Инструкция пользователя ETMS для КПК (Мед. представитель)

Инструкция пользователя ETMS для КПК (Мед. представитель)

Функционал Медицинского представителя (далее – МП) в ETMS можно разделить на 2 части:

1.  Заведение активной базы клиентов

2.  Отражение активностей

1.  Заведение активной базы клиентов

Для заведения активной базы клиентов используются 2 справочника:

§  Справочник «Организации»

§  Справочник «Клиенты»

В справочнике «Организации» МП закрепляет за собой список тех организаций, с которыми он планирует работать. К каждой организации МП привязывает клиентов. Клиенты организации – физические лица из справочника «Клиенты», с которыми МП контактирует при посещении той или иной организации.

1.1  Справочник «Организации»

Закрепление организации за МП

В справочнике «Организации» МП доступен список всех организаций, находящихся на его территории. Но активность он может производить только с теми организациями, которые отмечены, как активные, т. е. закреплены за МП.

Чтобы закрепить за собой организацию нужно перейти к справочнику «Организации»

В открывшемся списке по умолчанию отображаются только активные организации МП. Для того, чтобы в списке отображались все организации, относящиеся к территории МП, нужно настроить фильтр справочника:

Для этого нажать на кнопку , в открывшемся окне настройки фильтра снять признак «Только активные», при необходимости задать дополнительные параметры поиска и нажать «Применить».

В открывшемся списке организаций выбрать необходимую организацию, вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Активно». В строке выбранной организации, в поле «Активно» установится соответствующий признак.

Заведение новой организации

Если МП не нашел в списке справочника нужную ему организацию, он может самостоятельно добавить в справочник новую запись.

Для создания новой организации необходимо открыть справочник «Организации», нажать кнопку на панели инструментов или вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Создать».

Открывается форма создания новой организации, раздел – «Общие сведения».

В открывшейся форме заполнить следующие поля:

Наименование поля	Назначение и источник данных
Название	Заполняется МП. Обязательно для заполнения.
Тип	Выбирается МП из справочника «Тип организации». Обязательно для заполнения
Подтип	Выбирается МП из справочника «Тип организации».
Оборот (руб/мес)	Заполняется МП при выборе типа организации – «Аптека». В зависимости от внесенного значения Аптеке присваивается соответствующая категория: A (Оборот от 1р/м) ·  B (Оборот от р/м до 1р/м)
Часы	Часы работы организации. Заполняется МП
Пересм.	Заполняется МП
Смены	Заполняется МП
Телефон	Заполняется МП. Обязательно для заполнения
Факс	Заполняется МП
Адрес	Заполняется МП. Обязательно для заполнения. При нажатии на кнопку Адрес: открывается форма «Изменение адреса», в которой необходимо заполнить следующие поля: Регион (Выбор из справочника «Регионы») Индекс Улица Дом Корпус Ориентир Комната Примечание

Для занесения дополнительной информации об организации в форме новой организации используются соответствующие разделы меню:

·  Раздел «Описание»

Состав полей раздела зависит от типа выбранной организации.

Тип организации – Аптека

Для Аптек в разделе описания доступны следующие поля:

Наименование поля	Назначение и источник данных
Коммерческая/Муниципальная	Позволяет МП выбрать тип Аптеки.
Сеть аптек	Выбирается МП из справочника «Сеть аптек» если аптека – сетевая.
Единый центр принятия решений	Признак устанавливается МП, если стратегия закупок аптеки координируется из общего центра принятия решений.
Аптечный пункт	Признак устанавливается МП, если организация является аптечным пунктом.
Льгота	Признак устанавливается МП при наличии льгот.

Тип организации – ЛПУ

Для ЛПУ в разделе описания доступны следующие поля:

Наименование поля	Назначение и источник данных
Стационар/Поликлиника	Позволяет МП выбрать тип ЛПУ.
Кол-во коек	Указывается МП при выборе типа ЛПУ – «Стационар».
Ведомственный	Признак может быть установлен МП при выборе типа ЛПУ – «Стационар».
Специализация организации	При выборе типа – «Поликлиника» МП может отметить количество врачей указанной специальности в этой организации. Для этого необходимо щелкнуть на поле «Кол-во», внести нужное значение, щелкнуть на свободную область для сохранения результата.

