Использование гиперссылок в объектах базы данных

Использование гиперссылок в объектах базы данных

Гиперссылки могут использоваться в формах и таблицах для перехода к объектам той же самой или другой базы данных Microsoft Access, к документам, созданным в Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint и других приложений, а также к документам, расположенным в глобальной сети Internet или в местной корпоративной сети. Гиперссылки можно также добавлять в отчеты. Однако при просмотре отчета в Microsoft Access гиперссылки работать не будут. Для их использования отчет необходимо преобразовать в формат Word, Excel или HTML.

В форме или отчете можно создать надпись или рисунок и присоединить к ним гиперссылку. В формах можно присоединять гиперссылку к кнопкам. Например, в базе данных "Борей" форма "Товары" содержит кнопку, при нажатии которой осуществляется предварительный просмотр отчета "Список товаров".

Мы рассмотрим использование гиперссылок в полях таблиц Access 2000. Для остальных объектов, поддерживающих работу с гиперссылками, процедуры будут практически аналогичными.

Чтобы добавить гиперссылку в поле таблицы или запроса:

1. Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы.

2. Поместите точку вставки в поле, имеющем тип "Гиперссылка" и содержащем пустое значение (в нашем примере это поле "Домашняя страница" таблицы "Поставщики").

3. Выберите команду Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink) или нажмите кнопку Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink) на панели инструментов Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet), или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<K>. Появится диалоговое окно Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink).

4. В поле Текст (Text to display) введите текст, который должна отображать гиперссылка, а в поле Введите имя файла или Web-страницы (Type the file or Web page name) введите путь или URL для файла, на который должна указывать гиперссылка.

Гиперсоылка может указывать на файл, находящийся на локальном диске или з сети (локальной или глобальной), на объект текущей базы данных, на еще не существующую страницу, а также на адрес электронной почты. Используйте панели с ярлыками для более быстрого поиска и ввода адресов документов, с которыми вы уже работали, а также в том случае, если вы не знаете правильного формата адреса объекта, на который должна указывать гиперссылка. Например, чтобы создать гиперссылку на объект базы данных, щелкните по ярлыку Объект в этой базе данных (Object in This Database) и в появившемся иерархическом списке выделите нужный объект.

Для поиска файла на локальном диске можно использовать кнопку Файл (File). Эта кнопка открывает диалоговое окно Связать с файлом (Link to File), в котором необходимо указать нужный файл и нажать кнопку ОК.

Для поиска Web-страницы, на которую должна указывать гиперссылка, нажмите кнопку Web-страница (Web Page). Запустится программа Internet Explorer. Откройте в Internet Explorer интересующий вас документ и закройте окно Internet Explorer. Адрес документа будет

втоматически введен в поле Введите имя файла или Web-страиииы.

5. Чтобы ссылка указывала не на весь документ, а на определенную его часть, нажмите кнопку Закладка (Bookmark). Появится диалоговое окно Выбор места в документе (Select Place in Document), вид которого завис от типа документа, адрес которого указан в поле Введите имя файла и Web-страницы. Закладкой может являться диапазон ячеек Excel, закладка в документе Word, а также объект базы данных Access. Выберите закладку и нажмите кнопку ОК.

6. Чтобы при наведении указателя мыши на гиперссылку автоматически отображалась всплывающая подсказка с пояснительным текстом, нажмите кнопку Подсказка (ScreenTip). Появится диалоговое окно Подсказка для гиперссылки (Set Hyperlink ScreenTip). Введите текст по сказки и нажмите кнопку ОК.

7. Нажмите кнопку ОК. Гиперссылка будет вставлена в поле таблицы Access.

Теперь давайте обсудим операции, которые применимы к гиперссылкам. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по гиперссылке в таблице Access и в появившемся контекстном меню выберите команду Гиперссылка (Hyperlink). Раскроется меню, содержащее список команд, применимых к гиперссылкам. Описание этих команд приведено в таблице:

Команда Описание

Изменить гиперссылку (Edit Hyperlink) Открыть (Open) Открыть в новом окне (Open in New Window) Копировать гиперссылку (Copy Hyperlink) Поместить в папку "Избранное (Add to Favorites) Отображать текст (Display Text) Удалить гиперссылку (Remove Hyperlink)

Испопьзуется дня добавпения или изменения существующей гиперссылки. Если гиперссылка еще не была добавлена, то при вызове этой команды открывается диалоговое окно Добавить гиперссылку. Если же гиперссылка уже была добавлена, то появится точно такое же диалоговое окно, но называться оно будет Изменение гиперссылки (Change Hyperlink). Процедура изменения гиперссылки ничем не отличается от приведенной выше процедуры добавления гиперссылки. Открывает документ, на который указывает гиперссылка в программе просмотра, используемой по умолчанию, или в приложении, использовавшемся для создания документа. Если для гиперссылки была указана закладка, то при открытии документа автоматически выделяется диапазон, помеченный этой закладкой. Выбор команды Открыть эквивалентен щелчку по гиперссылке в режиме таблицы Аналогично предыдущей команде, только документ открывается в новом окне Используется для копирования гиперссылки в Буфер обмена Windows Добавляет ярлык к документу, на который указывает гиперссылка в папку "Избранное" В этом поле можно указать текст, отображаемый гиперссылкой Используется для удаления гиперссылки

