Тема 5. Хранение документов

ТЕМА 5. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Оперативное хранение документов

5.2. Номенклатура дел

5.3. Экспертиза ценности документов

5.4. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

5.1. Оперативное хранение документов

Исполненные документы группируют в дело. Дела можно формировать в организации централизованно, т. е. только в службе документационного обеспечения, и децентрализовано - в документационной службе и в структурных подразделениях.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

-  помещать в дело документы, оформленные в соответствии с государственными стандартами; запрещается оставлять в делах черновые и дублетные экземпляры документов;

-  помещать в дело только исполненные документы;

-  включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

-  группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения;

-  группировать в дела документы одного календарного года, за исключением "переходящих" дел, которые формируют в течение ряда лет или какого-либо периода по вопросам, решение которых происходит в течение ряда лет, например -

-  личные дела, которые формируют в течение всего периода работы сотрудников организации;

-  судебные дела;

-  документы учебных заведений, которые формируют за учебный год;

-  дела театров, характеризующие сценическую деятельность за период театрального сезона;

-  истории болезней и т. п.);

-  приложения к документам, независимо от дат их подписания или утверждения, присоединяют к документам, к которым они относятся; объемные приложения могут составлять отдельный том (тома) данного дела;

-  если уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним, группируют вместе; если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют как самостоятельные дела;

-  самостоятельными делами являются также утвержденные планы, отчеты, сметы и т. п.; их группируют отдельно от их проектов;

-  приложения к ним, если они имеют достаточный объем, составляют отдельный том;

-  предложения, заявления и жалобы граждан, касающиеся работы организации формируют отдельно от заявлений по личным вопросам;

-  переписка формируется, как правило, в пределах календарного года, учебного года, срока созыва и т. п.; при этом документ - ответ помещается за документом - запросом;

Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см, что является наиболее оптимальным условием, как при оформлении, так и при использовании и хранении дел.

Как правило, внутри дела документы располагают в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопросов, документы по которым входят в данные дела.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы и т. п.) также группируют в хронологическом порядке.

Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу.

При больших объемах приказы по личному составу рекомендуется группировать в самостоятельные дела в зависимости от того, каких сторон деятельности сотрудников они касаются (прием, перемещение, увольнение, премирование, командировки и т. п., в связи с тем, что приказы по данным вопросам имеют разные сроки хранения (от 3-х до 75 лет).

Документы в личных делах располагают в хронологической последовательности по мере их поступления, начиная с заявления о приеме на работу и заканчивая заявлением об увольнении, переводе в другую организацию.

Личные карточки группируют на уволившихся в данном году в порядке алфавита по фамилиям.

Лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих располагают в деле в порядке алфавита по фамилиям работающих.

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации.

5.2. Номенклатура дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень наимено­ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура предназначена:

-  для группировки исполненных документов в дела;

-  учета и обеспечения сохранности дел;

-  оперативного поиска документов в делах.

Номенклатуры дел подразделяются на:

-  типовые;

-  примерные;

-  конкретного предприятия.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по ха­рактеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру орга­низаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел НИИ Минатома России. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.

Независимо от наличия типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна иметь конкретную номенклатуру в качестве нормативного документа. При разработке конкретных номенклатур организации, входящие в единую подведомственную сеть, применяют типовые и примерные номенклатуры.

Составляют номенклатуру по форме, установленной «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1986).

Номенклатура содержит в себе пять граф:

-  первая - индекс дела;

-  вторая - заголовок дела (тома, части);

-  третья - количество дел (томов, частей);

-  четвертая - срок хранения дела (тома, части) и номера статей по «Перечню»;

-  пятая - примечание.

Графа первая – «Индекс дела».

Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом. Индексы обозначают арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 – индекс структурного подразделения, а 05 – порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения).

Порядок индексирования должен быть изложен в основном нормативном документе по документационному обеспечению управленческой деятельности - инструкции по ведению делопроизводства в организации.

