Содержание:
· Введение
· Виды презентаций
· Презентация и слайды
· Узнать аудиторию
o Размер аудитории
o Как определить размер аудитории
o Поведение большой аудитории
o Поведение маленькой аудитории
o Состав аудитории
· Узнайте регламент
· Цель, мысль, впечатление
o Предельно точно и узко сформулируйте цель
o Какую мысль внушить
o Установите, какое впечатление вы бы хотели произвести на слушателей
o Сформулируйте ключевую фразу, которую должны запомнить зрители
· Текст
o План и тезисы
o Текст доклада
· Визуальные средства
o «Вредные» слайды
o Полезные слайды
o Когда использовать слайды
o Сколько должно быть слайдов в презентации
o Учитывайте длительность доклада
o Порядок слайдов в презентации
o Анимация
o Что и как изображать на слайде
o Использование текста в слайдах
o Композиция слайда
o Фон
o Логотип
o Использование анимации
o Переходы слайда
o Демонстрация слайдов
Введение
Мультимедийные презентации используются для того, чтобы выступающий смог на большом экране или мониторе наглядно продемонстрировать дополнительные материалы к своему сообщению: видеозапись опытов, снимки полевых изысканий, чертежи зданий и сооружений, календарные графики замеров температуры и др. Эти материалы могут также быть подкреплены соответствующими звукозаписями.
Наиболее полноценно, выгодно и открыто преподнести продвигаемый продукт, услугу иди фирму позволяют презентации.
На сегодняшний день различные виды презентаций – один из самых комфортных и эффективных способов ознакомления Вашей целевой аудитории с продвигаемым объектом, будь то товар, продукт или услуги.
Презентация – это также удобный способ демонстрации достижений или возможностей компании, описания методов производства или свойств выпускаемой продукции (товара), информирования о тенденциях или планах развития фирмы, а возможно и привлечения инвестиций.
С помощью презентации можно легко реализовать коммуникативную задачу обучения сотрудников, бизнес слушателей семинара или лекции, повышения лояльности клиентов и бизнес партнеров.
В любом случае, выгодное отличие презентации от других маркетинговых инструментов – возможность подачи информации наглядно, объемно и «живо».
Как мы видим целей использования презентаций достаточно много – причем достигаются они путем использования разных форматов презентаций.
Виды презентаций
Презентации можно разделить на несколько видов в зависимости от вида использования и целей создания той или иной презентации. Основных групп две, это – печатные презентации и электронные презентации.
«Печатные» презентации.
Начнем с печатного формата презентации. Это простейший вариант использования презентации в качестве раздаточного материала или печатного дополнения к Вашему выступлению, рекламной акции. К сожалению, для большинства компаний данный вид применения презентации является крайне узким в связи с ограниченными возможностями печатных презентаций по воздействию на эмоциональное восприятие. В данном формате есть жесткие ограничения на статичность картинки. Можно «поиграть» с возможностями типографии, дизайн решением, но за пределы печатного восприятия и использования пробиться не удастся. В большинстве своем печатные презентации воплощают имиджевые идеи, вполне полно справляясь с функциями визитных карточек компании или каталогов продукции: брошюры, каталоги, буклеты.
Компьютерные презентации, электронные презентации.
На более высоком уровне по сравнению с печатными презентациями стоят компьютерные презентации (электронные презентации), позволяющих выйти за границы печатных каталогов и буклетов. Электронные презентации можно размещать в Интернете - на сайте компании, рассылать по электронной почте (pdf презентации), использовать на конференциях, семинарах, презентациях в качестве видео презентаций (мультимедиа презентации, мультимедийные презентации). Такие презентации в зависимости от формата могут отличаться динамикой, а возможно и полноценной анимацией (анимационные презентации), оригинальной подачей информации, возможностью добавления звука, музыки и многим другим. Компьютерные презентации не завязаны на печатный тираж, могут использоваться на различных носителях, будь то компьютер, плазма или проектор, в них достаточно просто вносить изменения. Главное достоинство - масса. Компьютерные презентации также можно условно разделать на несколько типов. Давай пройдемся от простейших к более сложным.
Power point презентации (презентации powerpoint)
Наиболее простым и распространенным вариантом презентации является презентация в формате РowerРoint (презентация Power Point), получившая широкое распространение в бизнес среде.
Формат Power Point позволяет интегрировать в презентацию видео и аудио файлы, создавать примитивную анимацию на уровне «слайд шоу». Главный плюс данного формата презентации – возможность без особых знаний и умений вносить изменения в презентацию, адаптируя ее под разные аудитории и цели. Главный минус данного формата – «подвисание» интегрированных в презентацию файлов, а главное примитивизм картинки – дизайна, а зачастую полное отсутствие вкуса у создателей.
При изготовлении презентаций РowerРoint с привлечением профессиональных дизайнеров можно добиться сочетания информации и качественного визуального воплощения отдельных имиджей, созданных специально для презентации. Причем, акцент на имиджевой составляющей любой презентации позволяет добиться важного эмоционального восприятия в рамках рекламных коммуникаций. Презентации сделанные с европейским качеством - это текст и картинка, представляющие собой единую «обертку», в которую завернута та или иная информация. Потребитель, не отвлекаясь от информации, подсознательно впитывает ее на эмоциональном и интуитивном уровне благодаря эстетичному исполнению презентаций, европейскому дизайну и профессиональной работе менеджеров арт-отдела (дизайн студии).
Усилиями профессиональной студии дизайна можно создать как готовые статичные картинки для всех страниц, так и шаблон презентации с набором иконок, с помощью которых можно собственноручно вносить изменения в презентацию, видоизменяя ее.