При создании гиперссылки можно указать путь или адрес как в абсолютном, так и в относительном формате. Мы рекомендуем везде, где это возможно, использовать относительные гиперссылки, поскольку в этом случае при перемещении группы папок, содержащих связанные между собой файлы, все гиперссылки останутся корректными и не потребуют дополнительных изменений. В относительном пути используется обозначение MS-DOS для папки уровнем выше:

Относительная ссылка на файл в этой же папке:

FILENAME. DOC

Относительная ссылка на файл, находящийся в папке уровнем выше:

..\FILENAME. DOC

Относительная ссылка на файл в папке BUDGET:

BUDGET\FILENAME. DOC

Чтобы в объектах базы данных можно было использовать относительные гиперссылки, необходимо установить базовый адрес гиперссылок:

1. Откройте базу данных, для которой необходимо установить базовый адрес гиперссылок.

2. Выберите команду Файл, Свойства базы данных (File, Properties).

3. Раскройте вкладку Документ (Summary).

4. В поле База гиперссылки (Hyperlink Base) введите путь, относительно которого будут отсчитываться все гиперссылки в базе данных.

Использование панели инструментов Web

Панель инструментов Web используется для управления перемещением по Web из любого приложения Office, Кнопки на панели инструментов Web, описанные в таблице, производят те же действия, что и соответствующие кнопки на панели инструментов Internet Explorer или какой-либо другой программы просмотра.

Кнопка Описание

Назад (Back) Далее (Forward) Остановить переход (Stop) Обновить текущую страницу (Refresh Current Page) Начальная страница (Start Page) Найти в Web (Search the Web) Меню Избранное (Favorites menu) Меню Переход (Go menu) Отображать только панель Web (Show Only Web Toolbar) Адрес (Address) Список адресов (Address List)

Переход на предыдущую Web-страницу или документ в хронологии переходов по гиперссылкам Переход на следующую Web-страницу или документ в хронологии переходов по гиперссылкам Остановка загрузки текущей Web-страницы или документа Повторная загрузка текущей Web-страницы или документа Переход к начальной странице Переход на страницу поиска, где можно вводить ключевые слова для поиска Список избранных Web-страниц или документов Меню навигации и установки начальной и поисковой страниц Переключение в режим отображения только панели Web и обратно Строка для ввода URL Список использовавшихся ранее URL

Используйте панель инструментов Web при необходимости перехода по гиперссылкам в процессе работы с Access 2000. Эта панель инструментов дает возможность перемешаться вперед

ли назад по посещенным страницам или переходить к любому уже загружавшемуся ранее

документу.

Если вам часто приходится открывать одни и те же документы или страницы, можно сэкономить

время, добавляя документ Office или адрес Web-страницы список Избранное (Favorites). Чтобы

перейти к документу позже, выберите документ, который вы хотите запросить, в списке

Избранное.

Экспорт объектов базы данных в формат HTML

Перед тем как приступить к описанию процедур экспорта данных в формат HTML, необходимо определить, какой формат файла HTML следует использовать. Выбрать оптимальный формат можно на основе того, какие задачи должно решать разрабатываемое приложение. Статический формат HTML используется, если данные изменяются редко, и приложение Web не использует формы. Динамический формат используется, если изменение данных происходит часто, а данные базы данных Microsoft Access должны извлекаться приложением Web с помощью форм. В этом разделе мы остановимся на технических моментах, относящихся к статическому и динамическому форматам HTML. При первом прочтении оставшуюся часть этого раздела можно пропустить и перейти к следующему разделу.

Статические страницы HTML можно создать на основе таблиц, запросов, форм и отчетов. Полученные в результате файлы HTML являются снимком данных, полученным на время публикации файлов. При изменении данных экспортированные ранее файлы необходимо обновить вручную (повторить операцию экспорта).

Динамический формат HTML позволяет произвести операцию экспорта один раз. После этого все обновления данных происходят автоматически. Access 2000 поддерживает экспорт объектов в два динамических формата HTML - IDC/HTX и ASP (Active Server Pages). При преобразовании объектов в формат IDC/HTX вместо файлов с расширением. HTML. создаются файлы с расширением. НТХ (шаблон отображения данных) и файлы. IDC (команды для извлечении данных из базы). Файл с расширением. НТХ является файлом в формате HTML и содержит команды и инструкции по форматированию, а вместо данных содержит шаблоны, указывающие место вставки значений из запроса в файле с расширением. IDC. Файл с расширением. ЮС содержит запрос в форме инструкций SQL и данные, используемые Internet Information Server для связи с источником данных ODBC, в данном случае, с базой данных Microsoft Access 2000. Данные о связи включают название источника данных, а также имя пользователя и пароль, если для открытия базы данных используется защита на уровне пользователей. При обращении к объекту базы данных, опубликованному в описываемом формате, Web-сервер (Internet Information Server) открывает базу данных Microsoft Access (с помощью драйвера Microsoft Access и данных файле с расширением. IDC), запускает запрос из файла. IDC для доступа к данным. После выполнения запроса полученный результат объединяется с данными из файла. НТХ в один файл с расширением. HTML, который, затем отправляется программе просмотра, где отображается в виде Web-страницы.

