Оглавление (стр. 2 )

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Осо-
бое значение приобретает массовое внедрение мини-и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информацион-
ных систем, связанных с сетью банков данных. при этом работа по
сбору, обработке и распространению информации осуществляются
удобными интерфейсами "человек - ЭВМ", не требующими специальной
подготовки /диалоги на естественном языке, Речевой ввод-вывод
информации и т. п./. Существенно меняется также техника хранения
и обработки информации. Автоматизируются системы принятия упоря-дочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается
чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни
управления, и т. д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную
деятельность, организационно - технологические процессы. Вce большая
часть работ пои составлении планов передается компьютеру. При
этом существенно повышается качество планов, разработанных с
использованием микрокомпьютеров, на более низком уровне управления.

Кроме того, чётно согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершенствуются системы контроля в тои числе дающие возможность обнаружить отклонения от запланированного
уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения таких
отклонений.

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не
считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, конференций /участники
которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях/, оперативной передачи информации. Соответственно меняются
методы и техника коммуникационных отношений руководителей с
подчинёнными и вышестоящими органами.

Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

Появление микрокомпьютера привело к даль-
нейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа - "электронногоофиса". Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта.

Отличительной чертой перехода к "электронному офису" является получение возможности использовать технику для обработки
содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют только менять форму или расположение информации. Они переводят ее из устной формы в письменную, в электрическую и передают её от отправите-
ля к получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания
информации /если и не вкрадется ошибка или не помешает шум/.
тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые
по своему характеру являются механическими.

В "электронном офисе" техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря. Однако успех
микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами,
средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное,
программами, которые ими управляют при выполнении функций аппа-
рата управления.

1.5. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну /КТ/ предприятия.

КТ - производственная, научно - техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей /получение прибыли, предотвращение, ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами/, которую предприниматель считает конфиденциальной.

К конфиденциальной информации относятся сведения прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль фирмы и т. п.

Условия, при которых информация предприятия может быть от-
несена. к КТ, перечислены в статье 139 части 1 Гражданского Кодекса РФ. К ним относятся:

-действительная или потенциальная коммерческая ценность
информации в силу неизвестности её третьим лицом;

("10") -отсутствие свободного доступа к этой информации на закон-
ном основании

-принятие обладателем информации необходимых мер к охране
её конфиденциальности.

Обеспечение сохранности конфиденциальности коммерческого предприятия требует соблюдения следующих условий:

-определение сведений, составляющих КТ предприятия;
-обеспечение порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не
, будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ.

Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два
крупных блока: научно - техническая /технологическая/ информация; деловая информация.

Научно - техническая информация включает: сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы; используемые материалы; рецептуры; методы и способы производства /особенно о вновь разрабатываемых изделиях; новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; программное обеспечение ПЭВМ.

Деловая информация включает:

-сведения. о. финансовой стороне деятельности предприятия, за исключением финансовых отчетов /состояние расчетов с клиента-ми, задолженность, кредиты и т. п./;

-сведения о размере прибыли, себестоимости произведённой
продукции и др.;

-планы развития, предприятия /тактические и стратегические/;

-планы и объемы реализации продукции /планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров/;

-анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;

-планы рекламной деятельности;

-списки торговых и других клиентов, представителей. посредников, конкурентов, свeдeния о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимыx операциях и объемах, условиях
действующих и заключаемых контрактах и др.

Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки кконфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила её использования определяются
руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов - аналитиков
.

Органы государственной власти и местного самоуправления
вправе вмешиваться в определение и охрану коммерческой, тайны предприятия; за исключением случаев, предусмотренных законом.

Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить её утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита
и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены
предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой за-
щиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Глава II. Анализ коммуникационного процесса и пути

его совершенствования.

("11")Краткая характеристика и анализ технико-экономических показателей деятельности АО «СИГМА».

Акционерное Общество «СИГМА» является правопреемником объединения «СЧЕТМАШ», которое ранее входило в состав Министерства радиопромышленности СССР, специализировалась на производстве аналоговых вычислительных и цифровых электронных машин.

