Партнерка на США и Канаду по недвижимости, выплаты в крипто
- 30% recurring commission
- Выплаты в USDT
- Вывод каждую неделю
- Комиссия до 5 лет за каждого referral
Государственное бюджетное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
Санкт-Петербургский колледж управления и экономики
«Александровский лицей»
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Учебное пособие по МДК 04.03
ПМ 04 «Осуществление документационного обеспечения
управления и архивного дела с использованием
программных средств учета, хранения,
обработки и поиска документов»
для специальности СПО 034702
«Документационное обеспечение управления
и архивоведение»
Санкт-Петербург
2013
СОДЕРЖАНИЕ
3.1. КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ... 3
3.1.1. Комплексная автоматизация работы организации. Понятие ERP-системы.. 3
3.1.2. Основные этапы развития ERP-систем. Структура ERP-систем, основные функциональные возможности. 6
3.2. СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 11
3.2.1. Информационная база ИС управления персоналом. Рынок ИС в области автоматизации управления персоналом.. 11
3.3. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА.. 16
3.3.1. Общая характеристика ИС бухгалтерского учета. Особенности информационного обеспечения бухгалтерского учета. 16
3.4. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА БАНКОВСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.. 20
3.4.1. Автоматизация банковской деятельности. Банковские ИС. Особенности информационного обеспечения банковских ИС.. 20
3.5. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ... 24
3.5.1. Автоматизированные ИТ обработки данных в налоговой службе. 24
3.5.2. Особенности информационного обеспечения АИС налоговых органов. 26
3.6. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА СТРАХОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.. 28
3.6.1. Автоматизированные ИТ обработки данных в страховании. 28
3.6.2. Особенности информационного обеспечения АИС в страховании. 28
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ... 32
3.1. КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
3.1.1. Комплексная автоматизация работы организации.
Понятие ERP-системы
Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.
Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющая либо цель функционирования, либо законы своего развития, относительно изолированная от окружающей среды.
Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.
Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей (см. табл.).
Таблица
Элементы систем
Система | Элементы системы | Главная цель системы |
Фирма | Люди, оборудование, материалы, здания и др. | Производство товаров |
Компьютер | Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др. | Обработка данных |
Телекоммуникационная система | Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение | Передача информации |
Информационная система | Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное | Производство профессиональной информации |
Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.
Информационная система (ИС) – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Современное понимание информационной системы предполагает использование персонального компьютера в качестве основного технического средства переработки информации.
В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ.
Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.
Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.
ЭИС предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта,
Задачи обработки данных обеспечивают обычно рутинную обработку и хранение экономической информации с целью выдачи (регулярной или по запросам) сводной информации, которая может потребоваться для управления экономическим объектом.
Автоматизация конторских работ предполагает наличие в ЭИС системы ведения картотек, системы обработки текстовой информации, системы машинной графики, системы электронной почты и связи.
Поисковые задачи имеют свою специфику, и информационный поиск представляет собой интегральную задачу, которая рассматривается независимо от экономики или иных сфер использования найденной информации.
Экономическая информационная система – это среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, персонал, технические и программные средства связи. Это система, направленная на достижение множества целей, одной из которых является производство информации, необходимой для поддержки принятия управленческих решений.
Свойства экономических информационных систем:
– они динамичны, постоянно развиваются, могут быть подвергнуты анализу;
– при их проектировании используется принцип системного подхода, предполагающий наличие и учет большого числа связанных между собой системных элементов.
Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления, можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и неформализуемые процессы.
Именно для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы.
Экономическая информационная система представляет собой совокупность программных, технических и информационных средств, предназначенных для автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной информации пользователям для принятия управленческих решений.
Теперь информационную систему можно определить как сложную кибернетическую систему, объединяющую потоки информации аппарата и объекта управления экономической системы.
Понятия, характеризующие экономические информационные системы:
а) интегрируемость – обеспечивает взаимодействие системы с вновь подключаемыми компонентами или подсистемами;
б) масштабируемость – характеризует возможность расширения системных ресурсов и производительной мощности;
в) управляемость – характеризует возможность гибкого управления системой;
г) адаптивность – характеризует возможность системы приспосабливаться к условиям конкретной предметной области;
д) используемость – обеспечивает возможность реализации заложенных в систему функций;
е) обоснованность – позволяет получать обоснованные результаты в ходе выполнения прикладных программ;
ж) реактивность – характеризует способность системы реагировать на внутренние и внешние воздействия;
з) безопасность – характеризует возможность предотвращения разрушения системы в результате несанкционированного доступа, и др.
Автоматизация бизнеса – комплексное решение для учета и управления, с помощью которого можно полноценно управлять организацией, сведя к минимуму погрешности управленческого, бухгалтерского и налогового учета. Качественно проведенное внедрение системы автоматизации, разработанной для конкретной отрасли, позволяет получить все необходимые данные для анализа эффективности работы предприятия и значительно увеличить производительность труда сотрудников компании.
Основное требование, которому должна соответствовать автоматизация управления предприятием – это возможность осуществлять в едином информационном пространстве различные бизнес-процессы, необходимые для каждой организации холдинга. В то же время, системы автоматизации предприятия должны поддерживать взаимодействие между этими процессами, осуществлять контроль их выполнения, предоставлять аналитические отчеты на различные уровни принятия решений и в любых разрезах. В систему должна быть включена автоматизация учета предприятия, обеспечение конфиденциальности и безопасности данных, возможность одновременной работы большого количества пользователей, разграничение прав пользователей в соответствии с их должностными обязанностями и организационной структурой подчинения.
Системы класса ERP –это набор интегрированных приложений, позволяющих создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия.
Прежде всего, это не программный продукт, а механизм, позволяющий руководству компании видеть общую картину своего предприятия.
«Картина предприятия» – структурированная информация о его деятельности, представленная в виде управленческих отчетов, различных диаграмм, позволяющих принимать управленческие решения. Безусловно, для того, чтобы формировать подобные отчеты, необходима единая база данных всех операций, существующих в организации (финансовые, складские, взаимодействия с клиентами и т. д.). Также необходим удобный пользовательский интерфейс, позволяющий регистрировать каждую свершенную операцию.
ERP (Enterprise Resource Planning) система предназначена для управления всей совокупностью ресурсов компании – денежными средствами, производственными мощностями, персоналом и т. д.
Основное предназначение систем класса ERP – обеспечение единого информационного поля для всех инфраструктурных единиц предприятия и предоставление полной всеобъемлющей достоверной информации для принятия управленческих решений.
При этом архитектурно вся модель ERP-системы предприятия может быть реализована как на одном едином комплексе (программном приложении), так на совокупности нескольких систем, интегрированных между собой. В последнем случае именно глубокая интеграция использующихся приложений и является отличительной особенностью систем ERP от систем автоматизации, построенных на базе разрозненных систем.
Если говорить о единых ERP-комплексах, то из признанных в мире систем можно привести следующие примеры: SAP, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV. Относясь к одному классу ERP-систем, тем не менее, все они имеют каждая свою специфику, функциональные возможности и стоимость.
Преимущества: Внедрение на предприятии ERP-системы обеспечивает высокий уровень достоверности данных, оперативность в получении необходимой информации, единство представления информации для всех подразделений.
В ERP-системах автоматизируются все основные и вспомогательные бизнес-процессы, включая финансовый учет и дистрибуцию, производство и логистику, управление персоналом и управление взаимоотношениями с клиентами. Налаженная система управления существенно повышает уровень капитализации компании и ее привлекательность на рынке.
3.1.2. Основные этапы развития ERP-систем. Структура ERP-систем,
основные функциональные возможности
Своим появлением термин ERP (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия) обязан компании Gartner Group, которая ввела его в оборот в 90-х гг. XX века. Данная система является результатом применения количественных методов организации производства, которые начали развиваться в начале 1960-х гг.
