редактор спецификации содержит следующие поля (обязательность их заполнения определяется настройками в Параметрах системы):

·  Код продукции - код продукции, добавляемой в спецификацию. Выбор из Справочника товаров, работ и услуг, Справочника ОКДП, Справочника ОКВЭД.

·  Группа продукции - наименование группы продукции, добавляемой в спецификацию. Заполняется при выборе значения поля Код продукции из Справочника товаров, работ и услуг, недоступно для изменения.

·  Наименование - наименование продукции, добавляемой в спецификацию. Заполняется при выборе значения поля Код продукции, доступно для изменения.

·  Цена - цена единицы продукции. Поле доступно для ввода, если в таблице спецификации выбран метод расчета Вводить количество (расчет суммы) или Вводить сумму (расчет количества). Если выбран метод расчета Вводить количество и сумму (расчет цены), то поле недоступно для ввода и рассчитывается автоматически.

·  Количество - количество поставляемой продукции. Поле доступно для ввода, если в таблице спецификации выбран метод расчета Вводить количество (расчет суммы) или Вводить количество и сумму (расчет цены). Если выбран метод расчета Вводить сумму (расчет количества), то поле недоступно для ввода и рассчитывается автоматически.

·  Ед. измерения - единица измерения количества поставляемой продукции. Выбирается из справочника Единицы измерения.

·  Сумма - сумма поставляемой продукции. Поле доступно для ввода, если в таблице спецификации выбран метод расчета Вводить сумму (расчет количества) или Вводить количество и сумму (расчет цены). Если выбран метод расчета Вводить количество (расчет суммы), то поле недоступно для ввода и рассчитывается автоматически.

·  Сумма текущего периода - размер суммы оплаты на период планирования.

·  Сумма будущих периодов - размер суммы оплаты будущих периодов.

·  Минимально необходимые требования, предъявляемые к предмету контракта – текстовое поле, доступно для заполнения на статусе Отложен, если системный параметр Минимально необходимые требования, предъявляемые к предмету контракта (Сервис - Параметры системы - Документооборот - Планирование - режим <год> - закладка Детализированный план закупок) установлен в значение Разрешать заполнение или Требовать заполнение.

·  Источник финансирования - наименование источника финансирования. Выбирается из справочника Источники финансирования. Если в поле Заказчик выбрана организация, имеющая роль Бюджетное учреждение, то при открытии справочника Источники финансирования отображаются записи с признаком Средства бюджетных учреждений.

·  Бюджетные коды - строка бюджетных кодов. При планировании на текущий год выбирается строка бюджетного кода на текущий год, при планировании на предстоящий год, если нет строк предстоящего года, то выбираются строки текущего года.

·  Поставка с - период начала поставки. Выбирается из календаря или вводится вручную.

·  Поставка по - период окончания поставки. Выбирается из календаря или вводится вручную.

·  Оплата с - период начала оплаты. Выбирается из календаря или вводится вручную.

·  Оплата по - период окончания оплаты. Выбирается из календаря или вводится вручную.

·  Потребность - наименование потребности, в соответствии с которой формируется детализированный план закупок. Заполняется значением соответствующего поля из шапки документа.

По одному товару (работе, услуге) необходимо указать столько строк в детализированном плане закупок, сколько источников финансирования, кодов бюджетной классификации планируется задействовать при оплате этого товара, работы, услуги.

Рекомендация: В случае финансирования одной единицы товаров, работ или услуг по нескольким источникам финансирования (строкам КБК) в качестве единицы измерения выбирается условная единица, в поле «цена» ставится 1, в поле «объем» указывается сумма по данному источнику финансирования (КБК). При формировании ЭД «Заявка на закупку» данные строки будут объединены в одну строку спецификации, а сумма по графику оплаты будет разбита вручную по источникам финансирования (КБК).

Для редактирования строки в таблице спецификации выберите добавленную строку и нажмите кнопку . На экране откроется окно Редактор спецификации. В появившемся окне заполните необходимые поля. После внесения всех данных нажмите кнопку ОК, изменения отобразятся в строке спецификации.

В зависимости от выбранного метода расчёта, значения цены/количества/суммы могут быть доступны для редактирования прямо в таблице. Такие колонки выделены серым цветом. Для внесения значения в определённое поле необходимо установить на него курсор и ввести значение. Для перемещения между ячейками можно воспользоваться клавишами навигации.