Презентации pdf (презентация компании pdf)
Еще один вид довольно простой компьютерной презентации – это презентация в формате pdf. Фактически это вариант электронного каталога, удобного для рассылки по электронной почте, размещению на сайте и печати на принтере. Т. е. практичный, легкий, удобный, а с другой стороны очень функциональный продукт. Зачастую презентации pdf становятся продолжением фирменных каталогов и других рекламных материалов. И в данном контексте на первое место выходит создание картинки, имиджа, а значит, главную роль играет качественный дизайн. Презентация pdf дает возможность подать в привлекательном виде тщательно отобранную информацию. Однако вид (дизайн презентации) должен быть также тщательно продуман, разработан и притворен в жизнь. Pdf презентации позволяет максимально расширить рамки для творческого подхода и креативных дизайнерских решений. Чаще всего презентации pdf используются как вспомогательный продукт – изготавливаются при заказе в профессиональной студии бесплатно, приложением к печатной версии презентации или мультимедиа презентации.
Главные плюсы презентации в формате pdf – это прежде всего небольшой вес, что очень удобно для рассылки по электронной почте. Причем гарантированно презентация «не поедит» на другом компьютере, что случается с Power Point, ведь презентации pdf – это по своей сути единый статичный файл. Из одного следует другое – презентация pdf идеальна для печати – подходит для разных типов принтера и операционных систем. Неоспоримый минус подобных презентаций – статичность. Однако именно статичность pdf презентация – огромное поле для реализации самых смелых идей дизайнера дизайнера или целой студии.
Видео презентации (видеопрезентации)
К электронным презентациям можно также отнести видео презентации, поскольку в условиях развития технологий – большая часть форматов – это цифровые аналоги. В данном виде презентации компьютерная графика и другие анимационные спецэффекты отходят на второй план, уступая место живой картинке – видео изображению - видео презентации. Позволим себе высказать мнение, что подобный вид презентаций (видео презентации) – прошлое, но занимающее в нашей жизни большое место. Связано это прежде всего с ограниченными возможностями видео – зачастую отсутствием отличной картинки и невозможностью в короткий срок передать все ключевые элементы презентуемого объекта. Как показывает практика, презентации длительностью более 5-7 минут плохо воспринимаются аудиторией, а показать за это время с помощью только видео все конкурентные преимущества продвигаемого объекта крайне проблематично. Еще один минус подобного формата – жесткий ассоциативный ряд у аудитории с корпоративными фильмами и другими «большими» и во многом «занудными» форматами. Главный же плюс подобного вида презентаций – живая, реальная картинка, которой можно верить. Данный формат презентации позволяет не только выступать в качестве самостоятельной единицы, но и добавлять/интегрироваться в гораздо более сложные и функциональные виды презентаций - мультимедийные, интерактивные презентации - дополняя яркий рекламный дизайн реалистичным видеорядом.
Мультимедиа презентация (мультимедийные презентации, интерактивные презентации).
Мультимедиа презентации или как их еще называют – мультимедиийные презентации, интерактивные презентации, анимационные презентации - наиболее обширный по своим возможностям вид презентаций. Подобный формат интерактивных презентаций позволяет интегрировать в презентацию звук, видео файлы, анимацию, интерфейс (систему меню - управления), трехмерные объекты и любые другие элементы без ущерба к качеству. Неоспоримое достоинство мультимедийных презентаций – возможность внедрения в них фактически любых форматов - power point презентаций, презентаций pdf и видео презентаций. С помощью удобной системы меню можно сделать возможным «подкачку» различных файлов, вплоть до автоматического выхода на сайт объекта презентации. По сути, мультимедийные презентации (мультимедиа презентации) могут быть имиджевыми, т. е. в качестве имиджевого ролика (анимационного ролика) находить отличное применение на презентациях, выставках, конференциях, семинарах и любых других мероприятиях, а также с легкостью способны заменить сейлз-менеджера, оратора или лектора, рекламный каталог или сайт компании. Технологические возможности мультимедиа презентаций позволяют справляться практически с любой задачей. Сбалансированное использование информации, а именно чередование или комбинирование текста, графики, видео и звукового ряда все это делает мультимедийные презентации (мультимедиа презентации) максимально комфортными и удобными в использовании. Такие высокотехнологичные презентации (интерактивные презентации) по сути своей являются действенным маркетинговым инструментом, демонстрируют высокий уровень профессионализма и качества работы Вашей компании. Использование подобных мультимедийных презентаций (мультимедия презентаций) выгодно подчеркивает близость вашей компании к прогрессу и современным творческим инновациям, гарантирует повышение узнаваемости компании и привлечения целевой аудитории.
Flash презентации (флеш презентации)
Мультимедийные презентации (мультимедиа презентации) позволяют сочетать в себе несколько форматов – Power Point, PDF и т. д., но в большинстве своем самые лучшие примеры данных презентаций на 100% сделаны на основе Flash (флеш).
Flash презентации (флеш презентации) – это универсальный продукт, позволяющий наиболее гармонично сочетать рекламную информацию с ярким нетривиальным дизайном и анимацией, добиваясь максимальной отдачи от презентации. Flash презентация (флеш презентация) – это возможность создание презентации единим файлом, без папок и подкачки документов, это возможность установить автозапуск презентации при загрузке диска, это возможность использования наиболее яркой насыщенной анимации. Более того - Flash презентации (флэш презинтации) позволяют не только создавать интересные ролики, но и оснащать презентацию меню – интерфейсом, позволяющим самостоятельно управлять презентацией. Еще один огромный плюс презентаций на основе flash – это относительно небольшой вес презентации, позволяющий размещать подобные презентации в Интернете или дарить на мини дисках. К минусам подобного рода презентаций можно отнести возможности просмотра изображения только с использованием компьютеров, т. е. невозможность проигрывания информации на cd и dvd приемниках, хотя в условиях тотального использования портативных ноутбуков, это минус нивелируется.