В начале это были методы по автоматизации управления запасами, которые были затем увязаны с задачами планирования производства, поставок необходимых ресурсов и сбыта готовой продукции. Такой подход позволял корректировать плановые задания в процессе производства в зависимости от меняющихся условий: непоставки ресурсов, отказа оборудования, изменения заказа на готовую продукцию и т. п.
В конце 1960-х гг. была сформулирована концепция MRP (Material Requirement Planning – планирование потребностей материалов). В ее основе лежит принцип зависимости потребности в сырье, полуфабрикатах и других исходных продуктах от плана выпуска готовой продукции. План выпуска продукции и времени технологических циклов производства дает возможность рассчитать необходимый запас материалов к конкретному сроку, обеспечить минимизацию издержек, связанных со складскими запасами.
Эти принципы легли в основу концепции MRP, базовыми положениями которой являются:
· производственная деятельность описывается как поток взаимосвязанных заказов;
· при выполнении заказов учитывается ограниченность ресурсов;
· обеспечивается минимизация производственных циклов и запасов;
· заказы снабжения и производства формируются на основе заказов продукции и производственных графиков;
· на основе данного графика выдаются планы-графики для всех подразделений на различные периоды времени;
· выполнение заказа завершается к тому моменту, когда он необходим.
Методика MRP декларирует, какие процессы учета и управления должны быть реализованы на предприятии, в какой последовательности они должны выполняться и соответствующие алгоритмы для уменьшения затрат на производство.
Важную роль в системах MRP играет спецификация изделия, представляющая собой перечень сырья, материалов и комплектующих, необходимых для производства конечного изделия, с указанием нормативов по их использованию, а также иерархическое описание структуры конечного изделия.
Методы планирования MRP стали учитывать информацию о составе изделия, состоянии складов и незавершенного производства, а также заказов и планов-графиков производства.
Алгоритм MRP не только выдает заказы на пополнение запасов, но и позволяет корректировать производственные задания с учетом изменяющейся потребности в готовых изделиях. Следует отметить, что методы MRP применимы не на каждом типе производстве, эффективны в условиях большого количества заказов на изготовление продукции.
Реализация концепции MRP на практике привела к необходимости учета производственных мощностей, их загрузки и стоимости рабочей силы. Дальнейшая разработка алгоритмов планирования привела к учету не только материальных, но и производственных и трудовых ресурсов.
В конце 1970 гг. были предложены алгоритмы для концепции MRP II (Manufacturing Resource Planning – планирование ресурсов производства), которая отражала возникшие потребности автоматизации производства в условиях рыночных отношений и оставалась основной в 1980-е гг.
В MRP II добавилась функция планирования производственных мощностей, с помощью которой проводится анализ потребностей в необходимых материалах с привязкой к производственным ресурсам и их возможностям, а также с учетом существующей и планируемой загрузки.
Таким образом, MRP II – это планирование по MRP плюс функции управления складами, снабжением, продажами и производством. Методология MRP II описывает сквозное планирование и управление цепочкой «снабжение-производство-склад-сбыт». В отличие от предшествующей методики планирования она фокусируется на оперативном планировании и управлении всем производственным процессом, а не отдельном его фрагменте. Кроме этого, в этом классе систем появилась возможность моделирования производственных процессов.
Реализация методики MRP II в конкретной информационной системе предполагает наличие обратной связи, информирующей о качестве выполнения сформированных планов и позволяющей, при необходимости, внести коррективы в эти планы. Первоначально методика MRP II разрабатывалась для сборочных (дискретных) производств. Классическим примером дискретного производства является машиностроение. Большинство методов и алгоритмов, заложенных в функциональные модули MRP II, остаются неизменными в течение длительного времени и входят в качестве элементов в системы следующих поколений. Поэтому методологию MRP II можно считать базовой.
Развитие процессов дальнейшей информатизации предприятий и привело к созданию в 1990-х гг. ERP-систем. В данных системах реализуется дополнительно ряд новых функций, в первую очередь связанных с управлением финансами и персоналом.
ERP-система – это идеология планирования и управления предприятиями с помощью оптимизации бизнес-процессов, базирующаяся на интеграции всех потоков информации для обеспечения плана продаж, плана производства, планов закупок, загрузки оборудования и персонала, плана финансирования.
Концепция ERP представляет собой надстройку над концепцией MRP II. Не внося никаких изменений в механизм планирования производственных ресурсов, она позволяет решить ряд дополнительных задач, связанных с усложнением структуры компании.
Особенности информационных систем класса ERP:
· универсальность с точки зрения типов производств;
· поддержка многозвенного производственного планирования;
· более широкая (по сравнению с MRP II) сфера интегрированного планирования ресурсов;
· включение в систему мощного блока планирования и учета корпоративных финансов;
· использование систем принятия и поддержки принятия решений.
Универсальность. Даже на обычном предприятии (не говоря уже о корпорации) могут сосуществовать производства различных типов: непрерывное, дискретное. Кроме того, предприятия должно заниматься проектами в различных направлениях (разработка новых продуктов, маркетинг и т. п.). Для обеспечения планирования и управления всем предприятием в целом информационная система должна уметь работать с каждым из этих типов производств. Поэтому системы класса ERP содержат набор модулей, каждый из которых специализирован на определенном типе производства. Поддержка различных типов производств (сборочного, обрабатывающего и др.) и видов деятельности предприятий и организаций (например, ERP-системы могут быть установлены не только на промышленных предприятиях, но и в организациях сферы услуг – банках, страховых и торговых компаниях и др.).
Многозвенное производственное планирование позволяет обеспечить комплексное планирование предприятия, состоящего из самостоятельных филиалов. В результате планы-графики закупок и производства различных производственных подразделений всех филиалов компании согласуются между собой, а также с бюджетом предприятия на этапе планирования.
Расширение сферы интегрированного планирования ресурсов. Интеграция охватывает все подразделения, связанные с производственным процессом подразделений и служб (например, ремонтных, транспортных, проектных). ERP-системы позволяют вовлечь в сферу интегрированного планирования человеческие ресурсы всех подразделений предприятия.
Планирование и учет корпоративных финансов. Реализация в ERP-системах планирования ресурсов разветвленной корпорации влечет необходимость усиления финансового блока, реализации управления сложными финансовыми потоками и возможности корпоративной консолидации, которая обеспечивается модулями управления корпоративными финансами. Это позволяет рассчитать полную себестоимость продукции.
Включение систем принятия и поддержки принятия решений. Поскольку управленческие решения принимаются людьми, то сама по себе ERP-система не является инструментом для принятия управленческих решений, она лишь поставляет необходимую для этого информацию.
Интеграция новых функций базируется на единых стандартах информационных процессов, функционирующих на объединенной ИТ-платформе. Таким образом, ERP-системы представляют собой средства информатизации на единой технологической и информационной основе.
Главные отличия ERP-системы от MRP II состоят в обработке информации из внешних источников, наличии дополнительных модулей по управлению финансовыми потоками: бюджетное планирование, управление затратами, управление проектами, специальные средства для высшего звена и т. д.
В 2000 г. компании Gartner Group сформулировала концепцию ERP II (Enterprise Resource & Relationship Processing – управление ресурсами и внешними связями). Внешние связи реализуются через ряд дополнительных ИС, которые развивались в последние годы и были связаны с сетью Интернет. Прежде все это электронная коммерция (e-comm), которая представляет собой маркетинг, покупку и продажу продуктов и услуг на технологической основе сети Интернет. Интернет дал простые и универсальные инструменты общения с клиентами и партнерами, которые, в свою очередь, дали мощный толчок развитию новых ИКТ для построения ИС.
Одной из них является система управления цепочкой поставок (Supply Chain Management – SCM), которая объединяет поставщиков, дистрибьюторов и покупателей в единый логистический процесс. Цепочка поставок – это множество экономических агентов (предприятий, центров оптовой торговли, перевозчиков, покупателей), объединяющихся для выполнения заказа на поставку товара или услуги.