Однородным (типовым) делам, имеющимся в большинстве структурных подразделений (копии приказов руководителя организации, планы и отчеты о работе отделов, положения об отделах, должностные инструкции, распоряжения начальников подразделений, документы с грифом «Для служебного пользования», номенклатуры дел подразделений и описи дел, передаваемых в архив и т. п.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации, будет учтено под одним номером - 05. Такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел, экспертизе ценности документов (в частности, при отборе документов с временными сроками хранения к уничтожению) и т. п.

Личные дела сотрудников также вносят в номенклатуру под одним индексом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, данному делу присваивают индекс дела предыдущего года.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляют на каждом томе с добавлением – «т. 1», «т.2» и т. д.

Графа вторая – «Заголовок дела (тома, части)».

В эту графу номенклатуры включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации. Этот порядок имеет место и в общественных организациях добровольных обществах, подразделениях или органах, действующих на общественных началах, комиссиях, советах и т. п. Временно действующие органы (например, ликвидационные комиссии) придерживаются того же порядка.

Если организация подлежит ликвидации и в составе ее дел оказались незавершенные делопроизводством дела, то их необходимо включать в номенклатуру организации – правопреемника.

В номенклатуру включают также справочные картотеки, журналы и картотеки регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних, с грифом «Для служебного пользования», учета печатей и штампов и т. п.), дела с размноженными для работы копиями документов.

Заголовок дел (в т. ч. картотеки и журнала), не завершенных в течение одного года или ряда лет, является «переходящим». Их вносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При этом в графе 5 – «Примечание» делают отметку – «переходящее».

Заголовок в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание документов дела.

Например:

«Приказы руководителя организации по основной деятельности»;

«Документы (договоры, соглашения, планы, отчеты и др.) об установлении производственных связей с организациями».

Не допускаются формулировки типа: «Исходящая переписка», «Общая переписка», «Входящие письма», «Разное» и т. п.

Элементы заголовка располагают в следующей последовательности:

-  название вида документа (приказ, протокол, план и т. п.);

-  название вида дела (переписка, документы, журнал, картотека и т. п.);

-  название автора документа (организации, структурного подразделения, должностного лица);

-  название организации, которой будет адресован или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

-  краткое содержание документов дела;

-  название местности, с которой связано содержание документов дела;

-  даты (период) документов дела («План проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ института на 2004 год»).

Если разные документы по какому-либо одному вопросу связаны между собой последовательностью делопроизводства, то заголовки на такие дела, как правило, начинаются с термина «Дело» или «Документы».

Термин «Документы» применяют и в тех случаях, когда они связаны между собой процессом решения одного или нескольких взаимосвязанных вопросов.

Личные дела вносят в номенклатуру под общим заголовком.

Например:

«Личные дела сотрудников, принятых на работу в 2004 году».

В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной разновидности, название последней указывают во множественном числе. Название организации – автора документа записывают кратко или укрывают ее общее видовое название (завод, институт, инспекция, лаборатория и т. п.).

Например:

«Приказы директора института о приеме, перемещении и увольнении сотрудников»; «Приказы директора 000 "Фармацевт" по основной деятельности».

Если ожидается, что дело будет состоять из нескольких томов (частей), и содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляют общий заголовок.

При необходимости в заголовок дела в конце года можно вносить дополнения и уточнения (проставить номера документов, даты, географические названия, уточнить тематику и т. п.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывают название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Если корреспондентов несколько, то можно указать одного или двух - основных. Возможен вариант и без указания корреспондентов.

Например:

«Переписка с о поставке продукции»;

«Переписка с и др. предприятиями о ремонте оборудования»,

«Переписка об организации совещаний, семинаров, обмене опытом и научно-технической пропаганде».

В делах, содержащих плановую и отчетную документацию, указывают период (месяц, квартал, год), на (за) который составлен данный документ.

Например:

«План научно-исследовательской работы института на I квартал 2004 года»; «Отчет о проведении научно-исследовательских работ института за I квартал 2004 года»;

Важным этапом работы является систематизация заголовков дел. В настоящее время в номенклатурах организаций преобладает принцип систематизации дел в соответствии с утвержденной структурой организации.

