Требования к оформлению документов

1.ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» распространяется на постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011—93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

1.1. Требования к структуре и составу документов

Все документы, в основном, формируются на бланках. Установлены два вида служебных бланков – продольный и угловой. Бланк имеет определенную структуру и содержит обязательный набор реквизитов (от латинского Requisitum – требуемое, необходимое). Угловое расположение реквизитов используется в документах, где требуется утверждение, и в бланках для писем, где указывается адресат. Бланки имеют стандартный набор обязательных реквизитов, которые разделяются пустыми строчками и помещаются в центре строки - в продольном бланке или – в угловом бланке - с 1-й позиции. Вид бланка в каждой организации определяется Инструкцией по делопроизводству или Положением о соответствующей службе, которые обязательно утверждаются руководителем предприятия.

Если раньше бланки часто выполнялись типографским способом, то в настоящее время, когда практически каждая организация имеет компьютер, создавать бланки проще и дешевле, воспользовавшись опцией «Таблица» в WORD'е, что позволяет заполнять независимо левые и правые части углового бланка и легко преобразовывать угловые бланки в продольные.

При оформлении бланка должны выдерживаться поля: левое – 30 мм, верхнее, нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм. Выбор шрифта и его размера при написании наименования организации определяется количеством букв. Допускается использование рисованного шрифта, использование шрифтов других гарнитур, выделение более крупным шрифтом. Остальные реквизиты оформляются одним и тем же шрифтом и размером, определенным в Инструкции. Используется, как правило, стандартный размер шрифта 12, 13 или 14.

1.2. Перечень основных реквизитов документов

1.  Государственный герб Российской Федерации;

2.  герб субъекта Российской Федерации;

3.  эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4.  код организации;

5.  основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6.  идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7.  код формы документа;

8.  наименование организации;

9.  справочные данные об организации;

10.  наименование вида документа;

11.  дата документа;

12.  регистрационный номер документа;

13.  ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14.  место составления или издания документа;

15.  адресат;

16.  гриф утверждения документа;

17.  резолюция;

18.  заголовок к тексту;

19.  отметка о контроле;

20.  текст документа;

21.  отметка о наличии приложений;

22.  подпись;

23.  гриф согласования документа;

24.  визы согласования документа;

25.  оттиск печати;

26.  отметка о заверении копии;

27.  отметка об исполнителе;

28.  отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29.  отметка о поступлении документа в организацию;

30.  идентификатор электронной копии документа.

1.3. Пояснения к реквизитам документов

Реквизиты «Государственный герб РФ» и «герб субъекта РФ» помещаются на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе и с правовыми актами субъектов РФ. Бланки с этими реквизитами являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Они могут изготовляться только предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности. Хранить такие бланки следует в хорошо запечатываемых шкафах или сейфах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Реквизит «Эмблема организации или товарный знак» - условное (символическое) графическое изображение, отражающее направление деятельности организации. Он должен быть зарегистрирован соответствующим образом. Порядок разработки, регистрации и использования знаков обслуживания установлен Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товара» от 01.01.01г. № 000-1.

Реквизит «Код организации» представляется кодом ОКПО (код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), который указываются в бланках для писем в конце адресных данных об организации перед банковскими реквизитами (например, ). Код ОКПО является позиционным и представляется 8 цифрами, которые содержат следующую информацию: 2 цифры – номер региона, 1 цифра – вид собственности, 2 цифры – отрасль/подотрасль, 3 цифры – номер предприятия с указанными параметрами. Этот код в настоящее время не является обязательным (он может быть получен предприятием по заявке).

Реквизиты «ОГРН» и «ИНН/КПП» являются обязательными и присваиваются в соответствии с документами, выдаваемыми при регистрации и налоговыми органами. Эти коды также указываются только в бланке для писем.

Реквизит «Код формы документа» проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) и содержит 8 знаков, из которых 7 обозначают формы документа, а последний – защитный. В настоящее время в документах организаций этот код, как правило, не используется.