Логику формирования цепочки поставок можно представить в виде такой последовательности:
· планирование потребностей;
· прогноз потребностей;
· спецификация потребностей;
· оформление заказа;
· размещение заказа;
· исполнение заказ;
· транспорт;
· получение товара/услуги.
Данная система удовлетворяет все новые потребности бизнеса, связанные с изменением концепции повышения производительности на концепцию высокой эффективности сбыта продукции. SCM охватывает цепочку поставок полностью: она позволяет автоматизировать определение потребностей и заказчиков на ресурсы предприятия, определять потребителя, оформлять и осуществлять поставку готовой продукции, т. е. объединяет работу по выполнению задач входящей и выходящей логистики.
Другим новым типом ИС стали системы управления отношениями с клиентами CRM (Customer Relationship Management – управление отношениями с клиентом). Появление систем этого класса связано с ужесточением конкурентной борьбы. Отмечается эмпирически выявленная закономерность, согласно которой 80 % объемов продаж компаний розничной торговли приходится на 20 % постоянных покупателей. При этом приобретение каждого нового потребителя обходится существенно дороже, чем сохранение партнерских отношений с существующим клиентом. Источником дополнительных затрат является проведение маркетинговых исследований и обработка их результатов, проведение рекламных кампаний, затраты на ведение переговоров с потенциальными клиентами.
В CRM-системах выделяют три группы процессов, которыми управляют отдельные модули:
– управление продажами;
– маркетинг;
– служба поддержки клиентов.
Управление продажами осуществляет управление клиентскими счетами, управление списками товаров и услуг - управлением контактами с клиентами, прогнозированием продаж. Маркетинг позволяет автоматизировать доставку клиентам информации, используя различные каналы связи: телефон, электронную почту, факс, информационные порталы, сайт и т. д. Служба поддержки клиентов организуется вокруг клиентского телефонного центра (call center). Клиентские телефонные центры обычно основываются на интеграции компьютеризованной БД и системы автоматизированного распределения звонков.
Другие классы систем поддержки производственно-коммерческого цикла:
PLM (Product Lifecycle Management) — управление жизненным циклом продуктов;
PDM (Product Data Management) — системы управления производственными данными.
APS (Advanced Planning/Scheduling) — развитие системы планирования; расширенное планирование производственных заданий.
Таким образом, структуру ERP П-системы упрощенно можно представить следующей схемой:
ERP II = ERP + e-comm + SCM + CRM.
Соответственно концепция ERP II имеет как бы два контура управления: традиционный внутренний, управляющий внутренними бизнес - процессами предприятия, и внешний, управляющий взаимодействиями с контрагентами и покупателями продукции. При этом традиционный внутренний контур управления принято называть back-office - внутренняя система, а функции взаимодействия с контрагентами и заказчиками - front-office - внешняя система (то есть WEB приложение, интегрированное с главным ERP приложением предприятия и реализует своеобразный front-office к традиционной ERP системе).
С помощью ERP-систем проводится информатизация следующих бизнес-процессов предприятия:
– стратегическое управление;
– маркетинг, планирование;
– снабжение, управление запасами, управление складом;
– производство, сбыт, цепочки поставок;
– управление взаимоотношениями с клиентами;
– разработка бюджетов, бухгалтерский, налоговый, финансовый, управленческий учет, банк и касса, кадровый учет.
3.2. СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Использование новейших информационных технологий привело к созданию автоматизированных информационных систем (АИС).
АИС – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных и технологических средств и специалистов, предназначенных для обработки информации и принятия решений. Важным элементом АИС является информационное обеспечение.
Информационное обеспечение – совокупность данных объекта управления, языковых средств описания данных, программных средств обработки информационных массивов, методов организации, накопления, хранения и доступа к информационным массивам.
Важнейшими элементами информационного обеспечения являются:
системы показателей, описывающих деятельность экономического объекта;
системы классификации и кодирования информации;
информационная база;
документация, содержащая показатели деятельности экономического объекта.
Информационная база (ИБ) включает потоки внутренней (функционирующей внутри экономического объекта) и внешней (возникающей вне данного экономического объекта) информации.
Программный компонент информационного обеспечения предназначен для ведения информационной базы системы, т. е. организации контроля взаимодействия данных, сохранение, накопление, внесение изменений и контроль за данными. Таким образом, основные функции информационного обеспечения:
1) сохранение, изменение и накопление информации о деятельности объекта управления;
2) своевременная выдача соответствующих данных при решении функциональных задач АСУ и по запросам пользователей.
Разрабатываемое информационное обеспечение должно соответствовать требованиям:
– простота и удобство доступа к данным ИБ;
– регламентация доступа к информации ИБ;
– создание эффективной системы документооборота;
– применение современных, эффективных методов и средств сбора, сохранения, накопления, поиска и выдачи данных.
В любой развивающейся компании рано или поздно появляется потребность не только в оперативном учете, но и в стратегическом планировании и анализе управления персоналом.
Концепции управления персоналом претерпели серьезные изменения по сравнению с недавним прошлым. Отдел управления персоналом эволюционировал и превратился из департамента-придатка в важный элемент предприятия. Также претерпели серьезные качественные изменения технологии управления персоналом и программные решения. Теперь самые лучшие компьютерные программы управления персоналом больше не работают отдельно от процессов каждодневного бизнес-управления, а, наоборот, стратегически связаны с ним.
Смысл внедрения автоматизированной системы управления персоналом – не изменить бизнес компании, а способствовать его развитию и эффективному управлению. То есть обеспечить руководство инструментом, который позволит планировать и представлять, каким будет для компании завтра, и иметь возможность влиять на это завтра.
Сегодняшние решения, зачастую именуемые информационными системами управления персоналом (англ. HRM), разрабатываются с единственной целью – предоставить ясную и четкую картину ситуации в любой структуре организации. Благодаря самым современным технологиям, такие программы способны своевременно предоставить достоверную информацию, которая необходима для снижения издержек и улучшения возврата инвестиций на персонал.
Ядром информационной базы HRM-систем являются следующие документы:
Приказ о приеме на работу – Т-1, Т-1а.
Личная карточка работника – Т-2.
Штатное расписание – Т-3.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника – Т-4.
Приказ о переводе на другую работу – Т-5, Т-5а.
Приказ о предоставлении отпуска – Т-6, Т-6а.
График отпусков – Т-7.
Приказ об увольнении – Т-8, Т-8а.
Приказ о направлении в командировку – Т-9, Т-9а.
Командировочное удостоверение – Т-10.
Служебное задание для направления в командировку – Т-10а.
Трудовой договор.
Для поддержания и удержания квалифицированных кадров HR-менеджеры должны применять новые методики, участвовать в разработке новых подходов к персоналу, перестраивать организационную структуру, т. е. выстраивать бизнес-процессы управления персоналом – подбор, формирование профиля должности и сотрудника, обучение, аттестация, оценка, сравнение, мотивация, управление мероприятиями, формирование кадрового резерва и пр. Но для эффективного массового использования таких процедур в условиях динамичного роста компании необходима автоматизация кадровых процессов.
Основное преимущество HRM-системы
Как правило, основное преимущество HRM-системы заключается в ее интегрированности, что подразумевает построение единого информационного пространства для решения всех задач, связанных с управлением персоналом на предприятии. Однократный ввод данных, возможность оперативного получения самой актуальной информации, четкое разграничение ответственности – эти и другие преимущества весьма сложно оценить количественно.
На самом деле системы принципиально друг от друга не очень сильно отличаются, особенно в базовых вещах. Понятно, что все разработчики создают свои программные продукты по Трудовому кодексу, пользуются унифицированными формами, и система, которая не может отправить сотрудника в отпуск, принять или уволить с работы, вообще не может рассматриваться как жизнеспособная. Поэтому в этом функционале любая система, и большая, и маленькая, будут равными.
Но все эти системы, по большому счету, начинают быть интересны тогда, когда они могут дать какую-то аналитику. Возможности аналитической программы прямо пропорциональны информации, которая есть в этой системе. Понятно, что если есть только пол сотрудника, то возможно лишь сделать выборку, кого в компании больше – мужчин или женщин.