Редактирование нескольких строк спецификации одновременно

Система позволяет вносить изменения сразу в несколько строк спецификации, для этого выберите строки, в которые необходимо внести данные, и нажмите кнопку . Откроется Редактор спецификации:

Если значения полей не совпадают у выделенных строк или не заполнены, то они отобразятся пустыми или (в случае числовых значений) нулевыми значениями (на рисунке – напр. поле Цена или Поставка с). Если значения полей совпадают, то они будут заполнены соответствующим значением (на рисунке – напр. поле Количество или Источник финансирования).

При множественном выборе недоступны для редактирования следующие поля: Код продукции, Группа продукции, Наименование, Цена, Количество, Ед. измерения, Сумма, Сумма текущего периода, Сумма будущих периодов.

Перед доступными для редактирования полями имеются «галочки». Если «галочка» не установлена, то поле не доступно для редактирования, даже если оно обязательно для заполнения согласно Параметрам системы (на рисунке – напр. поля Оплата с и Оплата по). Если «галочка» установлена, то обязательность заполнения поля определяется Параметрами системы.

Если изменить или заполнить любое поле, то это изменение будет применено ко всем выбранным строкам.

Если в поле, не содержащем значение (выбранные строки содержат разные данные для этого поля), не указать значение, сняв «галочку», то при сохранении в выбранных строках останутся исходные значения.

Примечание: Пользуясь описанным инструментом в сочетании с первым способом заполнения таблицы спецификации (через панель справочника товаров, работ, услуг) можно эффективно работать с большим количеством строк спецификации, сначала указывая общие для нескольких строк значения, а в конце уникальные для строки данные.

Закладка «Информация о размещении»

Закладка Информация о размещении будет отображаться в Редакторе детализированного плана закупок в том случае, если в параметрах системы (Система-Параметры системы, раздел Документооборот, подраздел Планирование, режим Общее, закладка Детализированный план закупок, раздел Информация о размещении) в параметре Информация о размещении на этапе формирования плана закупок и изменений к нему установлено значение Разрешать заполнять информацию о размещении или Требовать заполнения информации о размещении.

Строка с редактором размещения появляется в таблице после того, как в соответствующей строке спецификации будет введена/рассчитана сумма закупаемой продукции.

Группировка строк размещения возможна по группе, по продукции, по критерию одноименности, по идентификационному коду закупки. Фильтрация строк размещения возможна по параметрам «Закупки размещённые у СМП» и «Группа используется для размещения у СМП».

Для редактирования строки о размещении нажмите кнопку .

Редактор размещения строки

Редактор размещения строки содержит следующие поля, доступные для ввода данных (обязательность и доступность их заполнения определяется настройками в Параметрах системы):

·  Способ размещения - выбирается из справочника Способы размещения. Указывается планируемый способ размещения.

·  Размещение среди СМП - признак доступен только для способов размещения: открытый конкурс, открытый аукцион, открытый аукцион в электронной форме, запрос котировок.

·  Идентификационный код – номер заказа (лота), уникальный идентификатор закупки, который будет наследоваться в документы (Заявка на закупку, Решение о закупке, Контракт). По идентификационному коду можно найти соответствие документов со строкой плана и по нему может осуществляться контроль на соответствие плану.

·  Номер процедуры – поле предназначено для объединения нескольких строк размещения заказа (нескольких контрактов, лотов) в одну процедуру.

·  Начальная (максимальная) цена контракта - сумма размещения. Значение не должно превышать значение суммы в строке. Если для редактирования выбрано несколько строк - поле недоступно для редактирования.

·  Закупка малого объема - признак доступен только для способа размещения Единственный поставщик (исполнитель, подрядчик). Для выбора доступны следующие значения:

– Нет.

– На основании ст. 55, ч.2, п. 14.

– На основании ст. 55, ч.2, п. 14.1.

·  Сумма текущего периода - размер суммы оплаты на период планирования.

·  Сумма будущих периодов - размер суммы оплаты будущих периодов.

·  Размер аванса, % – поле предназначено для указания размера аванса контракта, поле «%» позволяет вводить значение в процентах для автоматического расчета суммы аванса.

·  Наименование заказа, лота (предмет контракта) – описание предмета контракта; текстовое поле используются в форме Плана-графика согласно Приказу 761/20н.

·  Условия финансового обеспечения контракта – описание условий финансового обеспечения контракта; текстовое поле используются в форме Плана-графика согласно Приказу 761/20н.

·  Основание - основание закупки; выбирается из справочника Основания документов или вводится вручную; доступно при любом способе размещения (параметры системы, определяющие заполнение поля «Основание», для значения «Требовать заполнения», проверяют заполнение поля только для строк со способом размещения «Единственный поставщик (исполнитель, подрядчик)»).

·  Организатор - значение выбирается из справочника Организации.

