Аналитическая записка

Аналитическая записка

к отчету о ходе реализации мероприятий и о результатах

реализации ведомственной целевой программы «Развитие

информационных систем и систем хранения в архивной отрасли

Новосибирской области на годы»

за счет средств областного бюджета

Новосибирской области

по итогам 2011года.

Приказом начальника управления государственной архивной службы Новосибирской области -од утверждена ведомственная целевая программа «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли Новосибирской области на гг.» (далее - ВЦП). Целевая программа разработана в соответствии с постановлением администрации Новосибирской области -па «Об утверждении Порядка разработки, утверждения и реализации ведомственных целевых программ Новосибирской области».

В 2011 году в ходе реализации мероприятий целевой программы было освоено,9 тыс. руб., что составило 92,1% от запланированных,5 тыс. руб. Экономия составила 910,6 тыс. руб., в том числе по решению задач:

1. Задача 1.1 Модернизация материально-технической базы государственного бюджетного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» освоено фактически 3 547,6 тыс. руб. при плане 3 862,1 тыс. руб., процент исполнения составил 91,9%, экономия - 314,5 тысяч рублей.

Экономия средств возникла за счет:

- проведения электронных торгов на право заключения государственного контракта на поставку планерного сканера для нужд ГКУ НСО «Государственный архив Новосибирской области», в результате снижена максимальная цена контракта с 1 700,0 тыс. руб. до 1 385,5 тыс. руб., экономия составила 314,5 тыс. руб.

2. Задача 1.2. Развитие информационных ресурсов Архивного фонда Новосибирской области освоено фактически 1 974,6 тыс. руб. при плане 2 200,0 тыс. руб., процент исполнения плана составил 89,6%, экономия 225,4 тысяч рублей.

Экономия средств возникла за счет:

- снижения цены работ по разработке программного продукта «Электронный архив Новосибирской области» с 1 200,0 тыс. руб. до 1 194,0 тыс. руб. на 6 тыс. руб. (по итогам проведения торгов),

- снижения сумм затрат на подготовку и выпуск печатных изданий по архивным документам ГКУ НCО ГАНО освоено 241,7 тыс. руб. при плане 400,0 тыс. руб. (по итогам проведения котировок), экономия составила 158,3 тыс. руб.;

- проведения по заочной форме обучения курсов повышения квалификации сотрудников ГКУ НСО ГАНО сэкономлено 61,1 тыс. руб. при плане 150,0 тыс. руб. факт – 88,9 тыс. руб.

3. Задача 2.1. Повышение уровня безопасности хранения документов Архивного фонда Новосибирской области освоено фактически 2 007,0 тыс. руб. при плане 2 312,5 тыс. руб. процент исполнения 86,8 % экономия составила 305,5 тыс. руб.

Экономия средств возникла за счет:

- экономии средств при реализации программных мероприятий по оборудованию зданий №1, 2 ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» системами внешнего и внутреннего видеонаблюдения с выводом на пост дежурных службы охраны путем объединением двух программных мероприятий в 1 лот при объявлении электронных торгов, что привело к экономии средств на 101,0 тыс. руб.;

- заключения договора с поставщиком, предложившим более низкую цену на выполнение работ по оборудованию помещений управления системами внутреннего видеонаблюдения с выводом на пост дежурных службы охраны, сэкономлено 27,4 тыс. руб. (план – 300,0 тыс. руб., факт – 272,6 тыс. руб.). Исполнение составило 90,9 %;

- проведенного мониторинга рынка с контрагентами, предложившими наименьшую цену на оборудование для ведения секретного делопроизводства с проведенными спецпроверками и специсследованиями, сэкономлено по двум мероприятиям 176,6 тыс. руб..

4. Задача 2.2. Обеспечение оптимальных условий для постоянного хранения Архивного фонда Новосибирской области освоено фактически 3 072,7 тыс. руб. при плане 3 137,9 тыс. руб., процент исполнения 97,9 %, экономия составила 65,2 тыс. руб.

Экономия средств возникла за счет сложившейся на рынке низкой стоимости на формы для хранения микрофильмов страхового фонда и фонда пользования в ГКУ НСО ГАНО. Освоено 288,0 тыс. руб. при плане 376,0 тыс. руб., экономия составила 88,0 тыс. руб.

По итогам 2011 года ряд фактически достигнутых значений целевых индикаторов ведомственной программы имеют отклонения от запланированных значений:

1. Увеличение (прирост) количества пользователей архивной информации в % к 2010 году: планом предусмотрено 13%, фактическое исполнение составило 25%. Высокого показателя удалось достичь за счет:

- приобретенного и введенного в эксплуатацию в здании № 2 ГКУ НСО ГАНО, где ведётся прием граждан, комплекса «Электронная очередь», что позволило улучшить качество предоставления услуг, при формализованном и оптимизированном управлении потоком посетителей;

- созданного программного продукта «Электронный архив Новосибирской области», что позволило расширить состав архивной информации в сети Интернет.

2. Количество ежегодно оцифрованных архивных документов планом предусмотрено 30000 листов фактически исполнено 30117 лист. Исполнение данного показателя удалось достичь благодаря приобретенному современному планетарному сканеру с более высокой скоростью сканирования.

3. Количество ежегодно выпускаемых печатных изданий (сборники документов, информационно-методический бюллетень и т. д.) планом предусмотрено 4 шт. фактически выполнено 5 шт. Перевыполнение связанно с изданием информационно - методического бюллетеня на оборудовании, приобретенном за счет средств ведомственной программы и приобретения расходных материалов за счет текущего финансирования.

4. Количество сотрудников, повысивших квалификацию 5 чел., факт 8 чел. Повысить квалификацию дополнительно 3 сотрудникам удалось, за счет сэкономленных средств, возникших при проведении курсов по заочной форме с периодом обучения гг.

5. Количество создаваемых кадров страхового фонда, в год: план - 70000 кадров, факт - 126266 кадров. Исполнение 180,4 % удалось достичь за счет приобретения пленки с наибольшей вместимостью кадров на рулон, оптимизации рабочего процесса.

6. Количество ежегодно рассекречиваемых архивных документов, переданных на общее хранение: план - 150 дел, факт - 156 дел. Перевыполнение плана удалось достичь за счет приобретенного оборудования с проведенными специальными проверками и специсследованиями, что способствует мобильности проведения процедуры рассекречивания.

7. Доля архивных документов, хранение которых соответствует нормативным требованиям, от общего количества архивных документов (на 01.01.2010) в части обеспечения первичными средствами хранения планировалось 88% факт 90%. Высокого показателя удалось достичь за счет поступлений архивных коробок и привлечение к картонированию дел сотрудников проходивших архивную практику.

8. Доля микрофильмов страхового фонда, обеспеченных первичными средствами хранения, в общем количестве микрофильмов (на 01.01.2010): план - 31%, факт - 47 %. Перевыполнение плана удалось достичь благодаря приобретению дополнительных 11320 шт. форм хранения микрофильмов, за счет низкой стоимости на них, сложившейся на рынке продукции.

9. Прирост мощности стеллажных полок в архивохранилищах для хранения особо ценных документов, в год: план - 420 п. м., факт - 1034 п. м. За счет сложившейся экономии на торгах дополнительно приобретенным 64 секциям.

Оценка эффективности реализации ведомственной целевой программы представлена в таблицах 1,2,4. Показатель интегральной оценки эффективности реализации программы за отчетный период равен 3,26, что свидетельствует об эффективности данной программы. Оценить же динамику эффективности программы не представляется возможным, так как ведомственная целевая программа действует с 2011 года.

_________