Памятка по управлению учебной и учебно-методической документацией деканатов/дирекций, кафедр МарГУ
Деканат /дирекция
Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Примечание | |||||||||||||||
Приказы ректора по личному составу студентов. Копии | В хронологическом порядке (по учебным годам с разделителями) | ||||||||||||||||
Приказы ректора о прохождении практики студентами. Копии | Можно объединить в один том с приказами ректора по личному составу студентов | ||||||||||||||||
Государственные образовательные стандарты. Копии | Скачивается с сайта ***** вместе с приказом об утверждении. Должен быть штамп «Для учебных целей» - проставляется в УМУ | ||||||||||||||||
Отчеты председателей государственных аттестационных комиссий | Должны быть подписаны ректором или первым проректором-проректором по учебной работе. Подпись скрепляется гербовой печатью вуза | ||||||||||||||||
Учебные планы по специальностям/направлениям подготовки | Должны быть учтенные экземпляры (номер в соответствии с листом рассылки в УМУ) | ||||||||||||||||
Программы государственных экзаменов | Программы государственных экзаменов ежегодно переутверждаются на заседаниях выпускающих кафедр. Коррективы вносятся с учетом новых нормативных актов и документов, изданной литературы, и др. Внесенные дополнения и изменения на учебный год фиксируются на оборотной стороне титульного листа программы. Тексты дополнений и изменений на отдельных листах подшиваются к программе государственных экзаменов. Сведения о переутверждении программы государственного экзамена
| ||||||||||||||||
Программы практики | Положение о порядке проведения практики студентов «…5.6. Учебно-методическое обеспечение практики осуществляют выпускающие кафедры. По распоряжению зав. выпускающей кафедрой назначается лицо или круг лиц, ответственных за разработку программы практики. Программа составляется на основе требований ГОС/ФГОС ВПО и примерной основной образовательной программы соответствующей специальности/направления подготовки. Проект программы представляется зав. производственной практикой для проверки ее на соответствие ГОС/ФГОС ВПО. В случае отсутствия замечаний по содержанию и оформлению программы практики она возвращается на факультет/институт для утверждения на заседании выпускающей кафедры и Ученого совета факультета/института. После утверждения программы на факультете/институте она передается в учебно-методическое управление для согласования с зав. производственной практикой и первым проректором-проректором по учебной работе. Подпись первого проректора – проректора по учебной работе заверяется гербовой печатью университета. Оригинал программы практики хранится у зав. производственной практикой учебно-методического управления. На выпускающей кафедре хранится копия программы практики. Программы практик ежегодно переутверждаются на заседаниях выпускающих кафедр. Коррективы вносятся с учетом новых нормативных актов и документов, изданной литературы, и др. Внесенные дополнения и изменения на учебный год фиксируются на оборотной стороне титульного листа оригинала программы. Тексты дополнений и изменений на отдельных листах подшиваются к программе практики. Сведения о переутверждении программы практики
| ||||||||||||||||
Рабочие учебные планы на учебный год | Вписать в номенклатуру после утверждения рабочих учебных планов | ||||||||||||||||
Расчет часов по специальностям/направлениям подготовки | Согласовываются с заведующими выпускающих кафедр, деканом факультета/директором института, начальником учебно-методического управления | ||||||||||||||||
Сводные экзаменационные ведомости | В соответствии с утвержденной формой в Альбоме бланков. Заполняются своевременно после промежуточной аттестации. | ||||||||||||||||
Экзаменационные ведомости, экзаменационные листы | Положение о проведении текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации студентов «…2.2.16. Экзаменационная ведомость должна иметь номер, содержать наименование дисциплины, фамилию преподавателя, количество часов (трудоемкость) по учебному плану и дату проведения зачета, экзамена. (Дата проведения экзамена, зачета, фамилия преподавателя должны проставляться в соответствии с расписанием зачетов, экзаменов, графиком защиты курсовых работ (проектов), приказом о практике, графиком ликвидации академической задолженности) 2.2.17. По окончании экзамена экзаменатор подводит суммарный оценочный итог и в день проведения экзамена представляет экзаменационную ведомость в деканат факультета/дирекцию института. Ведомость с результатами сдачи зачета представляется в деканат не позднее последнего дня зачетной недели. Исправления в закрытых ведомостях не допускаются. 2.2.18. Неявка студента на зачет, экзамен отмечается преподавателем в экзаменационной ведомости словами «не явился». 2.2.19. Студент, не явившийся для сдачи зачета, экзамена обязан в трехдневный срок представить письменные объяснения причин неявки. 