Памятка для родственников по подготовке проведения свадьбы, юбилея, другого праздника.
При договорённости с помещением для проведения праздника необходимо вести переговоры по следующим пунктам:
v Есть ли в помещении аппаратура? Входит ли аппаратура в стоимость аренды зала? В случае наличия аппаратуры, принадлежащей не помещению, взять все контактные телефоны лица – владельца аппаратуры для переговоров с ним ведущей.
v В случае отсутствия аппаратуры, или отказа владельца в работе личного звукорежиссёра ведущей, продюсер возьмёт на себя ответственность по организации доставки и установки личной аппаратуры ведущей. В этом случае смета увеличивается на сумму, включающую в себя: транспортные расходы по доставке аппаратуры (в оба конца); погрузка аппаратуры (в оба конца); аренда аппаратуры из расчёта 500рублей в час, помимо оплаты работы звукорежиссёра (800 – 1200руб. в час.)
v Предусмотрено ли оформление зала администрацией места проведения?
v Будет – ли организован аперитив? Наличие сладкого стола? (позволяют ли площади?)
v Наличие места для приёма молодожёнами подарков.
v Организовать кормление трёх основных человек, ведущих праздника, прибывающих на площадку за 1,5часа до начала и уезжающих после его окончания (добавить их в основное меню и предупредить администратора об этом).
v Обеспечить ведущую и других артистов помещением для переодевания, и хранения вещей.
v Обеспечить наличие маленького столика (любого другого столика) для проведения пролога (на первые 15 минут) и дальнейшее его использование под необходимый реквизит и атрибуты.
v Обеспечить звукорежиссёра двумя столами под аппаратуру и стулом.
v При наличии на празднике аперитива этот же стол может служить столом для получения подарков молодыми. Необходимо приготовить дополнительные подносы со стеклом соответствующих напитков и блюдо с канапе разных видов для момента вручения подарков.
v Может – ли кухня приготовить семейный очаг в ананасе? Установить на блюдо с фруктами. Выносится отдельно после тоста за родителей.
v Узнать о наличии ваз под цветы (конкретно сколько), лопатки и спец.ножа для торта.
v В случае недостаточного количества ваз, приобрести в цветочных ларьках спец. чехлы на вёдра из цветной гофрированной бумаги.
v Узнать о наличии подставки под пирожные (минимум 3-х ярусной в том случае, если будет выбран вариант с пирожными). Наличие 2-х свободных подносов для встречи.
v Будет ли торжественно, с эффектами вноситься торт, или подставка с пирожными? Есть ли для этого специальный столик на колёсах? Предусмотрена ли установка на него спецэффектов? Транспортабелен ли торт (подставка с пирожными)?
v Напомнить о том, что перед новобрачными, на столе, должна стоять вазочка без воды под букет невесты.
v Предусмотрено ли наличие на столах свечей в подсвечниках?
v Купить разовые контейнеры для транспортировки оставшихся продуктов с праздника, оговорить с администратором этот момент.
v Решить вопрос с администратором о мясных и рыбных пищевых отходах в пользу заказчика.
v Решить вопрос с администратором зала об обязательном контакте с ведущей относительно подачи горячих блюд. Согласовывать все действия кухни и официантов с ведущей.
v Для подготовки сценарного ряда и составления концертной программы, необходимо вернуть ведущей всю переданную документацию (информацию) в заполненном виде не позднее 15 дней до даты проведения.
v При проведении свадьбы, необходимо заранее выполнить все моменты, прописанные в памятке «Атрибуты», и доставить всё на место проведения не позднее 1 часа до начала праздника.
v Обеспечить праздник символическим призовым фондом (предметы гигиены, бытовые мелочи, сувениры, чай, кофе и др. см. на сайте во вкладке «подсказки»).
v При проведении свадьбы постараться предупредить гостей о запрете на кражу невесты, её туфель и прочего.
Рекомендация: Ограничиться заказом свадебных (юбилейных) пирожных белого и шоколадного цветов (жених и невеста) по 2шт. на каждого гостя и маленького тортика (300гр.) со свадебным украшением на верхушку подставки. Проводить новобрачных за час до окончания свадебного торжества, вручив им приглашение в номер д/новобрачных в гостиницу. Рекомендуемое время для начала – 17.30. Окончание – 23.30.