При преобразовании объектов в динамический формат ASP вместо файлов с расширением. HTML создается файл с расширением. ASP, который содержит команды HTML, один или несколько, запросов в форме инструкций SQL, а также инструкции форматирования данных и программы на языке VBScript. Кроме этого, файл с расширением .ASP содержит сведения о соединении ODBC, используемые для связи с источником данных. Сведения о связи включают имя источника данных, а также имя пользователя и пароль, если для входа в базу данных предусмотрена защита на уровне пользователей. Принцип работы Active Server Pages похож на описанный выше, однако, за счет множества дополнительных возможностей и более надежного

выполнения технология Active Server Pages на сегодняшний день стала стандартом де-факто для динамических Web-страниц.

Средства поддержки Active Server Pages включены в состав Microsoft Internet Information Server версии 3.0 и выше.

В следующих разделах мы подробно рассмотрим процедуры публикации объектов базы данных в статический или динамический формат HTML.

Преобразование данных в статический формат HTML

Чтобы преобразовать объект базы данных в статический формат HTML:

1. В окне базы данных выделите имя таблицы, запроса или формы, а затем выберите команду Файл, Экспорт (Export). Появится диалоговое окно Экспорт объекта (Export Object).

2. В поле Тип файла (Save as type) выделите элемент Документы HTML (HTML Documents).

3. Выберите диск или папку, в которую необходимо сохранить экспортированный объект

4. В поле Имя файла (File name) введите имя файла.

5. Установите флажки Сохранить формат (Save formatted), если таблицу необходимо сохранить в формате, близком ее внешнему виду в режиме таблицы, и Автозагрузка (Autostart), чтобы созданная в результате экспорта Web-страница сразу же была открыта в программе просмотра Web-страниц.

6. Нажмите кнопку Сохранить (Save).

7. Если в шаге 6 был установлен флажок Сохранить формат, то на экран будет выведено диалоговое окно Параметры вывода в формате HTML (HTML Output Options). Укажите шаблон HTML, используемый для формирования Web-страницы, и нажмите кнопку ОК. Поле ввода в этом диалоговом окне можно оставить и пустым. В этом случае для Web-страницы будет использовано стандартное оформление.

Web-страница создается на основе набора записей для объекта в режиме, таблицы, включая значения его свойств Порядок сортировки (OrderBy) и Фильтр (Filter). Если экспортируется запрос с параметрами, то сначала происходит поиск значений параметров, а затем экспорт результатов.

Значения большинства полей (за исключением полей объектов OLE и гиперссылок) отображаются а виде строк и имеют тот же формат, что и в таблице, включая параметры свойств Формат пола (Format) или Маска ввода (InputMask). Пола с типом данных гиперссылки отображаются в виде связей HTML с помощью команд <А HREF>. По умолчанию все неформатированные типы данных, за исключением текстовых и MEMO, сохраняются с выравниванием по правому краю. Текстовые поля и поля MEMO по умолчанию сохраняются с выравниванием по левому краю.

Если размеры таблицы достаточно велики, то ее вывод на экран и отображение через программу просмотра может занять значительное время. В этом случае рекомендуется сократить размер таблицы, разделив ее на несколько таблиц меньшего размера с помощью условия отбора, например по полю даты, или использовать отчет или форму для просмотра данных.

Преобразование данных в динамический формат HTIVIL

Чтобы преобразовать объект базы данных в динамический формат HTML:

1. В окне базы данных выделите таблицу, запрос или форму, а затем выберите команду Файл, Экспорт (File, Export). Появится диалоговое окно Экспорт объекта (Export Object).

2. В поле Тип файла (Save as type) выделите элемент Microsoft US 1-2 или Microsoft Active Server Pages, в зависимости от требуемого динамического формата HTML.

3. Выберите диск или папку, в которой необходимо сохранить экспортируемый объект.

4. В поле Имя файла (File name) введите имя файла.

5. Нажмите кнопку Сохранить (Save).

6. Если вы используете формат Active Server Pages, то появится диалоговое окно Настройка вывода файлов ASP (Microsoft Active Server Pages Output Options), в котором необходимо указать название источника данных ODBC, который будет использован на Web-сервере для доступа к данным, а также ввести адрес сервера, на котором будет размещен файл ASP. Например, если файл ASP должен быть опубликован в папке VSALESAPP на сервере \\PUBWEB, необходимо ввести http://pubweb//salesapp/). Кроме того, может потребоваться указать, имя пользователя и пароль для доступа к базе данных. После завершения, настройки параметров файлов ASP нажмите кнопку ОК.

Если же вы используете формат Microsoft US 1-2, то появится диалоговое окно Настройка вывода файлов НТХ и IDC (HTX/IDC Output Options), в котором обязательно нужно указать имя источника данных, который Web-сервер должен использовать для доступа к объекту базы данных. В этом же окне можно указать имя пользователя и пароль длл доступа к данным, а также шаблон HTML, который должен использоваться для форматирования Web-страницы. После завершения настройки параметров файлов IDC/HTX нажмите кнопку ОК.

7. Объект будет преобразован в динамический формат HTML.

Страницы доступа к данным

Страницы доступа к данным - это специальный тип Web-страниц, которые предназначены для просмотра работы с данными из баз Access. На страницах доступа к данным также могут быть размещены данные из других источников, таких как рабочие книги Microsoft Excel.

