Рекомендации для подготовки к внутреннему аудиту и плановому инспекционному контролю системы менеджмента качества

Всем структурным подразделениям

Актуализировать документацию и информацию на сайте академии. Идентифицировать копии документов и документацию для информации. Систематизировать дела, имеющиеся в номенклатуре дел структурного подразделения. Проверить порядок оформления внутренних и внешних документов: заполнение всех предусмотренных в форме граф и строк, указание на должностных лиц, ответственных за утверждение и поддержание документов в актуальном состоянии и т. п. Требования к наличию следующей документации: Политика в области качества; Руководство по качеству и документированные процедуры[1], план работы отдела[2], отчеты; инструкции об использовании на рабочем месте компьютерной и копировальной техники, об охране труда, должностные; положение об отделе и т. п. Знать улучшения, произошедшие в структурном подразделении за последний год. Уметь отвечать на вопросы эксперта (примерный перечень вопросов представлен на внутреннем портале академии).

Отдел кадров. Юридический отдел.

1.  Организационно-распорядительная документация.

2.  Устав, все Положения.

3.  Положения о структурных подразделениях.

4.  Должностные инструкции.

5.  План работы отдела.

6.  Отчет о проделанной работе за год.

7.  Приказы.

8.  Документы о личном составе ППС, включая списки трудов, документы об образовании, о повышении квалификации и т. п.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

9.  Прочие документы согласно номенклатуры дел.

Проректор по УР. Проректор по НиИР. Проректор по социальным вопросам и связям с общественностью

1. Среднесрочная программа развития.

2. Планы мероприятий по повышению качества подготовки специалистов, включая информацию об освоенных новых видах деятельности, оптимизации методов реализации процессов и т. д.

3. Анализ со стороны руководства.

Институты

Поверить записи о выявлении и регистрации несоответствий, анализе причин несоответствия (в случае необходимости разработать корректирующие мероприятия и предупреждающие действия). Записи (зачетные книжки, идентифицированные подписи на документах, заполненные графы в журналах посещаемости учебных занятий и т. д.). Протоколы заседаний Совета. Графики учебного процесса (утвержденные). Анализ динамики выпуска и трудоустройства выпускников (анкеты, отзывы работодателей). Результаты текущей и итоговой аттестации студентов, экзаменационные ведомости, итоги проверки остаточных знаний студентов и т. д. Анализ итогов сессий, проверки остаточных знаний, работы ГЭК, ГАК, решения, принятые на основе анализа (протоколы заседаний кафедр, распоряжения декана, решения Ученого совета, приказы ректора). Записи о выявлении и регистрации несоответствий (например, неудовлетворительно на экзамене), анализ причин несоответствия, рассмотрение жалоб и претензий (родителей, студентов, работодателей, гос. органов), Результаты проведения корректирующих и предупреждающих действий[3] для устранения несоответствий (пересдача, комиссии и т. д.). Записи о переводе, отчислении, выпуске студентов и т. п. Результаты проведения Дня открытых дверей.

Кафедрам

Формирование уровня образовательных программ (маркетинговая деятельность). Образовательная деятельность и ее обеспеченность: наличие УМК и описи, журналов взаимопосещаемости преподавателей; план работы, отчет о работе кафедры; Анализ результатов текущей, итоговой аттестации студентов, промежуточных знаний, результатов курсовых, контрольных работ, производственных, преддипломных практик и т. п. (обсуждение и решение, зафиксированное в протоколе заседания кафедры). Работа со студентами, аспирантами по грантовой и хоздоговорной деятельности, изобретениям, методическим разработкам и т. д. Повышение квалификации ППС. Результаты проведения Дня открытых дверей. Устранение замечаний, выявленных в результате государственной аккредитации. Результаты анализа со стороны руководства, достижение поставленных целей, соответствие качества выполняемых работ ГОС ВПО.

