Лабораторная работа №1.
Цель: Научиться создавать таблицы базы, использовать фильтр. Создавать формы для ввода данных, запросы на выборку и отчеты.
Общие положения
СУБД Access - система сложная и многозначная. Одинаковый результат может быть достигнут различными путями. Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) -создание, ведение и обработка баз данных. Как в текстовом редакторе можно подготовить много разных документов, так в СУБД Access можно создать много разных баз данных.
Система управления базами данных предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы.
Можно производить обмен данными между компонентами СУБД Access и другими приложениями Windows. Это могут быть рисунки, диаграммы и т. д. Поддерживается экспорт и импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.
При коллективном использовании СУБД Access дает возможность защитить информацию так, что разные пользователи имеют разные права по просмотру или изменению информации: при этом предусмотрены средства обеспечения целостности данных.
Каждая база данных хранится на диске в виде файла с расширением mdb.
Таблицы. Основная информация хранится в таблицах. Таблица-совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки - записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей - 255. Таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. Для работы таблицу необходимо открыть. Перед окончанием работы ее следует закрыть, предварительно сохранив все изменения, произведенные в ходе работы.
Формы. Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем данные из этих таблиц.
Запросы. Запрос - это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.
Отчеты. Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать и вместе с тем это способ вывода данных из базы на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например, в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением.
Макросы и модули. Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Модуль - это программа на языке Access Basic.
Этапы работы
Предметная область - модель работы центра занятости населения. Предположим, что центру занятости необходимо учитывать граждан, которые, воспользовавшись услугами центра, трудоустроились.
1. Проектирование структуры базы данных.
Создайте базу данных, состоящую из трех таблиц: Работодатели, Сделки, Соискатели.
2. Конструирование пустых таблиц базы данных.
Таблицы будем создать в различных режимах. В таблице Работодатели будет 4 поля (Код Работодателя, Вид Деятельности, Адрес, Телефон). Информация о соискателях будет храниться в другой таблице Соискатели состоящей из полей с названием Сделки Код Соискателя, Код Работодателя, Должность, Характер Работы, Комиссионные. В третьей таблице будет содержаться данные о соискателях успешно нашедших работу Соискатели (Код Соискателя, Фамилия, Имя, Отчество, Квалификация, Иные Данные).
3. Создание схемы базы данных.
Таблицы Работодатели и Сделки необходимо объединить связью «один-к-одному», таблицы Сделки и Соискатели «один-ко-многим». Таблицы Работодатели и Соискатели прямо не связанны.
4. Ввод данных в таблицы.
В таблицу Работодатели внесем данные, открыв ее в режиме таблицы. А для заполнения двух других необходимо создать соответствующую форму.
5. Создание кнопочной формы для работы с базой данных.
6. Создание запросов на выборку
7. Создание отчетов.
Порядок выполнения работы
1. База данных состоит из трех таблиц (Работодатели, Соискатели, Сделки).
• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.
• Щелкните мышкой по кнопке Создать. Появится окно, новая таблица.
• Оставьте Режим таблицы и щелкните по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.
• Переименуйте Поле 1 . Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1 . Выполните команду Формат - Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Код Работодателя и нажмите клавишу [Enter].
• Таким же образом переименуйте следующие три поля (Вид Деятельности, Адрес, Телефон).
Сохраните таблицу с именем Работодатели, щелкнув по кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.
Перейдите в режим Конструктор, и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Код Работодателя ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув
по кнопке - Ключевое поле. Тип данных поля Код Работодателя задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка.
Имя Тип Размер
Вид Деятельности Текстовый 20
Адрес Текстовый 20
Телефон Текстовый 15
Маска ввода (###)###-##-##;
Код Работодателя | Вид Деятельности | Адрес | Телефон |
1. | Производство молочно-кислой продукции | г. Москва | (495) |
2. | Строительство | г. Москва ул. Нежинская, 15 | (495) |
3. | Консалтинг | г. Москва ул. Дмитрия Ульянова,26 | (495) |
4. | Перевозки | г. Москва Варшавское ш., 125 | (495) |
5. | Торгово-посреднеческая | г. Москва Варшавское ш., 125 | (495) |
Создайте таблицу Сделки.
• Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду Формат - Переименовать поле. Войдите в режим конструктора и отредактируйте тип и размер полей.
Сделки.
Имя Тип Размер
Код Соискателя (ключевое) Счетчик 4
Код Работодателя Числовой 4
Должность Текстовый 20
Характер Работы Текстовый 20
Комиссионные Числовой 8
Код Соискателя | Код Работодателя | Должность | Характер Работы | Комиссионные |
1. | 2 | Начальник потока | Управление процессом строительства и приемо-сдаточные работы | 20000 |
2. | 1 | Директор по качеству | Контроль качества продукции | 18000 |
3. | 5 | Экономист | Планово-экономическая работа | 12000 |
4. | 4 | Водитель | Перевозка товара | 8000 |
5. | 3 | Консультант | Оказание консалтинговых услуг | 15000 |
Начните формирование следующей таблицы Соискатели в режиме мастера таблиц
Соискатели (Код Соискателя, Фамилия, Имя, Отчество, Квалификация, Иные Данные).