Возможности взаимодействия пользователя со страницей доступа и данным зависят от того, для чего она используется. Существует три основных варианта:

• Составление отчетов в интерактивном режиме. Страницы доступа к данным этого типа часто используются для объединения и группировки сведений, хранящихся в базе данных, а также для публикации сводок данных. Например, страница может публиковать сводки по продажам для каждого региона, в котором проводятся операции. С помощью маркеров развертывания можно перейти от общей сводки данных, такой как список всех регионов и общий объем продаж по ним, к подробностям по продажам отдельных товаров в каждом регионе. Страница может также содержать кнопки панели инструментов, позволяющие сортировать и фильтровать данные, однако редактировать данные на страницах этого типа невозможно.

• Ввод данных. Этот тип страниц доступа к данным используется для про;

смотра, добавления и редактирования записей или только для добавления записей.

• Анализ данных. Страницы доступа к данным этого типа могут включать сводные списки (аналог сводных таблиц Excel), которые позволяют реорганизовывать данные для их анализа различными способами. Страница может, содержать диаграммы для анализа тенденций, закономерностей и выполнения сравнений между данными в базе данных или электронные таблицы, в которые можно вводить и редактировать данные, а также пользовать формулы для выполнения некоторых вычислений, выполняемых в Microsoft Excel.

Страница доступа к данным непосредственно связана с базой данных. При просмотре в Internet Explorer отображается копия страницы. Поэтому любой отбор данных, сортировка и другие изменения способа отображения данных, включая изменения в сводном списке или электронной таблице, влияют только на копию страницы. Однако изменения в самих данных - изменение значений, добавление или удаление данных - сохраняются в базе данных и впоследствии доступны всем, кто просматривает страницу.

Страница доступа к данным может состоять из большого числа различных компонентов. Набор компонентов может варьироваться а зависимости от цели создания страницы. Некоторые из наиболее часто используемых компонентов перечислены ниже.

• Текстовые поля или поля ввода. Отображают существующие данные из базы данных или. если разрешено, принимают вводимые пользователем новые данные для хранения в базе данных.

• Записи. Наборы связанных фактов об одном хранящемся в базе данных элементе, таком как клиент, заказ от клиента или сотрудник.

• Группы. Объединяют данные в наборы. Например, записи клиентских заказов на странице доступа к данным могут быть сгруппированы по странам. Название каждой страны - это заголовок группы. В зависимости от того, как разработана страница, на ней либо отображаются все группы (обычно со скрытием входящих в них записей), либо ни одна конкретная группа не отображается до тех пор, пока не будет выбрана в списке доступных групп. Если на странице отображаются все группы, то можно отобразить все записи конкретной группы, щелкнув маркер ее развертывания. В нижней части каждой развернутой группы может находиться собственная панель перехода по записям. Редактировать данные на странице с группами невозможно.

• Панель перехода по записям. Позволяет быстро выполнять переходы между записями либо добавлять, удалять, сохранить, отменять изменения, сортировать или фильтровать записи. На странице доступа с группами каждая группа может иметь собственную панель перехода по записям, расположенную в нижней части развернутой группы. Если панель па странице не включает в себя некоторые из кнопок, показанных на следующем рисунке, или включает кнопки, не перечисленные здесь, значит она была специально настроена разработчиком страницы.

• Сводные списки. Аналог сводных таблиц Microsoft Excel отображают данные в виде строк и столбцов, которые можно реорганизовывать для анализа данных различными способами. Это делается путем перемещения строк в столбцы и столбцов в строки, отображения итоговых сумм на пересечении строки столбцов, а также с использованием других способов упорядочения и суммирования данных. Сводный список содержит собственную панель инструментов и встроенную справку.

• Электронные таблицы. Аналог листа Microsoft Excel, позволяют вводить и редактировать данные или выполнять вычисления с данными. Электронная таблица содержит собственную панель инструментов и встроенную справку.

• Диаграммы. Используют базу данных для визуального отображения тенденций, закономерностей и сравнений. При изменении базы данных происходит соответствующее изменение диаграммы. Если диаграмма связана со сводным списком или электронной

таблицей на странице доступа к данным, то диаграмма изменяется при изменении связанного сводного списка или электронной таблицы.

Использование страниц доступа к данным

Рассмотрим вкратце процедуры работы с готовыми страницами доступа к данным (т. е. использование страниц доступа к данным конечным пользователем). Хотя фирма Microsoft сделала все, чтобы страницы доступа к данным были как можно более близки по своей функциональности стандартным формам Access (надо сказать, что это в принципе удалось), однако некоторые особенности при работе со страницами доступа к данным все-таки существуют. Основное отличие страниц доступа к данным от форм Access состоит в том, -по первые доступны через стандартный интерфейс программы просмотра. Предположим, что на Web-сервере вашей организации уже опубликован набор страниц доступа к данным, которые вы должны использовать для ввода, просмотра и анализа данных. Что нужно сделать для того, чтобы открыть страницу доступа к данным? Для этого потребуется запустить Internet Explorer и перейти на страницу доступа к данным по гиперссылке с какой-либо другой страницы или же ввести в строке адреса URL страницы доступа к данным. Первый способ нам кажется более правдоподобным, поскольку если ваша организация использует такие современные средства, как страницы доступа к данным, то создание грамотной структуры Web-сервера, не требующей от пользователя запоминания лишней информации, скорее всего, уже давно решенная задача.

