Формирование фондов документов
на нетрадиционных носителях информации
Методические рекомендации
Предисловие
В настоящее время библиотечная деятельность, построенная на все тех же традиционных методах сбора документов, библиографической информации и обслуживания, означает регресс. Пришло время начинать работу по использованию современных, автоматизированных технологий, тем более что все большее количество информационного потока составляют так называемые «нетрадиционные носители информации». Это аудио - и видео - материалы, CD-ромы и пр.
Перевод библиотек на новые электронные технологии теперь не только вопрос совершенствования работы, это насущная проблема, от решения которой зависит, будет ли библиотека вписываться в единое информационное мировое пространство или останется в информационном вакууме, обрекая тем самым образовательный процесс на безнадежное отставание. Ныне библиотека должна стать информационным центром, предоставляющим доступ ко всей информации, которой владеет мировое сообщество.
В настоящий момент в фонды школьных библиотек уже поступают аудио - и видео кассеты, CD-ромы и пр. Документы на так называемых «нетрадиционных носителях информации» (ННИ) содержат зачастую уникальную, не фиксируемую никаким другим способом, информацию, в том числе и педагогическую.
Формирование фондов ННИ имеет некоторые отличительные особенности. Задача наших рекомендаций помочь библиотекарю в этой работе.
Учет и обработка нетрадиционных носителей информации
Все ННИ, наравне с документами на печатной основе, подлежат суммарному и индивидуальному учету.
Единицей учета фонда ННИ является экземпляр и название. Экземпляром видео и аудио материалов считается кассета, диафильмов — рулон, диапозитивов — комплект, магнитных дисков — дискета, CD-ромов — диск.
Отдельно выпущенный компакт-диск или кассету (диафильм) учитывают как одно название и экземпляр. Комплект компакт-дисков, кассет и пр., объединенный общим названием, учитывают по количеству дисков, кассет и одному названию.
Все поступающие в библиотеку ННИ заносятся в «Книгу суммарного учета» основного фонда. Поступления отражаются в первой части «Книги суммарного учета». Для каждого вида ННИ желательно выделить отдельную графу.
Образец оформления поступлений, включающих нетрадиционные носители информации, в «Книге суммарного учета»
Дата записи | № записи п/п | №, дата сопроводительного документа | Откуда поступили | Поступило | Распределение по содержанию | Нетрадиц носители | ||||||||||||
В том числе | ||||||||||||||||||
Всего | Для записи в инвент. Кн. | Сумма | Брошюр | Период. Изд. | 2 | 3, 4, 5 | 6/8 | 74 | 84 | «Д» | Универсальн. Содерж. | Видеокассеты | CD-ромы, дискеты | Примечания | ||||
Руб. | Коп. | |||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
15.02.03 | 1 | Накл.№2 12.02.03 | МУиК | 57 | 40 | 897-50 | 10 | 7 | 10 | 10 | 16 | 4 | 2 | — | 10 | 2 | 3 | |
Аналогично ведется и суммарный учет выбытия документов из фонда во второй части «Книги суммарного учета». Итоги поступления и выбытия за год обязательно заносятся в третью часть «Книги суммарного учета».
Индивидуальный учет ННИ осуществляется в «Инвентарной книге» и в учетной картотеке.
Образец записи в «Инвентарной книге»
Дата записи и № записи в кн. сум. уч. | Инвентарный номер | Отметки о проверке | Автор и название | Год издания | Цена | Номер акта выбытия | |
Руб. | Коп. | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
12.04.03 | 1 | Мир растений (видеокассета) | 2002 | 200 | 00 | ||
2 | Битва за Москву (CD-ром) | 2002 | 250 | 00 |
Образец карточек для «Учетной картотеки нетрадиционных носителей информации»
Автор, название | Вид носителя | |||||
Мир растений | видеокассета | |||||
Год издания | Кол-во | цена | Сумма | Запись в КСУ | Откуда поступило | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
2002 | 1 | 200-00 | 200-00 | №1 12.04.03 | МУиК |
Автор, название | Вид носителя | |||||
Битва за Москву | CD-ром | |||||
Год издания | Кол-во | цена | Сумма | Запись в КСУ | Откуда поступило | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
2002 | 1 | 250-00 | 250-00 | №1 12.04.03 | МУиК |
Обрабатывать ННИ целесообразно таким же образом, как и печатные документы.