·  Исполнитель - значение выбирается из справочника Организации для организаций с ролью Поставщик. Поле доступно для редактирования только для способа размещения Единственный поставщик (исполнитель, подрядчик).

·  Условия поставки - наименование условия поставки продукции. Выбирается из справочника Условия поставки.

·  Условие оплаты - наименование условия оплаты продукции. Выбирается из справочника Условия оплаты.

·  Дата объявления - период объявления процедуры.

·  Дата проведения - период проведения процедуры.

·  Дата заключения - период заключения контракта.

·  Срок исполнения – конечный период исполнения контракта.

·  Обоснование внесения изменений – заполняется в случае внесения изменений в уже опубликованный план-график; обязательность заполнения может быть настроена только для ЭД «Изменения к детализированному плану закупок» (см. далее).

При совпадении параметров строк размещения строки сливаются в одну, складывая суммы размещения.

Система предоставляет возможность размещения суммы меньшей или равной значению, указанному в поле колонки Сумма по строке соответствующей строки размещения в таблице (по умолчанию в поле Начальная (максимальная) цена контракта ставится вся сумма по строке).

·  при размещении всей суммы, доступной для размещения, создается одна размещенная строка со всеми сохраненными значениями;

·  при размещении меньшей суммы, чем указано в поле Сумма по строке, создаются 2 строки:

-  1-ая - размещенная строка, сохраненная со всеми указанными в полях значениями; поле Не размещено будет содержать неразмещенный остаток.;

-  2-ая - не размещенная строка с пустыми полями (по умолчанию в поле Начальная (максимальная) цена контракта ставится оставшаяся неразмещённая сумма).

Сумма по размещенной строке может быть изменена в пределах от 0 до значения, равного значению в поле Начальная (максимальная) цена контракта + Не размещено.

Редактирование нескольких строк размещения одновременно

Система позволяет вносить изменения сразу в несколько строк размещения. Для этого выберите строки, в которые необходимо внести данные, и нажмите кнопку . Откроется редактор размещения:

При множественном выборе недоступны для редактирования следующие поля: Начальная (максимальная) цена контракта, Сумма текущего периода, Сумма будущих периодов, Размер аванса. Если среди выделенных строк присутствуют строки, для которых уже указывалась информация о размещении, то эти поля будут заполнены суммами значений этих полей у соответствующих строк; если все строки неразмещённые – значения будут нулевыми.

Перед доступными для редактирования полями имеются «галочки». Если «галочка» не установлена, то поле не доступно для редактирования, даже если оно обязательно для заполнения согласно Параметрам системы (на рисунке – напр. поля Оплата с и Оплата по). Если «галочка» установлена, то обязательность заполнения поля определяется Параметрами системы.

Если значения полей не совпадают у выделенных строк или не заполнены, то они отобразятся пустыми и «галочка» редактирования не будет установлена (на рисунке – поле Способ размещения).

Если значения полей совпадают, то они будут заполнены соответствующим значением и «галочка» редактирования будет установлена (на рисунке – поле Условие оплаты).

Если значения полей пустые, то они будут заполнены соответствующим значением и «галочка» редактирования будет установлена (на рисунке – напр. поле Условие поставки).

Если изменить или заполнить любое поле, то это изменение будет применено ко всем выбранным строкам.

Если в поле, не содержащем значение (выбранные строки содержат разные данные для этого поля), не указать значение, сняв «галочку», то при сохранении в выбранных строках останутся исходные значения.

Неразмещенная строка размещается на всю доступную сумму, а по размещенной строке сумма размещения не изменяется.

Посмотреть спецификацию выделенных строк можно на вкладке Спецификация:

Отделение суммы

Для размещенных строк существует возможность отделения сумм. Редактор отделения суммы вызывается по кнопке (клавиша F5):

·  Отделить сумму / Отделить % - значение может быть только в пределах суммы строки/100%, с которой производится отделение. Если заполнять какое-либо одно из полей, то значение во втором поле будет рассчитано автоматически.

·  Отделить сумму / Отделить % - значение может быть только в пределах суммы строки/100%, с которой производится отделение. Если заполнять какое-либо одно из полей, то значение во втором поле будет рассчитано автоматически.

Редактор отделения сумм состоит из вкладки Спецификация, где отображается список спецификации, вкладки Исходное размещение, аналогичной Редактору размещения, только недоступной для редактирования, и вкладки Отделение, которое отличается от редактора размещения несколькими полями (выделены на рисунке).

Внимание: в Редакторе отделения суммы должны быть заполнены все обязательные поля, сумма отделения должна отличаться от 0, также нельзя отделить 0% или 100%.