После того как страница доступа к данным открыта в программе просмотра, ее можно использовать для ввода, просмотра и анализа данных, доступ к которым она предоставляет. Страница "Анализ продаж" из базы данных "Борей" использует специальный элемент управления "Сводная таблица Office" для отображения и группировки числа и суммы заказов по сотрудникам и получателям. Как, наверное, уже догадался вдумчивый читатель, в данном случае этот элемент управления (и, следовательно, сама страница доступа к данным) используется для анализа эффективности работы сотрудников.

Если вы знакомы с использованием сводных таблиц Excel, то без труда разберетесь с тем, как работать с элементом управления "Сводная таблица Office". Если же со сводными таблицами вы никогда не работали, то смело нажимайте кнопку Справка (Help) на панели инструментов элемента управления "Сводная таблица Office", Справочной информации о специальных элементах управления Office, предназначенных для анализа данных (помимо сводной таблицы в их число входят элементы управления "Электронная таблица Office" и "Диаграмма Office"), вполне достаточно для того, чтобы познакомиться с основными возможностями этих элементов управления и приступить к их использованию.

Создание страниц доступа к данным при помощи Мастера страниц

Создание страниц доступа к данным очень похоже на создание форм. Рассмотрим процедуру создания страниц доступа к данным на конкретном примере, и будем использовать базу данных "Борей" в качестве его основы. Предположим, что ваша фирма занимается продажей продуктов питания (база данных "Борей" содержит информацию о работе именно такой фирмы), а в круг ваших обязанностей входит информирование клиентов об имеющихся товарах. Как можно решить эту задачу при помощи Access? Есть несколько вариантов:

• Создание отчета с информацией о предлагаемых товарах и доставка полученного таким образом каталога клиенту в печатной форме, по факсу или по электронной почте. Недостатком этого варианта является то, что вы можете донести информацию только до тех клиентов, контакты с которыми уже налажены.

• Преобразование отчета или таблицы в формат HTML и публикация информации на Web-сервере организации. Этот вариант более гибок (по крайней мере, информация о товарах становится доступна более широкой аудитории), но имеет существенный недостаток - список товаров может быть достаточно большим, а средства экспорта данных не позволяют грамотно структурировать информацию.

• Создание страницы доступа к данным со структурированным списком товаров и публикация информации на Web-сервере организации. Именно эту возможность мы и рассмотрим далее.

В первую очередь, мы создадим базовую страницу доступа к данным при помощи мастера, а в следующем разделе рассмотрим, как расширить ее возможности в режиме Конструктора. Чтобы создать страницу доступа к данным при помощи, мастера:

1. Откройте базу данных "Борей".

2. В окне базы данных раскройте список страниц доступа к данным, щелкнув по ярлыку Страницы (Pages).

3. Дважды щелкните по элементу Создание страницы доступа к данным с помощью мастера

(Create data access page by using wizard). Появится первый шаг Мастера страниц, предлагающий указать поля, которые необходимо добавить на страницу.

4. В списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) выделите таблицу или запрос с полями, которые необходимо добавить на страницу. Добавьте нужные поля из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields) при помощи кнопок > и ». Повторите этот шаг для выбора полей из другой таблицы или запроса.

В нашем примере необходимо выбрать поля "Марка", "ЕдиницаИзмерения", "Цена", "НаСкладе" и "ПоставкиПрекрашены" из таблицы "Товары", а также поле "Категория" из таблицы "Типы". Нажмите кнопку Далее (Next).

5. На следующем шаге Мастера страниц укажите поля, по которым необходимо произвести группировку данных. Для этого выделите поле в списке и нажмите кнопку >. С помощью кнопок со стрелками вверх и вниз можно управлять уровнем группировки. А кнопка < позволяет удалить группировку по выделенному полю на схематическом изображении страницы. В нашем примере данные будут группироваться по категориям товаров, поэтому выделите поле Категория и нажмите кнопку >.

6. Для дополнительной настройки параметров группировки данных нажмите кнопку Группировка (Grouping options). В появившемся диалоговом окне можно указать интервал группировки поля для каждого поля группировки. Нажмите кнопку Далее (Next).

7. На следующем шаге Мастера страниц можно указать, по каким полям должны сортироваться данные на странице. Допускается сортировка записей по убыванию или возрастанию для не более чем четырех полей,

В нашем примере разумно отсортировать данные по названию товара, а затем по его цене. Для этого необходимо выбрать соответствующие поля в раскрывающихся списках 1 и 2.

Порядок сортировки значений полей можно изменить, нажав кнопку справа от раскрывающегося списка. Нажмите на кнопку Далее (Next).

8. Появится последнее окно мастера страниц. На этом шаге необходимо указать название страницы, а также действия, которые должны быть выполнены после ее задания.

На данном этапе мы не будем изменять страницу в режиме Конструктора, поэтому выберем переключатель Открыть страницу (Open the page).

