ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ,
БИЗНЕСА И ПРАВА
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС
ДИСЦИПЛИНЫ
«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
Ростов-на-Дону
2010
Содержание
Введение_____________________________________________________________ 3
Цели и задачи дисциплины_______________________________________________5
Учебно-тематический план______________________________________________6
Учебная программа____________________________________________________ 0
Учебно-методическое обеспечение дисциплины_____________________________ 4
Темы практических занятий____________________________________________ 5
Тестовые задания_____________________________________________________ 7
Контрольные вопросы_________________________________________________ 25
Темы контрольных работ для студентов заочной
формы обучения______________________________________________________ 27
ПРИЛОЖЕНИЕ______________________________________________________ 29
I. ВВЕДЕНИЕ
Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах:
- получение информации и ее обработка; анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений.
Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - отрасль деятель-ности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку-ментами. Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой дея-тельности. Основными функциями служб документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:
- организационное и документационное обеспечение деятельности организации; организация единого порядка работы с документами в структурных подразделениях; координация деятельности структурных подразделений при составлении документов; передача документов внутри и между структурными подразделениями; создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки до-кументов в структурных подразделениях организации; разработка и использование унифицированных форм документов; организация документооборота, т. е. движения входящих, исходящих и внутренних документов; регистрация документов; организация хранения и использования документов; организация контроля исполнения документов; проведение справочно-информационной и аналитической работы, в том числе по во-просам документационного обеспечения управления.
Отдельные направления управленческой деятельности называются функциями управления. Функции управления постоянны в любой управляемой структуре.
Основные (административные) функции управления - планирование, организация, координация, контроль.
Специальные функции управления - финансирование, учет, снабжение и т. д.
Функции управления обслуживаются системами документации. Основные (админи-стративные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).
Система ОРД включает в себя три документационных массива:
Документы организационные (уставы, положения, инструкции, правила и т. д.). Документы распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения и т. д.). Документы справочно-информационные (письма, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т. д.).В учебном курсе рассматриваются вопросы составления, оформления, регистрации, организации документооборота, контроля исполнения, систематизации, хранения органи-зационно-распорядительных документов.
Учебная дисциплина ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (Документационное обеспечение управления) является общепрофессиональной дисциплиной, формирующей базовые зна-ния, необходимые для освоения специальных дисциплин.
II. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДИСЦИПЛИНЫ
Цели:
1) формирование у студентов информационной культуры как совокупности знаний, умений и навыков, информационного мировоззрения, необходимых в профессиональной деятельности;
2) формирование навыков составления и оформления документов, организации документооборота современного предприятия, контроля исполнения управленческих решений и обеспечения сохранности документированной информации.
Задачи:
1) изучение основ делопроизводства;
2) формирование навыков составления ОРД по основным направлениям работы управленческих служб;
3) формирование навыков ведения деловой переписки;
4) освоение современных способов пересылки информации и оперативного реагирования на сообщения.
ТРЕБОВАНИЯ К УРОВНЮ УСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ
В процессе изучения дисциплины студенты должны:
Иметь представление об организации движения документов на предприятии, об использовании автоматизированных систем работы с документами.
Знать системы документации, требования к составлению и оформлению документов, современные технологии создания документов, технологии компьютерной обработки документов.
Уметь оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, используя информационные технологии.
Овладеть компетенциями в области правил деловой переписки.