Названия разделов номенклатуры обычно соответствуют названиям отделов, отделений, цехов, самостоятельных лабораторий, секторов, общественных организаций и т. п.

Первый раздел номенклатуры соответствует подразделению документационного обеспечения управленческой деятельности (канцелярия, секретариат и т. п.), независимо от его места в структурной схеме, т. к. в данном подразделении формируется наиболее важная для организации в целом распорядительная документация (уставы, положения, протоколы, приказы вышестоящих организаций и руководителя данной организации и т. п.).

В пределах подразделений заголовки располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью. В начале располагают дела с организационно-распорядительной документацией, затем с планово-отчетной. Заголовки, требующие систематизации по географическому, именному, корреспондентскому и другим признакам, располагают по алфавиту географических названий, фамилий, корреспондентов и т. д.

В организациях с небольшим объемом документооборота или не имеющих структурного деления номенклатуры строятся в соответствии с содержанием управленческих функций и направлениями деятельности.

Графа третья – «Количество дел (томов, частей)».

Эту графу номенклатуры заполняют по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Ее данные используют при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количестве дел, заведенных в определенном году в организации. В состав итоговой записи входят сведения о категориях и количестве дел, образовавшихся в организации в течение года, в том числе по срокам хранения - постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно, «переходящих» и с отметкой «ЭПК»). Эти данные используют службы делопроизводства и архивы для определения состава и объемов образующихся ежегодно дел, что позволяет планировать мероприятия по совершенствованию работы с документами, определять объемы дел разных категорий, а следовательно перспективы использования и расширения архивных площадей и т. п.

Периодически эти сведения вносят в «Паспорт архива учреждения, организации, предприятия» по состоянию на 1 января следующего года. Паспортизация архивов проводится под методическим руководством местных архивных учреждений России.

Графа четвертая «Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню».

В этой графе указывают срок хранения дела и номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В настоящее время основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6.10.2000 г.

Перечень содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующим при документировании управленческой, научно-технической и производственной деятельности, в большинстве организаций.

Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.

При определении сроков хранения документов и дел целесообразно использовать типовой и ведомственный (при его наличии) перечни. При этом за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как правило, ведомственный).

На первом листе номенклатуры в графе 4 дают ссылку на полное название и исходные данные перечней, используемых в данной номенклатуре. Напротив данного дела в графе 4 рядом с номером статьи по перечню проставляют условное обозначение перечня, статьи которого используют выборочно.

Например: 45лет, где: 45 лет-срок хранения;

204 «т. п.» - номер статьи по типовому перечню

Сроки хранения в типовом и ведомственном перечнях могут быть разными на одни и те же документы.

В делопроизводстве подавляющего большинства организаций образуется ряд документов, сроки хранения которых перечнями не предусмотрены. В таких случаях сроки хранения определяют в результате совместного решения государственной архивной службы и Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) или ЭК организации. Вместо срока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения, предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи - ссылку на решение ЭК (дату и № протокола).

Например: 5 лет.

протокол ЭК

от 06.04.98 №1

Как показывает практика, работы по экспертизе ценности документов, сроки хранения отдельных категорий документов (в частности, финансовой, первичной и отчетно-бухгалтерской документации) за последнее десятилетие значительно возросли. Об этом свидетельствует ряд совместных решений, ринятых государственной архивной службой и государственной налоговой инспекцией России.

При определении сроков хранения подобной документации организациям необходимо руководствоваться распоряжениями вышестоящих органов. В таких случаях в графе 4 следует давать ссылку на соответствующий распорядительный документ, в котором зафиксирован срок хранения документов данной группы.

Графа пятая – «Примечание».

В графу 5 вносят сведения о «переходящих» делах, об утрате, об уничтожении дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации, фамилии лиц, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, и т. д. В этой графе также дают ссылки на решения ЭК.

Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 № ______ ________________________ (место составления) На год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	ПРИМЕЧАНИЕ
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка

подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности Подпись Расшифровка

руководителя службы ДОУ подписи

Дата

Заведующий архивом Подпись Расшифровка

(лицо, ответственное за архив) подписи

Дата

Образец оформления номенклатуры дел

Порядок составления номенклатуры дел организации

Для того, чтобы квалифицированно составить номенклатуру, необходимо тщательно изучить состав и содержание всего объема организационно-распорядительной, планово-отчетной и других групп документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Основой для составления номенклатуры являются:

-  устав (положение) организации;

-  положения о структурных подразделениях;

-  классификаторы участков деятельности и кодификаторы структурных подразделений (при их наличии);

-  штатные расписания;

-  планы и отчеты о работе организации и ее структурных подразделений;

-  номенклатуры организации за прошлые годы;

-  описи дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу, акты о выделении документов и дел к уничтожению;

-  типовые и примерные номенклатуры дел данной системы (при их наличии);

-  решения Государственной архивной службы России и территориальных архивных органов об изменении сроков хранения тех или иных категорий документов.

Номенклатуру дел на предстоящий календарный год составляют на основании номенклатур структурных подразделений заранее, так чтобы утвердить и ввести ее в действие с 1 января. Ответственность за составление (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обеспечения управления, номенклатур структурных подразделений - на руководителей подразделений. Работу по составлению номенклатуры строят в соответствии с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки разработки номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.

Разработку номенклатур структурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. В организациях с большим количеством подразделений и объемом дел разрабатывают и внедряют кодификаторы, по которым каждому подразделению присваивают код, используемый для индексации документов и дел, службы и заведующего ведомственным архивом (ответственного за архив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или ранее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности.

Готовую номенклатуру подразделения сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, согласовывает с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.

Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспортно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.

Номенклатуры печатают в 4-х экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа, а четвертый оставляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования.

Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.

5.3. Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимают процесс изучения документов с использованием принципов и критериев их ценности.

Экспертизу ценности управленческих документов проводят на основе нормативно-методических документов, разработанных Государственной Архивной службой России. Цель экспертизы - определить сроки хранения документов и разделить последние на две группы - постоянного и временного хранения. Отнесение документов к той или иной группе по срокам хранения осуществляют с помощью перечней документов с указанием сроков хранения документов. Экспертизу ценности документов проводят на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документов. Эти принципы применяют с учетом критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Критерии оценки происхождения документа:

-  роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых организацией функций;

-  время и место образования документов.

-  Критерии характеристики содержания документов:

-  значимость события (явления, предмета), отраженного в тексте документа;

-  значение информации, которая содержится в документе, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

Критерии внешних особенностей документа:

-  юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

-  наличие резолюций, помет;

-  особенности передачи текста;

-  особенности материальной основы и физического состояния документа.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации и ее структурных подразделениях создают постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). Экспертная комиссия является совещательным органом и строит свою работу в соответствии с решениями Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) соответствующего государственного архивного учреждения.

Организация работы экспертной комиссии (ЭК)

Экспертную комиссию создают приказом руководителя организации (структурного подразделения) из числа наиболее квалифицированных специалистов.

Количество членов ЭК зависит от структуры организации, количества направлений ее деятельности, объема образующихся документов и т. п. В состав ЭК включают также заведующего архивом (секретарь ЭК) и по согласованию - представителя государственного архива. Председателем ЭК назначают одного из руководящих работников организации.

Функции и права ЭК, организацию ее работы закрепляют нормативным документом - Положением об экспертной комиссии организации. Положение разрабатывают на основании типового Положения об ЭК, которое является методическим документом, применяемым государственными архивными учреждениями. Положение об ЭК организаций, являющихся источниками комплектования Архивного фонда РФ, согласовывают с соответствующим государственным архивным учреждением; затем eгo утверждает руководитель организации.

ЭК проводит свои заседания по мере необходимости, но не ранее двух раз в год. Решения принимают большинством голосов. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь. Утверждает протокол руководитель организации (если он не является председателем ЭК).

Типовыми вопросами, решения по которым принимают на заседаний ЭК, являются:

-  о рассмотрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

-  о рассмотрении номенклатуры дел организации;

-  об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов (как правило, в сторону увеличении сроков), а также об установлении сроков хранения документов, которые присущи только данной организации и перечнями не предусмотрены.