3D презентации
Еще одной разновидностью мультимедиа презентаций можно с долей относительности назвать 3d презентации, то есть презентации, оформленные в трехмерной графике (3d графике, 3D анимации). Отличительной чертой данных презентаций (3d презентаций) является возможность показать объект, товар, продукт буквально со всех сторон (в трехмерном изображении), сконцентрировав внимание публики только на нем. В остальном они могут также легко дополняться всеми элементами, присущими мультимедиа презентациям.
СD презентации, DVD презентации.
Любые презентации можно не только показывать на экранах, скачивать из Интернета, но и дарить (презентовать) на различных носителях, особенно это удобно для презентаций весом от 25-30 мегабайт, которые тяжелы для скачивания и не предназначены для пересылки по электронной почте. На данный момент самыми распространенными форматами являются СD презентации, DVD презентации, используемые повсеместно. Это могут быть как CD визитки, так и полноценные dvd презентации с использованием всех возможностей, предоставляемых форматом.
Бизнес презентации (деловые презентации) – корпоративные презентации: презентация компании, презентация проекта, презентация продукта, презентация фирмы!
Особым направлением в создании презентаций являются Бизнес презентации – деловые презентации, от которых крайне многое зависит. В большинстве своем это инвестиционные презентации, цель которых - привлечение внимание к компании, проекту, товару или услуге.
Презентация — это не слайды! Слайды — это не презентация! Слайды — всего лишь иллюстративный материал к выступлению, презентации.
Слайды не существуют без презентации, а презентация без слайдов может обойтись.
Для простоты, можно условно разделить презентации на три группы по способу взаимодействия с ними зрителя:
1. Презентация, которую ведет докладчик. (Например, выступление менеджера на семинаре)
2. Автоматически демонстрируемая презентация. (Например, ролик, непрерывно прокручивающийся на большом экране)
3. Презентация, управляемая зрителем. (Например, презентация на компьютере, где зритель сам нажимает кнопку, переключая слайд).
Понятно, что подходы к созданию таких презентаций существенно разнятся. Для простоты остановимся на самом популярном у нас типе презентаций — презентации, которую ведет докладчик.
Итак, предположим, вам поручено выступить на семинаре с докладом. С чего начинать подготовку? Постарайтесь до поры до времени забыть о слайдах! Попробуйте поступить иначе:
1. Узнайте больше об аудитории, перед которой предстоит выступить.
Наиболее важно узнать:
o Размер аудитории.
o Количество слушателей, объем и тип зала.
o Будут ли сидеть зрители плотной группой или могут быть рассеяны по залу.
o Состав аудитории (мужчины, женщины, и те и другие, возраст, опыт)
o Знакомы ли зрители друг с другом.
o Видели ли зрители выступающего ранее.
o Расстояние между выступающим и первым рядом.
2. Узнайте регламент.
o Сколько времени вам выделено на выступление.
o Будет ли зрителям роздан текст выступления в печатном виде.
o Каким по порядку будет ваше выступление (в начале, в конце, в середине).
3. Предельно точно и узко сформулируйте цель.
4. Установите, какое впечатление вы бы хотели произвести на слушателей. Какую мысль внушить.
5. Сформулируйте ключевую фразу, которую, по вашему замыслу, должны запомнить слушатели.
6. Напишите план и тезисы (или полностью текст) выступления.
7. Определите данные, которые можно представить только визуально и никак иначе.
8. Сделайте слайды.
9. Для каждого слайда определите момент в презентации, в который он будет показан.
10. Продумайте, какие материалы раздать в печатном виде.
11. Проведите репетицию презентации.
Остановимся подробнее на каждом этапе подготовки.
Узнать аудиторию
Размер аудитории
Оказывается большие и маленькие аудитории по-разному себя ведут и воспринимают информацию. Но как различить их?
Как определить размер аудитории
Понятие большой-маленький нас интересует с точки зрения поведения и реакции аудитории на выступление. Поэтому нельзя просто посчитать людей и сказать это большая аудитория, а это — маленькая. Например, рассадите равномерно 500 человек на стадионе намест. Что получится, большая аудитория или маленькая?
Более или менее уверенно можно предположить, что аудитория меньше 10 человек — маленькая, а свыше 100 — большая. Важно не просто сосчитать людей, а попытаться представить себе, как может повести себя аудитория в определенном окружении: в выбранном для презентации зале, в данном составе.
Поведение большой аудитории
Когда вместе собирается много людей, вы уже имеете дело не с интеллектуальным различием индивидуумов, а с биологической тождественностью рода. В большой аудитории мы обнаруживаем наше групповое тождество, и поэтому особое уважение и внимание уделяем тем, кто стоит во главе.
Внутри большой группы людей, человек чувствует себя более защищенным. В тоже время он опасается выделиться из общей массы. Поэтому:
Большие аудитории:
· объединяются и солидаризируются;
· единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство.
· из большого зала человеку сложнее задать вопрос
Очень важно чтобы для большой аудитории именно докладчик стал лидером. Случается, что лидерство захватывает человек, сидящий в зале. Представьте, что в зале оказался, балагур, который высмеивает каждое ваше высказывание. Зал будет солидарно высмеивать ваше выступление вместе с ним.
Итак, для того чтобы завладеть вниманием большого зала необходимо:
· Максимум ораторского мастерства.