III. УЧЕБНО-ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН
АУДИТОРНАЯ РАБОТА
Лекции
№ п/п | Тема лекции | Краткое содержание | Кол. Часов О З С |
1 | Общая характеристика документационного обеспечения управления. | Понятие делопроизводства, цели, задачи и принципы. История развития научных представлений о документационном обеспечении управления. Современное состояние ДОУ. Понятие о документе и его значении в управленческой деятельности. Системы документации, основные направления совершенствования документации. Общегосударственные нормативные и методические документы по организации делопроизводства. | 2 1 1 |
2 | Общие требования к составлению и оформлению документов. | Классификация документов. Требования к тексту служебного документа. Виды текстов. Реквизиты документов, их оформление. Формуляр документа. Формуляр-образец и типовой формуляр. Бланк документа. Виды бланков. Требования к оформления бланка письма. Требования к оформлению общего бланка. Порядок адресования документа. Согласование, подписание и утверждение документа. | 2 1 1 |
3 | Оформление организационно-распорядительных документов. | Составление и оформление распорядительных документов: приказ, указание, распоряжение. Приказ. Разновидности приказов. Структура текста. Приказ по основной деятельности. Области регулирования. Констатирующая часть приказа. Особенности составления распорядительной части приказа. Порядок визирования и ознакомления. Указание. Распоряжение. Области регулирования. Структура текста. Виды организационных документов. Особенности оформления уставов, положений, инструкций, правил. | 4 2 2 |
4 | Справочно-информационные документы. Деловая переписка. Составление писем. | Виды справочно-информационных документов. Письмо. Формуляр и структура текста. Классификация писем. Разновидности писем. Правила переписки. Особенности адресации. Правила составления сопроводительных писем. Особенности составления и оформления гарантийных писем. Особенности переписки коммерческих структур. Инициативные письма (информационные письма, рекламные и коммерческие предложения). Ответные письма. «Проблемные» письма (отказы, претензии, жалобы). Правила оформления обращений и использования формул вежливости. Внутриорганизационная переписка. | 6 2 2 |
5 | Организация документооборота. | Этапы документооборота. Прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел. | 2 |
ИТОГО | 16 6 6 |
Лабораторные занятия
№ п/п | Тема занятия | Краткое содержание | Кол. Часов О З С |
1 | Реквизиты документов, их оформление. | Знакомство с ГОСТ Р 6.30-2003, требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов, перечнем и составом реквизитов документов. Тестовые задания. | 2 1 1 |
2 | Оформление организационно-распорядительных документов. | Подготовка проектов распорядительных документов. Оформление приказа по основной деятельности, выписки из приказа. Редактирование текстов документов. | 2 1 1 |
3 | Использование современных компьютерных технологий при составлении и исполнении документов. | Правила компьютерной подготовки документов. Использование текстового редактора Microsoft Word. Совмещенное использование редактора Microsoft Word и электронной таблицы Excel при составлении документов. Использование электронной почты Mail, Open Mail. | 1 |
4 | Оформление информационно-справочной документации. | Оформление акта, протокола, выписки из протокола, докладной, служебной и объяснительной записок. | 2 1 1 |
5 | Оформление служебной переписки. | Составление гарантийного письма, письма-просьбы, письма-напоминания. Соблюдение структуры письма. Использование стандартных выражений. Способы оперативной передачи информации. | 2 1 1 |
6 | Особенности работы с кадровыми документами. | Классификация документов по личному составу. Оформление резюме, автобиографии, характеристики, рекомендательного письма, трудового договора, приказа о приеме на работу. | 2 |
7 | Документирование коммерческих отношений. | Составление коммерческих контрактов. Виды сделок и их документирование. | 1 |
8 | Основы организации делопроизводства. | Организационная структура службы ДОУ. Функции и задачи подразделений службы ДОУ. Инструкция по документированию управленческой деятельности. Тестовые задания. | 1 |
9 | Организация работы с документами. | Понятие и принципы организации документооборота. Регистрация документов. Контроль за исполнением документов. Информационно-справочная работа. | 1 |
10 | Текущее хранение документов. | Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия. Оформление и описание дел постоянного и долговременного сроков хранения. Организация архивного хранения дел. Архив организации. Порядок выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Итоговая работа | 2 |
ИТОГО: | 16 4 4 |
Самостоятельная работа
№ п/п | Содержание самостоятельной работы | Кол. Часов О З С | Форма контр. О З С |
1 | Оформление текстов документов в анкетной и трафаретной форме. Оформление таблиц и выводов. | 4 4 4 | Тест/рефераты/ рефераты |
2 | Оформление организационно-распорядительных документов. | 6 12 12 | Тексты документов |
3 | Оформление организационно-правовых документов. Устав организации. Положение об организации. Структура организации и штатная численность персонала. Штатное расписание. Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о структурном подразделении. Должностная инструкция. | 6 12 12 | Тексты документов |
4 | Оформление информационно-справочной документации | 10 20 20 | Тексты документов |
5 | Организация работы с документами | 4 6 6 | Тест/рефераты/ рефераты |
6 | Текущее хранение документов. | 4 3 3 | рефераты |
7 | Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения. | 4 3 3 | рефераты |
ИТОГО: | 38 60 60 |
IV. УЧЕБНАЯ ПРОГРАММА
Введение
Студент должен:
иметь представление:
- о содержании дисциплины; о связи с другими дисциплинами; о современном состоянии документационного обеспечения управления.