В былые времена Производственное Объединение «СЧЕТМАШ» являлось монополистом в производстве аналого-вычислительных машин, которые находили применение для расчетов в научно-исследовательских институтах, космическом центре. Кроме этого основной продукцией предприятия являлось – выпуск специальной цифровой вычислительной техники для оборонных отраслей промышленности, объемы, производства которых составляли более 90.0% в общем, объеме производства.

В течение своей деятельности предприятие накопило производственный и технический потенциал в области радиоэлектроники.

В настоящее время осуществляется производство кассового аппарата с фискальной памятью ««СИГМА» - 1000 Аф», радиоприемника «СОНОР-202», «СОНОР-204», и других радиоприборов.

Общество располагает следующими видами производства:

А) Основное производство:

Механико-заготовительное производство; производство гальванических и лакокрасочных покрытий; производство печатных плат; сборочно-механическое производство;

Б) Вспомогательное производство;

В) инструментальное производство;

электромеханическая служба с ремонтным производством;

Г) аккредитованная испытательная.

На базе данных производств созданы дочерние предприятия, учредителем которых является Акционерное Общество «СИГМА».

Общество располагает 50-тью городскими телефонными номерами с выходом на международные линии. На балансе в рабочем состоянии имеется квазиэлектронная телефонная станция на 1024 номера. Здесь проблемы информационного менеджмента успешно решены. Любой менеджер в организации на любом уровне управления может получить требуемую информацию для своей эффективной работы. У завода нет проблем с информацией сегодня и руководство уверенно, что их не будет и в будущем. Такой результат достигнут благодаря тому, что информационная система интегрирована в бизнес, а характер её работы отражается на клиентах и заказах, а значит и на прибыли.

Рассмотрим структуру управления Акционерного Общества «СИГМА». \приложение №1\

Привлечение акционерного капитала позволило АО «СИГМА» создать более конкурентоспособное производство на относительно высокой базе, потому, что произошла централизация капитала акционеров, а непосредственно заинтересованное участие акционеров стимулирует экономное использование ресурсов, всемерное превышение эффективности производства.

В условиях акционерного предприятия происходит слияния личных и коллективных интересов трудящихся. С одной стороны, здесь реализуется коллективная форма собственности и каждый заинтересован в наивысших конечных результатах своего труда. С другой стороны, участвуя своей долей акций в капитале общества, каждый акционер проявляет творческую активность в меру своих возможностей – хозяйственную предприимчивость, что способствует повышению эффективности производства и реализации продукции, позволяет материально поощрить каждого. Акционерная форма хозяйствования раскрывает широкие возможности участия каждого работника в управлении делами предприятия. В условиях акционерного предприятия появляется возможность развития самых разнообразных форм самоуправления, воспитания чувства подлинного хозяина производства. Становится возможным принятие оригинальных решений, развитие творческой инициативы.

("12") Каким же образом осуществляется управление Акционерным Обществом?

Высшим органом АО «СИГМА» является общее собрание акционеров /совет кредиторов/. Общее собрание утверждает устав общества, избирает членов правления, наблюдательного совета, ревизионную комиссию. Они определяют основные направления деятельности общества, утверждают годовые отчеты, определяют условия оплаты труда.

Нужно отметить, что права голосования на общем собрании у акционеров разные. Тот, кто приобрел одну акцию, имеет право только одного голоса, имеющий десять акций - располагает десятью голосами.

Правление /генеральный директор/ - исполнительный орган акционерного общества, он организует выполнение на практике решений общество собрания акционеров, может представлять акционерное общество.

Важную роль в осуществлении контроля за финансовой и хозяйственной деятельностью общества играет ревизионная комиссия. Проверки финансово-хозяйственной деятельности правления ревизионная комиссия может проводить как регулярно, так и эпизодически. Обязательным при утверждении годового отчёта и баланса общим собранием служит заключение ревизионной комиссии.

