2.3.Макросы в Word
1.Общие сведения
Макросы представляют собой подпрограммы на Visual Basic, встроенные в документ Word.
Их основное назначение – автоматизация часто повторяющихся последовательностей операций, связанных с работой в Word.
Прежде чем создавать макрос необходимо определиться со следующей группой вопросов:
а) Каково назначение макроса?
Здесь нужно четко представлять, что должен делать макрос.
б) Какова область действия макроса?
Будет ли создаваемый макрос глобальным, т. е. действовать всегда и во всех типах документов или он будет локальным, т. е. действовать только в документах определенного типа или в выделенных частях текста.
в) Способ запуска макроса.
Запустить макрос на выполнение можно несколькими способами. Основными из них являются:
- запуск из редактора Visual Basic;
- с помощью комбинации специальных клавиш;
- с помощью кнопки на панели инструментов;
- автоматически запускаться при определенных ситуациях (например, при закрытии документа).
2. Пример
Во многих организациях на одной и той же ЭВМ могут работать несколько человек. При этом, каждый из них, работая в Word, может перенастроить его под свои задачи. И поэтому следующему работнику приходится терять время на перенастройку Word.
Предположим, что нам необходимы следующие настройки Word:
- размер шрифта = 14;
- тип шрифта = “Times New Roman”;
- масштаб = 75%.
Указанные настройки можно каждый раз делать и вручную. Но можно эти команды записать в макрос и, запуская его одним нажатием, сэкономить время.
Создание макроса состоит из следующих этапов:
1.Запись макроса:
Сервис > Макрос > Начать запись > В появившемся окне запроса о параметрах макроса указать только осмысленное имя макроса, например, - Настройка и Ok.
Система перейдет в режим записи макроса. Признаком режима является то, что курсор примет форму магнитофонной кассеты со стрелкой. Здесь необходимо очень аккуратно выполнить только необходимые команды и тут же остановить запись: Сервис > Макрос > Остановить запись.
2. Обеспечение запуска макроса.
Для малоопытных пользователей самым удобным способом является запуск макроса с помощью командной кнопки. Для ее создания:
Сервис > Настройка > В окне «Настройка» выбрать закладку «Команды» > В списке категорий выбрать категорию «Макросы» > В списке команд появится перечень имеющихся макросов > Установить указатель мыши на макрос «Настройка и перетащить его на панель инструментов.
Для придания товарного вида кнопке необходимо:
Не закрывая окна «Настройка» установить указатель мыши на только что перетащенную кнопку > Щелкнуть правой кнопкой мыши > С помощью открывшегося меню можно изменить надпись на кнопке, выбрать рисунок для нее, нарисовать свой рисунок и т. д. > После оформления кнопки окно «Настройка» закрыть.
3. Проверка действия макроса
Если при щелчке по созданной кнопке макрос делает что-то не то (а чаше вообще ничего не делает), то его необходимо исправить. Если макрос очень простой, то для малоопытных пользователей проще всего перезаписать макрос заново, используя команды пункта 1.
Если же проявить квалификацию, то:
Сервис > Макрос > Макросы > Выбрать нужный > Изменить > Система перейдет в редактор Visual Basic, в котором будет представлен текст выбранного макроса.
Для рассматриваемого примера должно появиться примерно следующее:
Sub Настройка()
'
' Макрос записан 19.03.2007
'
Selection. Font. Size = 14
Selection. Font. Name = "Times New Roman"
ActiveWindow. ActivePane. View. Zoom. Percentage = 75
End Sub
Здесь все команды настройки записаны в виде команд Visual Basic.
Методы работы в редакторе аналогичны работе в редакторе Word. В принципе для исправления текста макроса достаточно номинальных познаний английского языка. Поэтому, если Вы в тексте обнаружите что-то лишнее, то это лишнее можно просто удалить.
3.Задания на технику создания макросов (Office 2003)
Целью заданий этого уровня является освоение техники создания макросов.
Создать макрос, который
1. Выделенную часть текста оформляет в соответствии с заданным стилем оформления (берет в рамку, заливает, устанавливает специальный вид шрифта).
2. По всему тексту cсимволы цифр меняет на слово «число».
Указание. Для организации поиска и замены использовать команды Правка > Заменить > Больше > Специальный.
3. Из второго окна (во второе окно текст должен быть предварительно загружен) вырезает первый абзац и вставляет его в указанное курсором место первого текста.
4. В указанное курсором место вставляет таблицу с заданными параметрами (при зафиксированы параметры оформления, заголовки столбцов и число столбцов и строк).
5. Удаляет из текста все цифры.
См. указание к заданию 2.
6. По всему тексту заменяет пробел на два пробела.
7. Сортирует записи таблицы по первому столбцу, а затем добавляет слева новый столбец и нумерует строки
8. В указанное курсором место вставляет выбранный из коллекции ClipArt рисунок.
9. Создать два макроса. Первый - выделенную часть текста преобразует в двухколоночный вариант. Второй – многоколоночный текст преобразует в одноколоночный.
10. В последней колонке таблицы, на которой стоит курсор, вычисляет сумму данного столбца.
Указание. Использовать команды Таблица > Формула.
11. Устанавливает необходимые настройки Word.
12. Устанавливает размер выделенного рисунка в тексте, равный 1/3 ширины текста (рисунок должен меняться пропорционально по ширине и высоте).
Указание. Использовать команды Формат > Объект > Размеры.
В выделенной части текста преобразует все символы в прописные. В указанное курсором место текста вставляет заготовку формулы. Например, такую:
В указанное курсором место вставляет выбранный из коллекции ClipArt рисунок.