Значение и содержание дисциплины "Документационное обеспечение управления" и связь ее с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.
Понятие терминов "документ", "документоведение", "документационное обеспечение управления".
История развития научных представлений о документационном обеспечении управления.
Нормативно-правовая база организации "документационное обеспечение управления как основа технологии процессов управления.
Тема 1. Документирование управленческой деятельности
Студент должен:
знать:
- состав управленческих документов; системы документации; принципы унификации и стандартизации документов.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.
Состав управленческих документов. Понятие систем документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов.
Тема 2. Реквизиты организационно-распорядительных документов
Студент должен:
знать:
- ГОСТы на организационно-распорядительную документацию; классификацию, назначение и состав реквизитов организационно-распорядительных документов; уметь: составлять и оформлять реквизиты организационно-распорядительных документов (ОРД);
ГОСТы на ОРД. Понятие о реквизитах ОРД. Формуляр (форма) документа. Формуляр-образец ОРД.
Классификация реквизитов по признакам назначения. Состав реквизитов, их форматирование и требования к оформлению.
Реквизиты, идентифицирующие документы: вид документа, регистрационный номер, дата, код формы, ссылка на индекс и дату документа, место составления.
Реквизиты, содержащие сведения об авторе документа: наименование организации, справочные данные, ОГРН, ИНН.
Реквизиты, содержащие сведения об адресате.
Реквизиты, определяющие содержание документа: заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения.
Реквизиты, удостоверяющие документы: подпись, печать, гриф утверждения, гриф согласования, визы согласования, резолюция, отметка о заверении копии документа.
Реквизиты, содержащие сведения о прохождении и исполнении документа (служебные отметки): отметка о контроле, отметка о поступлении документа в организацию, отметка об исполнении, отметка об исполнителе, идентификатор электронной копии документа.
Лабораторные занятия
Тема 3. Система организационно-распорядительной документации
Студент должен:
знать:
- ГОСТы на организационно-распорядительную документацию; классификацию организационно-распорядительной документации;
уметь:
- составлять и оформлять организационно-распорядительные документы;
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). ГОСТы на ОРД. Требования к оформлению документов.
Классификация организационно-распорядительной документации: организационные документы, распорядительные, справочно-информационные, служебные письма.
Организационные документы - устав, положение, договор учредителей, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание.
Распорядительные документы: приказы на основе единоначалия (по основной деятельности и по личному составу), распоряжения, указания, постановления, решения, протоколы на основе коллегиальности, инструкции.
Справочно-информационные документы: акт, докладная (служебная) записка, справка. Оформление актов списания основных средств, актов передачи дел, актов ревизии кассы, актов налоговых инспекций. Порядок составления актов сверки расчетов между дебиторами и кредиторами.
Служебные письма. Классификация корреспонденции: инициативная и ответная, деловая и коммерческая. Язык и стиль деловой корреспонденции.