Для получения дополнительной информации о работе со страницами доступа к данным установите флажок Вывести справку по работе со страницей (Display help on working with the page) и нажмите кнопку Готово (Finish),

9. После непродолжительной паузы, за время которой Мастер страниц завершит ее создание, новая страница будет открыта в режиме просмотра. С помощью панели перемещения по записям можно выбрать необходимую категорию товаров, а с помощью кнопки развертывания структуры — отобразить список товаров данной категории.

10. Чтобы сохранить страницу доступа к данным, нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Разметив страницы (Page view). В появившемся диалоговом окне Сохранение в виде страницы доступа к данным (Save as Data Access Page) укажите папку, в которой необходимо сохранить страницу, и введите имя файла, в котором она должна быть сохранена. Нажмите кнопку Сохранить (Save).

Итак, страница доступа к данным успешно создана, но, к сожалению, еще не готова к публикации. Обратим внимание на некоторые существенные недостатки страницы, созданной с помощью мастера:

• Во-первых, хотелось бы, чтобы на странице сразу отображался список категорий товаров,

• Во-вторых, информацию товаров лучше всего выводить в режиме ленточной формы.

• В-третьих, наша задача состоит в том, чтобы создать страницу, предназначенную для просмотра информации о товарах и, следовательно, возможность редактирования данных в этом случае является излишней.

• Наконец, выравнивание элементов управления и их размеры, безусловно, нуждается в изменении.

О том, как избавиться от этих недостатков, мы расскажем в следующем разделе.

Создание и изменение страниц доступа к данным в режиме Конструктора

В этом разделе мы покажем, как создать страницу доступа к данным "Каталог товаров", имеющую тот же вид, что и страница, созданная в предыдущем разделе. При этом мы не будем заострять внимания на недочетах в странице, созданной мастером, а сосредоточимся на том, как создаются страницы доступа к данным "с нуля". Затем мы постараемся избавиться от недостатков страницы, созданной при помощи мастера.

Чтобы создать страницу доступа к данным в режиме Конструктора:

1. Откройте базу данных "Борей".

2. В окне базы данных раскройте список страниц доступа к данным, щелкнув по ярлыку Страницы (Pages)

3. Дважды щелкните по элементу Создание страницы доступа к данным в режиме

Конструктора (Create data access page in Design view). Пустая страница будет открыта в режиме Конструктора.

4. Сохраните страницу доступа к данным, нажав кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Макет страницы (Design View). В появившемся диалоговом окне Сохранение в виде страницы доступа к данным (Save as data access Page) укажите папку, в которой необходимо сохранить страницу, и введите имя файла, в котором она должна быть сохранена. Нажмите кнопку Сохранить (Save).

Пустая страница содержит один раздел, который пока никак не связан с объектами базы данных, и область для ввода заголовка страницы. Обратите внимание на то, что в режиме Конструктора страниц доступа к данным, как и в режиме Конструктора форм, отображается окно со списком полей базы данных, а также панель элементов управления, которые можно разместить на странице.

Чтобы добавить на страницу поле таблицы или запроса, выделите его в окне Список полей и перетащите в область раздела. При этом в заголовке раздела появится название таблицы или запроса (это означает, что раздел связан с таблицей или запросам), содержащего добавленное поле, а элемент управления для этого поля появится в области раздела. В нашем примере мы начнем с поля "Категория" из таблицы "Типы". Обратите внимание на то, что после добавления поля на странице появился новый раздел РазделКнопокПерехода, в котором расположена панель перемещения по записям таблицы (в данном случае таблицы "Типы" ).

Добавьте на страницу оставшиеся поля, участвующие в нашем примере (это поля "Марка", "ЕдиницаИзмерения", "Цена", "НаСкладе" и "ПоставкиПрекращены" из таблицы "Товары" ). Конструктор страниц автоматически выбирает элемент управления в соответствии с типом поля (например, для поля "ПоставкиПрекрашены", содержащего логическое значение, добавляется флажок, а не текстовое поле).

Получившаяся страница содержит все необходимые поля. Теперь можно указать поле, по которому должны группироваться данные. Для этого выделите текстовое поле "Категория" на странице доступа к данным и нажмите кнопку Повысить уровень (Promote) на панели инструментов Макет страницы. Для поля, по которому происходит группировка, будет добавлен новый раздел данных и новый раздел кнопок перехода. Слева от поля, по которому группируются данные, появится маркер развертывания структуры.

Для того чтобы создать дополнительный уровень группировки, выделите еще одно поле на странице и нажмите кнопку Повысить уровень. Управлять уровнями группировки можно при помощи кнопок Повысить уровень и Понизить уровень (Demote). Если выделенное поле является самым низким уровнем группировки, то при нажатии кнопки Понизить уровень

группировка удаляется.

Созданная нами в режиме Конструктора страница уже практически похожа на ту, которую мы создали при помощи мастера. Осталось указать порядок сортировки записей и заголовок таблицы.

Чтобы указать порядок сортировки записей:

1. Нажмите кнопку Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) на панели инструментов Макет страницы или выберите команду Вид, Сортировка и группировка (View, Sorting and Grouping). Появится окно Сортировка и группировка (Sorting and Grouping), в котором оизводится настройка параметров сортировки и группировки записей.

2. В поле Сортировка по умолчанию (Default Sort) введите через запятую имена полей, по которым необходимо отсортировать записи. Для указания порядка сортировки, сразу после имени поля введите через пробел ключевое слово ASC (по возрастанию) или DESC (по убыванию).

