Руководство пользователя Электронной торговой площадки (ЭТП)

Руководство пользователя

Электронной торговой площадки (ЭТП)

(тех. поддержка: *****@***ru)

Если Вы занятой человек или не готовы читать длинные руководства, то прочтите руководство пользователя «Быстрый старт» и работайте на площадке. Если же у Вас остались вопросы и непонимание каких-то деталей – прочтите это руководство.

Для тех, кто читает руководство до конца

На ЭТП есть три вида участников: Покупатели (организаторы торгов), Поставщики (продавцы) и управляющий площадкой (администратор). Каждый участник представляет интересы своей компании. От одной фирмы на площадке может быть зарегистрировано несколько участников (менеджеров).  Количество менеджеров одной компании ограничивается, действующим для компании, тарифом.

Каждый участник под одним логином и паролем может выступать либо в роли Поставщика, либо в роли Покупателя, но не в обеих ролях сразу. Под разными логинами и паролями один менеджер может выступать как Покупатель и  как Поставщик.

Каждый участник в своем профиле может установить режим «Аноним» - тогда вместо названия его компании будет отображаться «пусто». Не увлекайтесь этой возможностью – люди не любят анонимов.

У Покупателя в системе есть возможность проводить свои торги в разных категориях. Категория предназначена для объединения нескольких лотов (товаров) в группу. Это может быть удобно, чтобы разделить длинный список лотов (товаров) на несколько частей по любому признаку. Например, можно разделить товары на импорт и отечество или на ЖНВЛП и не ЖВ. Можно сгруппировать лоты в категории, например, так: Лекарства, Бад, Перевязка, Растворы и т. д.

Список и названия категорий каждый покупатель формирует сам для своих торгов. Никаких ограничений система не накладывает. Нужно ли, вообще, разделять свою дефектуру на категории каждый решает сам. Система позволяет проводить торги в разных категориях, в т. ч. и без категории. Каждый покупатель может проводить торги в разных категориях одновременно, со сдвигом по времени, в любом другом, удобном для него, порядке и последовательности.

Временные стадии торгов.

На ЭТП торги подразделяются по временным стадиям на "Не объявленные", "Будущие", "Текущие" и "Закончились". Названия стадий говорят сами за себя. Каждый участник имеет возможность смотреть и работать с торгами в каждой из этих стадий.

"Не объявленные" торги – это когда организатор занес торги в систему, но еще не назначил им время проведения и пр. параметры (категория, условия покупки лотов). Как только все параметры торгов организатор назначил, он переводит их в состояние Будущие (публикует торги). "Не объявленные" торги видит и может работать с ними только организатор торгов. Другим участникам торги в этой стадии не видны. "Будущие" торги – это торги, по которым организатор (Покупатель) принял решение, что торгам быть, и назначил (или еще не назначил) им время проведения. Как только наступает время старта торгов, они автоматически переводятся в статус Текущие. При необходимости, пока торги не начались, организатор может изменять их содержимое: убирать часть лотов, менять время старта и окончания, отменить торги вовсе или стартовать торги раньше назначенного времени. Конечно же, всем участникам системы было бы удобно, чтобы объявленные будущие торги уже не редактировались, но всякое случается на практике и программа позволяет редактировать будущие торги. Злоупотреблять этим организатору не стоит. Поставщики могут эти торги смотреть, выгрузить во внешний файл, подготовить свои предложения и загрузить в систему  предложения из внешнего файла. Загружать предложения из файла можно несколько раз по мере необходимости. Таким образом, уже на этом этапе Вы можете подготовить и загрузить в систему свои предложения, не дожидаясь начала торгов.