Типовые и трафаретные служебные письма. Письма-запросы и письма-ответы. Типовые гарантийные письма. Типовое сопроводительное письмо к договору.
Составление и оформление внутренних и международных телеграмм, телефонограмм, телефаксов.
Лабораторные занятия
Тема 4. Технология составления текста служебного документа
Студент должен:
знать:
- требования к тексту документа и его структуру; стандартные синтаксические конструкции (модели) текстов служебных документов и использование "делового языка"; основные правила и приемы составления текстов документов. уметь: составлять и оформлять тексты организационно-распорядительных документов;
Тексты служебного документа, его содержание. Требования к тесту. Типовые и трафаретные тексты. Бланк. Трафаретизация. Стандартные стилистические конструкции и их модели. Процедура составления трафаретного текста служебного документа.
Содержание текста документа и его конструкции. Аспекты содержания, их выделение и формализация. Абзац, его форматирование. Требования к составлению текста. Наиболее типичные ошибки: архаизмы, канцеляризмы, плеоназмы, тавтологические повторы. Сокращения и правила их использования в тексте.
Служебный и речевой этикет в деловом документе. Национальные особенности и традиции построения конструкций. Вступительная и заключительная формулы вежливости.
Композиция (структура) текста. Одноаспектные и многоаспектные тексты. Последовательный и параллельный строй контекста. Связь между предложениями и абзацами. Технология разработки текста документа.
Тема 5. Служебные письма
Студент должен:
знать:
- виды и назначения служебных писем; требования к оформлению служебного письма; конструкции и композиции текстов различных видов служебных писем;
уметь:
- составлять и оформлять служебные письма;
Назначение и виды служебных писем. Классификация служебных писем по назначению. Требования к тексту служебного письма. Вступительная и заключительная формулы вежливости.
Требования к структуре текста различных видов служебных писем: письма-просьбы, письма-предложения, письма-заказы, письма-запросы, гарантийные письма, сопроводительные письма.
Лабораторные занятия
Тема 6. Кадровая документация.
Студент должен:
знать:
- требования к оформлению кадровых документов; конструкции и композиции текстов различных видов кадровых документов;
уметь:
Оформить резюме, автобиографию, характеристику, рекомендательное письмо, трудовой договор, приказ о приеме на работу.
Лабораторные занятия
Тема 7. Организация работы с документами
Студент должен:
знать:
- нормативно-методические документы по документационному обеспечению и архивному хранению документов; требования и правила ГСДОУ по организации работы с документами;
уметь:
- составлять и оформлять номенклатуру дел организации.
V. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ
Основная литература
№ п/п | Перечень литературы |
1 | Делопроизводство : учебник / , , - Москва : МЦФЭР, 20c. |
2 | Делопроизводство : учебник / - Москва : ЮНИТИ-ДАНА, 20c. |
3 | Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / под ред. Проф. . М.: Издательский дом МЭИ, 2010. |
4 | Деловая переписка : учебное пособие / , , - Москва : ИНФРА-М, 20c. |
5 | ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. |
6 | Общероссийский классификатор управленческой документации. М.: Изд-во стандартов, 1994. |
7 | Федеральный закон от 01.01.01г. № 000 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» |
Дополнительная литература
№ п/п | Перечень литературы |
1 | Деловые бумаги и особенности делового общения / , - Ростов-на-Дону : Март, 20c. |
2 | Организация работы с документами: Учеб. М.: Инфра-М, 1998 |
3 | Стенюков по делопроизводству. Издательство "ПРИОР", 2007 |
4 | , авт.-сост. Деловое письмо: учебно-справочное пособие. Издательство "Издательский дом Дашков и К", 2007 |
5 | Пшенко обеспечение управления. Издательство "Академия", 2006 |
6 | Сологуб : составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. Издательство "Омега-Л", 2007 |
7 | Басаков секретаря по делопроизводству. Издательство "Март", 2006 |
8 | Мигель управленческой деятельности: курс лекций. Издательство "Флинта", 2006 |
VI. Темы практических занятий
1.Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов.