3. Выделите источник группы записей, для которого необходимо изменить паре метры сортировки. Его название совпадает с соответствующим заголовком раздела страницы доступа к данным.

Чтобы изменить название страницы доступа к данным:

1. Дважды щелкните по странице в любом месте, свободном от элементов управления и разделов. Появится диалоговое окно свойств страницы.

2. Раскройте вкладку Другие (Other).

3. В поле Title введите текст, который должен отображаться в строке заголовка программы просмотра при открытии страницы.

Теперь откройте страницу в режиме разметки страницы (это можно сделать, нажав кнопку Разметка страницы на панели инструментов Макет страницы). Оставшуюся часть этого раздела мы посвятим завершению нашего примера.

В первую очередь мы заменим все текстовые поля на элементы управления "Связанный HTML" (Bound HTML):

1. Удалите все поля со страницы доступа к данным. Для этого последовательно выделите каждое поле и нажмите клавишу <Delete>.

2. Нажмите кнопку Связанный HTML на панели инструментов Панель элементов (Toolbox) и нарисуйте новый элемент управления в одном из разделов страницы.

3. Выделите добавленный элемент управления и нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Макет страницы. В диалоговом окне свойств элемента управления раскройте вкладку Данные (Data).

4. В раскрывающемся списке ControlSource выделите поле, значение, которого должно отображаться в элементе управления.

5. Настройте параметры отображения элемента управления - размер элемента управления, шрифт, размер шрифта, цвет текста, формат значения и т. п.

6. Повторите шаги 2-5 для каждого поля, участвующего в нашем примере. Не забудьте, что элементы управления для полей таблицы "Товары" необходимо разместить в разделе "Товары", а поле "Категория" таблицы "Типы" - в разделе "Товары-Категория".

7. Расположите элементы управления в одну линию по горизонтали, чтобы при отображении страницы выводился список, похожий на таблицу.

Если это необходимо, измените размер раздела. Для этого выделите раздел, щелкнув по нему, и перетащите маркер изменения размера раздела.

8. Теперь страница доступа к данным может использоваться только для просмотра списка товаров, что и требовалось.

Следующим шагом будет дополнительная настройка параметров разделов страницы доступа к данным. Мы хотим, чтобы при открытии страницы автоматически отображались все категории товаров, чтобы для раздела группировки не выводилась панель перемещения по записям таблицы и чтобы при развертывании категории одновременно отображалось только 10 записей из таблицы "Товары". Кроме того, для раздела "Товары" необходимо создать раздел подписей, чтобы разместить в нем метки к элементам управления. Чтобы установить такие параметры разделов:

1. Отобразите окно Сортировка и группировка.

2. В списке Источник группы записей выделите элемент Товары-Категории (Products-Categories) и укажите параметры для этого раздела.

В раскрывающемся списке Раздел кнопок перехода (Record Navigation Section) выделите элемент Нет (No), чтобы удалить панель кнопок перехода из области группировки.

В раскрывающемся списке Размер страницы доступа (Data Page Size) выделите элемент Все (АН), чтобы при открытии страницы отображались все категории товаров.

Проверьте, что в списке Развернуто по умолчанию (Expanded by default) выделено значение Нет (No).

3. В списке Источник группы записей выделите элемент Товары (Products) и укажите параметры для этого раздела.

В списке Раздел подписей (Caption Section) выделите элемент Да (Yes).

В раскрывающемся списке Размер страницы доступа (Data Page Size) выделите элемент 10, чтобы при развертывании категории одновременно отображалось только 10 записей из таблицы "Товары".

В добавленный нами раздел подписей можно вставить метки для полей таблицы "Товары":

1. Нажмите кнопку Надпись (Label) на панели инструментов Панель элементов и нарисуйте надпись в разделе подписей.

2. Расположите надпись над элементом управления, которому она должна соответствовать.

3. Измените текст надписи на название поля, которому она должна соответствовать. Откройте страницу доступа к данным в режиме разметки.

Полученной странице, явно не хватает фона, заголовка, набранного крупным шрифтом и других декоративных деталей, без которых она не может выглядеть привлекательно. Поэтому в завершении этого раздела мы рассмотрим возможности оформления страниц доступа к данным.

Access 2000 позволяет применить к странице доступа к данным специальный шаблон оформления - тему. Темы страниц содержат типовые варианты оформления страницы - фон, стили текста, графических элементов и т. п.

Чтобы выбрать тему страницы доступа к данным:

1. Откройте страницу в режиме Конструктора.

2. Выберите команду Формат, Тема (Format, Theme). Появится диалоговое окно Тема (Theme).

3. В списке Выберите тему (Select Theme) выделите тему, которую необходимо применить для страницы доступа к данным. На схеме Образец (Preview) отображается, пример страницы, отформатированной при помощи выделенной темы,

4. Отметьте флажками дополнительные параметры форматирования, которые необходимо применить к странице.

5. Чтобы для всех создаваемых страниц использовалась выделенная тема, нажмите кнопку По умолчанию (Default), а затем в появившемся окне нажмите кнопку Да (Yes).

6. Нажмите кнопку ОК. Тема будет применена к странице.

Теперь можно ввести заголовок страницы сверху от раздела данных и дополнительную информацию (например, контактный телефон или адрес электронной почты) внизу страницы.

