Описание бизнес-решения «ФИНЭКС: Управление качеством»

Описание бизнес-решения «ФИНЭКС: Управление качеством»

Преимущества построения и функционирования Интегрированной системы менеджмента ИСМ с применением бизнес-решения «ФИНЭКС: Управление качеством».

Возможности бизнес-решения «ФИНЭКС: Управление качеством»

Требованию к функционированию ИСМ	Реализация с помощью бизнес-решения
Управление документами	Трудоемкость действий, связанных с подготовкой, утверждением, распространением регламентирующих документов, внесением изменений, поддержанием документов в актуальном состоянии, снижается во много раз. Распространение документов по подразделениям, фиксирование факта ознакомления с новыми редакциями документов, полномочия ответственных за согласование и утверждение документа, контроль актуальности – все эти рутинные процедуры берет на себя система. Все сотрудники работают с актуальными и утвержденными электронными документами. Исключаются риски использования устаревших либо неутвержденных документов, несанкционированного внесения изменений, отсутствия необходимых документов в местах их применения. Система обеспечивает простоту поиска и идентификации документов.
Процессный подход	Процессы, идентифицированные организацией в рамках ИСМ, описываются в системе через «типовые маршруты» модуля «Управление деловыми процессами». В результате система самостоятельно может контролировать выполнение регламентов сотрудниками предприятия. Информация о выполнении, либо нарушениях требований регламентов хранится в системе и доступна для оперативного анализа руководством.
Управление записями	Механизм «жестких типовых маршрутов» позволяет в обязательном порядке вести записи в строгом соответствии с требованиями стандартов ИСМ. При этом требования, касающиеся сохранности, идентификации, поиска, защиты, срока хранения любых записей реализуются системой автоматически. Многие записи могут вестись системой автоматически на основании данных, полученных в ходе выполнения бизнес-процесса различными сотрудниками.
Действия персонала	Повышается уровень ответственности сотрудников, поскольку выдача заданий и поручений фиксируется системой и уже нельзя проигнорировать или забыть о тех или иных поручениях. Значительно снижается трудоемкость документирования собственной деятельности в рамках ИСМ. Отчеты о выполнении отдельных поручений или деятельности в рамках бизнес-процессов, подготовка и ознакомление с документами фиксируются системой и являются основой для объективного, построенного на фактах анализа деятельности сотрудника.
Управление внутренними аудитами	Формирование программы внутренних аудитов на период. Согласование, утверждение программы аудитов. Уведомление участников аудита (внутренних аудиторов, технических экспертов, руководителей аудитируемых подразделений). Проведение плановых и внеплановых внутренних аудитов. Формирование и утверждение отчетов по внутренним аудитам. Анализ загрузки и квалификации внутренних аудиторов Формирование сводной отчетности по результатам внутренних аудитов за период. Управление несоответствиями, зафиксированными в ходе аудита.
Управление несоответствиями	Ведение записей о несоответствиях (потенциальных несоответствиях), зафиксированных по результатам проведения внутренних аудитов, замечаний поставщиков и потребителей, в рамках текущей деятельности. Фиксация несоответствий и анализ их причин. Контроль осуществления коррекций (устранения несоответствий). Выявление повторных несоответствий. Осуществление корректирующих действий по результатам анализа несоответствий. Формирование сводной аналитической отчетности. Анализ качества деятельности структурных подразделений.
Управление корректирующими и предупреждающими действиями	Планирование и осуществление корректирующих и предупреждающих действий. Ведение записей по всем корректирующим и предупреждающим действиям. Анализ результативности и эффективности корректирующих и предупреждающих действий. Формирование сводной аналитической отчетности. Анализ качества деятельности структурных подразделений.
Ориентация на потребителя	Фиксация и анализ поступивших замечаний и рекламаций Выявление причин замечаний и рекламаций и осуществление корректирующих действий, направленных на повышение степени удовлетворенности потребителя. Дополнительный модуль CRM позволяет систематизировать всю работу с потребителями: анализировать их запросы и предложения, вести мониторинг удовлетворенности клиентов и многое другое.
Анализ со стороны руководства	Оперативный анализ качества функционирования системы менеджмента предприятия в разрезе процессов, подразделений, нормативных документов. Предоставление руководителям объективных, основанных на фактах данных по качеству функционирования процессов (входные данные для анализа). Обеспечение исполнения решений руководителя, принятых на основе анализа, в т. ч. решений по повышению результативности ИСМ.
Анализ и улучшение ИСМ	Система позволяет получать в форме отчетов объективные входные данные анализа – информация о результатах аудитов, требования потребителей, выполнение регламентов бизнес-процессов и др., затем доводить до исполнителей результаты анализа руководства. При этом система будет фиксировать все записи о проведенном анализе со стороны руководства. Оперативное получение объективных данных по функционированию ИСМ позволяет планировать мероприятия по улучшению ИСМ.

Эффекты от внедрения бизнес-решения «ФИНЭКС: Управление качеством»:

1.  Полное удовлетворение большинства требований стандартов ИСМ

2.  Соблюдение регламентов обязательных документированных процедур в автоматическом режиме

3.  Ускорение и упрощение процедур планирования и анализа результатов внутренних аудитов

4.  Автоматизация управления несоответствиями, сокращение рисков повторного появления несоответствий

5.  Повышение контроля исполнения корректирующих и предупреждающих действий

6.  Систематизация данных по внутренним аудитам, несоответствиям, корректирующим и предупреждающим действиям

7.  Сокращение трудоемкости при подготовке входных данных для проведения анализа результативности ИСМ

8.  Перевод все требуемых документов и записей в электронную форму

9.  Облегчение подготовки и успешного прохождения внешних аудитов (сертификационного и надзорных)

10.  Повышение качества работы сотрудников за счет:

·  автоматизированного контроля исполнения регламентов и документированных процедур

·  формирования единой базы данных выявленных и потенциальных несоответствий и мер по их устранению и предупреждению

·  обеспечения сотрудников необходимыми в работе документами и данными

11.  Повышение качества работы подразделений за счет:

·  регулярного анализа деятельности подразделений и оперативного устранения выявленных недостатков

·  активного и осознанного вовлечения линейных руководителей в процессы управления и контроль качества работы структурного подразделения

·  гарантированный анализ и устранение всех выявленных замечаний и причин, их вызвавших

12.  Улучшение деятельности организации за счет:

·  оперативного анализа данных о функционировании системы управления

·  повышения степени удовлетворенности потребителей