Если известен день рождения, то уже возможно дать разбивку по возрастам... Каждая дополнительная информация дает возможность серьезно расширять аналитику, но проблема в том, что большинство организаций всей этой информацией в электронном виде не владеют. То есть информация о сотрудниках есть, но она хранится во всяких пыльных папках и печатных формах, и, чтобы все это ввести в систему, требуется серьезный труд.
Мировой рынок систем автоматизации управления персоналом продолжает достаточно активно расти, несмотря на продолжающуюся консолидацию. Сильные игроки рынка удерживают свои лидирующие позиции, конкурируя друг с другом и увеличивая клиентскую базу. Вторым фактором роста является приход новых игроков и расширение ассортимента систем best-of-breed. В частности, одним из катализаторов роста рынка является развитие решений Performance and Talent Management. Также одной из главных тенденция является рост числа решений по модели SaaS, которые отвоевывают все большую долю рынка.
Аналитики прогнозируют, что мировой рынок HCM систем приблизится к отметке $11 млрд уже в 2016 году, так что среднегодовой темп его роста составит 8,1%.
При этом среди вендоров HRM выделяют четыре основных типа провайдеров решений:
– ERP-вендоры, которые предлагают HRM функционал как часть своих платформ по управлению ресурсами предприятия. В эту категорию попадают Infor-Lawson, Oracle, SAP и Workday. Кроме них, сюда относятся также и Epicor Sofware, IFS, Microsof Dynamics (AX и GP), Oracle JD Edwards и Sage Sofware;
HRM-вендоры в «чистом виде», для которых автоматизация управления персоналом является ключевой компетенцией – это компания Ultimate Sofware. Помимо нее, к данной категории относятся также High Line, HR Access, Meta4 и NuView Systems;
Провайдеры аутсорсинга управления персоналом/расчетов заработной платы, в исследовании представлены компаниями ADP и Ceridian, также сюда относится NorthgateArinso;
Вендоры систем автоматизации обучения и управления талантами: SilkRoad Technology, SuccessFactors и SumTotal Systems;
В российский рынок HRM-систем совершил количественный и качественный скачок: его объем вырос почти на треть, а парадигма внедрений окончательно сместилась от автоматизации простых расчетных функций в пользу управления человеческим капиталом. Однако, в 2012 году ввиду достижения рынком зрелости сократилось общее число реализованных интеграторами проектов HRM.
Например, франчайзи одного из крупнейших игроков отечественного рынка автоматизации кадрового учета, компании 1C, только в 2011 году реализовали в общей сложности 13,3 тыс. проектов на базе 1С:Зарплата и управление персоналом 8, в 2012 году - 10,7 тыс. таких проектов. По оценкам TAdviser, снижение числа проектов связано с постепенным "вымыванием" 1C другими вендорами из верхней границы сегмента среднего бизнеса и сегмента крупного бизнеса. Тем не менее, компания остается абсолютным лидером в низшем ценовом сегменте, в сегменте малого бизнеса. По оценкам TAdviser, в 2011 году объем проектов на базе различных HRM-конфигураций от 1C превысил 1 млрд рублей, в 2012 году - составил более 800 млн рублей (вместе с консалтингом).
Крупные по числу лицензий внедрения HRM в России
Заказчик | Отрасль | Интегратор | Система | Число лицензий | Подробности |
Дальневосточная генерирующая компания | Энергетика | Новый Атлант | Галактика ERP: Контур управления персоналом | 2848 | Описание проекта |
РусГидро | Энергетика | А-Энерджи Системс | SAP ERP HCM | 2600 | Описание проекта |
Росатом | Госструктуры | Molga Consulting (Молга Консалтинг) | SAP ERP HCM | 700 | Описание проекта |
Татнефть-Нефтехим | Нефтегаз | 1С-Рарус | 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП | 700 | Описание проекта |
Балтика | FMCG | Монолит-Инфо | Монолит: Персонал | 600 | Описание проекта |
Транснефть | Нефтегаз | 1С:Первый БИТ | 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП | 521 | Описание проекта |
Прокопьевскуголь | Добывающая | Финансовые технологии | Галактика ERP: Контур управления персоналом | 472 | Описание проекта |
Алтайвагон | Машиностроение | Финансовые технологии | Галактика ERP: Контур управления персоналом | 462 | Описание проекта |
Салек | Добывающая | Финансовые технологии | Галактика ERP: Контур управления персоналом | 442 | Описание проекта |
Югорский госуниверситет | Образование | Корпорация Галактика | Галактика ERP: Контур управления персоналом | 400 | Описание проекта |
АВЦ | Торговля | Корпорация Галактика | Галактика ERP: Контур управления персоналом | 351 | Описание проекта |
Вышесказанное не означает, что решения 1C не используются крупными компаниями. Например, в топ-10 крупнейших по числу лицензий HRM-проектов, реализованных в годы, вошли два проекта на базе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП в компаниях Татнефть-Нефтехим и Транснефть c количеством лицензий 700 и 521 соответственно. Также в промышленном секторе, где реализуются самые масштабные проекты, лидируют системы Галактика ERP: Контур управления персоналом, Монолит: Персонал, Компас: Управление персоналом и западная система SAP ERP HCM.
Отечественные вендоры все еще достаточно крепко держат рынок HRM-систем, хотя партнеры западных компаний становятся год от года все активнее. Особенно заметны в этом плане партнеры SAP СНГ, например, IBS и Ай-Теко. Сильной экспертизе местных разработчиков они противопоставляют инновационные решения и успешные бизнес-практики, которые отличают платформы западных вендоров от отечественных систем. Косвенно активизацию SAP на российском рынке HRM-систем подтверждают и данные базы TAdviser. В 2011 году платформа SAP ERP HCM занимала пятую строчку по частоте внедрения, в 2012 году - третью.
Что касается интеграторов, то на рынке внедрений HRM работает более 150 компаний, включая самих вендоров, которые также занимаются развертыванием систем и сопутствующим консалтингом самостоятельно. По данным TAdviser, наиболее активными интеграторами по числу внедрений в годы были компании 1С:Первый БИТ (ранее 1С:Бухучет и Торговля), БОСС. Кадровые системы, Корпорация Галактика, Электронные офисные системы - ЭОС, 1С:ВДГБ, а также Molga Consulting (Молга Консалтинг) и Финансовые технологии. По объему выручки следует также выделить компании IBS и Ай-Теко.
3.3. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, однако российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты как наиболее подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.
Автоматизация бухгалтерского учета в России происходила в несколько этапов. Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных персональных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем» («Хакерс Дизайн»), «Турбо-бухгалтер» («ДИЦ»), «Парус» («Парус»).
Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: «1С», «Диасофт», «Омега», R-Style Software Lab.
Третий этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.
Сегодня существует довольно много различных программ, упрощающих подведение баланса, систематизирующих различные платежные поручения, счета-фактуры, кассовые ордера, учитывающие все выплаты в пенсионный и страховые фонды, и выдающие итоговый отчет в налоговую инспекцию.
Цель автоматизации любого учета – это увеличение прибыли предприятия.
Автоматизированная система учета позволяет проводить всесторонний анализ деятельности предприятия, что ведет к сокращению расходов за счет эффективного управления затратами и увеличению доходов за счет принятия правильных управленческих решений.
Кроме того, автоматизация учетной системы ведет:
– к ускорению ввода и расчета первичных данных;
– к устранению ошибок при вводе данных, которые могут привести в дальнейшем к различным проблемам;
– к перекладыванию рутинных операций на систему, тем самым, освобождая человеческие ресурсы.
Требования к бухгалтерской системе
Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно – аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.
Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).
В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.
Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки.
Не менее важно, чтобы фирма-разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии новой.
Основные требования к бухгалтерским системам для малых и средних предприятий в условиях российской специфики:
1. Автоматизация подготовки обязательной отчетности для государственных органов (в основном подразделений МинФина России).