Тип организации – Дистрибьютор

Для Дистрибьюторов в разделе описания доступны следующие поля:

Наименование поля	Назначение и источник данных
Филиал/ГП	Позволяет МП выбрать тип Дистрибьютора.
Льгота	Признак наличия льгот. Устанавливается МП.

·  Раздел «Комментарии»

Раздел предназначен для занесения дополнительных сведений об организации.

Внести комментарии и нажать «Сохранить».

·  Раздел «Активности»

В разделе отображаются перечень всех визитов МП в данную организацию. Для перехода к той или иной активности необходимо дважды нажать на выбранную запись.

·  Раздел «Клиенты организации»

Перейдя в раздел «Клиенты организации» МП может добавить клиентов из справочника «Клиенты», как сотрудников данной организации.

Для этого из свободной области вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Добавить».

Открывается форма ввода клиента организации:

В появившейся форме «Клиент организации» заполнить поля:

Наименование поля	Назначение и источник данных
Клиент	Выбирается МП из справочника «Клиенты». Обязательно для заполнения. Для поиска нужного клиента в списке справочника необходимо задать параметры поиска: Для выбора клиента из справочника нажать на кнопку … В открывшейся форме необходимо задать параметры поиска клиента: Для поиска клиента по имени ввести ФИО клиента и нажать кнопку поиска . Чтобы использовать расширенные параметры поиска, нажать кнопку . В открывшемся окне настройки фильтра можно задать параметры поиска по клиенту: Или по организации клиента: После того, как заданы параметры поиска – нажать «Применить». Выбрать клиента из отобранного списка.
Организация	Заполняется автоматически из справочника «Организации».
Должность	Выбирается МП из справочника «Должность». Обязательно для заполнения.
Специализация	Выбирается МП из справочника «Специальность». В данном поле МП выбирает специальность врача в данной организации. Введенное значение может отличаться от основной специальности клиента в справочнике «Клиенты», т. к. клиент может работать в одной (или нескольких) организациях по разным специальностям. ! На основании данных поля клиент относится к той или иной группе клиентов.
Раб. телефон	Заполняется МП
e-mail	Заполняется МП
Кабинет	Заполняется МП
Часы работы	Заполняется МП
Примечание	Заполняется МП

После заполнения формы «Клиенты в организации» нажать «Сохранить». Запись нового клиента добавится в раздел «Клиенты организации».

Редактирование организации

МП имеет возможность редактировать любую организацию из списка справочника. Для этого необходимо выделить строку с нужной организацией и нажать кнопку на панели инструментов или вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Изменить». После внесения изменений в доступные для редактирования поля нажать «Сохранить».

Удаление организации

МП имеет возможность удалить любую организацию из списка справочника. Для этого необходимо выделить строку с нужной организацией, вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Удалить». После подтверждения операции, организация будет удалена из справочника.

1.2  Справочник «Клиенты»

В справочнике «Клиенты» МП доступен список всех клиентов на своей территории, но активность он может производить только с клиентом, который является сотрудником организации, закрепленной за МП.

Заведение нового клиента

Для создания нового клиента необходимо открыть справочник «Клиенты», вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Создать».

Открывается форма добавления нового клиента, раздел – «Общие сведения».

В открывшейся форме заполнить следующие поля:

Наименование поля	Назначение и источник данных
Фамилия	Заполняется МП. Обязательно для заполнения
Имя	Заполняется МП. Обязательно для заполнения
Отчество	Заполняется МП. Обязательно для заполнения
Специальность	Выбирается МП из справочника «Специальность»
Регалии	Выбирается МП из справочника «Регалии»
День рождения	Заполняется МП.
Регион	Заполняется МП. Обязательно для заполнения. При нажатии на кнопку Регион: открывается форма справочника «Регионы», в которой необходимо выбрать значение справочника 3 уровня.

Для занесения дополнительной информации о клиенте в форме нового клиента используются соответствующие разделы меню:

·  Раздел «Описание»

Раздел предназначен для занесения сведений об уровне мотивации клиента, а также конфиденциальной информации о клиенте, которые будут доступны только самому МП.

Для заполнения информации в данном разделе доступны следующие поля:

Наименование поля	Назначение и источник данных
Мотивация	Заполняется МП
Телефон домашний	Заполняется МП
Телефон сотовый	Заполняется МП
e-mail	Заполняется МП
Заметки	Заполняется МП

·  Раздел «Комментарии»

Раздел предназначен для занесения дополнительных сведений об организации.