Одной из основ успешной деятельности АО «СИГМА» является широкое информирование контрагентов, включая акционеров, об этой деятельности. Особенно важна информация о состоянии имущества и финансовых результатах работы общества, т. е. данные, формируемые бухгалтерским учетом и напрямую затрагивающие интересы практически всех контрагентов.

Возможны разные способы коммуникации АО с внешним миром. Одним из основных является годовой отчёт общества.

Значение годового отчёта АО можно рассматривать в нескольких аспектах. Во-первых, он обеспечивает отчётность администрации перед акционерами об эффективном использовании и сохранности вверенного обществу имущества. Во-вторых, годовой отчёт является информационным источником разного рода аналитических исследований и расчетов: анализа результатов работы за несколько лет, выявления положения общества среди предприятий общества, отрасли, сравнительных исследований по корректных проблемам, статистических данных и др. В-третьих, он может способствовать укреплению и поддержанию соответствующей репутаций АО на фондовом рынке, поскольку включённая в отвёт информация позволяет определится потенциальным инвесторам при выборе направлений вложения средств. Сведения, почерпнутые из отчета, могут подтолкнуть контрагентов общество к принятию определённых управленческих решений. Наконец, годовой отчёт - своеобразный способ рекламы деятельности общества и его продукций.

Обычно годовой отчёт АО состоит из пяти частей: отчёта администрации /дирекции/, бухгалтерского отчёта, аудиторского отчёта, статистических данных, справочной информации. В совокупности все они позволяют внешнему пользователю составить достаточно полное представление об имущественным и финансовым положении общества, перспективах и проблемах его развития. Основным принципом формирования годового отчёта следует считать то, насколько информация, включённая в него, способствует благоприятным решениям и действиям в отношении к обществу со стороны юридических инвесторов, кредиторов, поставщиков, покупателей, а также общественности в целом.

Далее рассмотрим все службы АО которые участвуют в управлении заводом и непосредственно починяются генеральному директору:

Конструкторское технологическое бюро – это служба, которая занимается на предприятии, также обеспечивает сопровождение, разрабатывает стандарты, сертификаты качества, техническим условием технологической подготовки являются опытные образцы опытных изделий. Это бюро подчиняется непосредственно главному инженеру предприятия.

Производственный участок /ПУ/- это служба, которая занимается изготовлением всех изделий на предприятии, запуска производства до задачи готовых изделий.

Бюро материально-технического обеспечения /БМТО/- это служба основной задачей которой является обеспечение предприятия всеми необходимыми материальными ресурсами для выпускаемой продукции, а также других материально- технических служб.

Группа комплектации и комплектующих изделий /ГК и КИ/ - это служба выполняет основные задачи обеспечения предприятия комплектацией комплектующих изделий.

Служба оперативного управления энергохозяйством /СОУЭ/- это служба вспомогательная, которая обеспечивает предприятие всеми видами энергоносителей: электроэнергией, теплом, газом, воздухом и водой. Телефонами /МОЛДТЕЛЕКОМ/. Они также занимаются капитальным и текущим ремонтом всего оборудования предприятия.

Отдел техники безопасности и пожарной безопасности /ОТБ и ПБ/- это система занимающаяся разработкой стандартов, инструкций по охране труда и технике безопасности и пожарной безопасности. Здесь проводится вводный инструктаж вновь принятых на работу.

Служба бухгалтерского учёта /СБУ/- служба, которая осуществляет учёт материальных ценностей предприятия. Расщет заработной платы составленный инженерами. Балансовый отчёт –начисление заработной платы.

Экономический отдел /ЭО/ - это система, которая занимается разработкой бизнес-плана. Составление калькуляции, расщет цен на выпускаемые цены, разработка планов разрезана на год по месяцам штатных расписаний.

Бюро сбыта, маркетинга и рекламы /БСМ и Р/ - эта служба занимается изучением сбыта и реализации готовой продукции, составляет контрольные проекты на подготовку изделий выпускаемой продукции, проводит маркетинговые исследование по рынку сбыта готовой продукции и рекламой.