-  Основные функции ЭК:

-  рассмотрение и одобрение номенклатуры дел организации;

-  организация ежегодного отбора документов для хранения в архиве;

-  рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

-  рассмотрение актов об утрате или неисправном повреждении документов;

-  участие в подготовке и рассмотрении нормативных документов его совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение.

Порядок проведения экспертизы ценности управленческих документов. Оформление результатов экспертизы

Экспертизу ценности управленческих документов в организации проводят в два этапа: на стадии делопроизводства и в архиве организации.

Первый этап проведения экспертизы ценности управленческих документов на стадии делопроизводства:

-  при составлении номенклатуры дел;

-  при оформлении дел и проверке правильности формирования дел перед передачей в архив организации;

-  при проверке правильности отнесения документов к тем или иным делам;

-  при проверке правильности установления сроков хранения документов;

-  при проверки дел на дублетность и т. д.

Второй этап проведения экспертизы ценности управленческих документов - в архиве организации, при составлении описки:

-  на дела постоянного хранения;

-  на дела по личному составу;

-  актов о выделении дел к уничтожению и т. п.

При проведении экспертизы ценности документов используют типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

При определении состава документов, характеризующих основную деятельность организации (постановления, решения, протоколы, приказы, планово-отчетная документация), необходимо уточнять, где (в каких структурных подразделениях) откладывают основные экземпляры документов. Дублетные экземпляры (за исключением особо ценных) выделяют к уничтожению.

Важное значение при экспертизе ценности документов имеет факт, повторения информации. Отбирают документы, наиболее полно отражающие конкретные вопросы деятельности организации. Например, отчеты годовые, как правило, поглощают сведения, содержащиеся в месячных и квартальных отчетах. Поэтому именно их оставляют на постоянное хранение, В результате работы по экспертизе ценности управленческой документации оформляют учетные документы,

Состав учетных документов:

-  опись дел постоянного хранения;

-  опись дел по личному составу;

-  опись дел временного хранения (свыше 10 лет);

-  акт о выделении дел и документов к уничтожению.

Как показывают практика работы архивов организаций и государственных архивных учреждений, экспертизу ценности всего комплекса документов целесообразно проводить за единый хронологический период (лучше всего за 1 год).

5.4. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов.

Перед сдачей дел в архив производятся следующие виды работ:

Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года),

Документы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.

Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Некоторые документы (чертежи, фотографии и т. п.) нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно.

Составляется заверительная надпись дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме (Приложение 38). В заверительной надписи дела указывается количество пронумерованных листов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество листов внутренней описи.

Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными документами составляется на отдельном листе по установленной форме внутренняя опись. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Дело прошивается или переплетается в твердую обложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из дела удаляются скрепки и другие металлические крепления. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться.

Оформляется обложка дела. На ней указывают:

-  наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

-  наименование структурного подразделения;

-  регистрационный номер дела;

-  номер дела по годовому разделу сводной описи дел;

-  заголовок дела;

-  аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

-  дата дела (тома, части);

-  количество листов в деле;

-  срок хранения дела;

-  архивный шифр дела.

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена.

Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку из номенклатуры дел организации. В некоторых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения.

Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

На основании заверительной надписи дела указывается количество листов в деле.

Составление и оформление описей дел по личному составу

Документы по личному составу являются особой группой документов, образующихся в деятельности предприятий, организаций и их объединений, независимо от их организационно-правовой формы. Данные документы имеют различные сроки хранения, поэтому часть из них включают в опись дел постоянного хранения (например, годовые отчеты по кадрам).

Состав документов, включаемых в опись дел по личному составу, для подавляющего большинства организаций является традиционным.

Систематизируют дела по следующим разделам:

-  приказы по личному составу;

-  список личного состава;

-  личные дела;

-  картотеки по учету личного состава;

-  лицевые счета по заработной плате (расчетные ведомости на зарплату);

-  акты о несчастных случаях.

Личные дела и личные карточки вносят в опись по году увольнения, на которое заведено дело.