2. Регулярный выход обновлений в связи с изменениями нормативных документов (законов, постановлений и т. п.).
3. Многопользовательская работа.
4. Автоматизация расчета зарплаты, налогов, учета материальных ценностей.
5. Наличие модулей для автоматизации учета в специфических областях деятельности предприятий, таких как торговля, производство и т. п.
Информационное обеспечение бухгалтерского учета составляют многочисленные бухгалтерские документы, которые классифицируются по различным основаниям:
а) по назначению:
распорядительные – содержащие задания на выполнение определенных хозяйственных операций (например, наряд на работу, чек банку и т. д.);
исполнительные – в них отражаются совершенные хозяйственные операции (например, накладные, раздаточно-сдаточные ведомости, акты, квитанции и т. д.);
комбинированные – в них содержатся задание и данные об исполнении;
документы учетного оформления – распределительные и группировочные ведомости, справки, мемориальные ордера; они составляются в бухгалтерии на основании первичных документов для подготовки и упрощения учетных записей в регистрах;
документы вспомогательного характера - сводные ведомости, доверенности, сопроводительные и упаковочные листы, раскладки, ярлыки, описи материальных средств,
извещения, донесения и т. д.;
б) по месту возникновения:
внутренние (составленные на данном предприятии, учреждении);
внешние (поступившие из других организаций);
в) по объему содержания: первичные (непосредственно отражающие совершенную операцию) и вторичные сводные - объединяющие несколько операций, отраженных в нескольких первичных документах (например, авансовый отчет, отчет кассира, завскладом и т. д.);
г) по способу использования:
разовые – в них одним рабочим приемом оформляется один или несколько хозяйственных процессов - это накладная, фактура, раздаточная ведомость;
накопительные – документы, в которых совершенные хозяйственные операции оформляются в несколько приемов, постепенно (например, лимитная карта на отпуск материальных средств и т. д.);
д) по качеству: полноценные (доброкачественные) и неполноценные (недоброкачественные).
Документы, в которых отсутствует хотя бы одно из предъявляемых требований к оформлению реквизитов, признаются неполноценными. Правоохранительным органам и судам следует обращать на них особое внимание.
Бухгалтерские документы, в зависимости от их происхождения и содержания заключенной в них информации, делятся на три категории:
а) первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.
Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции, ее натуральные и денежные измерители.
Особенностью и одним из требований, предъявляемых к этого вида документам, является то, что первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее окончания.
Ответственность за оформление этих документов, достоверность содержащихся в них данных, обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
б) регистры бухгалтерского учета (ст. 10 Закона? 129-ФЗ). Регистры (сборные документы по типам операций) предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помощью вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах в хронологическом порядке и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Они могут классифицироваться по назначению, содержанию, форме;
в) документы бухгалтерской отчетности (гл. III Закона? 129-ФЗ) - это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (на базе документов двух указанных типов).
Бухгалтерскую отчетность экономических субъектов, за исключением отчетности бюджетных организаций, составляют:
1. Бухгалтерский баланс.
2. Отчет о финансовых результатах.
3. Отчет о движении капитала.
4. Отчет о движении денежных средств.
5. Приложение к бухгалтерскому балансу.
6. Аудиторское заключение (если организация подлежит обязательному аудиту).
7. Пояснительная записка.
Также к информационной базе систем бухгалтерского учета (в части расчета заработной платы) относятся следующие документы:
Приказ о приеме на работу – Т-1, Т-1а.
Личная карточка работника – Т-2.
Штатное расписание – Т-3.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника – Т-4.
Приказ о переводе на другую работу – Т-5, Т-5а.
Приказ о предоставлении отпуска – Т-6, Т-6а.
График отпусков – Т-7.
Приказ об увольнении – Т-8, Т-8а.
Приказ о направлении в командировку – Т-9, Т-9а.
Командировочное удостоверение – Т-10.
Служебное задание для направления в командировку – Т-10а.
Трудовой договор.
Табель учета использованного рабочего времени и расчета заработной платы –
Т-12.
Табель учета использования рабочего времени – Т-13.
Расчетно-платежная ведомость – Т-49.
Платежная ведомость – Т-53.
Лицевой счет – Т-54.
3.4. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА БАНКОВСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Автоматизация документооборота в организациях различных отраслей всегда включает как общие, так и специфичные для данной отрасли задачи. Однако в отраслях, где основным бизнес-процессом является обработка информации, удельный вес и сложность специальных задач всегда выше. Это в наибольшей степени относится к финансовой отрасли. С одной стороны, информация, обрабатываемая в банке, – это деньги. Скорость и точность обработки финансовой информации являются основой для формирования и поддержания конкурентоспособности банка, особенно розничного. С другой стороны, законодательство требует от банков прозрачности и отчетности. Не менее важна и гибкость автоматизированных регламентов и процессов, возможность их модификации и обработки исключений в случае возникновения особых ситуаций без нарушения общих требований к процессу.
Говоря об общих решениях в банковском секторе, отметим следующие задачи:
– автоматизация канцелярии;
– контроль исполнительской дисциплины;
– обработка внутренней документации (организационно-распорядительная документация, нормативная база);
– согласование хозяйственных договоров;
– согласование служебных записок и заявок (на расходование средств, в службу IT, в юридический отдел, на выдачу/возврат ТМЦ и т. п.).
Наиболее востребованными специальными решениями в банковской отрасли являются:
– хранение документов операционного дня (речь идет об исполнении указания ЦБ РФ -У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»);
– картотека клиентов с выявлением взаимосвязей;
– согласование кредитных заявок;
– система управления архивом бумажных документов – учет физического местоположения документов, контроль доставки документов из точек продаж в центры хранения, размещение, изъятие, перемещение и уничтожение бумажных досье;
– система обработки документов валютного контроля;
– электронный архив документов банка – единое централизованное хранилище документов из различных информационных систем банка.
Рассмотрим подробнее задачи автоматизации картотеки клиентов, хранения документов дня и согласования кредитных заявок.
Автоматизация картотеки клиентов
Цель автоматизации – ускорение доступа работников банка к правоустанавливающим и иным документам (потенциального) клиента банка. Данное решение также является дополнительным инструментом для оценки рисков, например, при выдаче кредитов благодаря возможности оперативного получения и анализа кредитной истории и других документов взаимосвязанных объектов. Возможности решения:
– категоризация документов, обеспечение полноты комплектности документов по клиенту;
– хранение версий документов и истории изменений;
– многофакторный поиск электронных досье (ЭД), в том числе по временному интервалу действия, по дате и/или автору его ввода в хранилище, по принадлежности к юридическому лицу (ЮЛ), по виду ЭД, по заданному контексту и т. д.;
– возможности установления и именования связей между двумя юридическими лицами, юридическим и физическим лицом, двумя физическими лицами;
– автоматическое выявление/поиск связей
Хранение документов операционного дня
Целью автоматизации является реализация хранения электронных документов на внешних носителях (DVD) в соответствии с указанием ЦБ РФ -У.
Решение обеспечивает выполнение ключевых требований указания ЦБ РФ (далее в скобках приводится пункт указания ЦБ РФ ), а также предоставляет ряд дополнительных возможностей:
– запись на DVD (2.1) и в различных форматах (2.4);
– применение хеш-функции «Контрольная сумма» (2.3);
– применение ЭЦП;
– формирование ярлыка единицы хранения (2.3);
– формирование описи единицы хранения (2.6);
– автоматизированное ведение описей;
– формирование справок о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету(2.8);
– возможность установления связи между исправленным документом и ошибочным документом (2.7);
– оповещение об окончании срока хранения документов;
– формирование акта об уничтожении документов (2.15).
Согласование кредитных заявок
Целью автоматизации является оптимизация бизнес-процесса первоначальной оценки потенциального клиента банка перед выдачей кредита. Возможности решения:
– категоризация документов, обеспечение комплектности документов по кредитной заявке;
– автоматический выбор маршрута согласования заявки;
– балансировка загрузки специалистов;
– хранение истории обработки заявки;
– интеграция с различными системами банка для ускорения заполнения кредитной заявки;
– контрольные отчеты;
– генерация печатных форм документов.