Реквизит «Наименование организации» (автор документа) должен соответствовать учредительным документам (учредительный договор, устав или положение). Если в учредительных документах предусмотрено и полное, и сокращенное (символическое) наименование, то второе указывается в скобках под полным наименованием или за ним. Если полное наименование содержит более 220 знаков и по сокращенному наименованию можно судить о характере деятельности организации, допускается применение только сокращенного наименования. Над наименованием организации указывают сокращенное, а если его нет, - полное наименование вышестоящей организации, в систему которой входит организация (при его наличии). Если учредительными документами предусмотрено наименование организации на русском и иностранном языках, то второе указывается ниже русского наименования или справа от него.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения указываются в том случае, если они являются авторами документа. Они располагаются ниже наименования организации.

Реквизит «Справочные данные об организации» содержит информацию 4-х видов: почтовый адрес организации, координаты оперативной связи (номера телефонов, факсов, другую информацию по усмотрению организации - адрес электронной почты, адрес сайта в Интернете), коды организации (ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП), банковские реквизиты. Банковские реквизиты указываются только в письмах, содержание которых связано с выполнением финансовых операций – их целесообразно вносить в бланк в момент создания письма.

Реквизит «Наименование вида документа» проставляется во всех документах, кроме писем, в отдельной строке прописными (заглавными) буквами в соответствии с видами, предусмотренными уставом (положением об организации) и Общероссийским классификатором управленческой документации.

Реквизит «Дата документа». Дата документа – один из важнейших реквизитов документа, обеспечивающий его юридическую силу. Дата приказа, письма, справки, любого вида записок – дата их подписания; дата постановления, решения – дата их принятия коллегиальным органом; для документов, требующих утверждения, – дата утверждения; для протокола – дата заседания; для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата в бланке должна иметь вид ДД. ММ. ГГГГ.

Реквизит «Регистрационный номер документа» состоит из порядкового номера документа при регистрации, который может быть дополнен, по усмотрению организации, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т. п. Если документ составляется совместно несколькими организациями, его регистрационный номер состоит из номеров этих документов в каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Регистрационный номер документа указывается в одной строке с датой после нее. При создании документа в бланке следует оставить место для даты и регистрационного номера документа в виде: _______ ГГГГ № _____. Эти данные вносятся в бланк вручную при регистрации полностью оформленного документа.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» указывается в письмах-ответах – ссылка на дату и номер исходящего документа:

На исх. № …. от ДД. ММ. ГГГГ

Эти данные могут быть указаны и в бланке под датой, и в заголовке к тексту, и в тексте письма

Реквизит «Место составления или издания документа» указывается в общем бланке предприятия, если оно не следует из наименования организации, с учетом принятого административно-территориального деления РФ и включает только общепринятые сокращения:

г. – город с. – село

п. – поселок п. г.т. – поселок городского типа

д. – деревня ст. – станица

Реквизит «Адресат»

Документ адресуется конкретному должностному или физическому лицу, структурному подразделению или обобщенному адресату (см. примеры). При этом наименование организации или мероприятия указываются в именительном падеже, а адресат – в дательном. Если адресат – лицо, то указываются его инициалы и фамилия.. Фамилия может быть дополнена обращением Г-ну, или Г-же. Допускается центрирование строк адресата по отношению к самой длинной строке.

		Завод “Маяк” Главному специалисту
или
		Директору завода “Каучук” Г-ну
или
		Фирма «Заря» Коммерческому отделу
или
		Участникам семинара “Экология добычи нефти”
или		Администрации районов Московской области

В состав адресата при необходимости может входить почтовый адрес – он указывается под наименованием организации, которой письмо адресуется. Например:

	Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
или	Ленинградский пр., г. Липки Киреевского р-на Тульской обл., 3011264

Если адресатов несколько, то в одном письме не может быть указано более 4-х адресатов. На 2, 3 и 4-й копиях слово “Копия” не ставится. Если адресатов больше 4-х, в документе указывается только один адресат, а отправка писем производится в соответствии со списком рассылки, при этом на всех письмах, кроме первого, ставится слово «Копия».

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, - в них указываются только должность и фамилия адресата.

При направлении корреспонденции в другую страну, адрес следует указывать на языке назначения, либо на французском языке, который является международным почтовым языком.

Реквизит «Гриф утверждения документа» располагается на угловом бланке предприятия справа от наименования документа или от наименования предприятия. Допускается центрирование строк грифа утверждения.

