Утверждена
решением научно-методического совета
КГБОУ СПО «Ачинский педагогический колледж»
13.04.2010
Памятка
ПРОЦЕДУРА ПОДГОТОВКИ
СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ КОЛЛЕДЖА
К ВНУТРЕННИМ АУДИТАМ В РАМКАХ СИСТЕМЫ КАЧЕСТВА
Данная Памятка «Процедура подготовки структурных подразделений колледжа к внутрен-ним аудитам в рамках системы качества» (далее Памятка) разработана на основе требований ГОСТ Р ИСО , ГОС Р ИСО , Руководства по качеству Ачинского педагогического колледжа, документированной процедуры «Внутренние аудиты» Ачинского педагогического колледжа.
1. Назначение и область применения
Данная Памятка устанавливает единый подход к процедуре подготовки структурных подразделений колледжа к внутренним аудитам системы качества и носит рекомендательный характер.
2. Описание процедуры
2.1. Общие положения
Целью процедуры «Подготовка структурных подразделений колледжа к внутренним аудитам системы качества» является разработка плана аудита и подготовка документации структурного подразделения колледжа к внутренним аудитам. Внутренние аудиты позволяют руководству Ачинского педагогического колледжа получать объективную и своевременную информацию о степени соответствия деятельности в системе качества и ее результатов установленным требованиям. Для этого проверяется:
соответствие описанной в СК деятельности требованиям нормативный базы управления качеством в Ачинском педагогическом колледже: стандарты и директивы ENQA, стандарт ГОСТ Р ИСО , типовая модель СК и иные стандарты и нормативные акты, определяющие требования к системе качества образовательного учреждения);
соответствие описанной в СК деятельности подразделения – фактической.
Программа внутренних аудитов СК ежегодно составляется Советом по качеству и представляется на утверждение директору Ачинского педагогического колледжа. В существенных, с точки зрения качества, случаях программа внутренних аудитов может корректироваться в оперативном порядке. Объектами аудита является состояние процессов и качество их функционирования в Ачинском педагогическом колледже.
Внутреннему аудиту подлежат следующие процессы:
• Процесс 2.1* Маркетинг
•Процесс 2.2* Проектирование и разработка образовательных программ
•Процесс 2.3 Доколледжная подготовка и прием студентов
•Процесс 2.4* Прием студентов
•Процесс 2.5* Реализация основных образовательных программ
•Процесс 2.6* Воспитательная и внеучебная работа с обучаемыми
•Процесс2.7 Проектирование программ дополнительного образования
•Процесс 2.8 Реализация программ дополнительного образования
•Процесс 2.9* Научно-методическая, инновационная деятельность
•Процесс 3.1* Управление персоналом
•Процесс 3.2* Управление образовательной средой
•Процесс 3.3 Управление производственной средой
•Процесс 3.4* Библиотечное и информационное обслуживание
•Процесс 3.6 Управление инфраструктурой
•Процесс 3.7 Социальная поддержка студентов и сотрудников
Внутренний аудит отдельных процессов или видов деятельности в рамках процессов может по решению руководства Ачинского педагогического колледжа может заменяться иными формами контроля:
периодическими проверками (плановыми или внеплановыми) подразделений, отдельных сотрудников и видов деятельности в рамках процессов образовательного учреждения;
инспекциями подразделений или видов деятельности в рамках процессов образовательного учреждения;
комиссиями анализа эффективности деятельности подразделений и результативности видов деятельности в рамках процессов образовательного учреждения.
2.2 Подготовка к внутреннему аудиту включает:
разработку плана подготовки к аудиту;
сбор информации для подготовки к аудиту;
подготовку документации, необходимой для прохождения аудита;
• проверка соответствия по номенклатуре.
После получения программы аудита руководителю и уполномоченному по качеству структурного подразделения необходимо составить план деятельности по подготовке:
-распределить сферы ответственности;
-согласовать с руководителем аудиторской группы срок, порядок проведения;
- обеспечить наличие и доступность всех документов, обязательных для деятельности данного подразделения.
2.2.2 Сбор информации
Сбор и проверка информации, которая состоит из следующих этапов:
– проверки наличия и доступности всех документов СК, обязательных для деятельности данного подразделения (процесса);
– проверки соответствия деятельности подразделения требованиям, установленным в документации СК.
Критерии проверки документации
Проверка документации СК осуществляется в соответствии с программой и планом аудита. В документированной процедуре «Управление документацией» указано наименование документов и место их хранения.
Проверка документов необходимо осуществлять по следующим критериям:
- проверка комплектности и полноты документов;
- внешний вид документов;
- соответствие документов установленным правилам оформления;
- соответствие названия, обозначений, структурного построения документа;
- наличие подписей, их расшифровок, дат и должностей разработчиков, проверяющих, согласующих и утверждающих документ;
- использование точных и однозначных терминов и определений;
- обеспечение непрерывности при различных процессах (деятельности);
- описание процесса с достаточным уровнем детализации (оно должно соответствовать компетентности персонала, выполняющего процесс);
- наличие условий для функционирования СК (деятельность, документальные требования к деятельности и ее результатам, обученный персонал, ресурсы, документирование деятельности, способы проверки и взаимодействие при выполнении процесса, установленная ответственность персонала).
По результатам проверки адекватности вносятся необходимые изменения (факт изменения и причины фиксируются в записях)
2.2.4 Проверка соответствия
При проверке соответствия устанавливается степень, с которой СК понята, внедрена и соблюдается персоналом (фактическое выполнение персоналом требований, установленных в документации СК организации).
2.3 Аудит процессов
При подготовке к аудиту процессов СК рекомендуется использовать «Модель системы менеджмента качества, основанную на процессном подходе»: «Планируй, действуй, контроли-руй, улучшай». Для этого необходимо ознакомиться с информационной картой тех процессов, которые будут проверяться в рамках программы внутренних аудитов. В соответствии с содержа-нием информационной карты процесса (ИК) необходимо проанализировать деятельность структурного подразделения:
– на соответствие документации, указанной в ИК;
– результатов, которые должны быть получены на «выходе» процесса ;
– показатели процесса и методика их обработки;
– ответственности и полномочий работников данного структурного подразделения в рамках процесса;
– на наличие плана деятельности по улучшению результатов процесса.
3. Ответственность
Ответственность за качество подготовки структурного подразделения к внутреннему аудиту несет руководитель структурного подразделения.
3.1 Руководитель структурного подразделения получает программу внутреннего аудита за 10 дней до начала; проводит общее собрание работников структурного подразделения, на котором обсуждается программа подготовки к аудиту, определяются сроки и ответственные.
3.2 Руководитель структурного подразделения, уполномоченный по качеству в течение 10 дней получают, в случае необходимости, индивидуальную консультацию у работников отдела качества и главного аудитора по всем вопросам, связанным с предстоящим аудитом.
3.3 В структурном подразделении проводится рабочее совещание не позднее чем за 3 дня до аудита. Состав группы: руководитель аудиторской группы, руководитель структурного подразделения, уполномоченный по качеству от данного структурного подразделения для уточнения процедуры предстоящей проверки.
3.4 Работники структурного подразделения несут ответственность за качество подготовки к внутреннему аудиту в рамках своих должностных обязанностей, определенных должностной инструкцией и внутренними локальными актами колледжа.
Разработчики:
Руководитель отдела качества
Методист отдела качества