Цели занятия :
1. Познакомиться с реквизитами документов, формуляром документа, типовым формуляром.
2. Изучить формуляр-образец системы ОРД и место расположения реквизитов на документе.
3. Изучить требования к составу отдельных реквизитов и правилам их оформления (форматирования).
4. Овладеть навыками оформления отдельных реквизитов.
5. Изучить структуру текста и требования к тексту служебного документа.
6. Овладеть навыками составления текстов служебных документов.
Подготовка к выполнению задания:
1. Познакомиться с требованиями к реквизитам документов, их оформлению, требованиям к тексту служебного документа.
2. Изучить следующие темы:
; Система ОРД
; Перечень реквизитов и их функции
; Содержание реквизитов и правила их оформления.
; Текст документа, его структура и требования к составлению.
2.Составление и оформление организационно-распорядительных документов.
Цели занятия:
1. Познакомиться с назначением и требованиями к оформлению организационных и распорядительных документов.
2.Изучить формуляр и место расположения реквизитов организационных и распорядительных документов.
3.Изучить требования к составу отдельных реквизитов и правилам их оформления (форматирования).
4.Овладеть навыками оформления отдельных реквизитов и документов в целом.
5.Изучить структуру текста и требования к тексту распорядительного документа – решения, приказа, распоряжения.
6.Овладеть навыками составления текстов распорядительных документов.
Подготовка к выполнению задания:
-Познакомиться с требованиями к реквизитам документов, их оформлению, требованиям к тексту служебного документа.
-Изучите следующие темы:
; Организационные документы – уставы, положения, инструкции;
; Распорядительные документы – решения, приказы, распоряжения;
; Текст документа, его структура и требования к составлению.
3. Составление и оформление справочно-информационных документов.
Цели занятия:
1.Познакомиться с назначением и требованиями к оформлению протокола, служебных писем, актов, докладных и объяснительных записок, справок.
2.Изучить формуляр и место расположения реквизитов справочно-информационных документов.
3.Изучить требования к составу отдельных реквизитов и правилам их оформления (форматирования).
4.Овладеть навыками оформления отдельных реквизитов и документов в целом.
5.Изучить структуру текста и требования к тексту протокола, служебного письма, акта, докладной и объяснительной записки, справки.
6.Овладеть навыками составления текстов справочно-информационных документов.
Подготовка к выполнению задания:
-Познакомиться с требованиями к реквизитам документов, к их офоормлению, требованиям к тексту служебного документа.
-Изучите следующие темы:
; Служебные письма;
; Протоколы;
; Акты;
; Докладные и объяснительные записки;
; Справки.
; Текст документа, его структура и требования к составлению.
4. Составление и оформление кадровых документов.
Цели занятия:
1.Познакомиться с назначением и требованиями к оформлению кадровых документов. 2.Изучить формуляр и место расположения реквизитов справочно-информационных документов.
3.Изучить требования к составу отдельных реквизитов и правилам их оформления (форматирования).
4.Овладеть навыками оформления отдельных реквизитов и документов в целом.
5.Изучить структуру текста и требования к тексту заявления о приеме на работу, резюме, автобиографии, рекомендательного письма.
6.Овладеть навыками составления текстов кадровых документов.
VII. ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
Тест №1.
1. Реквизит служебного документа – это:
1.1 Его отдельный элемент.
1.2 Часть служебного документа.
1.3 Фирменный бланк.
2 Автором служебного документа является :
2.1Организация, фирма от имени которой составлен документ.
2.2 Должностное лицо который подписывает документ.
2.3.Исполнитель, который готовит текст документа.