Бюро технического контроля /БТК/ - Осуществляет:

("13") Входной контроль поступающего сырья, материалов, комплектующих изделий, предназначенных для основного производства, в соответствии со стандартами предприятия СТП. Совместно с работниками других подразделений участвует в проведении квалифицированных, периодических и типов испытаний. Осуществляет проведение приемо-сдаточных испытаний продукции с оформлением документов, удостоверяющих соответствие принятой готовой продукции установленным требования. Осуществляет контроль маркировки продукции, качества тары, консервации и упаковки продукции, а также качество изготовления и комплектность эксплуатационной документации, сопровождающей продукцию. Принимает участие в испытаниях новых и модернизированных образов продукции, в подготовке и проведении аттестации продукции в соответствии со стандартом предприятия СТП 1е0.091.019. Принимает участие в организации сбора, проведение анализа и обобщения данных об эксплуатационных и потребительских свойствах выпущенной на АО «СИГМА» продукции, в анализе причин возникновения дефектов продукции в процессе её производства, атак же в разработке мероприятий по устранению выявленных конструктивных недостатков продукции и предупреждению брака. Представляет предложения по повышению качества изготавливаемой и потребляемой АО продукцию

Административный отдел /АО/ - табельный учёт рабочего времени, дни болезни, оформление очередных отпусков на работников, учет трудовых книжек.

Юридическая правовая группа /ЮПГ/ - служба, которая следит за соблюдением законодательства на предприятии, занимает видное место на предприятии в связи с тем, что экономическое положение требует защиты интересов предприятия в судебных инстанциях.

Служба охраны и транспорта /СОТ/ - служба, которая обеспечивает соблюдение пропускного режима на предприятии, занимается охраной всего имущества –то есть всей территорией владеющей АО «СИГМА» и дочерними предприятиями, которые платят за аренду помещений.

Штаб ГЗ - эта служба обеспечивает безопасность гражданской зоны, в случае если будет тревожная ситуация: пожар, землетрясение.

Важным аспектом работы должны стать подготовка и повышение квалификации руководителей и специалистов акционерных предприятий, систематический обмен опытом акционерного предпринимательства, подготовка и внесение в государственные органы предложений по совершенствованию действующего законодательства в области акционерной деятельности.

Основные условия успешной деятельности акционерного общества это: квалифицированно, компетентно готовить и вести дела, вовлечь в активную деятельность каждого работника предприятия, максимально соблюдать принципы социальной справедливости, совершенствовать коммуникационный процесс в управлении производством, постоянно информировать пайщиков о состояние дел.

Главная цель Акционерного Общества «СИГМА» - повышение рентабельности. Это достигается благодаря хорошо налаженным коммуникациям в системе управления. Завод обладает информационной системой управления технологическим процессором – это компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по управлению технологическим процессами с заданной дискретностью и в рамках определённого периода управления.

Завод отчисляет больше средства для совершенствования коммуникационных систем, надежность оборудования и, что очень важно на защиту своей информации.

Техническое обеспечение Акционерного Общества находится на высоком уровне. Это позволяет заводу обеспечить:

Организацию эффектной связи между подразделениями завода, размещенных в разных район города; Организацию эффектной связи между подразделениями завода и мобильными группами; Обеспечение координированной распределённой обработки всей документации.

Основные показатели деятельности АО «Сигма».

("14") Таблица 3

№	Наименование показателей	Единица измерения	2000	2001	2002
1	Общая площадь занятых предприятием	га	7,5	7,5	7,5
2	Площадь занятых под строительством зданий	м²	26566	26566	26566
3	Общая площадь от строительства (блоков) вообще	м²	54996,9	54738,9	54758,9
3.1	Производственный	м²	51833,1	51594,1	51594,1
3.2	Спомогательное производство	м²	3163,8	3163,8	3163,8
3.3	Административный	м²
4	Общая площадь сдаваемый в аренду	м²	6409,7	6478,7	7372,1
5	Численность занятых в производстве	человек	127	128	132
5.2	Рабочие	человек	53	41	71
5.3	Инженерно технические работники и служащие	человек	74	84	61
5.4	Количество работников занятых маркетингом и рекламой	человек	2	2	3
6	Средняя зарплата на одного рабочего	лей	374,0	533,5	832,7
7	Количество новых рабочих мест	мест	-----	-----	7

("15") В таблице N3 указывается площадь А0, вместе с его дочерними предприятиями и количество работников.