Имя Тип Размер
Код Соискателя Счетчик Длинное целое
Фамилия Текстовый
Имя Текстовый
Отчество Текстовый
Квалификация Текстовый
Год рождения Числовой
Код Соискателя | Фамилия | Имя | Отчество | Квалификация | Год рождения |
1. | Иванов | Иван | Иванович | Инженер | 1965 |
2. | Петров | Петр | Петрович | Технолог | 1969 |
3. | Сидоров | Сидор | Сидорович | Менеджер | 1980 |
4. | Федоров | Федор | Федорович | Водитель | 1971 |
5. | Иванников | Иван | Иванович | Маркетолог | 1975 |
Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.
• Щелкните по кнопке Создать. В результате перейдем к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Мастер таблиц и щелкните по кнопке ОК
• В этом окне следует выбрать: в поле Образцы таблиц - поле Сотрудники; в поле Образцы полей - поля Фамилия, Имя, Отчество. Эти поля попадут в Поля новой таблицы. Щелкните по кнопке Далее.
В диалоговом окне задайте имя новой таблицы Соикатели. Оставьте автоматический выбор ключа. Щелкните по кнопке Далее.
После появления вопроса о действиях после создания таблицы автоматически выбирайте ввод в режиме таблицы, но можно изготовить и форму. Щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в пустую таблицу, у которой есть поля, но отсутствуют записи.
Добавьте в таблицу Соискатели еще четыре поля Код Соискателя (ключевое), Квалификация, ИныеДанные.
2. Создание схемы базы данных.
Щелкните по кнопке - Схема данных. Появится диалоговое окно Схема данных.
Щелкните по кнопке -Добавить таблицу. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Работодатели и щелкните по кнопке Добавить( тоже самое проделайте с двумя другими таблицами), а затем - по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.
Поставьте мышку на имя поля КодСоискателя в таблице Сделки и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле КодСоискателя в таблице Соискатели. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи.
Включите флажок Обеспечение целостности данных. Это
невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково.
Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице Сделки соответствует одна запись в таблице Соискатели.
Установите связь между полями Код Работодателя в таблице Работодатели и аналогичным полем в таблице Сделки. Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим».
Закройте схему данных, сохранив ее.
3. Введите в созданные таблицы данные.
Создайте форму для ввода данных.
Порядок работы:
• В окне базы данных выберите вкладку Формы.
• Щелкните по кнопке Создать.
• В диалоговом окне Новая форма выберите Мастер форм. Описание Мастера появляется в левой части диалогового окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне Мастера.
• Щелкните по кнопке ОК. Появится окно создания форм.
• Выберите все поля из таблицы Работодатели и все поля - из таблицы Сделки и Соискатели. Для этого выберите имя таблицы Работодатели в поле Таблицы/запросы. В результате появляется список полей в окне Доступные поля. Щелкните по кнопке >>, которая переносит все поля из списка. Затем выберите имя таблицы Сделки и Соискатели в поле Таблицы/запросы и вновь щелкните по кнопке >>.
• Щелкните по кнопке Далее.
• Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию).
• Щелкните по кнопке Далее.
• Выберите требуемый стиль (например, Обычный). Щелкните по кнопке Далее.
• Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке Готово. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений - в одну таблицу, часть - в другую).
4 Создайте форму с помощью автоформ.
Порядок работы:
• Щелкните по кнопке Создать.
Замечание. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма создается автоматически.
• Выберите Автоформа: ленточная.
• В нижнем поле выберите таблицу Работодатели, которые будут служить источником данных для формы.
• Щелкните по кнопке ОК. Получите готовую автоформу.
• Сохраните ее с именем Работодатели.
• Закройте автоформу.
Самостоятельное задание. 1. Изготовьте автоформу в столбец для таблицы Сделки (Список сделок). 2. Изготовьте табличную автоформу для таблицы Соискатели (Номера соискателей).
• Закройте формы, если они открыты.
Замечание. Созданную форму можно изменить в режиме Конструктор.
5 Создайте кнопочную форму Заставка.
Порядок работы:
• Щелкните по кнопке Создать.
• В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор. Появится пустая форма. Задайте мышкой ширину формы, равную 10 см, а высоту - 7 см.
• Сохраните форму с именем Заставка.
Выберите на панели инструментов кнопку Аа - Надпись. Курсор мышки примет вид крестика с «приклеенной» буквой А. Щелкните мышкой по месту начала надписи и введите:
База данных «Центр занятости населения»
(после слов База данных нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift]+[Enter].)
• Нажмите клавишу [Enter].
• Выберите размер букв 18, а выравнивание - по центру. Выполните команду меню Формат - размер - по размеру данных. Цвет фона - голубой.
• Растяните мышкой надпись на ширину окна.
Выберите на панели элементов значок - Кнопка.
Щелкните мышкой по тому месту в области данных, где должна быть кнопка (это может быть любое место, которое вам нравится). Появится диалоговое окно Создание кнопок.
• Выберите категорию Работа с формой, а действие - Открытие формы.
• Щелкните по кнопке Далее.
• Выберите форму Работодатели, открываемую этой кнопкой, и щелкните по кнопке Далее.
• В следующем окне щелкните по кнопке Далее.
• В следующем окне поставьте переключатель в положение Текст, наберите в поле текст слово Работодатели.
• Щелкните по кнопке Далее.
• Задайте имя кнопки Работодатели и щелкните по кнопке Готово.
Замечание. Размер и расположение кнопок можно менять мышкой в режиме Конструктор.
Самостоятельно создайте кнопки для форм Номера соискателей и Список сделок.
• Перейдите в режим формы. Теперь при щелчке мышью по соответствующим кнопкам будут открываться соответствующие формы для работы.