2.2.20. При наличии документально подтвержденной уважительной причины неявки студента на зачет декан факультета/директор института вправе продлить срок сдачи зачета (но не более чем до даты окончания сессии). 2.2.21. Студенту, не явившемуся на экзамен по болезни и представившему медицинскую справку установленного образца (причиной неявки на экзамен может быть другая уважительная причина, документально подтвержденная), приказом ректора по личному заявлению студента предоставляется продление экзаменационной сессии на количество дней болезни с учетом того, что на подготовку к экзамену по каждой дисциплине отводится в период сессии не менее 3-х дней. Справка о временной нетрудоспособности студента регистрируется в деканате/дирекции и хранится в личном деле студента. 2.2.22. При отсутствии документально подтвержденной уважительной причины неявки студента на зачет, экзамен декан факультета/директор института или по поручению декана/директора преподаватель учебной дисциплины проставляет в экзаменационной ведомости рядом с записью «не явился» запись «не зачтено» или неудовлетворительную оценку, текущую дату и свою подпись. Срок пересдачи зачета, экзамена в этом случае не продляется, они составляют академическую задолженность, которая может быть ликвидирована в установленном порядке…» «…2.4.1. Имеющим академическую задолженность (академическую неуспеваемость), а значит не выполнившим учебный план, считается студент, не сдавший к окончанию сессии хотя бы один экзамен или зачет, установленный для данной сессии учебным планом. 2.4.2. Пересдача экзамена или зачета, по которому получена неудовлетворительная оценка в период экзаменационной сессии, как правило, не допускается. (Допускается только в исключительных случаях по распоряжению декана факультета/директора института). 2.4.3. Студенты очной формы обучения, получившие в экзаменационную сессию не более двух неудовлетворительных оценок, могут ликвидировать академическую задолженность в первый месяц после окончания каникул по итогам зимней сессии и в течение сентября по итогам летней сессии в соответствии с установленным деканом/директором графиком ликвидации академической задолженности в свободное от аудиторных занятий и практики время. (Приложение Г). Студентов очной формы обучения, имеющих академическую задолженность, не рекомендуется направлять на базы практики, располагающиеся за чертой города. Студенты заочной формы обучения могут ликвидировать академическую задолженность в период следующей сессии. Студенты, не ликвидировавшие академическую задолженность в установленные графиком сроки, отчисляются из университета. 2.4.4. Студент допускается к ликвидации академической задолженности при наличии направления деканата, а именно, оформленного надлежащим образом зачетного или экзаменационного листа. Зачетный или экзаменационный лист действителен в течение 3-х дней, подшивается к основной экзаменационной ведомости группы. 2.4.5. Пересдача неудовлетворительной оценки или оценки «не зачтено» по одной и той же дисциплине допускается не более двух раз. Для приема зачета, экзамена в третий раз формируется аттестационная комиссия (распоряжением декана факультета/директора института) не менее чем из трех преподавателей, как правило, во главе с заведующим кафедрой. Результаты зачета, экзамена в таком случае оформляются экзаменационным листом с особой пометкой «комиссия», который подшивается к основной экзаменационной ведомости. Решение комиссии является окончательным. 2.4.6. Студенты, - получившие в сессию неудовлетворительные оценки по трем и более дисциплинам; - получившие три неудовлетворительные оценки по одной дисциплине; - не ликвидировавшие академическую задолженность в установленные сроки; - не выполнившие программу практики или получившие неудовлетворительную оценку при защите отчета; - не ликвидировавшие разницу в учебных планах в установленные сроки, по представлению декана факультета/директора института приказом ректора отчисляются из университета…» «…2.2.6. Порядок досрочной сдачи отдельных зачетов, экзаменов в пределах учебного года при условии выполнения студентами программы соответствующего курса (включая текущую аттестацию), а также порядок досрочной сдачи экзаменационной сессии хорошо успевающими студентами устанавливается Ученым советом факультета/института.» | ||||||||||||||||
Полугодовые статистические отчеты по итогам экзаменационных сессий | В соответствии с формой программного обеспечения «Сессия» | ||||||||||||||||
Договоры о социальном партнерстве. Копии | Хранятся договоры вуза или факультета/института с организациями/предприятиями по направлениям деятельности факультета/института, в том числе договоры о практике | ||||||||||||||||
Графики учебного процесса | Хранятся графики текущего учебного года. Остальные списываются | ||||||||||||||||
Расписание учебных занятий, зачетов, экзаменов | Хранятся расписания текущего учебного года и четного семестра прошлого учебного года. Остальные списываются | ||||||||||||||||
График защиты курсовых работ (проектов) | Хранятся графики текущего учебного года и четного семестра прошлого учебного года. Остальные списываются. | ||||||||||||||||
