Задачи и функции архивного отдела

Задачи и функции архивного отдела

1. Задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

1.1. Формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений;

1.2. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Приморского края, хранящихся в архивном отделе;

1.3. Комплектование документами Архивного фонда Приморского края, которые отражают материальную и духовную жизнь населения, имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;

1.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов;

1.5. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов в делопроизводстве органов местной власти и муниципальных учреждений района, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании архивных документов;

1.6. Контроль за соблюдением учреждениями – источниками комплектования архивного фонда, другими собственниками документов архивного фонда законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов края, администрации Партизанского муниципального района в области архивного дела.

2. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

2.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в архивный отдел Приморского края по установленным формам сведения о хранящихся в архивном отделе фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечения их физической сохранности;

2.2. Разрабатывает и по согласованию с архивным отделом Приморского края представляет на утверждение администрации муниципального района списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;

2.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе;

2.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архивного отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

2.5. Информирует главу администрации муниципального района и учреждения - источники комплектования о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, выполняет их запросы;

2.6. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати, в установленном порядке предоставляет документы архивного отдела учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет тематические и социально-правовые запросы граждан, выдает архивные копии и выписки из документов;

2.7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу;

2.8. Информирует главу администрации муниципального района, архивный отдел Приморского края о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Приморского края в организациях – источниках комплектования архивного фонда;

2.9. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, их экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве, внедрению унифицированной системы организационно-распорядительной документации, повышению квалификации работников, ответственных за архивы и делопроизводство в учреждениях - источниках комплектования;

2.10. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений - источников комплектования;

2.11. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПМК) архивного отдела Приморского края поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов и по личному составу;

2.12. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий, организации документов в делопроизводстве;

2.13. Подготавливает и передает хранящиеся в архивном отделе документы и описи к ним в государственный архив Приморского края;

2.14. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела;

2.15. Внедряет в практику работы архивного отдела прогрессивные методы труда по архивному делу и делопроизводству, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

Перечень законов и нормативных правовых актов, определяющих полномочия:

1. Федеральный закон от 01.01.01 года «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2004, № 43, ст. 4169);

2. Федеральный закон от 01.01.01 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2006, № 19, ст. 2060);

3. Федеральный закон от 01.01.01 года «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» («Российская газета» от 01.01.01 года № 000);

4. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 01.01.01 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», раздел 5 («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20, 14 мая 2007 года);

5. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 01.01.01 года).

6. Закон Приморского края от 01.01.01 года «Об архивном деле в Приморском крае» (Ведомости Законодательного Собрания Приморского края от 01.01.01 года № 000).

7. Положение о формировании и содержании муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений, утвержденное решением Думы Партизанского муниципального района от 01.01.01 года № 92;

8. Положение об архивном отделе администрации Партизанского муниципального района, утвержденное постановлением администрации Партизанского муниципального района от 01.01.01 года № 000.

____________