Утвержден
приказом
от 01.01.2001 года № ОД-211
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ КОЛЛЕГИИ МИНИСТЕРСТВА
ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ
МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
Настоящий регламент устанавливает общий порядок работы коллегии Министерства экономического развития Мурманской области (далее - соответственно коллегия, Министерство).
2. Планирование работы Коллегии
2.1. Работа коллегии проводится в соответствии с планами.
2.2. Планы работы коллегии составляются на квартал, рассматриваются членами коллегии и утверждаются ее председателем.
2.3. Проект плана работы коллегии формирует секретарь коллегии на основе предложений председателя, членов коллегии, руководителей структурных подразделений Министерства, согласованных с заместителями министра. Предложения в план работы подаются секретарю коллегии не позднее, чем за 20 дней до планируемого периода работы коллегии по установленной данным регламентом форме.
2.4. В плане работы коллегии указываются формулировки вопросов, вносимых на рассмотрение коллегии, сроки их рассмотрения, ответственные за подготовку вопросов и разработку проектов решений к заседанию коллегии.
3.5. Секретарь коллегии рассылает утвержденный план членам коллегии, в случае необходимости, в подведомственные Министерству организации и иные заинтересованные организации.
2.6. Решением коллегии или ее председателя в утвержденный план заседаний коллегии могут вноситься коррективы, в случае необходимости проводятся внеочередные заседания.
3. Подготовка вопросов к заседаниям коллегии
3.1. К заседанию коллегии ответственным по обсуждаемому вопросу лицом готовятся следующие материалы:
- список лиц, приглашенных по каждому вопросу с указанием их должностей и контактных данных (почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты);
- список лиц, выступающих на заседании коллегии;
- краткие тезисы выступления, дополнительная справочная информация;
- проект решения коллегии.
3.2. Проекты решения коллегии проходят согласование в установленном порядке. Проекты документов, принимаемые путем опроса членов коллегии без созыва заседаний, согласовывают и визируют все члены коллегии.
3.3. Все материалы проходят согласование и визируются лицом, ответственным за подготовку вопроса, и лицом, осуществляющим руководство соответствующим направлением деятельности Министерства.
3.4. Согласованные в установленном порядке материалы представляются секретарю коллегии в соответствии со сроками, определенными в планах подготовки указанных материалов, но не позднее, чем за 10 дней до дня заседания коллегии.
3.5. Материалы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований или представленные не в полном объеме, секретарем коллегии не принимаются. Полученные материалы могут быть возвращены исполнителям на доработку для устранения недостатков, о чем докладывается заместителю председателя коллегии.
3.6. В случае если материалы коллегии по каким-либо причинам не могут быть представлены в указанный срок или, по мнению лица, ответственного за подготовку вопроса, отпала необходимость в его рассмотрении, письменно докладывается председателю коллегии.
3.7. Недостаточно проработанные вопросы по указанию председателя коллегии или решению коллегии снимаются с обсуждения, материалы возвращаются исполнителям на доработку.
3.8. Для изучения вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии, подготовки или доработки проектов решений коллегии и других материалов, а также для проверки исполнения принятых решений могут создаваться рабочие группы. Результаты их деятельности докладываются на заседании коллегии. Члены рабочих групп, имеющие особое мнение, вправе довести его до сведения членов коллегии или ее председателя.
4. Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии
4.1. Секретарь коллегии в соответствии с планом работы коллегии, при наличии подготовленных материалов формирует проект повестки дня и список участников заседания, согласовывает его с заместителем председателя коллегии.
4.2. Повестка дня, включая дату, время и место проведения заседания коллегии, определяется ее председателем.
4.3. Секретарь коллегии при получении материалов к очередному заседанию организует их тиражирование и рассылку членам коллегии.
4.4. На заседания коллегии могут приглашаться руководители подведомственных организаций, других заинтересованных организаций, представители органов государственной власти и органов местного самоуправления Мурманской области, общественных объединений, представители науки. Вопрос об их участии в заседаниях коллегии решается в каждом конкретном случае.
4.5. Оповещение приглашаемых на заседание коллегии осуществляет секретарь коллегии.
4.6. Секретарь коллегии перед заседаниями коллегии организует регистрацию их участников. По окончании регистрации секретарь коллегии докладывает председателю коллегии о явке членов коллегии и приглашенных лиц.
4.7. Приглашенные на заседание коллегии лица присутствуют при обсуждении вопросов, относящихся к их компетенции. С разрешения председателя коллегии они могут выступать в прениях, высказывать замечания и предложения, давать справки по существу обсуждаемых вопросов и проектов обсуждаемых документов.
4.8. Председатель коллегии открывает и закрывает заседания, информирует членов коллегии о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов (предоставляет слово для выступлений, следит за соблюдением регламента, ставит на голосование проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым вопросам и объявляет результат голосования), оглашает запросы, справки, заявления и предложения.
4.9. Заседание коллегии начинается с уточнения и утверждения повестки дня и порядка его проведения.