"Текущие" торги – это значит, что торги начались.  Это основная стадия торгов, где поставщики делают свои предложения и конкурируют между собой за лоты. Для текущих торгов вы можете неограниченное количество раз выгружать в файл лоты торгов и/или загружать свои предложения из файла. Файл может содержать только лоты, отобранные вами, не обязательно загружать все лоты торгов. Вы также можете делать свои предложения по цене и количеству непосредственно на экране в сетке торгов руками, встав в поле «Мое кол-во» или в поле «Моя цена» и дважды щелкнув мышкой по полю или нажав ENTER. Вы также можете изменить цену на шаг вниз в выбранном лоте (клавиша F3 или стрелка вниз в сетке торгов). Размер шага определяет организатор (по-умолчанию, шаг = 0,1%). Вы можете упасть на шаг сразу по всем выбранным лотам (строкам сетки).  Когда наступит время конца торгов, они автоматически перейдут в статус "Закончились". "Закончились". Здесь Вы видите все закончившиеся торги, в которых Вы участвовали за всю историю системы. Вы можете выбрать любые из них и выгрузить во внешний файл ход этих торгов со всеми ставками всех участников.

Работа с сетками торгов (Поставщик)

Навигация между торгами сосредоточена в кнопках (окнах): «Показать/спрятать список покупателей», «Показать/спрятать список торгов».

Показать/спрятать список покупателей

В этом окне Вы переключаетесь между торгами разных покупателей. При нажатии этой кнопки открывается/прячется окно, в котором Вы можете переключаться между покупателями из своего списка, чтобы работать с торгами только выбранного покупателя. Список интересных вам покупателей Вы формируете в меню «Мой профиль/Мои покупатели».

Показать/спрятать список торгов

В этом окне Вы переключаетесь между торгами выбранного покупателя. Имя выбранного покупателя отображается в окне. При нажатии этой кнопки открывается/прячется окно, в котором Вы можете выбирать те или иные торги по временным статусам (будущие, текущие, закончились), по датам и месяцам, по номерам и категориям торгов.

Эта навигация применяется во всех сетках: Будущие, Текущие, Закончились. Общая логика навигации такая: сначала выберите покупателя, а потом перемещайтесь между его тогами в разных категориях. Внутри торгов Вы двигаетесь по лотам, прокручивая сетку мышкой или клавишами управления курсором.

Сетка торгов «Будущие»

В этой сетке отображаются будущие торги, опубликованные в системе. Если покупатель опубликовал в системе торги и пригласил вас к участию в них, то Вы получите сообщение.

Вид сетки настраивается пользователем и запоминается автоматически. Список отображаемых столбцов настраивается по кнопке в верхнем левом углу сетки (зеленый цвет); порядок следования столбцов настраивается перетаскиваем столбцов мышкой при нажатой левой клавише. Ширина столбцов настраивается как Excel.

Если Вы работаете на площадке, где размещают торги несколько покупателей, то переключиться между покупателями Вы можете, нажав кнопку «Показать список покупателей».

Будущие торги отображаются в сетке, как только их опубликовал Покупатель, и отображаются без времени начала и конца торгов. Вы можете эти торги выгрузить во внешний файл, подготовить свои предложения и загрузить их из файла.

Однако Вы должны помнить, что до тех пор, пока торги не стартовали, Покупатель имеет возможность редактировать такие будущие торги (менять условия, убирать часть лотов, изменить категорию торгов, менять время начала и конца торгов, отменить торги вовсе или стартовать их раньше).

Таким образом, в сетке Будущие торги отображаются намерения Покупателя и Вам решать, обрабатывать эти намерения заранее или ждать начала торгов.

Сетка «Текущие»

В этой сетке отображаются начавшиеся торги. Такие торги Покупатель уже редактировать не может. Он может наблюдать только ход торгов. В экстренных случаях он может отменить торги (перевести их в состояние Будущие).

Вид сетки настраивается пользователем и запоминается автоматически. Настройки вида сетки такая же, как и в сетке «Будущие».

Над сеткой расположены кнопки фильтров и кнопки действий. Кнопками фильтров можно отображать в сетке только необходимые вам лоты; кнопками действий можно совершать означенные на кнопке действия. Названия столбцов сетки говорят сами за себя. Однако по некоторым столбцам дадим пояснения:

Столбец «Выбор» - в нем Вы можете отметить «галкой» строки, которые Вам интересны и Вы будете вести по ним торги. Такие «галки» встают автоматически, если Вы сделали предложение по этому лоту. Вы можете быстро отбирать в сетке необходимые лоты фильтром «Все лоты/Отмеченные лоты/Не отмеченные лоты».

