«Повышение качества казначейского сервиса: организационные и технологические решения»
Ключевым ориентиром стратегического плана развития и совершенствования казначейской системы России является обеспечение её конкурентоспособности на финансовом рынке предоставления государственных услуг. Поставленная задача требует постоянного поиска и внедрения в работу эффективных методов и подходов, позволяющих, в том числе, улучшать казначейский сервис, повышать его качество и в целом оптимизировать уже существующие казначейские технологии.
Одним из таких направлений является сокращение времени предоставления клиентам казначейства ежедневной информации о проведенных кассовых операциях. Федеральным казначейством в этой связи сформулирована основная цель: «Предоставление клиентам и финансовым органам субъекта Российской Федерации и муниципальных образований ежедневной информации о кассовых операциях по исполнению соответствующих бюджетов всеми территориальными органами Федерального казначейства на следующий день после проведения операций до 10.30».
Принимая во внимание существующие на сегодняшний день базовые возможности казначейской системы, достигнутые за годы её становления и развития, территориальные органы Федерального казначейства активно включились в процесс реализации этой приоритетной задачи.
Управление Федерального казначейства по Иркутской области (далее – УФК) как участник данного «пилотного» проекта в течение 2012 года направило весь свой потенциал на достижение поставленной цели, проведя ряд организационных и технологических мероприятий.
Прежде всего, УФК минимизировало затраты времени путем использования автоматизированных процессов при загрузке итоговых выписок банка по всем балансовым счетам УФК (кроме счетов № 000) в прикладное программное обеспечение «Автоматизированная система Федерального казначейства» (далее – ППО «АС ФК»). При этом выписки банка обрабатываются в автоматизированном режиме в ночное время до статуса 002 «Проверено», с проставлением бухгалтерских проводок на операции по всем документам.
Проанализировав количество документов по зачислению средств на счета УФК, поступающих в течение операционного дня по промежуточным выпискам банка, УФК определило оптимальное время для их обработки, обеспечивая при этом равномерность нагрузки на персонал. В результате был установлен следующий режим обработки промежуточных выписок банка:
§ по счетам № 000, № 000 с 14.00 до 15.30;
§ по счету № 000 с 14.00 до 15.30 и с 16.30 до 17раза в день);
§ по счетам № 000, № 000 с 16.30 до 17.30.
Таким образом, начиная с июня 2012 года, в режим работы УФК внедрена обработка промежуточных выписок банка и, именно с этого момента, обеспечивается предоставление выписок клиентам всех уровней бюджета до 10.30.
С ноября 2012 года в качестве дополнительного сервиса для финансовых органов и получателей бюджетных средств (участников бюджетного процесса) по их запросам УФК до 16.00 предоставляет промежуточные выписки из лицевых счетов, которые особенно актуальны для принятия оперативных финансовых решений. А в текущем году протестирована возможность формирования промежуточной выписки из лицевого счета распорядителя бюджетных средств, которая с февраля месяца уже реализуется на практике ежедневно до 14.30.
Предоставление клиентам промежуточных выписок по лицевым счетам бюджетных и автономных учреждений (неучастников бюджетного процесса) УФК планируется обеспечить по мере соответствующей доработки ППО «АС ФК».
Другим организационным мероприятием стало установление гибкого графика работы сотрудникам УФК, ответственным за обработку расчетно-платежных документов по выпискам банка: в операционном отделе, начиная с 7.30; в отделе расходов и в отделе кассового обслуживания исполнения бюджетов, а так же в отделах, осуществляющих полномочия УФК на территории городов и районов Иркутской области (далее – территориальные отделы) с 8.00.
Для оптимизации взаимодействия с банковской системой были проведены мероприятия по организации электронного документооборота с учреждениями Банка России и кредитными организациями, с уровня территориальных отделов на уровень УФК.
В целях минимизации документооборота между операционным отделом и территориальными отделами УФК разработало и внедрило «отчет о завершении обработки выписки банка», который формируется на Форуме УФК и отображает процесс обработки документов по всем выпискам банка в режиме «on-line».
Для достижения положительного результата проводимых мероприятий УФК разграничило временной интервал формирования выписок клиентам и регламентированной информации, направляемой финансовым органам, по уровням бюджетов:
§ с 8.00 до 9.00 – по местным бюджетам;
§ с 9.00 до 9.30 – по бюджету субъекта Российской Федерации;
§ с 9.30 – по федеральному бюджету.
Также эффективным стало высвобождение утреннего времени от формирования всех иных отчетных форм, сводных данных, регистров бухгалтерского учета и других документов, формируемых УФК.
Существенный резерв времени привнесла апробированная УФК и внедренная в феврале 2013 года новая технология обработки выписок банка в части создания нового документа «Банковская выписка автоматизированная» (тип «БВА»). Особенностью новой процедуры явилась возможность обработки расчетных документов, поступивших из банка без запроса промежуточной выписки. Документ типа «БВА» создается в ППО «АС ФК» на основании получаемых из банка кредитовых платежных поручений и подтверждения списания дебетовых документов. Обработка документов по выписке банка с типом «БВА» может осуществляться несколько раз в течение операционного дня, в зависимости от объема поступающих документов.