В каком случае правильно оформлен реквизит адресат :3.1
Директору фирмы «АЯКС»
Г-ну
Оф. 12, д. 22, Скатерный пер.,
Москва, 103020
3.2
Директору школы № 000
Матвеевой Ирине Сергеевне
3.3
Директору УПО СВАО
Г-ну
Д. 12, ул. Ростокинская,
Москва, 129128
3.4
Г-ну
г. Ростов-на-Дону
ул. Погодина, д.12
3.5
д.14, ул. Добровольского,
г. Ростов-на-Дону, 344092
г-ну
При адресовании инициалы ставят :4.1После фамилии адресата
4.2Перед фамилией адресата
5. На каком служебном документе проставляется ссылка на индекс и дату входящего документа:
5.1 Сопроводительном письме
5.2. Письме-ответе
5.3. Претензионном письме
5.4. На всех видах писем
6. Индекс служебного документа – это:
6.1 Порядковый номер документа.
6.2 Порядковый номер с буквенным обозначением
6.3 Зашифрованная в цифрах информация о месте исполнения и хранения документа?
7. Исходящий номер служебного письма – это:
7.1Регистрационный номер, проставляемый адресатом.
7.2Регистрационный номер, проставляемый автором письма.
8.Какое служебное письмо имеет отметку о наличии приложений:
8.1Запрос.
8.2 Информационное.
8.3Сопроводительное
8.4Все служебные письма.
9 В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма :
9.1 Приложение: на 3 л. в 2 экз.
9.2 Приложение:
1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.
2. Отзывы по проекту на 2 л. в 1 экз.
10 В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» в служебном документе:
10.1
Директор
10.2
Главный бухгалтер
.Орлов
10.3
Ректор института
10.4
Фомин
Главный бухгалтер
10.5
Директор фирмы
10.6
Директор _________________
(подпись)
11 С какой целью в документе указывают фамилию и телефон исполнителя:
11.1Для придания документу юридической силы
11.2 Для оперативной связи
12 Резолюцию на служебном документе можно писать :
12.1По тексту
12.2 На отдельном листе бумаги.
12.3 На свободном от текста месте.
13 В каком случае правильно оформлен реквизит «Резолюция»:
13.1
Подготовить проект приказа
В срок до 1.04.99
Роспись 25.03.99
13.2
Роспись 3.05.99
13.3
Согласовать условия
контракта с заказчиком
в срок до 2.04.99
Роспись 25.03.99
13.4
Не возражаю
2.12.99
13.5
Согласен
Роспись 23.04.99
13.6
В Архив
Роспись 5.07.99
14 В каком случае правильно оформлен реквизит «Виза»:
14.1
Не согласен
Роспись 4.07.99
14.2
Верно
Юрисконсульт
Антонов 2.07.99
14.3
Юрисконсульт
Фоменко 30.12.99
14.4
Роспись 12.05.99
14.5
С учетом замечаний
Роспись 5.08.99
15 В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения»:
15.1 Утверждаю
Приказом от 12.05.99 № 17
Иванов
14.05.99
15.2 Утверждаю
Директор
Романов
15.06.99
15.3
Утверждено
Распоряжением
От 14.07.99 № 43
16.В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф согласова
согласования»:
16.1
Согласовано
Протокол согласования
От 15.08.99
Роспись 20.08.99
16.2
Согласовано
Директор
Павлов
16.3
Согласовано
Сергеев
12.07.99
16.4
Согласовано
Директор
Носов
15.02.99
16.5 Согласовано
Директор
Миронов
23.12.99
17.Что заверяет Круглая (гербовая) печать фирмы:
17.1.Документ
17.2.Текст документа
17.3Реквизит «Подпись»
17.4Бланк документа
18.Что обозначает дата документа:
18.1Дату его представления на подпись
18.2Дату его подписания
18.3Дату получения адресатом
18.4Дату его отправки
18.5Дату его утверждения
18.6Дату его согласования
Тест №2
1.Система документации – это … .
1.совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности
2.управление информационными процессами
3.управление информационными средствами хранения, технологиями и ресурсами.
2.Документ – это … .
1.материальный объект с информацией, закрепленной, созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
2.официальная публикация, указ, директива.