Расписание работы ГЭК, ГАК | Списываются по истечении года после утверждения. | ||||||||||||||||
Учебные карточки студентов | Заполняются своевременно (после промежуточной аттестации) | ||||||||||||||||
Зачетные книжки | Результаты защиты курсовых работ (проектов) заносятся в поле «Теоретический курс». В зачетных книжках для 1 курса прописывается количество зачетных единиц в соответствии с рабочими учебными планами. | ||||||||||||||||
Списки студентов по курсам и группам | В соответствии с утвержденной формой в Альбоме бланков | ||||||||||||||||
Заявления студентов, объяснительные записки, справки | В хронологическом порядке (по учебным годам с разделителями) | ||||||||||||||||
Журналы регистрации экзаменационных ведомостей и экзаменационных листов | В соответствии с утвержденной формой в Альбоме бланков. «…По окончании экзамена экзаменатор подводит суммарный оценочный итог и в день проведения экзамена представляет экзаменационную ведомость в деканат факультета/дирекцию института. Ведомость с результатами сдачи зачета представляется в деканат не позднее последнего дня зачетной недели…» | ||||||||||||||||
Журнал текущего контроля успеваемости студентов | В соответствии с утвержденной формой в Альбоме бланков. | ||||||||||||||||
Журнал учета посещаемости учебных занятий | В соответствии с утвержденной формой в Альбоме бланков. Подписи преподавателей проставляются своевременно (сразу после аудиторного занятия). | ||||||||||||||||
Журнал учета замены учебных занятий | В соответствии с утвержденной формой в Альбоме бланков. | ||||||||||||||||
Журнал выдачи дубликатов студенческих билетов и зачетных книжек | В соответствии с утвержденной формой в Альбоме бланков. | ||||||||||||||||
Журнал регистрации справок-вызовов* | В соответствии с утвержденной формой в Альбоме бланков. |
* Дописать в номенклатуру дел деканатам/дирекциям, которые реализуют заочную форму обучения
Кафедра
Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Примечание |
Протоколы заседаний ГЭК, ГАК | Хранятся оригиналы протоколов. Сквозная нумерация отдельно для ГЭК и ГАК. Не более 12 протоколов в день. (Нумерация протоколов второго дня заседания комиссии начинается с 13, если в первый день было 12 протоколов) | |
Государственные образовательные стандарты. Копии | См. комментарии к деканату/дирекции | |
Программа государственного экзамена | См. комментарии к деканату/дирекции | |
Программы практики. Копии | См. комментарии к деканату/дирекции | |
Учебные планы по специальностям/направлениям подготовки Копии | См. комментарии к деканату/дирекции | |
Отчеты председателей государственных аттестационных комиссий | См. комментарии к деканату/дирекции | |
Отчеты руководителей практики | Отчет общего руководителя практики | |
Отчеты и дневники студентов о прохождении практики | В соответствии с рекомендованной формой. Форма отчета и дневника утверждается зав. производственной практикой. К отчетам прилагаются анкеты о качестве организации и прохождении практики | |
Учебно-методические комплексы по дисциплинам учебного плана, в том числе рабочие программы учебных дисциплин (модулей) | «…Учебно-методический комплекс по учебной дисциплине должен иметь титульный лист и содержание с перечислением составных частей УМК без указания страниц. Каждая составная часть УМК должна иметь отдельную сквозную нумерацию. ..» «…3.4. Материалы текущего контроля, промежуточной аттестации и итогового контроля знаний: · варианты контрольных работ; · тестовые задания по учебной дисциплине; · материалы промежуточной аттестации и итогового контроля знаний студентов по дисциплине (вопросы к зачету, билеты к экзамену). Материалы текущего контроля, промежуточной аттестации и итогового контроля знаний разрабатываются автором или коллективом авторов учебно-методического комплекса по конкретной дисциплине и утверждаются на заседании кафедры на каждый учебный год. Любые оценочные средства, оформленные в виде отдельного от рабочей программы документа, должны быть идентифицированы путем нанесения надписи о принадлежности к учебной дисциплине, учебному году, дате и номеру протокола заседания кафедры, на котором они были утверждены…» «…4.5. Преподаватель-разработчик, составитель учебно-методического комплекса по дисциплине ежегодно вносит необходимые изменения и дополнения в соответствующие разделы учебно-методического комплекса: рабочую программу, методические рекомендации по изучению учебной дисциплины; учебно-методические материалы и др. Внесенные изменения и дополнения утверждаются на заседании кафедры, регистрируются и доводятся до сведения выпускающей кафедры. Всем изменениям и дополнениям, внесенным в течение учебного года, присваивается один и тот же порядковый номер. Тексты изменений и дополнений на отдельных листах вкладываются в соответствующие разделы учебно-методического комплекса непосредственно за листами с текстом в старой редакции. Новым листам присваиваются номера страниц текста в старой редакции с добавлением строчной буквы русского алфавита «а» («б», «в» и т. д. в случае новой редакции текста на нескольких листах). Номер страницы со строчной буквой проставляется в правом нижнем углу, слева от номера делается запись «Изменение №…». Измененный или дополненный текст на новых листах выделяется заливкой светло-серого цвета…» | |