Документ утверждается руководителем предприятия или специальным документом. В первом случае он имеет вид:

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя личная подпись расшифровка подписи ________ ГГГГ

Или

УТВЕРЖДЕНО Наименование документа от__ №__

Если документ утверждается другим документом, то в грифе указывается одно из слов: УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, которое согласуется с наименованием вида документа, а под ним – наименование документа в творительном падеже, дата и регистрационный номер документа,

Например,

ПРАВИЛА

УТВЕРЖДЕНЫ Решением общего собрания акционеров

Реквизит «Резолюция» проставляется на входящем письме руководителем предприятия или инициатором управленческого решения и включает фамилию и инициалы исполнителя в дательном падеже (кому), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Если исполнителей несколько, они все указываются в резолюции, но первым - ответственный исполнитель (без специальных пометок!). Резолюция проставляется между адресатом и текстом документа, если их несколько - в любом свободном месте документа, или на отдельном листе.

Резолюцией также может сопровождаться внутренний документ - документ должностного лица или руководителя структурного подразделения, оформленный не на бланке и адресуемой непосредственному руководителю. Они отражают прохождение документа от исполнителя до руководителя организации («Не возражаю», «Ходатайствую» и т. п.) и должны быть зафиксированы визами (должность, подпись, дата, комментарий).

Реквизит «Заголовок к тексту» означает краткое содержание текста документа. В общем бланке предприятия его заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?) (ПРИКАЗ – О создании аттестационной комиссии); чего (кого)? (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ – Секретаря-референта) и т. п. В письме заголовок к тексту – его краткое содержание. Заголовок пишется в отдельной строке с 1-й позиции, с заглавной буквы без точки в конце. На документах, составленных на бумаге формата А5, заголовок можно не указывать.

Реквизит «Текст документа» будет рассмотрен подробно в следующем разделе

Реквизит «Отметка о контроле» проставляется на первой странице документа, взятого под контроль – буква К или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом справа от заголовка к тексту. Это может быть приказ, распоряжение или письмо с резолюцией.

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Если приложение названо в тексте, то отметка о нем имеет, например, такой вид:

Приложение: на 2 л. в 2 экз.

Если в тексте нет названия приложения, то “Отметка...” имеет вид:

Приложение: Акт сдачи-приемки.... на 2 л. в 2 экз.

Если в тексте несколько приложений, то “Отметка...” имеет вид:

1. Акт сдачи-приемки.... на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов..... на 5 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество страниц не указывается, но указывается количество книг. Необходимо обращать самое серьезное внимание на число страниц в полученном или отправляемом документе – обязательно проверять совпадение количества страниц в документе с их количеством, указанным в Приложении (с учетом сопроводительного письма и количества страниц и экземпляров приложений).

Реквизит «Подпись»

В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, то есть с названием предприятия, если документ сформирован не на бланке), личная подпись, ее расшифровка и дата (под подписью). В расшифровке инициалы указываются перед фамилией и обязательно отделяются от нее пробелом. Если подписей несколько, они располагаются одна под другой в порядке, соответствующем занимаемой должности. При подписании лицами, занимающими равные должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Если документ подписывается исполняющим обязанности, то указываются его фактическая должность и фамилия; не допускаются никакие знаки (За., ИО, косая черта и пр.) перед подписью. Право подписи лицом, замещающим руководителя предприятия, должно быть регламентировано приказом.

Реквизит «Гриф согласования документа»

Согласование - предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование бывает внутреннее и внешнее. Внутреннее согласование фиксируется визами. Гриф согласования проставляется только на внешних документах, создаваемых несколькими организациями. Гриф располагается в левом углу листа ниже подписи (если их много, то на отдельном Листе согласования) и включает в себя: слово СОГЛАСОВАНО, наименование предприятия и должность лица, с которым проведено согласование, подпись, расшифровку подписи и дату, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела завода «Маяк»

Подпись Расшифровка подписи

________ ГГГГ

Или

СОГЛАСОВАНО

Письмо ГОССТАНДАРТа РФ

/05-09

Реквизит «Визы согласования документа»

Этот реквизит используется для внутреннего согласования. Он содержит наименование должности*, личную подпись, ее расшифровку** и дату. Виза может дополняться специальными пометками, например «Не согласен» или «Возражаю. Замечания прилагаются» и т. п. Замечания прилагаются на отдельном листе и подписываются. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Визы согласования необходимы, если издание документа было инициировано «снизу».

