Новая редакция раздела 10 Инструкции по работе с документами в Контрольно-счетной палате Москвы
10. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В УПРАВЛЕНИЕ
10.1. Номенклатура составляется в Управлении, подписывается начальником Управления, согласовывается с Главным архивным управлением города Москвы и утверждается Председателем Палаты.
10.2. Номенклатура подлежит пересмотру и последующему утверждению при изменении структуры Палаты. Если изменений не произошло, Номенклатура уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом Председателя Палаты.
10.3. После утверждения Номенклатуры в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих разделов.
10.4. Законченные делопроизводством документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой. Формирование дел осуществляется ответственным лицом, назначенным руководителем структурного подразделения.
10.5. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело; качество оформления и полнота документов; наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, справок, отметок об исполнении или о списании «В дело». Неправильно оформленные документы должны быть доработаны, а затем подшиты в дело.
10.6. Формирование дел (Контрольное дело) по результатам проведенных мероприятий Палаты осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в соответствующем разделе настоящей Инструкции.
Формирование дел в электронном виде и на бумажных носителях производится структурным подразделением, отвечающим за подготовку, проведение и оформление проведенного мероприятия.
Материалы, вошедшие в Контрольное дело, должны быть надлежащим образом оформлены на бумажном и электронном носителях.
Ответственность за комплектование Контрольного дела, идентичность печатной и электронной версий и своевременное представление документов для сдачи в архив и Центр обработки документации (далее – ЦОД) возлагается на руководителей структурных подразделений, отвечающих за подготовку, проведение и оформление проводимого мероприятия.
Контроль за идентичностью печатной и электронной версий представленных документов возлагается на Управление.
10.7. Контрольное дело заводится в структурном подразделении, проводящем мероприятие, с даты издания распоряжения (поручения) о проведении мероприятия, подписания запросов о предоставлении информации и уведомлений о проведении мероприятий.
Примерный перечень документов, подлежащих передаче в архив (ЦОД), приведен в приложении 4 к настоящей Инструкции.
При регистрации распоряжений, запросов, уведомлений обязательна ссылка на соответствующий пункт плана работы Палаты.
10.8. После завершения мероприятия и утверждения результатов Председателем Палаты документы формируются для сдачи в архив (ЦОД) согласно утвержденному перечню.
10.9. Документы внутри дела располагаются в последовательности их прохождения с учетом степени важности или в хронологическом порядке.
10.11. Контрольное дело с материалами, над которыми работали в нескольких структурных подразделениях, оформляется в дело подразделения, ответственного за исполнение итогового документа.
10.12. Мероприятия, проводимые Палатой или с ее участием, должны сопровождаться обязательным документированием, то есть отражением полученной информации в материалах, оформленных в соответствии с настоящей Инструкцией и Инструкцией по организации и проведению контрольных и экспертно-аналитических мероприятий Контрольно-счетной палатой Москвы.
10.13. Ответственность за организацию документирования проводимых мероприятий возлагается на руководителей мероприятий.
10.14. Соблюдение требований порядка и правил оформления проводимого мероприятия, установленных настоящей Инструкцией, обязательно для всех исполнителей, участвующих в его проведении.
10.15. Контрольное дело должно создаваться поэтапно: до начала, в ходе и по завершении мероприятия.
В ходе выполнения мероприятия в Контрольное дело по описи помещаются документы по мере их формирования.
10.16. При формировании Контрольного дела по проводимым мероприятиям необходимо соблюдать следующие требования:
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- включать в дело оригиналы документов или заверенные копии;
- все листы входящих в Контрольное дело документов должны быть пронумерованы в правом нижнем углу, а в левом верхнем углу должен быть проставлен номер документа по описи;
- строго соблюдать последовательность в соответствии с внутренней описью;
- документы, вошедшие в Контрольное дело, включаются в перечень, который подписывается руководителем контрольного мероприятия и лицом, принявшим Контрольное дело на хранение в архив.
При формировании документов и материалов, подлежащих передаче в ЦОД, соблюдаются требования, установленные для формирования Контрольного дела.
10.17. Отбор документов в Контрольное дело в ходе и по итогам контрольного мероприятия для передачи в Управление осуществляется ответственным лицом, назначенным руководителем мероприятия.
10.18. При передаче дела в архив Палаты на внутренней описи ставятся штампы «Архив» и «Электронный архив».
10.19. Палата может предоставлять материалы проведенных мероприятий другим организациям только по письменному указанию Председателя Палаты или лица, его замещающего.
10.20. После завершения мероприятия Контрольное дело подлежит сдаче для хранения в архив Палаты в течение 10 рабочих дней после утверждения Председателем Палаты результатов мероприятий.