Из представленных описаний видно, что в любом из специализированных банковских решений необходима интеграция системы документооборота с базовыми автоматизированными банковскими системами (АБС). Альтернативой такому подходу является реализация функциональности решений «внутри» АБС. Такая альтернатива кажется проще, чем установка еще одной специализированной системы, однако требует вмешательства в работу активно эксплуатирующихся систем, участия их разработчиков, внесения изменений. Все это чревато большими рисками и затратами и, кроме того, не дает достаточной гибкости для модификации регламентов бизнес-процессов в случае необходимости
Банковские информационные системы
В настоящее время в Сбербанке России внедряется система электронного офисного документооборота (СЭОДО).
Сейчас в системе работает более 30 тысяч сотрудников. Внедрение СЭОДО осуществляется в Центральном аппарате и во всех 17 территориальных банках – от Санкт-Петербурга до Хабаровска, что влечет за собой огромный объем информации, проходящей через систему. Суммарный документооборот только Центрального аппарата составляет более миллиона офисных документов в год. С учетом документооборота внутри территориальных банков и межфилиального обмена эта цифра возрастает на порядок.
После детального анализа рынка систем электронного документооборота, как российских, так и зарубежных, конкурсная комиссия Сбербанка выбрала платформу DocsVision, которую доверила для внедрения компании Digital Design. Основными критериями выбора были наличие в решении расширенных функций контроля поручений, быстрого поиска документов и поручений, наличие возможности выполнять согласование, подписание/утверждение проектов документов с мобильных устройств, а также возможности масштабирования решения.
Внедряемая СЭОДО обеспечивает комплексную автоматизацию, прозрачность и качество процессов офисного документооборота, снижение трудозатрат на работу с документами. В системе обрабатывается входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция, включая служебные записки, приказы, распоряжения, договоры и т. д. Одна из важных функций системы - контроль исполнения поручений. Система автоматизирует как внутренний документооборот в территориальных банках и Центральном аппарате, так и сквозные процессы документооборота между Центральным аппаратом и территориальными банками. Банковские документы останутся, разумеется, в ведении АБС.
В Центральном аппарате СЭОДО заменила две предыдущие системы регистрации документов – «Делопроизводство» и «Документ». Решение интегрируется с другими информационными системами, уже работающими в Сбербанке, в том числе с системой управления сертификатами пользователей для обеспечения использования электронной цифровой подписи. Это позволяет Сбербанку уже сейчас заменить некоторые виды бумажных документов на электронные, а в перспективе – полностью перейти на безбумажный электронный документооборот.
Действия пользователей в системе организованы при помощи специальных автоматизированных рабочих мест – АРМ. Эти приложения были созданы с учетом специфики деятельности различных категорий сотрудников. Они обеспечивают упрощенный доступ к тем функциям, которые востребованы в наибольшей степени для той или иной категории. В настоящее время в СЭОДО используются АРМ регистратора, делопроизводителя, исполнителя и руководителя.
АРМ руководителя предоставляет единую точку доступа ко всей необходимой информации. Оно учитывает такие особенности деятельности топ-менеджеров банка, как отсутствие свободного времени, напряженный график, частые командировки и выездные мероприятия и позволяет работать как в online, так и в offline режиме. Главной особенностью проекта является реализация рабочего места не только на рабочих станциях и ноутбуках под управлением Windows, но и на планшетах iPad. Сейчас с этим приложением на планшетах работают руководители департаментов и все члены правления Сбербанка. В будущем планируется расширение масштабов использования АРМ руководителя.
Благодаря централизованному хранению документов в электронном виде ощутимо уменьшилось время, затрачиваемое сотрудниками банка на их поиск. Время доведения документа до конечного исполнителя сократилось в несколько раз, а наличие прозрачной системы контроля исполнительской дисциплины и отчетности о ходе исполнения позволило значительно снизить количество невыполненных поручений.
На сегодняшний день в Центральном аппарате СЭОДО переведена в промышленную эксплуатацию. Таким образом, весь проект по созданию крупнейшей российской системы электронного документооборота в банковском секторе на несколько десятков тысяч пользователей реализован менее чем за три года.
Возможности DocsVision для автоматизации документооборота в банках:
– создание единой распределенной системы, что очень важно в особенности для банков с развитой сетью филиалов и отделений;
– организация хранилища информации, в том числе дополнительной информации об объектах, отсутствующей в АБС, но необходимой для решения специализированных задач;
– система управления доступом к информации;
– система представлений (виртуальных папок), поисковая система;
– система маршрутизации информации;
– система отслеживания событий и рассылки оповещений;
– система управления бизнес-процессами по заранее определенному (без программирования) шаблону;
– система расширенных отчетов и специальных функциональных интерфейсов (UltraViews);
– возможность построения комплексных решений с использованием Microsoft SharePoint, обеспечивающего простой интерфейс для большинства пользователей;
– наличие сертификата системы DocsVision по закону о защите персональных данных .
3.5. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
3.5.1. Автоматизированные ИТ обработки данных в налоговой службе
Налоговый учет – это система обобщения информации о доходах и расходах для определения налоговой базы по прибыли на основе данных первичных документов.
Государственная налоговая служба Российской Федерации входит в систему центральных органов государственного управления Российской Федерации и подчиняется Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации.
Основной задачей Государственной налоговой службы Российской Федерации является контроль за соблюдением законодательства о налогах, правильностью их исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующие бюджеты государственных налогов и других платежей, установленных законодательством.
Целью системы управления налогообложением является оптимальное и эффективное развитие экономики посредством воздействия субъекта управления на объекты управления. В рассматриваемой задаче в качестве объектов управления выступают предприятия и организации различных форм собственности и население. Субъектом управления является государство . Воздействие осуществляется через систему установленных законодательством налогов.
Эффективное функционирование налоговой системы возможно только при использовании передовых информационных технологий (ИТ), базирующихся на современной компьютерной технике. С этой целью в органах Федеральной налоговой службы функционирует автоматизированная информационная система (АИС), которая предназначена:
– для автоматизации функций всех уровней налоговой службы по обеспечению сбора налогов и других обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды;
– проведению комплексного оперативного анализа материалов по налогообложению;
– обеспечению органов управления и соответствующих уровней налоговых служб достоверной информацией.
АИС «Налог» представляет собой форму организационного управления налоговыми органами, призванную расширить круг решаемых задач, повысить обоснованность и своевременность принимаемых решений, снизить трудоемкость управленческой деятельности за счет использования новых информационных технологий, применения ЭММ, вычислительных средств и средств связи, упорядочения информационных потоков.
Основными функциями АИС «Налог» являются:
– повышение оперативности получения информации для быстрого принятия мер по обеспечению эффективного сбора налогов;
– снижение трудоемкости и сроков сбора, поиска, обработки информации в структурных подразделениях налоговых инспекций;
– упорядочение внутренних и внешних потоков информации с целью исключения дублирования процессов их обработки;
– автоматизация планово-учетных, финансовых и статистических работ;
– повышение полноты и достоверности представляемой информации, что необходимо для объективной оценки состояния дел в районе и регионе в целом, а также для возможности комплексного прогнозирования динамики поступления налогов;
– улучшение качества и оперативности бухгалтерского учета, углубленный анализ динамики поступления сумм налогов и возможность прогноза этой динамики;
обеспечение полной и своевременной информированности налоговых инспекций всех уровней о налоговом законодательстве на любую дату учета, начиная с текущей и ранее;
– своевременное информирование администрации обслуживаемой территории о поступлении налогов и соблюдении налогового законодательства;
– сокращение объема бумажного документооборота;
– совершенствование оперативности и качества принимаемых решений по управлению налогообложением с целью повышения эффективности его функционирования.