· Максимум четкости в работе с визуальными средствами.
· Минимум вопросов из зала.
В большой аудитории вы оратор, а зал — слушатели, задающие свои вопросы, только если вы их просите об этом.
Поведение маленькой аудитории
В маленькой аудитории — каждый за себя. Вы видите каждого. Если в большой аудитории зритель преспокойно может закрыть глаза и вздремнуть, полагая, что его никто не заметит, то в маленькой — его сну может в любую минуту помешать докладчик.
В маленькой группе вы должны попытаться наладить диалог, а не монолог. Наладить живое общение. Чем больше вы будете создавать впечатление того, что все было спланировано заранее, тем менее это будет убедительно.
В маленькой аудитории:
· Максимум вопросов и ответов.
· Максимум неофициальности.
· Максимум гибкости в последовательности изложения и содержании.
· Максимум знаний своего предмета.
· Минимум навыков оратора и навыков в обращении с визуальными средствами.
Состав аудитории
Очень важно для докладчика понимать, кто сидит в зале. Обратите внимание на:
Опыт, знания слушателей. На сколько хорошо люди в зале разбираются в предметной области вашего доклада. Понятно, что, если новички будут внимать вам с открытым ртом, то корифеи станут подвергать сомнению каждое ваше слово.
Возраст аудитории относительно вашего возраста. Если вам 25 лет, а в зале сидят люди за 60, вряд ли подойдет панибратский или покровительственный стиль изложения, даже если вы профессор, а у зрителей незаконченное среднее.
Мужчины или женщины преобладают в зале. Мужчина и женщина воспринимают окружающий мир по-разному. Причем эти различия иногда оказываются очень существенными. Например, полушария мозга у женщины связаны между собой вдвое большим количеством нейронов, чем у мужчины. За счет этого женщина обладает удивительной (с точки зрения мужчины) способностью усваивать информацию сразу из нескольких источников (например, одновременно говорить по телефону, смотреть телевизор и вязать).
Женщины воспринимают значительно больше оттенков цвета, чем мужчины, зато мужчины лучше воспринимают объем и форму.
Женская интуиция, проницательность — научно подтвержденный факт. Если мужчина способен воспринять не более 2000 невербальных сигналов (жестов, мимики, интонации), то женщина более 5000 таких символов!
У женщины лучше память.
Таким образом, на презентации для женской аудитории важно передать настроение. При этом вполне можно попытаться внушить сразу несколько идей. Мужчине же важно показать суть, передать содержание, но ограничиться одной главной мыслью.
Не рекомендуется показывать женщинам сложные схемы, чертежи и графики. Мужчины же вряд ли оценят красочность картинки.
Стоит обратить внимание и на себя — докладчика. Женское внимание вряд ли надолго привлечет мужчина на сцене. (Нужно быть недостижимым идеалом красоты, чтобы это произошло). А вот мужчина проявит повышенный интерес к любой женщине.
Однако, стереотип восприятия может привести к тому, что одна и та же информация из уст мужчины будет восприниматься с большим доверием, чем из уст женщины.
На сколько хорошо зрители знают друг друга. В аудитории, где все знакомы, люди с меньшим интересом относятся друг к другу. В такой компании уже сложились свои отношения, есть свой лидер. Это особенно заметно в маленьких аудиториях. В такой ситуации полезно выявить лидера и постараться заинтересовать именно его. Вопрос, заданный с места лидером группы и ваш ответ на него будут иметь наибольший вес.
В малознакомой или вовсе незнакомой компании иерархические отношения еще не сложились. Здесь все равны. Поэтому люди проявляют повышенный интерес, изучают друг к друга. Человек, поднявший руку и задавший вопрос, будет вызывать неподдельный интерес у окружающих.
Видели ли зрители выступающего раньше. Очень важно знать, сколько раз вы уже выступали перед данной аудиторией. Если зрители обнаружат, что вы уже в который раз слово в слово повторили им свой доклад, выступление будет воспринято крайне негативно.
Расстояние между выступающим и первым рядом зрителей определяет степень формальности общения. Чем дальше вы стоите, чем выше поднимаетесь над аудиторией, тем больше вы — оратор, а зрители — безмолвные слушатели.
Узнайте регламент
Знание регламента презентации помогает правильно построить выступление и управлять вниманием зрителей.
График показывает изменение уровня внимания в зависимости от продолжительности выступления (для 40 минутного доклада). Легко заметить, что после 15 минут интерес начинает неуклонно снижаться, достигая минимума на 30 минуте. К концу доклада интерес вновь повышается.
Из этого можно сделать ряд выводов:
1. Длинный доклад целесообразно разбить на части.
2. На 15-ой минуте доклада слушателя нужно «разбудить». Здесь уместно применить «отвлекающий маневр». Можно рассказать анекдот, случай из жизни, показать забавный слайд, обратиться к залу с вопросом, просто взять в руки заранее приготовленную вещь со стола.
3. Аудитория должна знать, сколько осталось до конца выступления (иначе подъема интереса в конце не произойдет). Нужно периодически напоминать залу сколько им еще «мучаться». Например, фразами: «нам осталось рассмотреть такие-то вопросы», «в заключительной части выступления...».
4. Самое важное лучше сказать в начале и повторить в конце презентации.
Цель, мысль, впечатление
Предельно точно и узко сформулируйте цель
Хотя этот пункт затерялся в середине повествования, важность его первостепенна! В середине он оказался потому, что приступать к определению цели презентации нужно лишь после того, как станет понятно, что за аудиторию предстоит покорить.