% сниж. – в этом столбце отображается ваше снижение цены относительно вашего стартового предложения. Таким способом вы можете контролировать свое снижение вплоть до минимального, приемлемого уровня наценки по каждому лоту.

Столбец «Первая цена» - внем отображается ваша ценаЮ предложенная в начале торгов.

«Мин/Моя%» - тут отображается разница в % между вашим текущим предложением и минимальной ценой, которая сейчас выигрывает. Это подсказка Вам, на сколько нужно еще снизить цену, чтобы победить. Сумма двух значений %сниж. И Мин/Моя% дает представление % снижения цены относительно вашего первого предложения.

Шаг – нажав стрелку в этом столбце, Вы делаете ставку и падаете в цене по этому лоту на шаг торгов. Шаг торгов задает покупатель (по-умолчанию, шаг=0,1%).

Сделать ставки (дать свои предложения) Вы можете несколькими способами:

1)  загрузить свои предложения по цене и количеству из внешнего файла

2)  клавишей F3 – падаете в цене на шаг торгов; количество не меняется

3)  стрелкой в столбце «Шаг» в сетке – аналог клавиши F3

4)  встать в поле моя цена и/или Мое количество в сетке и нажать ENTER или дважды щелкнуть мышкой. Откроется окно, в котором можно установить цену и количество.

Если по лоту сделана ставка (предложена цена) любым из этих способов, то он автоматически помечается как отмеченный.

Над сеткой есть фильтр «Все лоты/Победившие лоты/Не победившие лоты». В комбинации с фильтром «Все/Отмеченные/Не отмеченные» он позволят быстро выделить в сетке только свои лоты(отмеченные) и «не победившие» и сделать по ним ставку (упасть на шаг по всем отмеченным лотам). Для этого над сеткой активируется одноименная кнопка.

Кнопки «Загрузить или Выгрузить в EXCEL» позволяют загружать и выгружать данные торгов из внешнего файла, т. е. Вы можете выгрузить в файл лоты торгов, обработать их в своей программе и загрузить предложение. В течение торгов это можно делать неоднократно. Можно загружать предложения только по выбранным лотам. Не обязательно много раз выгружать файл. Можно выгрузить один раз и по ходу торгов его редактировать и загружать по мере необходимости. Внимание! Не меняйте имя файла при его редактировании.

Кнопка «Показать/спрятать итоговые суммы» - можно отключить итоги внизу сетки. Тогда на больших торгах (1000 и более лотов) сетка будет переключаться между торгами также быстро, как и на малых (до 500 лотов). В рамках одних торгов включенные итоги не влияют на быстродействие. При переходе между разными длинными (1000 лотов и более) торгами, при включенных итогах задержка может достигать секунды и более. Это зависит от быстродействия вашего компьютера и скорости интернет-соединения.

Чтобы быстро найти лот по названию, над сеткой есть поле «Поиск по наименованию лота». Для этого встаньте в столбец Наименование непосредственно в сетке и введите первые символы названия лота. Сброс поиска – клавиша «Esc».

Сетка имеет цветовую раскраску. Если Вы выбрали (отметили) лот, то фон у него белого цвета, иначе - бежевого. Если Вы выигрываете лот, то фон имеет голубой цвет.

Торги имеют время окончания, но окончатся они лишь в случае, если в последнюю минуту торгов не будет сделано ни одной ставки никем из участников. Если кто-то сделал ставку в последнюю минуту, то торги автоматически продляются на одну минуту от момента последней сделанной ставки. Поэтому нет смысла выжидать последних секунд торгов и делать ставку в надежде опередить конкурента.

Сетка «Закончились»

Сеткам по внешнему виду сетка идентична сетке «Текущие». В ней отображаются закончившиеся торги. Настройка и навигация – такие же, как в сетке «Текущие».