На все экземпляры ННИ должны заполняться формуляры. На каждом формуляре приводятся общепринятые сведения: индекс, вид носителя, фамилия и инициалы автора, название, год издания и цена. На нем же рекомендуется отмечать появившиеся повреждения. Формуляр поможет определить количество выдач, качество и срок годности материала.
Все поступившие ННИ отражаются в алфавитном и систематическом каталогах, тематических картотеках. Рекомендуется использовать карточки другого цвета или делать цветные пометки на обычных карточках.
На описание ННИ распространяются все правила описания других видов документов.
Примечания:
Не подлежат учету и не включаются в фонд библиотеки (медиатеки) материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).
Дискеты, видео и аудио-кассеты, компакт - диски и пр. не учитывается как отдельный экземпляр, если представляет собой вкладку (приложение) к изданию. Все виды документов, являющиеся приложением к основному носителю, маркируются, на них проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.
Выбытие нетрадиционных носителей информации
Изношенные или поврежденные, а также утерянные ННИ списываются из фонда библиотеки (Медиатеки) аналогично документам на печатной основе.
Выбытие ННИ из фонда оформляется актами в установленном порядке. К актам списания по причине устарелости или амортизации (пришедшие в физическую негодность) прилагается заключение, которое определяет состояние ННИ и причину списания. Для составления заключения создается комиссия, в состав которой должны входить специалисты, работающие с данным конкретным видом носителя информации. В акт разрешается включать ННИ разных видов, но исключаемые по одной какой-либо причине: устаревшие, амортизированные, не возвращенные читателями и т. д.
Хранение нетрадиционных носителей информации
Условия хранения ННИ определяются материальным носителем, на котором содержится информация.
Аудиокассеты, видеокассеты, слайды, дискеты и CD-ромы чувствительны к внешним воздействиям. Особенно вредны колебания температуры и магнитные излучения. Поэтому их следует хранить вдали от окон, прямых солнечных лучей, нагревательных приборов, магнитных и электромагнитных полей (электропроводка, телефонные линии, мониторы и т. п.). Пленки, не выдававшиеся в течение года, следует перематывать, т. к. есть вероятность ослабления или даже исчезновения сигнала.
Документы на дискетах, как и другие носители на магнитной основе, имеют ограниченный срок хранения, по истечении которого их следует копировать.
При хранении CD–ромов следует соблюдать следующие правила: избегать попадания пыли и влаги, не касаться руками и не подвергать механическим воздействиям рабочую поверхность диска. Диски хранят в пластиковой коробке или конверте в вертикальном положении.
Заключение
Каждый вид документов в отдельности имеет ограниченное количество информации. Использование материалов на различных носителях расширяет информационные возможности библиотеки. В настоящее время назрела необходимость преобразования библиотек в Медиатеки.
«МЕДИАТЕКА» в школе – это такое структурное подразделение, которое включает совокупность книг и разнообразных технических и информационных средств, обеспечено соответствующим оборудованием и мебелью, необходимыми площадями. Создание Медиатек преследует следующие цели:
q Активизация процесса повышения квалификации всех категорий педагогов;
q Обеспечение доступа к современным источникам информации;
q Наиболее полное информационное обеспечение потребностей учащихся и педагогов;
q Содействие учебно-воспитательному процессу.
Таким образом, задача библиотекаря максимально использовать совокупность всех имеющихся в фондах документов для максимального удовлетворения информационных потребностей учащихся и педагогов.
Использованная литература
q Приложение к Приказу № 000 от 01.01.2001. Инструкция об учете библиотечного фонда.
q Методические рекомендации по созданию фондов аудиовизуальных документов в библиотеках институтов усовершенствования учителей /ГНПБ им. .— М.,1998г.
q Краткий справочник школьного библиотекаря/ Профессия.— С.-Петербург,2001г.
q Библиотека в школе/Приложение к газете «Первое сентября»
Методисты