Иногда нам кажется, что цель выступления — вещь очевидная и не стоит тратить время на ее написание. Общие, размытые цели действительно очевидны. Однако, сформулировать точную и узкую цель — весьма непросто. Старайтесь двигаться от общего к частному, постепенно сужая и уточняя цель. Например: я делаю презентацию для того, чтобы:
1. Чтобы всем людям жилось счастливо.
2. Чтобы повысить доходы корпорации.
3. Чтобы продать больше лицензий.
4. Чтобы менеджеры АСУ, которые будут сидеть в зале узнали, максимум информации о контуре «Производство».
5. Чтобы обратить внимание менеджеров АСУ, которые будут сидеть в зале на ЧЕТЫРЫЕ конкурентных преимущества контура «Производство».
Чтобы обратить внимание менеджеров АСУ, которые будут сидеть в зале на ГЛАВНОЕ
1. конкурентное преимущество контура «Производство».
То, что мы так сузили цель, не значит что мы собираемся вовсе умолчать об остальных трех конкурентных преимуществах. Мы обязательно расскажем о них в презентации, но запомнить слушатель должен хотя бы одно — Главное.
Формулируя цель, ни в коем случае не останавливайтесь на пункте «...узнать (предоставить) максимум информации...». Максимум — это все. Человек, который узнал все, сразу утратит к вам всякий интерес. Презентация не должна быть всеобъемлющей. Не нужно стремиться сделать ее таковой.
Какую мысль внушить
Никогда не рассчитывайте на то, что аудитория будет заинтересована в теме вашей презентации. Зрители делают нам одолжение, что тратят свое драгоценное время, выслушивая нас, но они не склонны прикладывать для этого слишком много усилий. Слушатели не желают напрягать память, а нам хочется многое рассказать.
Зачастую попытка подробно «раскрыть тему» и за 20 минут детально рассказать, например, обо всех восьми модулях, входящих в контур «Производство» приводит лишь к тому, что клиент уходит из зала ничего не запомнив, но с одной мыслью: «это очень сложная и трудная для понимания система».
Заранее приготовленная мысль, которую нам бы хотелось оставить в памяти зрителя, поможет правильно построить структуру и наполнение презентации.
Например, вместо того, чтобы торопливо перечислять все функции модулей контура Производство, можно показать, как контур решает конкретную задачу (проблему клиента) и попробовать внушить зрителям мысль: «в этом что-то есть, наверное, стоит приехать к ним в офис и посмотреть внимательнее на контур «Производство».
Установите, какое впечатление вы бы хотели произвести на слушателей
Наибольшее впечатление на зрителей оказывают докладчики, сумевшие показать свою яркую индивидуальность. Человек, его личность — самый сильный воздействующий фактор. Попытайтесь вспомнить понравившиеся вам выступления.
Постарайтесь придать своему выступлению эмоциональную окраску (особенно это важно для женской аудитории). В нашем примере, можно попытаться создать впечатление-ощущение, как нам самим увлекательно было разрабатывать и внедрять контур «Производство».
Сформулируйте ключевую фразу, которую должны запомнить зрители
Ключевая фраза могла бы стать лозунгом вашей презентации. Это материальное воплощение цели, мысли, впечатления. Хорошо, если ключевая фраза получится короткой и емкой. Фраза обязательно должна содержать ключевые слова вашего выступления и быть актуальной для зрителя. Возможно, будет легче придумать такую фразу, если представить, что это заключительная фраза вашего выступления.
В нашем примере, можно предложить такую фразу: «Контур «Производство» — интересный и мощный инструмент».
Повторите ключевую фразу несколько раз во время выступления. Обязательно, в начале и в конце выступления.
Текст
План и тезисы
Каждый докладчик выбирает для себя сам составлять ли план, писать ли тезисы. Рекомендация здесь может быть одна: не делайте тезисами демонстрационные слайды. Вы рискуете стать их рабом.
Текст доклада
Писать ли заранее текст доклада, а если писать то как? Решайте сами. Написанный на бумаге текст помогает более четко и последовательно изложить материал. Однако, очень негативно слушатели воспринимают «заученное» изложение. Никто не должен заподозрить, что вы всю ночь репетировали перед зеркалом.
Как избежать «заученности»? Просто пишите тезисы и текст доклада разговорным языком. Как слышится, — так и пишется.
Визуальные средства
Наконец мы подошли к разделу, который читатель, наверное, ожидал увидеть в самом начале. Этот раздел помещен в конце материала именно потому, что наша тайная цель (да, и у этого документа есть цель) показать, что визуальные средства — всего лишь средства, а не цель презентации.
Существует множество визуальных средств сопровождения презентаций (доски, плакаты, проекторы и т. п.). Остановимся на самом популярном средстве: проекторе, демонстрирующем компьютерные слайды на экран.
Эффектные возможности, предоставляемые современными компьютерными программами создания слайдов, впечатляют. Невольно хочется использовать всю мощь MS PowerPoint (программы для создания слайдов). Но не торопитесь, следующие несколько абзацев мы посвятим объяснению, почему не стоит торопиться это делать.
«Вредные» слайды
Золотое правило: «иметь возможность сделать что-либо, вовсе не значит, что это нужно делать».
Легкость, с которой сегодня можно создать красочный слайд, сыграла с нами злую шутку: мы все больше превращаемся в рабов слайдов и делаем презентацию ради показа слайдов. Даже само слово презентация стало у нас синонимом слайдов. Это в корне неверно!
Включив проектор, притушив свет в зале, человек может спокойно идти отдыхать. Все смотрят на экран. Почему бы тогда не пойти еще дальше и не перепоручить компьютеру всю презентацию? Программа легко позволяет записать голос, и полностью подменить докладчика. Чрезмерное использование слайдов приводит к потере контакта с залом и, как следствие — доверия зала (никому не придет в голову задавать вопрос экрану).