Невостребованные трудовые книжки вносят в опись, систематизируют и хранят в зависимости от их количества.

При большом количестве личных дел, личных карточек, трудовых книжек, на эти дела можно составить отдельные описи.

Небольшое количество трудовых книжек можно поместить в конверты (отдельно каждую) и поместить в соответствующее личное дело.

При составлении предисловий к описи по личному составу необходимо указать на особенности формирования дел и перечислить виды документов, включенных в каждую из описей. Если на разные виды документов одновременно существует несколько описей, в предисловии каждой описи необходимо сделать ссылки на наличие другие описи, их состав и содержание.

Порядок составления и оформления описей дел по личному составу, в Целом, аналогичен порядку составления и оформления описей на дела постоянного хранения.

____________________________________________________________

Ф. И.О. ____________________

Оп. № _____________________

Д. № ______________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Наименование учреждения и структурного подразделения

ДЕЛО №________________ТОМ №___________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

Заголовок дела

______________________________________________________________

Дата

На_______________ лист

Хранить ______________

Ф. И.О. ____________________

Оп. № _____________________

Д. № ______________________

Форма обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения

На дела, загашенные делопроизводством, отобранные на хранение, составляются описи дел.

Опись дел – это систематизированный перечень заголовков дел. Описи составляются отдельно на:

-  дела постоянного хранения;

-  временного (свыше 10 лет) хранения;

-  дела по личному составу;

-  дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т. п.);

-  служебные ведомственные издания.

Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре организации. Обнаруженные недостатки устраняются.

Такие описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации. При этом в описательную статью описи должны быть занесены:

-  порядковый номер дела (тома, части) по описи;

-  регистрационный номер дела (тома, части);

-  заголовок дела (тома, части), который должен полностью соответствовать заголовку на обложке дела;

-  дата дела (тома, части);

-  количество листов в деле (тома, части);

-  срок хранения дела.

Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т. п.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №_________________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого_____________________________ документов

Цифрами и прописью

Количество листов внутренней описи _______________________

Цифрами и прописью

Должность лица, составившего
внутреннюю опись документов
дела Подпись Инициалы, фамилия

Дата

Образец формы внутренней описи документов дела

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает ее руководитель структурного подразделения. Составляют опись в 2-х экземплярах, один из которых передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений служат основой сводной описи дел всей организации.

ЛИСТ — ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №___________

В дело подшито (вложено) и пронумеровано______________ листа(ов)

Цифрами и прописью

В том числе: литерные листы____________________________

Пропущенные номера _________________________+ листов

внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Должность лица, составившего
заверительную надпись Подпись Инициалы, фамилия

Образец листа — заверителя дела

Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпляра описи указывается количество дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, дата приема передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках, без дополнительной пересистематизации, нумерации листов, без заверительной надписи.

Дела хранятся в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт. Обычно составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт, если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 года.

Годовой раздел описи дел печатают в двух или трех экземплярах в зависимости от принадлежности документов фонда организации к Архивному фонду РФ. Если организация передает документы на государственное хранение, то описи печатают в трех экземплярах. Опись подписывает составитель (заведующий архивом, сотрудник отдела кадров), визирует начальник отдела кадров. Затем опись рассматривает ЭК организации. После одобрения ЭК опись представляют на согласование ЭПК соответствующей государственной архивной организации, после согласования с ЭПК опись утверждает руководитель организации. Законченную опись дел по личному составу после оформления переплетают без применения металлических скреплений, присваивают учетный номер по листу фонда. Один экземпляр описи хранят отдельно от рабочих экземпляров в качестве страхового экземпляра в сейфе или металлическом шкафу.

Вопросы для самопроверки:

1.  Как должно быть организовано оперативное хранение документов на предприятии?

2.  Что такое номенклатура дел? Назовите виды номенклатуры дел.

3.  Каково содержание и порядок работы по составлению номенклатуры дел предприятия?

4.  Как и для чего проводится экспертиза ценности документов?

5.  Назовите последовательно операции по подготовке дел к передаче на архивное хранение.