10.21. К сданному в архив Палаты Контрольному делу могут быть приобщены на основании докладной записки руководителя контрольного мероприятия дополнительные материалы по результатам проведенного мероприятия, о чем делается соответствующая запись во внутренней описи.
10.22. Изъятие из Палаты материалов Контрольного дела проведенного мероприятия может производиться с разрешения Председателя Палаты только уполномоченными на то органами в порядке и случаях, прямо установленных законодательством Российской Федерации.
10.23. Все документы, подтверждающие достоверность фактов и выводов, отраженных в итоговых материалах по результатам проведенного мероприятия, а также служащих основанием для направления материалов в правоохранительные органы или органы, уполномоченные на составление протоколов об административных правонарушениях, хранятся в ЦОД в течение трех лет; документы, имеющие юридическую силу, сдаются в архив, а остальные подлежат уничтожению в установленном порядке.
10.24. В случае пропажи или порчи материалов Контрольного дела или документов и материалов, подлежащих хранению в ЦОД, в установленном порядке назначается служебная проверка.
10.25. Экспертиза ценности документов проводится с целью их отбора для дальнейшего хранения или уничтожения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Палате создается постоянно действующая Экспертная комиссия.
Функции и права Экспертной комиссии Палаты, а также организация ее работы определяются Положением об Экспертной комиссии Палаты.
10.26. При проведении экспертизы осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения, определяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли, а также проверяется качество и полнота Номенклатуры.
10.27. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения и акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Опись дел структурного подразделения Палаты подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения Палаты.
Акт о документах, подлежащих уничтожению, составляется, как правило, на дела всей Палаты. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед перечнем дел этого подразделения.
10.28. Оформление дела заключается в описании реквизитов дела на обложке, подшивке или переплете включенных в дело материалов, нумерации листов, составлении заверительной надписи и внутренней описи.
10.29. Обложка дела оформляется по установленной форме.
10.30. В начале дела постоянного срока хранения для учета и поиска документов помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу.
10.31. В конце дела на обложке папки делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела.
10.32. Дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче в архив Палаты, переплетаются после проведения экспертизы ценности документов и проверки правильности формирования и оформления дел.
10.33. В архив Палаты передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу.
10.34. Дела временного (до пяти лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в ЦОД и по истечении срока хранения уничтожаются по решению Экспертной комиссии Палаты в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
10.35. В архив на хранение принимаются подлинники решений Коллегии, приказов, распоряжений, поручений, планов работ, отчетов, завершенные дела постоянного срока хранения, личные дела и другие документы архивного фонда Палаты.
10.36. Сотрудники архива при приеме дел и других документальных материалов проверяют правильность их оформления. Материалы, оформленные с нарушением установленных правил, в архив не принимаются.
10.37. Документы, поступившие в архив, учитываются в установленном порядке и хранятся в отдельном помещении, в которое запрещен доступ посторонних лиц.
10.38. Дела постоянного хранения, находящиеся в архиве Палаты, по истечении пяти лет передаются на хранение в Главное архивное управление города Москвы.
10.39. Бухгалтерские (финансовые) документы временного срока хранения (свыше 10 лет), не подлежащие передаче в архив, хранятся в ЦОД и по истечении срока хранения уничтожаются по решению Экспертной комиссии Палаты в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
10.40. С необходимыми для работы архивными документами сотрудники Палаты могут быть ознакомлены в архиве.
Дела и документы, сданные в архив структурным подразделением, выдаются сотрудникам этого подразделения по заявке руководителя подразделения согласно приложению 5 к настоящей Инструкции, а сотрудникам другого подразделения – с разрешения Председателя Палаты, его заместителя согласно приложениям 6, 7 к настоящей Инструкции во временное пользование на срок, не превышающий 30 дней, под роспись, о чем делается отметка в журнале выдачи дел из архива.
10.41. Дела, переданные на хранение в Главное архивное управление города Москвы, выдаются по заявке (в виде докладной записки) на имя Председателя Палаты.
10.42. Полученные из архива во временное пользование документы подлежат возврату в архив.
При увольнении сотрудник Палаты обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы и дела.
10.43. В полученных из архива Палаты делах запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания, проводить изъятие документов.
10.44. Сотрудники Управления, ответственные за ведение архивного делопроизводства, контролируют возврат материалов, взятых из архива во временное пользование.
10.45. Копии, архивные справки и выписки из документов, хранящиеся в архиве, выдаются по письменным запросам на имя Председателя Палаты.
10.46. Дополнительный материал может приобщаться к делу, сданному в архив, только по указанию Председателя Палаты или его заместителя.
10.47. Порядок передачи документов и материалов в ЦОД документации и их использования устанавливается локальным нормативным правовым актом Палаты.