Экзаменационные ведомости, экзаменационные листы | См. комментарии к деканату/дирекции | |
Перечень тем выпускных квалификационных работ (проектов) | Утверждается на заседании кафедры с учетом предоставления права выбора студенту (тем должно быть больше, чем студентов закрепленных за преподавателем) | |
Выпускные квалификационные работы (проекты) студентов | Оформление в соответствии с Методическими рекомендациями по оформлению рефератов, курсовых и выпускных квалификационных работ (проектов) (на web-странице библиотеки МарГУ). «…2.18. Не позднее чем за четыре дня до защиты ВКР сдаётся на выпускающую кафедру и регистрируется в журнале регистрации выпускных квалификационных работ (проектов). На титульном листе ВКР должны стоять подписи студента, научного руководителя, рецензента, заведующего выпускающей кафедры. К ВКР прилагается отзыв научного руководителя и рецензия…» | |
Отзывы и рецензии на выпускные квалификационные работы (проекты) | Могут храниться вместе с ВКР. Если рецензент не работает в вузе, его подпись должна быть заверена печатью организации, в которой он работает | |
Перечень тем курсовых работ (проектов) | Утверждается на заседании кафедры с учетом предоставления права выбора студенту (тем должно быть больше, чем студентов закрепленных за преподавателем) | |
Курсовые работы (проекты) студентов | Оформление в соответствии с Методическими рекомендациями по оформлению рефератов, курсовых и выпускных квалификационных работ (проектов) (на web-странице библиотеки МарГУ). Курсовые работы (проекты) регистрируются в журнале регистрации курсовых работ (проектов) до защиты. | |
Договоры о социальном партнерстве. Копии | См. комментарии к деканату/дирекции | |
Индивидуальные планы работы преподавателей | Согласовываются с зав. кафедрой, деканом факультета/директором института, начальником УК, начальником УМУ, утверждаются первым проректором-проректором по учебной работе. | |
Месячные ведомости учета работы преподавателей | В соответствии с утвержденной формой в Альбоме бланков. Заполняются по окончанию каждого месяца. | |
Расписание работы ГЭК, ГАК. Копии | См. комментарии к деканату/дирекции | |
График защиты курсовых работ. Копии | См. комментарии к деканату/дирекции | |
Расписание учебных занятий, зачетов, экзаменов. Копии | См. комментарии к деканату/дирекции | |
Перечень дисциплин, закрепленных за кафедрой | Выписка из приказа о закреплении дисциплин, закрепленных за соответствующей кафедрой на учебный год. | |
Расчеты часов по специальностям/направлениям подготовки | См. комментарии к деканату/дирекции | |
Расчет часов по кафедре на учебный год | Согласовываются только с начальником УМУ | |
Годовые отчеты преподавателей о выполнении индивидуального плана | В соответствии с утвержденной формой в Альбоме бланков. | |
Сведения о выполнении учебной нагрузки преподавателями кафедры | В соответствии с утвержденной формой в Альбоме бланков. По решению ректората от 01.01.2001 г., данный отчет утверждается зав. кафедрой и деканом факультета/директором института и предоставляется в учебно-методическое управление по окончанию каждого полугодия. | |
Программа итогового государственного экзамена | См. комментарии к деканату/дирекции |
Основные замечания по итогам проверки документации экзаменационных сессий:
- даты фактической сдачи экзамена, зачета или ликвидации академической задолженности не совпадают с датами, утвержденными в расписании зачетов и экзаменов или графике ликвидации академической задолженности; в экзаменационных ведомостях в случае отсутствия документально подтвержденной уважительной причины неявки студента на зачет, экзамен, рядом с записью «не явился» не проставлена запись «не зачтено» или неудовлетворительная оценка (нарушение п.2.2.22 Положения о проведении текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации студентов); отсутствуют решения Ученого совета института/факультета о досрочной сдаче экзаменационной сессии, допуске к экзаменам без сдачи всех зачетов или продлении сроков ликвидации академической задолженности (нарушение пп.2.2.6, 2.2.24 Положения о проведении текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации студентов); перенос сессии для студентов, не явившихся на экзамен по уважительной причине, оформляется распоряжением декана факультета/директора института вместо приказа ректора (нарушение п.2.2.21 Положения о проведении текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации студентов); допускается пересдача неудовлетворительной оценки в период экзаменационной сессии (нарушение п.2.4.2 Положения о проведении текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации студентов) без распоряжения декана факультета/директора института.