Для документа, подлинник которого отправляется из организации (письма), визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

Реквизит «Оттиск печати». Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, либо передаваемых в другую организацию. Документы заверяются печатью организации. Печать проставляется перед подписью, захватывая наименование должности. Оттиск печати должен быть отчетливым. Должности лиц, чьи подписи заверяются печатью, должны быть определены Инструкцией или Положением о делопроизводстве.

Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется на документе, который не подписывается и ниже строки, где должны была быть подпись. Здесь указываются надпись «Верно» («Копия верна»), должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию исполнителя, инициалы (имя и отчество) и номер его телефона. Во внутренних документах указывается технический исполнитель только в тех случаях, когда технических исполнителей в организации несколько. Исполнитель в письмах – ответственный за содержание документа. Отметка об исполнителе располагается в нижнем левом углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на всех экземплярах документа.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» содержит: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении (при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении), пометку «В дело», номер дела, подпись (исполнителя или руководителя структурного подразделения) и дату.

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» включает порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащая имя файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Организационно-нормативные документы

Комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационно-нормативными документами.

Организационно-нормативные документы являются наиболее общими, основополагающими. В то же время они обладают наивысшей юридической силой, так как документы других групп создаются на их базе. Эти документы составляются и оформляются в процессе создания новой организации на основании зарегистрированных учредительных документов. Закон определяет три типа учредительных документов:

-  учредительный договор,

-  устав

-  общее положение об организации данного вида.

После регистрации учредительных документов и на их основе в каждой организации должны быть созданы документы, которые определяют условия ее функционирования. Перечень этих документов приведен в Таблице 1.

Таблица 1.

Основные виды организационно-нормативных документов

Наименование вида документа	Заголовок к тексту	Исполнитель (кто подписывает)	Примечание
ПОЛОЖЕНИЕ	О структурном подразделении	Руководитель структурного подразделения	Утверждается руководителем предприятия
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ	Кому (кого)	Руководитель структурного подразделения или должностное лицо
ПРАВИЛА	Внутреннего трудового распорядка	Заместитель руководителя предприятия	Утверждается руководителем предприятия, согласуется с трудовым коллективом (общее собрание или совет) и визируется юристом

2.2. Распорядительные документы

Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, приказами, издаваемыми руководителем предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу (см. Приложение 3)

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом Приказываю:, которое печатается прописными буквами в отдельной строке с 1-й позиции (с двоеточием в конце). Распорядительная часть приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее указываются исполнители (должностные лица или структурное подразделение) и сроки исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание на должностное лицо, ответственное за исполнение приказа в целом.

Приказ руководителя предприятия может быть аннулирован только другим приказом или приказом вышестоящей организации.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (руководитель, его заместители, главные специалисты) могут издавать РАСПОРЯЖЕНИЯ и УКАЗАНИЯ. Эти документы аналогичны приказам, но констатирующая часть в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: РЕКОМЕНДУЮ:, Считаю необходимым:, Предлагаю:, Обязываю:, УСТАНОВИТЬ:, ПРЕДЛАГАЮ ПРОВЕСТИ: и т. п.

Приказы по личному составу, как правило, состоят из пунктов «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», под которыми указываются фамилии и основания для соответствующих действий.

Приказ вступает в силу с момента его подписания. Но работа с приказами не кончается после его подписания и регистрации. В первую очередь приказ должен быть завизирован всеми исполнителями, которые указаны в Приказе, и лицами, напрямую не названными, но подразумеваемыми. Например, приказ по личному составу помимо лица, названного в нем, должен быть подписан начальником отдела кадров и главным бухгалтером. Визы проставляются на первом листе приказа или на отдельном листе

Решение наиболее важных вопросов излагается в таких распорядительных документах, как ПОСТАНОВЛЕНИЕ и РЕШЕНИЕ (порядок их подготовки и структура у них одинакова).