Начав демонстрировать слайды, вы невольно вынуждены следовать их структуре и последовательности. Любое вынужденное отступление, неожиданный вопрос может скомкать ваш доклад.
Что произойдет, если во время презентации сломается проектор или откажет компьютер (такая ситуация отнюдь нередка)? Полностью положившись на слайды, вы будете вынуждены уныло стоять на сцене, внушая своим видом мысль о полной беспомощности докладчика, а вместе с ним и компании, которую он олицетворяет.
«Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать» — возразите вы. И я с вами соглашусь. Изображение запоминается и впечатляет значительно лучше слов. Но, давайте зададимся вопросами: «Что увидеть, что запомнить?». Увидеть, как виртуозно вы владеете PowerPoint? Да, если вы работаете в Microsoft. Очень легко попасться на удочку так называемого «образа-вампира», когда изображение оказывается настолько завлекательным, что зритель забывает обо всем на свете и любуется только им. А если оно еще и анимировано...— эффект усиливается многократно. Да, такое изображение запомнят. Но является ли целью вашей презентации, чтобы слушатели запомнили ЭТО изображение?
Вопреки распространенному заблуждению, что сделать хорошую рекламу может каждый, правильно построить изобразительный ряд слайда, как и рекламы, весьма и весьма непросто. Почему вы так уверены, что изображение, например, бизнесмена в автомобиле, у всех ассоциируется с успехом? Зрители потратят значительное время на попытки понять, зачем вы его нарисовали, да к тому же придут к разным выводам. Время, требуемое на осознание смысла изображения, целиком посвящено только ему (особенно у мужчин). Разглядывая картинку на экране, зрители на какое то время забудут о вашем присутствии и даже могут не слышать ваш голос.
Слайды — отдельно, докладчик — отдельно. Когда осью всей презентации является последовательность слайдов, неоправданно большое значение приобретает техника их показа. Кто и как их будет перелистывать? В большинстве случаев, докладчик не имеет возможности переключать слайды сам и поручает эту работу ассистенту. В результате слайды начинают жить самостоятельной жизнью. Докладчик обменивается таинственными знаками с ассистентом, в результате на экране что-то меняется. Еще хуже обстоит дело, если докладчик задумал продемонстрировать интерактивный слайд (например, где на экран по очереди выезжают картинки после каждого щелчка мыши). Правильно показать такой слайд без тщательной репетиции невозможно.
Внимание наоборот. Очень часто на вопрос, зачем вы включили в презентацию 50 слайдов, докладчик отвечает: «чтобы привлечь к выступлению больше внимания». На самом деле происходит обратное: зритель так устает от монотонного показа ярких картинок, что просыпается как раз наоборот — в момент выключения проектора.
Самый распространенный сценарий презентации, снабженной слайдами: включение проектора на первых же минутах презентации и выключение после ухода из зала последнего зрителя. Техника — вещь капризная и мы просто боимся нажимать лишние кнопки из страха, что в нужный момент экран не засветится. В промежутках между показами слайдов зрители любуются иконками Windows. Поверьте, это очень увлекательное занятие, — изучать экран чужого компьютера. Часто это бывает интереснее самого доклада.
Полезные слайды
Мы привели достаточно примеров того, как непродуманное использование слайдов, может полностью провалить презентацию. Поговорим теперь о том, как же поставить визуальные средства себе на службу.
Когда использовать слайды
Если вы хороший оратор — не используйте слайды вовсе. Самым лучшим и действенным визуальным средством является сам докладчик. Пусть зрители запомнят лично вас.
Если вы не очень хороший оратор — совершенствуйте ораторское мастерство. Не начинайте подготовку к презентации с подбора слайдов. Задайтесь вопросом: «нужны ли мне вообще какие-нибудь слайды».
Сколько должно быть слайдов в презентации
Презентация может прекрасно обойтись без слайдов. Очень часто слайды используются лишь для того, чтобы скрыть неподготовленность. Используйте не больше слайдов, чем необходимо.
Изображайте на слайдах только:
· то, что нельзя показать иначе (графики, диаграммы и т. п.);
· главную мысль или ключевую фразу (если иначе не получается);
Можно использовать необычный слайд с целью поднять интерес аудитории в момент естественного спада внимания. Разумеется, показать его нужно в определенный момент времени (15-20 минута в 40 минутном докладе).
Учитывайте длительность доклада
Посчитайте: доклад — 20 минут. 4 минуты — вступление, 3 минуты — заключительное слово, 3 минуты резерв — непредвиденные задержки. На демонстрацию остается 10 минут и заготовленные вами 30 слайдов. Сумеют ли зрители воспринимать информацию со скоростью 3 слайда в минуту?
Порядок слайдов в презентации
Наибольшее внимание аудитория дарует нам в начале и в конце презентации. Нужно эффективно воспользоваться этим фактом и показать самое важное. С этой точки зрения, кажется не вполне оправданной практика начинать показ слайдом с названием доклада и именем выступающего и заканчивать слайдом с надписью «Вопросы?». Ведущий наверняка заранее представит вас. Возможно зрителям уже роздана программа семинара с указанием всех названий, имен и регалий. В большинстве случаев, этого достаточно для представления. Гораздо важнее сразу продемонстрировать главную мысль презентации, показать ключевую фразу. Еще меньше смысла в последнем слайде «Вопросы?». Кому должны задавать зрители вопросы, экрану? Гораздо полезнее обратиться к залу на словах, а на экране снова показать ключевой слайд.