В этой сетке у Вас есть возможность в любое время найти, посмотреть и выгрузить во внешний файл любые торги, в которых Вы принимали участие. В файл выгружаются столбцы по принципу «что вижу - то выгружаю», т. е. у Вас есть возможность выгрузить в файл только необходимые столбцы в нужном Вам порядке.

Также Вы можете выгрузить во внешний файл все ставки всех участников по кнопке «Экспорт ставок». Так Вы увидите всю историю ходов всех участников по каждому лоту. Если кто-то участвовал в торгах как аноним, то в файле вместо имени компании будет «пусто».

Работа с сетками торгов (Покупатель)

Принцип работы с сетками в кабинете у покупателя во многом аналогичен работе с сетками в кабинете у поставщика.

Над сетками расположены кнопки «Показать/спрятать список поставщиков», «Показать спрятать список торгов»:

Кнопка «Показать/спрятать сообщения поставщикам»

По этой кнопке открывается окно, где отображается список фирм-поставщиков, которых Вы отобрали в меню Мой профиль/Поставщики. У Вас есть возможность послать из программы сообщение любого содержания на электронную почту одному или всем вашим поставщикам. Если вы хотите послать сообщение одному поставщику из отображаемого списка, встаньте на строку с названием этого поставщика и нажмите кнопку «E-Mail одному поставщику». Если хотите послать сообщение сразу всем своим поставщикам, нажмите кнопку «E-Mail выбранным поставщикам».

Кнопка «Показать спрятать список торгов»

По этой кнопке открывается окно, в котором сосредоточена навигация по всем вашим торгам. Общая логика навигации следующая:

1)  торги бывают объявленные и не объявленные

2)  объявленные торги можно отсортировать по датам проведения торгов (год, месяц, дата календаря)

3)  объявленные торги имеют временные стадии Текущие, Будущие, Закончились, и можно переключаться между этими стадиями торгов

4)  объявленные торги имеют уникальный номер и категорию, и между ними можно переключаться

Для переключения между вашими торгами есть соответствующие элементы и кнопки:

Не объявленные торги – нажмите кнопку «Не объявленные торги» и справа откроется сетка для работы с не объявленными торгами

Следующие элементы предназначены для переключения между объявленными торгами:

Год, Дата календаря и кнопки с названием месяца – этими элементами вы можете отфильтровать из всего списка ваших торгов только торги, соответствующие выбранным датам проведения торгов. Отбор производится по дате-времени начала торгов

Переключатели «Объявленные торги» - тут вы можете переключаться между вашими Текущими, Будущими и Закончившимися торгами

Список торгов по номеру и категории – в этой таблице отображаются номера и категории торгов с учетом установленных выше фильтров

Сетка «Не объявленные торги»

Перечень столбцов в сетке можно настроить, щелкнув по зеленому полю в верхнем левом углу сетки. Ширина столбцов и порядок их следования настраивается мышкой при нажатой левой клавише.

Не объявленные торги видите только Вы. Это ваша заготовка для будущих торгов.

Над сеткой расположены кнопки действий:

«Импорт из EXCEL» - загружается дефектура из внешнего файла. Повторное нажатие кнопки импортирует данные из файла и перезаписывает или добавляет информацию в сетку. Так Вы можете перезагрузить информацию из другого файла, если поняли, что ошиблись и загрузили не тот файл дефектуры или объединить в одни торги дефектуру из нескольких файлов. Это удобно, если дефектуру готовит несколько менеджеров закупок или несколько ваших партнеров.

«Условия лота» - кнопка разделена на две части. Нажимая на них можно либо одним нажатием установить последние, действовавшие условия по всем лотам, либо задать новые условия для торгов. Непосредственно в сетке можно по любому отдельному лоту задать индивидуальные условия.

«Категории» - тут можно назначить торгам нужную категорию из списка. Список категорий Вы создаете сами в меню «Мой профиль/Категории товаров».

«Опубликовать» - эта кнопка публикует ваши торги (переводит их в статус Будущие, торгам присваивается категория, условия торгов и уникальный номер). Они становятся видны Вам и вашим поставщикам в сетке Будущие торги. Если Вы опубликовали торги, это означает, что Вы точно решили - торгам быть.