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения наиболее важных вопросов – записывается в протокол или принимается как самостоятельный документ. Решение оформляется аналогично приказу, но вместо наименования предприятия указывается наименование коллегиального органа, наименование вида документа – РЕШЕНИЕ (ПОСТАНОВЛЕНИЕ), подписывают решение председатель и секретарь. Констатирующая часть (если она есть) отделяется от распорядительной словом РЕШИЛ: (ПОСТАНОВИЛ:), которое пишется в отдельной строке с 1-й позиции прописными буквами. Распорядительная часть делится на пункты, каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя (лицо, структурное подразделение или организация). В последнем пункте указываются учреждения и должностные лица, на которых возлагается контроль исполнения. Исполнители и сроки могут быть выделены в отдельный пункт.

2.3. Информационно-справочные документы

Процесс производственной деятельности отражается в документах, которые можно разделить на три группы: (см. Таблицу 2)

-  документы, создаваемые непосредственно должностными лицами;

-  документы, создаваемые руководителями структурных подразделений;

-  документы, создаваемые в результате работы коллегиальных органов.

Заявление обычно содержит просьбу и адресуется непосредственному руководителю. Объяснительная записка содержит объяснение причины невыполнения задания, нарушения дисциплины и т. п. и адресуется руководителю структурного подразделения

Докладные записки в зависимости от содержания могут быть инициативного, информационного или отчетного характера. Они адресуются руководителю организации или структурного подразделения и состоят, как правило, из двух частей. В первой части излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй – выводы, предложения, либо информация о проделанной работе.

Служебная записка – документ, официально не включенный в классификацию документов РФ, но широко применяемый в практической деятельности организации. Ее содержание связано, как правило, с трудовой деятельностью подразделения (изменение распорядка дня, улучшение условий работы и т. п.), представления же - с личным составом (перевод, поощрение сотрудников и т. п.).

Документы, создаваемые непосредственно должностными лицами и руководителями структурных подразделений оформляются, как правило, вручную, не на бланке, адресуются руководителю структурного подразделения или руководителю предприятия и имеют стандартную форму. В верхнем правом углу адресат (кому) и адресант (от кого).

КОМУ (должность, инициалы, фамилия)

от* КОГО (должность, инициалы, фамилия)

Таблица 2

Основные виды информационно-справочных документов

Наименование вида документа	Автор	Исполнитель (Кто подписывает)	Примечание
Заявление Объяснительная записка Докладная записка	Должностное лицо	Должностное лицо	Допускается рукописный вариант
Служебная записка Представление Справка	Руководитель структурного подразделения	Руководитель структурного подразделения
Акт	Комиссия	Председатель, члены комиссии	Утверждается руководителем предприятия
Протокол	Коллегиальный орган	Председатель, секретарь

Под адресатом в центре строки - наименование документа (с заглавной буквы без точки в конце), под названием – текст, под текстом слева – дата, справа - подпись. Эти документы проходят всю иерархическую систему управления (что отмечается резолюциями: поддерживаю, не возражаю и пр.) и инициируют создание распорядительного документа.

Коллегиальные органы можно разделить на две группы:

1.  органы, создаваемые для выполнения некоторого конкретного задания (инвентаризация оборудования, прием - передача дел или оборудования, подготовка документов к уничтожению, прием объектов в эксплуатацию и т. п.)

2.  органы, работающие определенный срок.

Первые – комиссии – создаются приказом руководителя предприятия, в котором определяются сроки работы комиссии, ее председатель и члены. Результат работы комиссии фиксируется АКТОМ.

Вторые - Совет директоров, Ученый Совет – создаются в соответствии с уставными документами или законодательством в результате выборов или приказом вышестоящего органа. Работа этих органов протекает в форме заседаний и фиксируется ПРОТОКОЛОМ

Протоколы оформляются на угловых или продольных бланках предприятия. Заголовок к тексту - название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали») и переменную (фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также должности и фамилии приглашенных на совещание (после слова «Приглашенные:»). Фамилии располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 междустрочный интервал. При большом числе приглашенных составляется отдельный список, который прилагается к протоколу.

Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме - СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами в отдельной строке с 1-й позиции. Перед словом СЛУШАЛИ: ставится номер вопроса повестки дня, после него - двоеточие. С абзаца указываются инициалы и фамилия докладчика (в именительном падеже), затем тире и (с прописной буквы) - содержание доклада в виде прямой речи. Доклад может прилагаться отдельно, тогда вместо его изложения в тексте пишутся слова «Доклад прилагается». В случаях, когда не требуется подробная запись хода обсуждения, используются краткая форма протокола, сокращенная форма протоколов или выписка из протокола.

Особую категорию документов представляют СПРАВКИ. Это слово имеет два значения: первое – данные или сведения, не оформленные документально (отсюда выражения: навести справку, получить справку, дать справку); второе – документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения); такая справка выдается сотрудникам на руки для представления в другие учреждения. Ее форма и содержание зависят от назначения и объема содержания. Такие справки подписываются руководителем предприятия, или его заместителем, или руководителем структурного подразделения – в соответствии с Положением о делопроизводстве.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Написание числительных

ü  При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на «один», сказуемое – в единственном числе (На предприятие был принят 21 человек)

ü  При подлежащем, имеющем в своем составе числительное, означающее «два» или более сказуемое может быть и в единственном и во множественном числе (будут обсуждены 2 доклада – будет обсуждено 2 доклада)

ü  Подлежащее, включающее слова «большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много», «немало», «несколько», а также отрицательные и неопределенные местоимения (никто, ничто, кое-кто), употребляются со сказуемым в единственном числе.

ü  Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровом виде (100тыс.

ü  Количественные числительные, выраженные одним числом, воспроизводятся не числом, а словом (не более трех видов).

ü  Если число сопровождается обозначением, оно пишется цифрами (2 кг, 100 руб.)

ü  При записи многозначных цифр их следует разделять пробелами (100 000 руб.).

ü  При записи порядковых числительных ставится через дефис наращивание, соответствующее падежному окончанию (в соответствии с 6-ым…, изделия 1, 2, и 3-го сорта).

ü  Обозначения месяца, квартала, века принято обозначать римскими цифрами – без наращивания.

ü  С помощью цифр можно писать прилагательные, выраженные сложным словом с указанием на число: 100-процентный, 20-километровый, 5-милиметровый; при этом допускается сокращение второй части прилагательного: 20-км, 5-мм.

В настоящее время стандартизированы некоторые виды сокращений (наименования административных единиц, условные обозначения физических величин и единиц, денежных обозначений и т. п.). Использование сокращений целесообразно проверять по «Словарю сокращений русского языка».

5.2.4. Написание названий

Написание в тексте письма наиболее часто упоминаемых названий:

-  Конституция Российской Федерации

-  Декларация прав и свобод человека и гражданина

-  Федеральный конституционный закон …

-  Федеральный закон…, договор…

-  Закон Российской Федерации…

-  Указ Президента Российской Федерации…

-  Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию…

-  Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях

Со строчной буквы пишутся названия: постановление Правительства Российской Федерации, решение городского Совета, постановление мэра, распоряжение главы администрации района города, приказ директора департамента.

В названиях академий, научно-исследовательских учреждений и высших учебных заведений с прописной (заглавной) буквы пишется только первое слово, названия средних учебных заведений пишутся со строчной буквы.

В названиях организаций единичного характера с прописной буквы пишется только первое слово и собственные названия, в него входящие. Названия неединичного характера пишутся со строчной буквы (бюро обмена жилплощади).

5.2.5. Написание дат

-  Если обозначение даты в тексте состоит только из года, го слово «год» пишется полностью - план на 2007 год.

-  Если дата в тексте состоит из месяца и года или квартала и года и т. п., то они имеют вид: октябрь 2007 г. , в I-II кварталах 2007 г. и т. п.

-  Обычно опускается обозначение года, если дата – в скобках (р.1925).

-  Календарный период обозначается словами или через дефис ( годы), а некалендарный (бюджетный, операционный, учебный год) – через косую черту: 2003/2007 учебный год.

* Если виза проставляется лицом, указанным в документе (например, в приказе), то его должность не указывается

** Расшифровка подписи необязательна, если указана должность

* Предлог ОТ может отсутствовать – заявление от кого или чье