Кроме того, технологией обработки выписки банка с типом «БВА» предусмотрена возможность установки на документах признака «обработан», что позволяет «отсортировывать» ранее обработанные документы, поступившие по итоговой выписке банка, сократив тем самым время на обработку и визуальную проверку итоговых документов в утренние часы.
Используя возможности новой технологии обработки выписок банка, на текущий момент УФК обеспечивает завершение обработки выписок банка по счетам:
§ местных бюджетов до 8.30;
§ бюджета субъекта РФ до 9.00;
§ федерального бюджета до 9.15
Выписки по так называемому «отдельному» счету УФК № 000, открытому для учета средств клиентов, обслуживающихся в финансовом органе, доводятся до окончательного статуса 999 «Исполнено» до 08.00, после чего в финансовый орган направляется копия этой банковской выписки по унифицированным форматам электронных банковских сообщений.
Наряду с изменениями, затронувшими непосредственно технологию формирования автоматической выписки банка с типом «БВА», доработались и алгоритмы анализаторов обработки поступлений, связанных с восстановлением кассовых выплат по возвратам платежей из кредитных учреждений и учреждений почты, что также способствует сокращению времени на обработку выписок банка. Таким образом, при указании банком в платежном поручении номера и даты платежного документа органа Федерального казначейства, на основании которого ранее осуществлялась кассовая выплата, в автоматизированном режиме сумма отражается на лицевом счете клиента по тем кодам бюджетной классификации, по которым ранее осуществлялась данная выплата. В данном случае в ППО «АС ФК» осуществляется автоматизированный поиск не только расчетного документа органа Федерального казначейства, на основании которого ранее осуществлялась кассовая выплата, но и поиск исходного платежного документа клиента.
Значительное ускорение процесса формирования выписок из лицевых счетов клиентов и приложений к ним достигнуто путем запуска одного запроса по уровням бюджета централизованно на уровне УФК. Ранее выписки из лицевых счетов и приложения к ним формировались территориальными отделами УФК самостоятельно в ППО «АСФК» через пункт меню «Общая программа формирования отчетов по лицевым счетам», создавая тем самым большое количество запросов, на обработку которых требовалось до 40-50 минут. На сегодняшний день этот процесс занимает от 1 до 3 минут, для чего УФК формирует единичные запросы, делая отбор информации по фильтрам: «Набор типов отчетов», «Набор типов лицевых счетов» и «Код уровня бюджетов». При этом «Набор типов отчетов» позволяет формировать только выписки и приложения, «Набор типов лицевых счетов» позволяет выбрать определенный набор кодов лицевых счетов. Такой подход, на наш взгляд, не только сокращает время на формирование выписок, но и оптимизирует работу, исключая совершение одной и той же процедуры несколькими исполнителями.
В результате проведения перечисленных мероприятий выстроен регламент взаимодействия подразделений УФК, позволяющий в оптимальные сроки обрабатывать расчетные документы, поступающие по выпискам банка, формировать и направлять ежедневно до 10.30 отчетные формы финансовым органам, участникам и неучастникам бюджетного процесса.
Проведя анализ временных затрат, необходимых для обработки выписок банка, становится очевидным, что значительный резерв времени содержится в доработках ППО «АС ФК» в части полного исключения визуального анализа корректности обработки кредитовых поступлений по расходным счетам УФК, не исключая при этом необходимости внесения соответствующих изменений в действующие нормативно-правовые акты. Требуется значительная доработка алгоритмов работы автоматического анализатора поступлений при обработке выписок банка по счетам № 000, 40105, 40302, оптимизация и унификация критериев отнесения поступлений на лицевые счета клиентов.
Также требует решения вопрос сокращения времени предоставления выписок из лицевых счетов получателям средств федерального бюджета, подведомственным ФСИН России. Здесь мы видим доработку технологии обработки выписки банка по счету № 000, которая позволила бы осуществлять отражение источника дополнительного бюджетного финансирования за счет привлечения осужденных к оплачиваемому труду на лицевых счетах получателей средств до 9.30, что обеспечит предоставление выписок указанной категории клиентов также до 10.30.
Важным, на наш взгляд, также является доработка функционала ППО «АС ФК» и в части ускорения процесса формирования (постирования) бухгалтерских проводок в Главной книге по уже обработанным документам. Особенно принципиальным является возможность завершения этого процесса до момента формирования выписок из лицевых счетов клиентов. Сокращение времени формирования проводок напрямую влияет на корректность сформированных выписок из лицевых счетов и своевременность их направления клиентам.
Безусловно, реализация предлагаемых решений в сочетании с полномасштабным переводом клиентов на электронное взаимодействие с органами Федерального казначейства посредством прикладного программного обеспечения «Система удаленного финансового документооборота», создадут условия для значительного сокращения времени предоставления ежедневной информации клиентам, тем самым, повысив качество их казначейского обслуживания.
Анна Валерьевна Кужим
начальник отдела расходов
УФК по Иркутской области
Светлана Юрьевна Зверева
начальник операционного отдела
УФК по Иркутской области
26.04.2013