После публикации торгов Вам нужно перейти в сетку Будущие торги для продолжения работы с этими торгами.

Сетка «Будущие торги»

Все опубликованные, но еще не начавшиеся торги имеют статус Будущие. Вы можете переключаться между номерами торгов, и они будут отображаться в сетке. Внешний вид сетки настраивается пользователем под его вкус и потребности. Способ настройки универсальный для всех сеток (см. сетку Не объявленные торги).

В этой сетке Вы назначаете торгам время начала и конца, можете изменить условия и категорию торгов, можете удалить одну или несколько строк (лотов), можете отменить торги или начать их прямо сейчас. Для всех этих действий есть соответствующие кнопки над сеткой.

Если Вы назначили торгам время старта, то торги будут оставаться в сетке до момента старта торгов, и Вы сможете их редактировать. Однако не увлекайтесь этим, ведь ваши поставщики уже видят будущие торги и могут начать их обрабатывать. Когда наступит время старта торгов, они автоматически перейдут в статус Текущие и будут видны в сетке Текущие Вам и вашим поставщикам.

Сетка «Текущие торги»

Все начавшиеся, но не закончившиеся торги отображаются и обрабатываются пользователем в сетке Текущие. На этом этапе ваши поставщики делают свои предложения по цене и количеству и конкурируют между собой. Вы можете наблюдать ход торгов. Для экстренных случаев над сеткой есть кнопка «Отменить торги». Если Вы отмените торги на стадии Текущие, то они перейдут в статус Будущие, и Вы сможете их отредактировать или удалить вовсе.

В сетке Текущие Вы видите последние минимальные ставки всех участников, т. е. программа выбирает из последних ходов участников минимальные цены по каждому лоту. Это означает, что поставщик может исправить свою цену в большую сторону, если ошибся.

Сетка настраивается пользователем под свои нужды стандартным способом, и настройка запоминается автоматически.

Поля сетки:

Выбор – тут Вы устанавливаете/снимаете «галки», и тогда можно фильтровать сетку по этому полю

%наполн. – процент наполнения лота по количеству = кол-во поставщика : ваше кол-во в лоте

Блок полей «Моя потребность» - тут отображаются ваше желаемое количество и ваша желаемая(резервная) цена

%экон. – показывает процент вашей экономии по лоту = цена поставщика : ваша цена

Последняя ставка – тут отображается время последней ставки на текущий момент. Система записывает все ставки всех участников, и каждый участник может эту информацию выгрузить во внешний файл и проанализировать ход торгов.

Остальные поля соответствуют своим названиям.

Внимание! Есть особенность по времени окончания торгов. Торги могут закончиться не строго в заданное время «окончание торгов», а позже. Если в течение последней минуты до окончания торгов любой из поставщиков сделал ставку, то время окончания торгов увеличивается на одну минуту, и так до бесконечности. Торги окончатся только в случае, если в последнюю минуту не будет сделано ни одной ставки. Таким образом, поставщикам нет смысла делать ставки в последние секунды торгов, чтобы опередить конкурентов.

Сетка «Закончились»

В этой сетке отображаются все закончившиеся в системе торги. Вы может выбрать и посмотреть любой номер торгов на любую дату. В сетке есть возможность выгрузить во внешний файл ход торгов (все ставки всех участников по времени), последние минимальные предложения поставщиков по каждому лоту. Это удобно для подготовки протокола торгов.

Файлы обмена информацией

Обмен информацией между ЭТП и вашей корпоративной информ. системой (КИС) выполнен через внешние файлы с жестко заданным форматом. Образец файла можно скачать на сайте программы.

Кнопки интерфейса

«Выгрузить в EXCEL» - выгружает во внешний файл в жестко-заданном формате выбранные торги. В этом файле от пользователя требуется заполнить столбцы в разделе «Предлагается». Обязательными полями являются Цена и Количество. Очень желательно заполнять код товара и штрих-код производителя товара из вашей информ. системы. ЭТП накапливает эти коды, и по запросу Вы сможете получить привязки ваших товаров к справочнику покупателей в торгах, которых Вы принимали участие.