Завод расположен на 7,5 гектарах и за три года не увеличил, но и не уменьшил количество своих площадей.

Нужно отметить, что некоторое увеличение коснулось только в объемах сдаваемой объемах сдаваемой под аренду, а именно на 863м2

Есть некоторое увеличение численности рабочих, и в тоже время уменьшение численности инженерно - технический работников.

Средняя заработная плата существенно увеличилась, судя по показателям этих трёх лет, но памятуя о темпах роста инфляции, можно сказать, что это увеличение сведено на нет.

Чистые продажи предприятия, которые увеличились на 4356 тыс лей по сравнению с предшествующими годами.

Необходимо отметить существенное уменьшение выпуска радиоприемников «СОНОР», а кассовые аппараты вообще были сняты с производства.

Обеспечение предприятия технологическим оборудованием находится на недостаточном уровне. Просматривается явная тенденция к уменьшению его количества. В наличии имеется большое количество оборудования со сроком более 10-ти лет, что показывает большой процент его изношенности. За последние два года завод ре занимался обновлением своей технической базы, что несомненно скажется в дальнейшем на выпускаемой продукции.

Структура затрат в себестоимости продукции

Таблица 4

№	Виды затрат	Единица измерения	2000	2001	2002
1	Материалы	%	24,5	56,5	49,4
2	Энергоресурсы	%	-----	-----	-----
3	Электроэнергии	%	19,4	29,2	31,4
4	Теплоэнергии	%	0,8	2,9	3,2
5	Газ	%	-----	-----	-----
6	Вода	%	0,3	0,8	1,6
7	Заработная плата	%	43,0	10,0	14,4

("16") Структура затрат в себестоимости продукции отражена в таблице N4, из которой следует, что неоправданно завышенные расценки на электроэнергию, теплоэнергию, воду, ложатся тяжким бременем на себестоимость продукции и тем самым пагубно влияют на конкуренцию выпускаемой продукции.

Объем выпускаемой продукции отражён в таблице N5. В ней ведется некоторые улучшение в общем объеме выпускаемой продукции и особенно в выпуске специальной техники. Нужно отметить так же увеличение выпуска бытовой техники: радиоприемников, магнитол.

Из этого следует, что завод находится в творческом поиске по выпуску новых изделий рынка их сбыта.

Финансово – экономическое состояние предприятия.

Таблица 5.

№	Платежи	Единица измерения	2000	2001	2002
1	Кредиторская задолжность всего	Тыс. лей (мил.)	2459,9	3732,4	1104,9
1.1	Расчеты с бюджетом	Тыс. лей (мил.)	313,0	_____	0,5
1.2	Расчеты по соц. страхованию	Тыс. лей (мил.)	200,4	175,3	137,8
1.3	Расчеты под заработной платы	Тыс. лей (мил.)	114,6	72,1	70,7
1.4	Прочие задолжности	Тыс. лей (мил.)	1189,7	3488,5	895,9
2	Дебиторская задолжность всего	Тыс. лей (мил.)	2288,8	1781,1	2549,0
3	Затраты на 1 лей выпускаемой продукции	бань	1,05	1,0	13,1
4	Затраты на 1 лей реализованной продукции	бань	1,54	1,25	25,48
5	Остатки готовой продукции	Тыс. лей (мил.)	3344,5	3155,0	3053,3
6	Прибыль (убытки)	Тыс. лей (мил.)	(8979,3)	(8949,8)	(6308,0)

("17") Финансово - экономические состояние предприятия включая: кредиторскую задолженность, по заработной плате и социальному страхованию. Изучив эти цифры, можно отметить некоторое улучшение входа из прорыва, это видно по 1-му пункту таблицы N5 о кредиторской задолженности.