3.В документах организации, фирмы, предприятия … .
1.отражается и учитывается ее деятельность
2.закрепляется управление информационными процессами
3.регламентируется управление средствами хранения, технологиями и другими ресурсами.
4.Выполнение Единых правил оформления документов обеспечивают … .
1.все перечисленное
2.юридическую силу документа
3.оперативное и качественное составление и исполнение документа
4.организацию быстрого поиска документа
5.эффективное использование средств вычислительной техники и связи.
5.Персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации несет
1.руководитель организаций
2.работник архива
3.контролер
4.системный технолог
5.все перечисленное.
6.Термин "делопроизводство" первоначально появился в устной речи в … .
1.XVII в.
2.XVI в.
3.XV в.
4.XVIII в.
7.Первый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию (ОРД) был введен в действие в … .
1.1972 г.
2.1966г.
3.1988 г.
8.Выполнение требований к подготовке, систематизации и хранению документов, со стороны государства, контролируется … .
1.все перечисленное
2.государственной налоговой службой
3.федеральной архивной службой
4.аудиторскими организациями
5.судами
9. Реквизиты, идентифицирующие автора документа:
1. Код формы документа;
2. Дата документа;
3. Регистрационный номер;
4.Наименование организации;
5.Справочные данные об организации.
10.Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в:
1.составлении и оформлении документов и в организации работы с документами
2.управлении средствами хранения, технологиями и другими ресурсами как «вещами»
3.организации электронной системы документооборота
ТЕСТ №3
1.Структура службы делопроизводства учреждения зависит от:
а) категории учреждения;
б) количества документов;
в) применения механизации и автоматизации;
г) интенсивности документооборота.
2. Различают три потока документации на предприятии:
а) входящие, исходящие и внутренние документы
б) централизованный, децентрализованный и смешанный
в) готовящиеся, утверждаемые и отправляемые документы
г) организационные, финансовые и снабженческие документы.
3.Первичная обработка входящих документов должна осуществляться...
а) - в течение суток
б) в день поступления
в)- по мере поступления
г) - в течение рабочей недели
д) - в зависимости от важности документа
4.Составление проекта, изготовление, согласование, визирование, утверждение и отправка - это этапы обработки...
а) исходящих документов
б) служебной переписки
в) внутренних документов
г) входящих документов
д) протоколов и решений коллегиальных органов
5.Запись сведений о документе с последующим проставлением индекса и даты - это
а) систематизация
б) регистрация
в) архивирование
г) каталогизация
6.Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает
а) Порядковый номер в пределах данной группы документов
б) Порядковый номер и индекс по номенклатуре дел
в) Классификатор корреспондента
г) Дату регистрации
7.Применяют две формы регистрации документов
а) централизованную и децентрализованную
б) автоматическую и ручную
в) для входящих и исходящих документов
г) карточную и журнальную
8.Трудоемкость поиска документа и дублирование регистрации - это недостатки а)журнальной формы регистрации
б) карточной формы регистации
в) неавтоматизированной формы регистрации
г) децентрализованной схемы делопроизводства
9.Вас включили в экспертную комиссию предприятия. Чем Вы будете заниматься?
а) проверять сохранность документов в подразделениях
б) оценивать степень секретности документов
в) проверять правильность составления документов
г) проводить экспертизу ценности документов
д) контролировать исполнение документов
е) проверять правильность составления документов
10. Перед сдачей документов на архивное хранение следует
а) сгруппировать и подшить документы в папки
б) оформить и описать дела
в) составить опись документов и переплести их
г) систематизировать и уточнить документы
д) скопировать особо важные документы
VIII. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Дайте определение документа. Какие функции выполняет документ в управлении?
2. Дайте определение реквизита документа. Чем определяется набор реквизитов в документе?
3. Содержание реквизитов и правила их оформления.
4. Дайте определение формуляра документа. Что такое типовой формуляр?