·  Исходная цена контракта – значение поля Начальная (максимальная) цена контракта исходной строки размещения.

·  Исходная сумма текущего периода – значение поля Сумма текущего периода исходной строки размещения.

·  Исходная сумма будущих периодов – значение поля Сумма будущих периодов исходной строки размещения.

·  Отделить сумму / Отделить % - значение может быть только в пределах суммы строки/100%, с которой производится отделение. Если заполнять какое-либо одно из полей, то значение во втором поле будет рассчитано автоматически.

·  Отделяемая сумма текущего периода - значение может быть только в пределах отделяемой суммы и исходной суммы текущего периода.

·  Отделяемая сумма будущих периодов - значение может быть только в пределах отделяемой суммы и исходной суммы будущих периодов.

·  Поля Остаток – заполняются автоматически разницей между исходными и отделяемыми суммами.

Примечание: В исходной строке меняется Начальная (максимальная) цена контракта (Начальная (максимальная) цена контракта - Сумма отделения). Создается новая строка, с новыми атрибутами размещения (указанными при отделении суммы) и отделенной суммой в поле Начальная (максимальная) цена контракта.

Отделение сумм по нескольким строкам

Система предоставляет возможность отделения сумм по нескольким строкам. Для этого выберите необходимые строки размещения (отметив их «галками») и нажмите кнопку .

Отделение сумм по нескольким строкам возможно только посредством указания отделяемого Процента.

После ввода отделяемого процента уберите курсор из поля Процент - в поле Сумма рассчитается общая отделяемая сумма по всем выбранным строкам.

При сохранении данных отделения для каждой строки будет сохранено ее значение: Сумма по строке * Процент.

Если в группу вошла неразмещенная строка, то отделение от этой строки производиться не будет и никак не повлияет на результат отделения всей группы.

Нажмите «Применить» для сохранения сделанных изменений.

Закладка «Дополнительная информация»

·  Основание – указывается официальный документ, на основании которого формируется детализированный план закупок. Выбирается из справочника «Группы оснований документов» или вводится с клавиатуры. Например, для закупки у единственного поставщика рекомендуется указывать основание из части 2 статьи 55 если ДПЗ создаётся под конкретную процедуру размещения заказа у единственного поставщика.

·  Комментарии – пользователи, имеющие доступ к этому документу, могут оставлять комментарии.

·  Примечание – в случае, если документ находится на статусе Отказан, Отказан РБС, Отказан ФО – заполняется причиной отказа.

Обработка детализированного плана закупок

Теперь остается Подписать и обработать документ. Для выполнения этого действия нажмите кнопку в левом нижнем углу со статусом Отложен, и выберите первое действие – Подписать и обработать (Обработать – если не использеутся ЭЦП):

Появится окно для подписания. В нем нужно нажать кнопку «Подписать»:

И затем ввести пароль (в случае если он у Вас есть) для ЭЦП:

В случае, если вы все заполнили верно, то ЭД перейдет на статус «Согласование РБС». Если где-то ошиблись, то программа сообщит Вам об этом.

На статусе «Согласование РБС» вышестоящая организация рассматривает ДПЗ и согласовывает его (переводит на статус «Согласование») в случае, если ДПЗ заполнен верно. В случае, если есть ошибки, то ДПЗ отказывается (переводится на статус «Отказан РБС»), в поле «Комментарий» сотрудник РБС указывает причину.

На статусе «Согласование» уполномоченный орган рассматривает ДПЗ и согласовывает его (переводит на статус «Утвержден») или отказывает с указанием причины (переводит на статус «Отказан»).

На статусе «Утвержден» ЭД «Детализированный план закупок» подготовлен к включению в ЭД «План-график размещения заказчика».

Схема обработки документа

Условие 1. Регламентом предусмотрено «Пропускать статус «Несоответствие»

Условие 2. В документе есть хотя бы одна строка С кодом продукции цена которой отличается от цены в справочнике на заданный процент?

Условие 3. В документе есть хотя бы одна строка спецификации БЕЗ кода продукции (т. е. указана только группа) или строка спецификации с кодом продукции для которой не указана цена в справочнике?

Условие 4. Регламентом предусмотрено «Контролировать соответствие нормативным ценам, в детализированных планах, заявках на закупку, договорах и счетах, если нормативная цена продукции не указана в справочнике цен/указана только группа продукции»?

Условие 5. Регламентом предусмотрено «Пропускать статус «Согласование РБС»?

Условие 6. Регламентом предусмотрено «Пропускать статус «Согласование ФО»?

Условие 7. Регламентом предусмотрено «Пропускать статус «Согласование»?