Структура АИС налоговой службы, как и самих налоговых органов, является многоуровневой и состоит из функциональной и обеспечивающей частей и системы поддержки принятия решения (СППР).
Исходя из основных функций, которые были рассмотрены, на региональном уровне можно выделить следующие основные функциональные подсистемы:
1. Подготовка типовых отчетных форм.
Подсистема подготовки типовых отчетных форм связана с формированием сводных таблиц статистических показателей, характеризующих виды деятельности подразделений Министерства РФ по налогам и сборам регионального уровня в части сбора различных видов налоговых платежей и контроля за этим процессом.
2. Контрольная деятельность.
Контрольная деятельность, прежде всего, предусматривает ведение Государственного реестра предприятий и физических лиц. Государственный реестр предприятий содержит официальную регистрационную информацию о предприятиях (юридических лицах), а в реестре физических лиц хранится информация о налогоплательщиках, обязанных представлять декларацию о доходах, а также уплачивать отдельные виды налогов с физических лиц. К контрольной относится и деятельность по документальной проверке предприятий.
3. Методическая, ревизионная и правовая деятельность.
Подсистема методической, ревизионной и правовой деятельности обеспечивает возможность работы с законодательными актами, постановлениями, указами и другими правительственными документами, а также с нормативными и методическими документами Министерства финансов и Федеральной налоговой службы. В этой подсистеме осуществляются сбор, обработка и анализ информации, поступающей от территориальных налоговых инспекций и касающейся правильности применения налогового законодательства.
4. Аналитическая деятельность территориальных инспекций.
Аналитическая деятельность включает в себя анализ динамики налоговых платежей всеми категориями налогоплательщиков, прогнозирование величины сбора отдельных видов налогов, экономический и статистический анализ хозяйственной деятельности предприятий региона, определение предприятий, подлежащих документальной проверке, анализ налогового законодательства и выработку рекомендаций по его усовершенствованию, анализ деятельности территориальных налоговых инспекций и др.
5. Внутриведомственные задачи.
К ним относятся:
– регистрации налогоплательщиков;
– камеральные проверки;
– ведение карточек расчетов (НП) с бюджетом;
– анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятий;
– выездные документальные проверки;
– ведение нормативно-правовой документации;
– внутриведомственные задачи;
– обработка документов физических лиц.
3.5.2. Особенности информационного обеспечения
АИС налоговых органов
Информационное обеспечение АИС представляет собой информационную модель налоговых органов. Задачи информационного обеспечения системы налоговых органов зависят от основных функций, выполняемых ее структурами.
Информационное обеспечение должно снабжать пользователей АИС информацией, необходимой для выполнения ими своих профессиональных обязанностей. Система должна иметь возможность распределенного хранения и обработки информации, накопления информации в банках данных в местах использования, предоставления пользователям автоматизированного, санкционированного доступа к информации, одноразового ее ввода и многократного, многоцелевого использования, должна быть обеспечена информационная взаимосвязь как между задачами, решаемыми каждой функциональной подсистемой, так и с внешними уровнями.
Информационное обеспечение автоматизированной системы налогообложения состоит из внемашинного и внутримашинного.
Внемашинное информационное обеспечение - это совокупность системы показателей, системы классификации и кодирования информации, системы документации и документооборота, информационных потоков.
Внутримашинное обеспечение – это представление данных на машинных носителях в виде разнообразных по содержанию и назначению специальным образом организованных массивов, баз данных и их информационных связей.
Система показателей состоит из исходных, промежуточных и результатных показателей, которые собираются, преобразуются и выдаются АИС для целей обеспечения деятельности налоговых органов. Показатели характеризуют объекты налогообложения, различные виды налогов, ставки налогов, финансовое состояние налогоплательщиков, состояние расчетов налогоплательщиков с бюджетом и т. д.
Информационные потоки представляют собой направленное стабильное движение документов от источников их возникновения к получателям. Информационные потоки дают наиболее полную картину информационной системы налогообложения. Они отражают организационно-функциональную структуру налоговых органов.
Единицами информационных потоков могут быть документы, показатели, реквизиты, символы. Документы и содержащаяся в них информация классифицируются:
а) по месту составления:
– входные (поступающие в инспекции);
– выходные (исходящие из инспекции).
б) по срокам представления:
– регламентированные - документы, для которых определен срок исполнения и представления;
– нерегламентированные - документы, исполняемые по запросам.
в) по функциональным направлениям деятельности налоговой инспекции:
– правовые и нормативно-справочные документы (законы, указы, постановления органов государственной власти и управления) и организационно-методические документы (приказы, директивы, инструкции);
– документы исчисления и учета поступления налогов, сборов и других платежей (лицевые счета плательщиков налогов, банковские документы, налоговые расчеты, декларации);
– документы по контрольной работе инспекции (бухгалтерские отчеты, балансы, акты проверок предприятий и организаций, журналы учета контрольной работы);
– другие виды документов.
Важной составляющей внемашинного информационного обеспечения является система классификации и кодирования. АИС должна использовать единую систему классификации и кодирования информации, которая строится на основе применения:
а) общероссийских классификаторов:
– стран мира (ОКСМ);
– экономических районов (ОКЭР);
– объектов административно-территориального деления и населенных пунктов (СОАТО);
– органов государственного управления (СООГУ);
– отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
– видов экономической деятельности, продукции и услуг(ОКДП);
– валют (ОКБ);
– единиц измерений (СОЕИ);
б) ведомственных классификаторов:
– форм собственности (КФС);
– организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов (КОПФ);
– доходов и расходов бюджетов в РФ (КДРБ);
– типовых банковских счетов (КБС);
– банков (КБ);
в) системных классификаторов:
– налогов и платежей (КПП);
– объектов налогообложения (КОН);
– налоговых льгот (КНЛ);
– типов льгот по налогам (КТНЛ);
– штрафных санкций (КШС);
– идентификационных номеров налогоплательщиков (ИНН);
– системы обозначения Государственных налоговых инспекций (СОГНИ).
Основной формой организации данных для их накопления, обработки и хранения в ЭВМ должны быть базы данных (БД). Базы данных состоят из массивов. Функциональный и информационный состав БД зависит от специфики каждого рабочего места и от квалификации специалиста. Работа таких баз данных обеспечивается специальным программным обеспечением. Значительное место в информационном обеспечении АИС «Налог» занимают информационно-справочные системы. Для их функционирования создают:
– БД по законодательным и нормативным актам по налогообложению;
– БД инструктивных и методических материалов;
– БД по общеправовым вопросам.
Особенностью этих баз данных является то, что они активно используются всеми подразделениями налоговой инспекции.
3.6. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
СТРАХОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
3.6.1. Автоматизированные ИТ обработки данных
в страховании
Динамичный рост спроса на страховые услуги требует оперативности со стороны страховщиков, но большая трудоемкость документооборота, применение в основном бумажных носителей и отсутствие автоматизации выпуска страховых документов порой не позволяют удовлетворить требования клиентов.
Несовершенство процедур оформления документов и работы с клиентами – более негативный для потребителей страховых услуг фактор, чем пробелы в страховом и налоговом законодательстве или неполнота портфеля услуг той или иной страховой компании. Ведь организация документооборота – это именно тот процесс, в который клиент вовлечен наиболее тесно. Для страховщиков оптимизация документооборота в страховании – средство увеличить продуктивность работы персонала при одновременном уменьшении затрат на обработку обращений клиентов.
Сегодня ни одна из российских страховых компаний не может обходиться без использования автоматизированных информационных систем различного назначения и уровня сложности. Страхование является особым видом бизнеса, который в очень большой степени зависит от способности компании накапливать и оперативно извлекать и обрабатывать большие объемы точной и достоверной информации. Поэтому внедрение полноценной обработки данных является для страховщиков одним из важнейших элементов рыночного успеха и условием динамичного развития.
Кроме этого, АИС должна включать удаленные офисы, для которых разработано (или разрабатывается, или приобретается) специализированное программное обеспечение, ориентированное на максимальное ублаготворение потребности данной страховой компании.