Для маленькой аудитории, где важно вовлечь зрителей в диалог, последним слайдом мог бы стать слайд, где собраны вместе все важные слайды презентации (конечно, для этого их не должно быть слишком много).
Такой слайд позволит охватить взглядом все выступление и облегчит формулировку вопроса.
Пример: Главная мысль: «Галактика» развивается, у корпорации большие перспективы. | ||||
1 |
| Цель слайда: Чтобы зрители запомнили ключевую фразу. Анимация: Слова появляются поочередно. | ||
2 |
| Цель слайда: Проиллюстрировать рост доходов. | ||
| 3 |
| Цель слайда: Продемонстрировать, что корпорация вкладывает много денег в развитие. |
|
| 4 |
| Цель слайда: «разбудить», вернуть внимание зала Мысль: многие выбирают «Галактику» Впечатление: оптимизм, юмор Анимация: «рожицы» счастливых клиентов выезжают слева вслед за надписью «Галактика» |
|
| 5 |
| Цель слайда: Облегчить зрителям формулировку вопросов к докладчику |
|
| 6 |
| Цель слайда: Чтобы зрители запомнили главную мысль, ключевую фразу. Оставить слайд на экране как можно дольше. Анимация |
|
Что и как изображать на слайде
Использование каждого слайда в презентации должно быть оправдано. Слайд сам по себе можно рассматривать как маленькую презентацию. Поэтому, желательно для каждого слайда в отдельности сформулировать цель. Это поможет вам сосредоточиться на главном и не перегрузить слайд несущественными деталями.
Станьте ленивым! Представьте, что вам придется рисовать слайд прямо во время презентации. Например, на грифельной доске. Вообразите себя крайне ленивым человеком. Изображайте не больше того, что вы бы нарисовали в таких условиях.
Максимально упрощайте каждый элемент слайда. Чем меньше потратит зритель на идентификацию элементов слайда и на понимание их значения — тем лучше. Стремление «сделать красиво» слишком часто приводит к ухудшению восприятия изображения.
Что изображено на картинке под номером 2, диаграмма или горы?
Стремитесь уменьшить количество элементов. Желательно, чтобы на слайде был лишь один значимый элемент. Это элемент, на который зритель обратит внимание в первую очередь. Он же должен нести основную смысловую нагрузку.
Если на слайде задуманы еще и другие элементы, они должны быть четко подчинены основному, то есть быть: меньшими по размеру, менее яркими и т. п. Взгляд человека в первую очередь остановится на главном элементе слайда. Далее, наиболее естественное движение глаз: слева направо, сверху вниз. В этом порядке и следует располагать элементы слайда.
Бывают ситуации, когда необходимо изобразить несколько равноценных элементов. В этом случае рекомендуется ограничить их число тремя или пятью. Человек непроизвольно придумывает мнемонические правила, чтобы запомнить расположение элементов. Чем проще правила, тем легче это сделать. Запомнить 5 может оказаться легче, чем 4.
Элемент | Как запоминается человеком |
| «Первый элемент» |
| «Элемент ближе к началу» |
| «Элемент в середине» |
| «Элемент ближе к концу» |
| «Последний элемент» |
Использование текста в слайдах
Буквы, слова, текст привычны нам с детства. Кажется, что уж тут-то не будет никакого подвоха, ведь мы много, грамотно и красиво пишем. Однако, даже для профессионального дизайнера текст — самая большая и сложная часть работы. Буквы и слова заключают в себе одновременно и изображение, и смысл, и даже звук (читая, мы мысленно произносим слова).
Сравните:
| Слова одни, а впечатление разное. |
На слух люди воспринимают информацию почти одинаково быстро, а вот читают все с разной скоростью. Предложив зрителям объемный текст на экране, вы неизбежно разделите аудиторию на два враждующих лагеря: тех, кто уже прочитал и тех, кто не успел. Как правило, докладчик в это время еще что-то говорит, еще больше усложняя задачу.
Многие авторы рекомендую вообще отказаться от помещения текста на слайды. Увы, в реальности это недостижимо. Как не переборщить с текстом на слайде?
Не помещайте на слайд целиком то, что вы намерены сказать словами. Большой текст будет очень трудно прочитать и почти невозможно запомнить.
Посмотрите на текст, как на картинку. Представьте, что вы не умеете читать, а буквы — лишь набор графических элементов. Ваша «текстовая картинка» на слайде должна выглядеть именно как картинка, а не казаться страницей из «Войны и мира».
Например: Буква Г — картинка. Слово «Галактика» — картинка, «Галактика» развивается — все еще похоже на картинку, а вот «Корпорация «Галактика» успешно развивается, демонстрируя опережающие темпы роста» — уже текст и такая надпись на слайде лишняя.
Старайтесь максимально сократить длину предложений. Просто мысленно убирайте по очереди каждое слово из предложения и смотрите, изменится ли смысл. Если нет — безжалостно выкидывайте это слово. Вот как можно было бы написать этот абзац на слайде:
Сократите длину предложений.
Убирайте слово.
Изменится смысл?
Нет? — слово не нужно.
Нужно стремиться повышать «читабельность» текста. То есть делать так, чтобы текст легче и быстрее воспринимался зрителем.
1. Делайте текст более контрастным. Лучше писать темным по светлому. Например, черный (темно синий) текст, на светлом фоне.
2. Не пишите весь текст прописными буквами.
Взрослый человек не читает по буквам, а «узнает» слово целиком. СЛОВО ЖЕ, НАПИСАННОЕ ОДНИМИ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ УТРАЧИВАЕТ ИНДИВИДУАЛЬНОСТЬ И СЛИВАЕТСЯ С ДРУГИМИ.