Имя файла создается автоматически по шаблону: «номер торгов_дата торгов_время торгов. xls». Из разных сеток Будущие, Текущие, Закончились файл сохраняется в одноименные папки, находящиеся в папке с программой.

«Загрузить из EXCEL» - загружает из внешнего файла подготовленные вами предложения. Не «ломайте» структуру файла, не меняйте местами столбцы и не удаляйте столбцы.

«Экспорт ставок» - используется только для сетки «Закончились». Выгружает во внешний файл весь ход торгов, т. е. все предложения (ставки) всех поставщиков + время каждой ставки. Кнопка доступна и Покупателям и Поставщикам. Это позволяет гарантировать, что в торгах «все по-честному».

«Экспорт в EXCEL» - кнопка доступна только организатору торгов и предназначена для подведения итогов торгов вне программы средствами организатора. По этой кнопке организатор может выгрузить во внешний файл «заготовку» для протокола торгов. Доступны два варианта выгрузки: только минимальные цены, последнее предложение каждого поставщика по каждому лоту.

«Показать/спрятать итоговые суммы» - показывает или прячет итоговые суммы в сетках торгов. При переключении между торгами «длиной» от 500 лотов (строк) сетки могут «притормаживать». Отключите итоги – будет работать быстро. «Притормаживает» только при переключении между торгами. Внутри одних торгов включенные итоги на быстродействие сетки не влияют.

«Поиск по наименованию лота» - в сетках торгов работает поиск по наименованию лота. Для этого необходимо поставить курсор в столбец «Наименование лота» и набрать с клавиатуры первые буквы названия товара. Сброс фильтра поиска – клавиша «Esc».

Рекомендации Покупателю (организатору торгов), чтобы ваши торги пользовались популярностью

Чем больше сумма ваших торгов, тем больший интерес они вызывают. Чем длинее ассортимент в торгах, тем больше возможных продавцов будут участвовать в торгах. Разделяйте свои торги на категории. Старайтесь большие количества и большие суммы выносить в отдельные категории. Старайтесь разделять торги по длительности отсрочки платежа, если вы проводите торги на короткие и длинные деньги. Разделение торгов по категориям, вопрос достаточно спорный. Экспериментируйте. Выбирайте правильно время начала и длительность торгов. Помните, что торги проводите не только Вы, но и другие компании. Чем меньше Вы будете пересекаться с ними по времени проведения торгов, тем больше у вас шансов привлечь к своим торгам много поставщиков. Под ваши торги поставщик, часто, резервирует товар до момента подведения итогов торгов, а остатки на складах поставщиков не безграничны. Найдите разумный компромисс по длительности торгов и быстро подводите и объявляйте итоги. Назначайте адекватную рынку резервную цену торгов, чтобы не отпугивать потенциальных поставщиков. Не занимайтесь маркетингом на площадке. Если хотите купить по «сливным» ценам, сделайте специальную категорию и выносите такие торги в нее. Приглашайте на такие торги только те компании, кто реально может предложить товары по таким ценам. Не увлекайтесь подыгрыванием себе в торгах! Каждый участник имеет возможность выгрузить весь ход торгов по времени (все предложения всех участников, сделанные во время торгов). По-возможности регулярно проводите торги. Эпизодические торги могут вызывать меньший интерес и о них могут просто забывать. На площадке можно участвовать анонимно (другие продавцы не будут видеть название вашей компании). Пользуйтесь этим разумно. Люди не любят анонимов. Чтобы поставщики боролись за ваши торги, у вас должен быть имидж хорошего плательщика. Не задерживайте оплаты по счетам! Старайтесь разыгрывать максимум из объявленных в торгах лотов. Тогда ваши торги будут набирать вес. Поставщики «не любят пустых» усилий.

Контакты

Сайт программы http://*****/

Тех. поддержка *****@***ru

Вопросы и пожелания *****@***ru