5. Бланк документа. Классификация бланков документов.
6. Требования к тексту служебного документа. Простые и сложные документы. Структура текста.
7. Организационно-правовые документы (Устав, Положение, Инструкция), их назначение и правила оформления.
8. Распорядительные документы (Постановления и Решения), их назначение и требования к оформлению.
9. Распорядительные документы (Приказ и Распоряжение), их назначение и требования к оформлению.
10. Текст распорядительного документа. Его структура и содержание.
11. Основные этапы подготовки проекта распорядительного документа.
12. Система информационно-справочной документации, ее состав и назначение. Виды информационно-справочных документов.
13. Протокол, его назначение и формуляр. Полный и краткий протокол. Выписка из протокола.
14. Докладные, объяснительные и служебные записки, их назначение и правила составления.
15. Акты, виды актов и требования к их составлению. Порядок подписания и утверждения актов.
16. Справка, формуляр и требования к оформлению. Порядок подписания справок должностными лицами.
17. Назначение и состав кадровой документации.
18. Документы, регламентирующие управление персоналом.
19. Документирование процесса движения кадров.
20. Порядок заключения трудового договора.
21. Процедура издания приказа о приеме на работу.
22. Документирование процедуры увольнения работника.
23. Документооборот и документопоток.
24. Этапы документооборота. Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов.
25. Регистрация документов. Формы регистрации.
26. Организация движения документов внутри учреждения.
27. Контроль за исполнением документов. Формы контроля.
28. Информационно-справочная работа по документам организации.
IX. Темы контрольных работ для студентов заочной
формы обучения
ВАРИАНТ №1 (А - Г)
1.Основные понятия делопроизводства. Задачи и функции документа в управленческой деятельности.
2.Организационные документы (Устав, Положение, Инструкция), их назначение и правила оформления.
3.Докладные, объяснительные и служебные записки, их назначение и правила составления.
4.Написать проект приказа и выписку из приказа по основной деятельности.
5.Составить полный и краткий протокол и выписку из протокола.
6.Составить письмо-подтверждение.
ВАРИАНТ №2 (Д - М)
1.Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец, его назначение. Перечень реквизитов и правила их оформления. Функции реквизита в документе.
2.Распорядительные документы (Приказ и Распоряжение), их назначение и требования к оформлению.
3.Справка, формуляр и требования к оформлению. Порядок подписания справок должностными лицами.
4.Написать проект приказа и выписку из приказа по основной деятельности.
5.Составить полный и краткий протокол и выписку из протокола.
6.Составить письмо-просьбу.
ВАРИАНТ №3 (Н - Т)
1. Текст распорядительного документа. Его структура и содержание.
Основные этапы подготовки проекта распорядительного документа.
2.Система информационно-справочной документации, ее состав и назначение. Виды информационно-справочных документов.
3. Порядок заключения трудового договора.
4.Написать проект приказа и выписку из приказа по основной деятельности.
5.Составить полный и краткий протокол и выписку из протокола.
6.Составить письмо-напоминание.
ВАРИАНТ №4 (У - Я)
1.Назначение и состав кадровой документации.
2.Акты, виды актов и требования к их составлению. Порядок подписания и утверждения актов.
3.Документооборот и документопоток. Этапы документооборота.
4.Написать проект приказа и выписку из приказа по основной деятельности.
5.Составить полный и краткий протокол и выписку из протокола.
6.Составить гарантийное письмо.
Приложение А
Образец оформления титульного листа контрольной работы
НОУ ВПО ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ, БИЗНЕСА И ПРАВА
АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ
КАФЕДРА «ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»
Контрольная работа
По дисциплине: Документационное обеспечение управления |
Вариант: № |
Выполнил: |
(фамилия, имя, отчество) |
(курс, группа) |
Проверил: Диденко Л В. |
(фамилия, имя, отчество) |
ст. преподаватель |
(должность, звание, подпись) |
Ростов-на-Дону
2012