4.10. Время для докладов устанавливается, как правило, в пределах до 20 минут, для выступлений в прениях - до 7 минут, для сообщений и справок - до 3 минут. В необходимых случаях председатель коллегии может изменить время для выступлений.
4.11. На заседании коллегии должны быть рассмотрены поступившие в ходе обсуждения вопросов принципиальные замечания и предложения по проектам документов. Результаты обсуждения по указанию председательствующего отражаются в протоколе заседания.
4.12. Тексты докладов и выступлений по окончании заседаний сдаются секретарю коллегии.
5. Порядок принятия решений коллегии
5.1. Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствует не менее 50 процентов состава коллегии.
5.2. Решение принимается по каждому обсуждаемому вопросу большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов коллегии. В случае невозможности присутствия члена коллегии допускается его замена - по согласованию с председателем коллегии, при делегировании членом коллегии права голоса заменяющее лицо участвует в голосовании. В случае равенства голосов голос председательствующего является решающим.
5.3. В отдельных случаях решения коллегии по неотложным вопросам могут приниматься в опросном порядке.
5.4. Рассмотренные и одобренные коллегией проекты документов (положения, планы и иные документы) утверждаются и вводятся в действие в установленном порядке.
6. Документальное оформление заседаний коллегии
6.1. Решения коллегии оформляются протоколами и в случае необходимости реализуются, как правило, приказами министра экономического развития Мурманской области, имеющими нормативный характер. В протоколе указываются: его порядковый номер, дата, место проведения заседаний, председательствующий, присутствующие члены коллегии, фамилии приглашенных и их должности, рассмотренные вопросы, фамилии докладчиков и выступивших, решения или конкретные поручения организационно-распорядительного характера. Внесенные в протокол поручения должны быть изложены в краткой форме, с указанием должностных лиц исполнителей и сроков выполнения.
6.2. Оформление и согласование протоколов возлагается на секретаря коллегии. Протоколы визируются заместителем министра, к сфере компетенции которого относится рассмотренный на коллегии вопрос, заместителем председателя коллегии.
6.3. Протоколы подписываются председателем (председательствующим) коллегии и ее секретарем. К протоколам прилагаются письменные доклады и выступления участников, другие документы.
6.4. Выписки из протоколов вместе с приказами министра экономического развития Мурманской области в случае необходимости рассылаются руководителям заинтересованных организаций. Выписки из протоколов заверяются секретарем коллегии.
7. Порядок доработки проектов решений и иных
документов коллегии
7.1. Доработка проектов решений, иных документов, рассмотренных на заседании коллегии, их согласование возлагается на лицо, ответственное за подготовку вопроса, по итогам рассмотрения которого потребовалась доработка. Сроки для доработки документов, как правило, не должны превышать 10-ти календарных дней, если этот срок не установлен отдельно. Проекты документов подлежат повторному визированию, если в процессе доработки в них внесены существенные изменения.
8. Контроль исполнения решений коллегии
8.1. Непосредственный контроль исполнения решений коллегии по существу содержания поручений возлагается на членов коллегии, назначенных ответственными за их реализацию, а также осуществляется всеми членами коллегии в процессе текущей работы.
8.2. Текущий контроль исполнения поручений, содержащихся в решениях коллегии, по форме и срокам возлагается на секретаря коллегии.
8.3. Коллегия регулярно рассматривает на своих заседаниях вопросы о ходе реализации принятых ею решений, заслушивает лиц, ответственных за контроль по их выполнению, руководителей курируемых организаций о результатах проделанной работы. Периодически подводит итоги своей деятельности, а также рассматривает результаты работы членов коллегии при подготовке и реализации решений коллегии.
9. Секретарь коллегии
9.1. Осуществляет организационные мероприятия, связанные с подготовкой заседаний коллегии.
9.2. Готовит проекты планов работы коллегии, обеспечивает их согласование с заместителем председателя коллегии, руководителями структурных подразделений Министерства, руководителями подведомственных организаций для рассмотрения членами коллегии и утверждения председателем коллегии.
9.3. С согласия заместителя председателя коллегии возвращает для доработки неудовлетворительно подготовленные документы.
9.4. Обеспечивает своевременное тиражирование материалов коллегии и рассылку их членам коллегии.
9.5. Обеспечивает организацию проведения коллегии (подготовка зала, регистрация участников заседания коллегии, ведение протокола, аудиозапись).
9.6. Готовит протоколы заседания коллегии на подпись председателю коллегии.
9.7. Обеспечивает доработку решений коллегии и принятых ею документов должностными лицами, представившими их на коллегию, с учетом замечаний и предложений, высказанных участниками заседания коллегии по обсуждавшимся вопросам.
9.8. Обеспечивает представление подготовленных документов заместителю председателя коллегии для доклада на подпись председателю коллегии.
9.9. Организует своевременное копирование подписанных председателем коллегии документов, направление их подведомственным организациям и заинтересованным организациям для исполнения.
9.10. Организует контроль исполнения решений коллегии по форме и в установленные сроки.