Внести комментарии и нажать «Сохранить».

·  Раздел «Активности»

В разделе отображаются перечень всех визитов МП к данному клиенту. Для перехода к той или иной активности необходимо дважды нажать на выбранную запись.

·  Раздел «Организации клиента»

Перейдя на закладку «Организации» МП может добавить организации, в которых работает клиент.

Для этого из свободной области вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Добавить».

Открывается форма ввода организации клиента:

В появившейся форме «Организации клиента» заполнить поля:

Наименование поля	Назначение и источник данных
Клиент	Заполняется автоматически из справочника «Клиенты».
Организация	Выбирается МП из справочника «Организации». Обязательно для заполнения.
Должность	Выбирается МП из справочника «Должность». Обязательно для заполнения.
Специализация	Выбирается МП из справочника «Специальность». В данном поле МП выбирает специальность врача в данной организации. Введенное значение может отличаться от основной специальности клиента в справочнике «Клиенты», т. к. клиент может работать в одной (или нескольких) организациях по разным специальностям. ! На основании данных поля клиент относится к той или иной группе клиентов.
Раб. телефон	Заполняется МП
e-mail	Заполняется МП
Кабинет	Заполняется МП
Часы работы	Заполняется МП
Примечание	Заполняется МП

После заполнения формы нажать «Сохранить». Запись новой организации добавится в раздел «Организации клиента».

Редактирование клиента

МП имеет возможность редактировать информацию о любом клиенте из списка справочника. Для этого необходимо выделить строку с нужной организацией и нажать кнопку на панели инструментов или вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Изменить». После внесения изменений в выбранном разделе формы клиента нажать «Сохранить».

Удаление клиента

МП имеет возможность удалить любого клиента из списка справочника. Для этого необходимо выделить строку с нужным клиентом, вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Удалить». После подтверждения операции, клиент будет удален из справочника.

2.  Отражение активностей

Активность является отражением деятельности МП. Активности подразделяются на рабочие, нерабочие и административные.

·  К рабочим активностям относятся визит и презентация

·  К нерабочим - отпуск, болезнь

·  К административным – выставка, тренинг, ремонт автомобиля и т. п.

2.1 Настройка отображения раздела «Активности»

В системе доступны 3 варианта отображения календаря активностей – за день, неделю или месяц:

Для перехода от одного режима к другому используется контекстное меню:

Месяц

При выборе масштаба отображения активностей – за месяц, в календаре на каждую дату отображается общее количество активностей, в скобках указано количество завершенных. При двойном щелчке на выбранную дату открывается список активностей за день.

Неделя

При выборе масштаба отображения активностей – за неделю, можно настроить высоту ячеек активности, а также количество дней, отображаемых на экране. Для этого необходимо вызвать контекстном меню и выбрать пункт «Настроить». В открывшемся окне задать нужные значения и нажать «Сохранить».

Для просмотра подробной информации по выбранной активности – вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Подробнее».

День

При выборе масштаба отображения активностей – за день также доступны пункты меню «Настроить» и «Подробнее».

2.2 Планирование новой рабочей активности

Для создания новой активности выбрать масштаб отображения – за день.

Открывается окно управления активностями МП. В календаре выбрать дату, на которую будет запланирована активность. Выделить время, которое планируется потратить на активность. Нажать кнопку на панели инструментов или дважды щелкнуть по выбранному периоду:

Открывается форма новой активности, раздел – «Общие сведения»:

Рис.

В открывшейся форме «Общие сведения» заполнить следующие поля:

Наименование поля	Назначение и источник данных
Начало	Дата и время начала активности. Заполняется автоматически в соответствии с выбранной продолжительностью в окне Активности. Можно изменить из формы новой Активности.
Окончание	Дата и время окончания активности. Заполняется автоматически в соответствии с выбранной продолжительностью в окне Активности. Можно изменить из формы новой Активности.
Тип	Тип события. Выбирается из справочника «Вид активности». В зависимости от типа выбранной активности доступен различный функционал.
Группа клиента	Поле отображается только при выборе Тип события из папки «Рабочие». Выбирается из справочника «Группы клиентов».
Организация	Организация, которую агент планирует посетить.  Поле активно только при выборе типа событий - «Рабочие». Выбирается из списка справочника «Организации», который соответствует выбранной группе клиента. При необходимости можно отредактировать запись в справочнике данные выбранной организации, не переходя в справочник «Организации». Для этого нажать Орг-я: в открывшейся форме организации внести изменения. Нажать «Сохранить».
Клиент	Клиент, к которому планируется визит. Выбирается из списка клиентов-сотрудников организации. При необходимости можно отредактировать данные выбранного клиента, не переходя в справочник «Клиенты». Для этого нажать Клиент: в открывшейся форме клиента внести изменения. Нажать «Сохранить».
Пред. визит	Дата предыдущего визита. Отображается, если в рамках текущего планового визита МП уже посещал выбранную Организацию. Если дата визита отображается зеленым, то предыдущая активность завершена. Для перехода к предыдущему визиту нажать кнопку .
След. визит	В соответствии с цикловым расписанием для выбранной группы клиента система автоматически рассчитывает и предлагает дату следующего визита. При необходимости, предложенную дату можно изменить. Для того, чтобы запланировать следующий визит нужно нажать кнопку «Запланировать»: Поле даты становится неактивным, а кнопка «Запланировать» сменяется кнопкой «Редактировать»*, которая используется для перехода к запланированному визиту. *Следующий визит планируется на то же время, что и текущий. В случае, если на планируемую дату и время МП уже запланирована другая активность, то появляется соответствующее системное сообщение о том, что визит перенесен на свободное время выбранной даты. При необходимости, МП может перейти на выбранную дату и перенести активность на более подходящее время.
Завершена	Признак автоматически проставляется после завершения активности.

Для занесения дополнительной информации об активности используются соответствующие разделы меню формы:

·  Раздел «Комментарии»

Раздел предназначен для занесения дополнительных сведений об активности.

Внести комментарии и нажать «Сохранить».

·  Раздел «Бренды»

Данный раздел содержит список препаратов, которые должен продвигать МП в рамках текущего планового визита из циклового расписания. В зависимости от приоритета, установленного бренду, МП распределяет время, отведенное им на продвижение каждого препарата во время визита.

При необходимости, МП может изменить приоритетность препарата, а также удалить или добавить препарат из общего списка текущего циклового расписания.

Чтобы добавить или удалить препарат используются соответствующие пункты контекстного меню:

Выбрать препарат из открывшегося списка, нажать «Выбрать».

Чтобы редактировать приоритет нужно изменить значение поля «Приоритет» и щелкнуть на свободную область для сохранения результата.

·  Раздел «Клиенты»

В данном используется, если в рамках одной активности МП, помимо клиента, выбранного в разделе «Общие сведения», планирует посетить еще нескольких клиентов. Чтобы добавить клиента в активность необходимо вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Добавить».

Выбрать клиента из открывшегося списка клиентов организации, клиент добавится в список клиентов данной активности.

После заполнения всех разделов – нажать «Сохранить». Активность запланирована.

2.2 Проставление результатов рабочей активности

После (во время) визита МП открывает форму запланированной активности и вносит информация в следующие разделы:

·  Раздел «Наличие и цены»

Раздел активен только для типа организации – Аптеки. В разделе отображается список всех форм выпуска, относящихся к данному направлению бизнеса.

Чтобы отметить наличие препарата необходимо установить признак наличия напротив нужной формы выпуска, щелкнуть на поле «цена», внести нужное значение, щелкнуть на свободную область для сохранения результата:

·  Раздел «Обещания клиентов»

Данный раздел предназначен для занесения информации по договоренностям с клиентом, достигнутым в результате визита.

В зависимости от должности клиента в организации МП может взять с него различные обещания:

Врач – выписать препарат

Фармацевт – продать/рекомендовать препарат

Провизор, заведующий аптекой – закупить препарат

Для добавления обещания перейти к разделу «Обещания клиента» из свободной области вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Добавить»:

Открывается форма ввода нового обещания:

В открывшейся форме заполнить следующие поля:

Наименование поля	Назначение и источник данных
Клиент	Выбирается из списка Клиентов данной активности.
Действие	Выбирается МП из выпадающего списка, данные подтягиваются из справочника «Вид договоренности».
Препарат	МП выбирает препарат с указанием формы выпуска, по которому по результатам встречи есть договоренность с клиентом. Выбор из выпадающего списка формы, данные подтягиваются из справочника «Бренды»
Обещание	Текстовое поле, предназначенное для занесения информации о договоренности, если в поле действие выбрано значение «Другое».
Кол-во (план)	Планируемое количество единиц продукции, по которому клиент дает обещание. Заполняется МП.
Кол-во (факт)	Фактическое количество единиц продукции, с которым клиент осуществил действие согласно договоренности. Фактические данные МП может заполнить только в завершенной активности.
Выполнить	Срок выполнения обещания. Устанавливается МП.
Выполнено	Признак проставляется автоматически, при заполнении поля «Факт».

При нажатии кнопки «Сохранить» в окне закладки добавляется строка нового обещания.

·  Раздел «Обещания МП»

У МП перед Клиентом также могут возникать обязательства. Например, принести рекламную продукцию.

Для добавления обещания перейти к разделу «Обещания МП» из свободной области вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Добавить».

Открывается форма ввода нового обещания:

В открывшейся форме заполнить следующие поля:

Наименование поля	Назначение и источник данных
Клиент	Выбирается из списка Клиентов данной активности.
Обещание	Текстовое поле, в которое МП заносит информацию о своем обязательстве перед клиентом.
Выполнить	Срок выполнения обещания. Устанавливается МП.
Выполнено	Признак проставляется автоматически, при заполнении поля «Факт».

При нажатии кнопки «Сохранить» в раздел добавляется строка нового обещания.

·  Раздел «Презентация»

Закладка доступна при выборе рабочего типа события – «Презентация».

В данном разделе заносится информация о проведенной презентации.

Раздел содержит следующие поля:

Наименование поля	Назначение и источник данных
Тема	Тема презентации. Заполняется МП.
Участники	Позволяет внести данные о врачах, присутствовавших на презентации. Для добавления записи об участниках вызвать контекстное меню. В открывшейся форме ввода участников презентации заполнить поля: ·  Специальность (выбирается из справочника «Специальность») ·  Количество врачей
Клиенты на презентации	Позволяет внести данные о Клиентах, присутствовавших на презентации. Для добавления записи о клиенте вызвать контекстное меню. В открывшейся форме ввода участников презентации заполнить поля: ·  Клиент (Выбирается из справочника «Клиенты») ·  Вид участия (Лектор/Слушатель) ·  Специальность (Подтягивается автоматически из справочника «Клиенты»)

2.3 Закрытие рабочей активности

После заполнения информации о результатах визита перейти в раздел активности «Общие сведения», проставить признак «Завершена» и нажать «Сохранить».

Закрытая активность помечается зеленым цветом:

Для активности по группе клиентов Аптеки обязательно должен быть заполнен раздел «Наличие и цены», в противном случае система выводит сообщение об ошибке.

Для активностей по группам, отличных от Аптек, обязательно должно быть заведено хотя бы одно обещание клиента, в противном случае система выводит сообщение об ошибке.

2.4 Проставление результатов договоренностей

При следующем посещении клиента МП уточняет результат выполнения обещания, данного клиентом, и заносит полученные данные в раздел обещаний предыдущего визита.

Для перехода к предыдущему визиту открыть форму текущего визита, удостовериться, что предыдущий визит завершен. (Занести результаты возможно только в завершенную активность)

Нажать кнопку напротив даты предыдущего визита. В открывшейся форме предыдущего визита выбрать раздел «Обещания клиента», ввести результат обещания в поле «Фкт. кол» и проставить признак выполнения обещания.

Аналогичным образом отметить результаты выполнения обещания МП, если таковые имеются.

2.5 Нерабочие и административные активности

Для заведения нерабочей активности выбирается дата и период времени, открывается форма новой активности, в поле «Тип события» выбирается необходимое событие (нерабочее – болезнь, отпуск и т. д. или административное – ремонт автомобиля, НЦС и т. д.), при необходимости в поле описания вносится дополнительная информация о событии.

После заполнения информации о результатах события перейти в раздел активности «Общие сведения», проставить признак «Завершена» и нажать «Сохранить».

2.6 Удаление активности

При необходимости, МП может удалить незавершенную активность. Для этого выбрать строку с активностью и нажать кнопку . После подтверждения удаления активность будет удалена из календаря.