Приложение 1

Выписка из Процедуры системы менеджмента качества 01.08.05/ПП 01.08 «Управление корректирующими действиями»

3.2. Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой обнаруженной нежелательной ситуации.

3.3. Несоответствие – невыполнение требования.

4.2.2. Планирование корректирующих действий включает оценку важности проблем и выражается через потенциальное воздействие на такие аспекты:

Образовательный процесс:

·  Абсолютная и качественная успеваемость студентов.

·  Востребованность выпускников.

·  Удовлетворенность студентов качеством обучения в институте, работодателей – качеством подготовки выпускников.

·  Удовлетворенность преподавателей и сотрудников работой в институте, качеством организации учебного процесса.

·  Стажировка преподавателей за рубежом и в вузах России.

·  Обеспечение учебного процесса учебно-методической литературой, учебно-методическими комплексами.

Научная деятельность:

·  Написание монографий и учебников.

·  Защита кандидатских и докторских диссертаций в срок.

·  Выполнение грантов и хоздоговорных работ.

·  Участие преподавателей в научных конференциях, семинарах.

·  Участие студентов в выполнении грантов, написании статей, работа на научных конференциях.

4.2.8. Источники информации, на основе которых принимается решение о разработке корректирующих действий:

Образовательная деятельность:

·  отрицательные отзывы потребителей;

·  отчеты о внутренних аудитах;

·  низкая качественная успеваемость студентов (менее 50 %);

·  востребованность выпускников менее 90 %;

·  выходные данные измерений удовлетворенности студентов качеством образовательного процесса в институте (результаты социологических исследований) и преподавателей работой в вузе, качеством организации учебного процесса;

·  низкая обеспеченность учебного процесса учебно-методическими комплексами (менее 100 %).

·  результаты самооценки;

·  рекомендации, претензии работодателей, родителей, студентов, преподавателей.

·  результаты внутреннего аудита;

·  отчеты о результатах работы студенческого совета;

·  результаты участия студентов в конкурсах, смотрах, спортивных мероприятиях и т. д.

·  динамика правонарушений и зависимостей среди студентов.

Научная деятельность:

·  отрицательные рецензии на монографии, диссертации, учебники;

·  отчеты по результатам научной деятельности за период;

·  анализ динамики результатов научной деятельности;

·  результаты самооценки;

·  результаты внутреннего аудита.

Приложение 2

Выписка из Процедуры системы менеджмента качества

01.08.05/ПП 01.08 «Управление предупреждающими действиями»

3.2. Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциальной нежелательной ситуации.

4.2.2. Систематичность планирования базируется на данных, полученных с помощью анализа динамики соответствующих показателей, в частности используются:

·  анализ потребностей и ожиданий работодателей, преподавателей, студентов;

·  анализ рынка труда;

·  измерение удовлетворенности работодателей, преподавателей, студентов качеством подготовки специалистов в институте;

·  измерение процессов системы менеджмента качества института;

·  использование источников информации от работодателей, студентов, преподавателей, Минобрнауки РФ;

·  соответствующие записи СМК;

·  прошлый опыт;

·  результаты самооценки.

Эти данные обеспечивают информацию для разработки результативного и эффективного плана предупреждающих действий и определения приоритетов, касающихся каждого процесса и продукции, чтобы удовлетворять потребности и ожидания заинтересованных сторон: работодателей, студентов, родителей обучающихся, общества в целом.

5.3. Предупреждающие действия планируются исходя из уровня риска потенциальных несоответствий, которые оцениваются руководителями структурных подразделений.

[1] При возникновения необходимости предоставления данной документации эксперту, нужно сообщить о нахождении информации в электронном виде.

[2] Акцентировать внимание на улучшение процессов. При возникновении вопроса о предоставлении направлений стратегического планирования, указать, что стратегия развития структурного подразделения соответствует стратегии развития академии в целом, что обосновано в Политики в области качества и Миссии академии.

[3] См. Приложение 1,2.