Ключевым принципом построения автоматизированной системы страхования является комплексность и единое информационное пространство. Такой подход позволяет обеспечить непрерывность технологического цикла компании, избежать дублирования входной информации, а также ее передачи на бумажных носителях между подразделениями.
3.6.2. Особенности информационного обеспечения АИС
в страховании
Один из основных бизнес-процессов страховой компании – урегулирование убытка в результате наступления страхового случая. Представим этот процесс в виде последовательности этапов – например, при страховании транспортного средства от ущерба:
– заполнение заявления о наступлении страхового случая;
– предоставление страхователем всех необходимых документов, подтверждающих право страхователя/выгодоприобретателя собственности на объект страхования, а также право на получение страховой выплаты (копии паспорта технического средства, свидетельства о регистрации транспортного средства, талона техобслуживания, доверенности, договор купли-продажи имущества, копия страхового полиса, квитанции об оплате очередной страховой премии и проч.);
– направление на внутреннюю или независимую экспертизу причиненного ущерба;
– предоставление страхователем всех необходимых документов, подтверждающих факт события, приведшего к причинению ущерба имуществу страхователя (справки из ГИБДД, из МВД, из МЧС, из лечебных заведений и проч.);
– предоставление результатов экспертизы ущерба;
– принятие решения о выплате страхового возмещения, либо о способе урегулирования убытка страхователя;
– проведение выплаты страхового возмещения, учет данной выплаты, либо проведение взаиморасчетов с СТО и предоставление/учет/согласование калькуляций стоимости восстановительного ремонта;
– закрытие дела об урегулировании убытка.
Эта последовательность аналогична и для других типов страхования – например, страхования жизни: отличаются лишь комплекты предоставляемых документов и круг лиц, контролирующих процесс их предоставления и принятия решения по делу. Процесс урегулирования убытка обычно происходит последовательно.
В ходе него принимаются следующие решения:
– об открытии дела об урегулировании убытка;
– о проведении экспертизы ущерба;
– об отсутствии состава мошеннических действий;
– о полноте предоставления документов для урегулирования убытка;
– о положительном решении в урегулировании убытка и способе урегулирования;
– об увеличении размеров ущерба при обнаружении скрытых повреждений (для ТС) либо при изменении калькуляции ремонта и пр.;
– о закрытии дела.
На каждом этапе прохождения заявки по маршруту для принятия адекватного решения необходим доступ к полному пакету документов по ущербу, включая копию договора страхования/ полиса, который должен попадать в АИС непосредственно после его подписания клиентом.
Так как страховые компании часто имеют территориально-распределенную структуру, предоставление полного комплекта документов по делу на каждом этапе согласования приобретает особое значение: это позволяет исключить возможность мошенничества со стороны клиента или страхового агента, а также обеспечить оперативность рассмотрения дела.
Концепция страхового дела
Таким образом, автоматизированная система управления документооборотом в страховании решает следующие задачи:
– обеспечение непротиворечивости и актуальности данных, на основе которых принимается решение об урегулировании убытка;
– обеспечение соблюдения установленного маршрута урегулирования убытка;
– создания единого архива документов, необходимых для обеспечения процесса урегулирования убытка;
– предоставление оперативного доступа сотрудников к необходимым данным/документам на соответствующем этапе;
– предоставление механизмов контроля состояния дела на этапах согласования;
– ведение «виртуального дела» клиента, где агрегируются все необходимые документы для работы в процессе урегулирования убытка.
– он-лайн возможности для клиентов (отслеживание на сайте компании, на какой стадии сейчас рассмотрение заявки клиента).
Заключение договора
Согласование типовых договоров происходит автоматически по устоявшимся регламентам. Но если речь заходит о сверхлимитных либо нетиповых договорах, процесс согласования отличается от обычного. Для контроля процесса в АИС требуется:
1. Обеспечить четкую последовательность этапов согласования.
2. Обеспечить быстрый доступ к необходимой и актуальной информации и документации по договору, причем информация и документация должна быть едина и дополняема для всех участников процесса.
2. Информировать заинтересованных участников процесса о результатах.
3.Обеспечить аудит согласования.
4. Минимизировать временные издержки по передаче документов.
Покажем, как это может происходить на практике в случае, если речь идет, например, о договоре на страхование груза.
1. В страховую компанию (СК) обращается клиент с желанием застраховать доставку товара своему контрагенту.
2. Менеджер СК просит клиента заполнить анкету. Далее анкета сканируется, ей присваиваются реквизиты (наименование компании, дата, предмет обращения клиента и т. п.), и она попадает в единую базу данных СК, в специально созданную папку, например «Перевозчик».
3. Андеррайтеры СК рассматривают поступившую в базу анкету. Если предполагаемая сделка – типовая, то они отправляют в базу данных соответствующий договор, который тут же попадет менеджеру, работающему с клиентом. Если сделка нетиповая, то они производят необходимые расчеты по страховой премии, вносят их в договор и отправляют данный документ в базу данных с пометкой «должен пройти визирование юридического отдела».
4. Юридический отдел рассматривает поступивший документ, вносит свои корректировки и после визирования отправляет документ в базу данных, в папку «Перевозчик».
5. Менеджеру по работе с клиентами по электронной почте приходит извещение, что документ прошел все инстанции и готов к подписанию. Документ находится в общей базе данных. Менеджер приглашает клиента для подписания договора, распечатывает из базы готовый договор и отдает его на подпись клиенту.
6. Подписанный договор сканируется, ему присваиваются реквизиты и он отправляется в базу данных, в папку «Перевозчик».
7. Сотрудники отдела, ответственного за расчеты с клиентами, на основании подписанного договора выставляют счет и отправляют его клиенту. Все документы, начиная от счета и заканчивая актом о выполненных работах, сохраняются в базе данных, в папке «Перевозчик».
Урегулирование страхового случая
Для обеспечения эффективного взаимодействия по процессу требуется:
– обеспечить формирование «пакета документации«, в котором будут видны связи между всеми документами по страховому случаю;
– обеспечить доступ к единой базе клиентских договоров и полисов;
– обеспечить доступ к единой базе фотоматериалов, результатам экспертиз и пр.;
– обеспечить четкую последовательность прохождения процесса по службам компании;
– обеспечить возможность доступа к данным по страховому случаю удаленно, посредством web технологий.
Особенностями процесса урегулирования убытков является:
– большое количество документов (заявление, копии необходимых документов, фотографии ущерба, документы оценщиков и пр.);
– согласования в различных подразделениях компании;
– часто достаточная удаленность страхователя от центра принятия решения по страховому случаю;
– при положительном решении — контроль выплаты либо процесса возмещения ущерба.
Рассмотрим, как может протекать этот процесс при автоматизированном документообороте.
1. Автолюбитель из Москвы поехал в Санкт-Петербург и попал там в аварию.
2. Он обратился в петербургский филиал страховой компании. Менеджер открывает папку обратившегося клиента, смотрит договор, регистрирует заявление клиента, принимает подтверждающие аварию документы: справку из ГИБДД, фотографии с места аварии и т. п. Все эти документы сканируются и заносятся в базу данных, в папку клиента.
3. Вернувшись в Москву, автолюбитель обращается теперь уже в свой «родной» офис с заявлением на выплату компенсации. Менеджер московского офиса СК открывает папку клиента, видит все документы и фотографии и, проанализировав их, выносит свое заключение.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Винокуров кадрового учета. – М.: ИНФРА - М, 2009 – 222 с.
2. , . Секреты профессиональной работы с программой «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8». Введение в конфигурацию. Издательство: 1С-Паблишинг, 2010.
3. Гутгартц системы управления персоналом. – Иркутск.: Изд-во ИГЭА, 2с.
Список электронных источников информации
1. http://www. /catalog/otraslevie-resheniya/finansoviy-sektor/
2. http://*****/otrasli/strakhovanie
3. http://www. *****/