Сравните профиль слова, написанного строчными и прописными буквами:
Не так давно ученые открыли удивительный факт: чтобы текст можно было прочитать, достаточно, чтобы в слове оставались на месте лишь первая и последняя буквы. Остальные могут быть расставлены случаным образом. Вдеь мы чиаетм тксет глзамаи, овхатыавя все солво цоеиклм, не вчыитавясь делаьтно в солги.
3. Не экспериментируйте со шрифтами. Шрифт — сложнейший элемент дизайна. Испортить слайд неумелым использованием шрифтов проще простого. Чтобы этого избежать, ограничьтесь лишь двумя: Arial и Times New Roman. Эти шрифты наверняка найдутся на любом компьютере с Windows, благодаря чему, вы избежите неприятных сюрпризов при переносе слайдов с одного компьютера на другой.
4. Выделяйте ключевые слова в предложении жирным шрифтом или цветом. Избегайте наклонного и подчеркнутого начертания.
5. Пишите крупно. Текст должен читаться с последнего ряда.
6. Больше «воздуха». Плотно набранный текст с маленькими промежутками между строками будет читаться трудно, даже, если вы использовали крупный шрифт. Лучше выбрать меньший шрифт, но увеличить промежутки между строчками. (А еще лучше уменьшить количество текста).
Композиция слайда
Фон
Старайтесь делать слайды на однородном светлом фоне. Прекрасно выглядит чистый белый экран (даже, если на нем ничего нет).
Иногда приходится слышать: «этот фон надоел, придумайте что-нибудь новое». Если бы нам удалось добиться того, чтобы какой-либо рисунок или образ «надоел» зрителям, рекламисты всего мира поставили бы нам памятник. Увы, большинство зрителей еще даже и не видели наши слайды и тем более, им не мог надоесть их фон. Повторение — не только мать учения, но и мать запоминания. Было бы неплохо, чтобы некий элемент слайда постепенно (с годами) становился узнаваемым.
Стандартный фон
Логотип
Изображать ли на слайде логотип и если да, то где и как? Если цель слайда: «чтобы зритель запомнил логотип», то его нужно разместить крупно в центре слайда.
В случае, когда ваша презентация — лишь одна в ряду презентаций разных фирм, необходимо сделать так, чтобы зритель в любой момент времени мог понять, представитель какой фирмы выступает. Для этого можно разместить логотип справа внизу слайда. Кроме того, для таких мероприятий полезно добавить в слайд контактную информацию: телефон или адрес веб-сайта.
Использование анимации
Никогда не применяйте анимацию в слайде без необходимости! Анимация — очень заманчивый инструмент MS PowerPoint. Пользоваться им так просто, что трудно удержаться. И все же, постарайтесь избежать неоправданного использования анимации. Не думайте о ней вовсе. Она сама вспомнит о вас, если сценарий презентации того потребует.
Переходы слайда
PowerPoint позволяет анимировать даже смену слайдов на экране. К этой возможности нужно относиться столь же осторожно, что и к анимации. Главным «аниматором» и инициатором смены слайдов доложен быть докладчик. В момент смены слайда, лучше постараться привлечь внимание к докладчику, а не к экрану. Например, достаточно произнести: «Сейчас я взмахну рукой, и на экране появится график роста наших доходов, но прежде, отмечу…». Пока зрители напряглись в ожидании взмаха руки, можно успеть сказать нечто важное.
Демонстрация слайдов
1. Если есть возможность, проверьте работу слайдов на том самом компьютере, на котором они будут демонстрироваться. Убедитесь, что не исчезли ли русские буквы в шрифтах.
2. Отрепетируйте с ассистентом переключение слайдов. Объясните ему, когда и как, в соответствии с вашим сценарием презентации, он должен переключать слайд.
3. Продумайте моменты включения-выключения слайдов. Предыдущий слайд не должен оставаться на экране, когда ваш доклад ушел вперед. В эти моменты нужно либо выключать проектор, либо предусмотреть пустые слайды-заглушки (просто белый фон).
4. Если вы используете указку, четко укажите в нужную точку экрана и задержите указку на несколько секунд. Не размахивайте указкой и не допускайте хаотичных движений по экрану.
Не используйте лазерных указок. Во-первых, зрителю очень трудно связать точку на экране с вашей рукой и вашими действиями. Во-вторых, уж очень красное пятнышко напоминает зрителям лазерный прицел винтовки.
5. Если на слайде вы демонстрируете график, схему, приводите важные цифры, раздайте зрителям этот материал в печатном виде. Иначе кто-нибудь начнет зарисовывать с экрана и отвлекаться. Показав слайд, обязательно предупредите, что материалы будут розданы в печатном виде.
В какой момент времени лучше раздавать печатные материалы с тезисами презентации и слайдами? Если вы раздадите их до выступления, зрители во время вашего доклада начнут их листать и перестанут смотреть на вас и на экран. Раздача материалов прямо во время выступления связана с техническими трудностями. Может возникнуть суета и неразбериха. Не стоит делать этого в большой аудитории. Однако, в маленькой аудитории процесс раздачи в нужный момент может вернуть внимание зрителей, вовлечь их в общение с докладчиком. Получив в руки листок (только один, с той информацией, которую обсуждают в данный момент), человек вынужден будет хотя бы мельком взглянуть на него. С наименьшими затратами можно раздать печатные материалы (сразу все) после презентации.
6. Учитывайте форс-мажорные обстоятельства. Готовьте презентацию с расчетом на то, что техника наверняка откажет.
Успешной презентации!
И помните: презентация — это не слайды!