Заключительным штрихом в этом примере будет добавление на страницу доступа к данным горизонтальных линий для того, чтобы отделить заголовок и дополнительную информацию от области данных. Для этого нажмите кнопку Линия (Line) на панели инструментов Панель элементов (Toolbox) и нарисуйте линии сверху и снизу от области данных. После этого сохраните страницу и откройте ее в программе Internet Explorer. Эту станицу можно опубликовать на Web-сервере для всеобщего обозрения или отправить клиентам по электронной почте (о том, как это сделать рассказано в следующем разделе).

Создание страницы "Каталог товаров" на этом завершено. Безусловно, мы рассмотрели не все средства, предназначенные для создания страниц доступа к данным. Однако, если вы уже ознакомились с возможностями редактирования форм и отчетов, которые описывались ранее в этой книге, и полностью проделали пример этой главы, то можете считать, что вы овладели большей частью средств создания страниц доступа к данным.

Средства публикации данных

В заключительном разделе этой главы мы рассмотрим средства Access 2000 и Office 2000, предназначенные для публикации данных (т. е. для доставки информации тем, кому она будет полезна).

Публикация данных на Web-сервере

Проще всего опубликовать Web-страницу (страницу доступа к данным или объект, экспортированный в формат HTML) при помощи Проводника Windows. Специальная надстройка Web-папки позволяет работать с папками и файлами на Web-серверах точно так же, как с папками и файлами на локальном диске. Прежде чем воспользоваться этой возможностью, необходимо создать соединение с Web-сервером:

1. Запустите Проводник Windows.

2. В левой панели выделите элемент Web-папки (Web folders). Дважды щелкните по элементу Добавить Web-папку (Add Web Folder) на правой панели Проводника Windows.

Появится диалоговое окно Добавить Web-папку (Add Feb Folder).

3. Введите URL папки на Web-сервере, в которой необходимо сохранить Web-страницу, и нажмите кнопку Далее (Next). 4. Введите название для создаваемого соединения и нажмите кнопку Готово (Finish). В списке Web-папки появится новый элемент.

Чтобы скопировать данные на Web-сервер при помощи средства Web-папи:

1. В Проводнике Windows выделите файлы и папки, которые необходимо скопировать на Web-сервер.

2. Выберите команду Правка, Копировать (Edit, Copy).

3. Дважды щелкните по значку соединения в списке Web-папки.

4. Раскройте структуру папок для выбранного соединения и выделите папку, в которую необходимо скопировать файлы и папки, указанные на шаге 1.

5. Выберите команду Правка, Вставить (Edit, Paste). Выделенные на шаге 1 файлы и папки будут скопированы на Web-сервер.

Отправка данных по электронной почте

Электронная почта является одним из наиболее распространенных способов обмена информацией в электронном виде. Электронную почту можно использовать для обмена информацией в процессе разработки базы данных, с помощью нее можно обсуждать информацию, хранящуюся в базе данных, проводить целевые рассылки информации, интересующей клиентов и т. д.

С появлением Access 2000 взаимодействие этого приложения с клиентами электронной почты (в особенности с Microsoft Outlook) стало простым и прозрачным. Любой объект базы данных (за исключением макросов) можно отправить по электронной почте в качестве вложения. Кроме того, страницы доступа к данным можно отправлять в качестве тела сообщения.

Чтобы отправить объект базы данных по электронной почте:

1. Выделите объект в окне базы данных.

2. Выберите команду Файл, Отправить, Сообщение (File, Send, Message) или Файл, Отправить, Сообщение (как вложение) (File, Send, Message (as attachment)) в зависимости от того, каким способом вы хотите отправить объект.

3. В появившемся диалоговом окне Отправка по почте (Message Format) укажите формат, в котором необходимо переслать данные. Мы рекомендуем для всех типов объектов базы данных использовать формат HTML.

4. Нажмите кнопку ОК. В зависимости от выбранного формата данных, может появиться дополнительное диалоговое окно, в котором необходимо указать параметры преобразования объекта.

5. Запустится клиент электронной почты, используемый по умолчанию (в нашем примере это Microsoft Outlook), и будет создано новое сообщение.

6. Укажите получателей сообщения, используя кнопки Кому (То) и Копия (Copy).

7. Введите тему сообщения и, если необходимо, пояснительный текст в поле сообщения

8. Нажмите кнопку Отправить (Send).

Средства публикации информации в intranet и Internet превращают Access 2000 в мощный инструмент разработки распределенных приложений. Для работы таких приложений требуется единственное средство - программа просмотра Web-страниц.

В этой главе мы рассмотрели работу с гиперссылками в объектах баз данных Access, привели процедуры экспорта объектов базы данных в формат HTML, обсудили средства создания страниц доступа к данным, а также варианты публикации данных.

Пример страницы доступа к данным, рассмотренный в этой главе, кому-то может показаться не очень сложным. Однако он охватывает практически все возможности Access 2000 по созданию интерактивных форм, доступ к которым осуществляется через интерфейс программы просмотра. Читатели, которые всерьез заинтересовались разработкой страниц доступа к данным, безусловно, должны обратиться к изданиям, посвященным исключительно разработке Web-страниц, созданию сценариев, управлению элементами ActiveX и т. д.