Филиал федерального государственного бюджетного образовательного

учреждения высшего профессионального образования

«Кемеровский государственный университет» в г. Юрге (ЮФ КемГУ)

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА

дисциплины

«Документационное обеспечение управления»

для специальности

080107 Налоги и налогообложение

2012


ОДОБРЕНА

цикловой методической

комиссией

социально-гуманитарных

дисциплин

Председатель _______________

Составлена в соответствии с Государственными требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускника по специальности

Заместитель директора

по учебной работе ______________

Автор:

Рецензенты:

, ведущий специалист по кадрам ЮФ КемГУ

, заведующий архивным отделом администрации города Юрги

СОДЕРЖАНИЕ

Пояснительная записка……………………………………………………………….4

Тематический план учебной дисциплины……………………………………………6

Содержание учебной дисциплины……………………………………………………7

Перечень практических занятий……………………………………………………..14

Задания для самостоятельной работы……………………………………………….15

Литература……………………………………………………………………………..16

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Рабочая программа учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» предназначена для реализации Государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по специальности 080107 Налоги и налогообложение среднего профессионального образования и едина для всех форм обучения.

Учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления» является общепрофессиональной в структуре основной профессиональной программы специальности.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Настоящая программа учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» составлена с целью подготовки выпускников, обладающих теоретическими знаниями и практическими на­выками по составлению и оформлению документов, по применению совре­менных методов документационного обеспечения управления.

В результате изучения дисциплины студент должен

иметь представление:

-  о роли документа в жизни человека и общества, о значении дело­производства в области управления и тенденциях его раз­вития;

знать:

-  терминологию в области документационного обеспечения управ­ления;

-  нормативные документы, регламентирующие составление и оформление документации, порядок работы с ними;

-  правила составления и оформления организационно-рас­порядительных документов, входящих в Унифицированную систе­му организационно-распорядительных документов (УСОРД);

-  технологию, применяемую при документационном обеспечении управления в организациях;

-  порядок проведения экспертизы ценности документов и подго­товки дел к архивному хранению;

уметь:

-  пользоваться изученными стандартизированными терминами;

-  применять на практике государственные стандарты, другие нор­мативно-методические документы, регламентирующие организацию документационного обеспечения управления;

-  составлять и правильно оформлять основные виды организацион­но- распорядительных документов;

-  выполнять определенные виды работ (в рамках изученных) по ор­ганизации документационного обеспечения управления.

Программа состоит из введения и двух разделов: раздел 1 Доку­ментирование; раздел 2 Организация работы с документами.

Изучение документационного обеспечения управления начинается с рассмотрения основных понятий в документоведении и ха­рактеристик документа, способов создания документов, направлений их унификации и стандартизации. Далее студенты знакомятся с действующими в стране унифицированными системами документации (УСД), более подробно останавливаясь на характеристике Унифицированной системы организационно-распорядительных документов (УСОРД).

В первый раздел программы также включены темы, раскрываю­щие правила оформления документов, входящих в эти системы, правила оформления и выдачи копий документов в учреждениях, организациях, на предприятиях.

После изучения теоретического материала программой предусмот­рено выполнение практических работ по оформлению наиболее часто встречающихся в практике организационно-распорядительных документов.

Второй раздел программы посвящен изучению типовой технологии работы с документами в организациях, применению офисной и вычисли­тельной техники, особенностям работы с отдельными категориями доку­ментов. Практиче­ские работы в данном разделе даны также с учетом профиля специальности - это те виды работ, с которыми будущий выпускник встретится в любой организации.

В содержании учебной дисциплины по каждой теме приведены тре­бования к формируемым представлениям, знаниям и умениям.

При изучении дисциплины, особенно при выполнении практических работ, постоянно подчеркивается ее прикладной характер, показывается, где и когда изучаемые теоретические положения и получаемые умения и навыки могут быть использованы в будущей практической деятельности.

Для проверки знаний студентов по окончании изучения всех тем проводится дифференцированный зачет.

Для более эффективного обучения аудиторные занятия сочетаются с самостоятельной работой студентов, одной из форм которой является составление и оформление документов, не вошедших в тематику практических работ, а также изучение отдельных дидактических единиц, отмеченных *, изучение документооборота отдельных организаций.

В конце программы приведен перечень нормативно-методических документов, список основной и дополнительной литературы, рекомендо­ванной к использованию при изучении дисциплины.

Рабочая программа рассчитана на 48 часов, в том числе 24 часа отводится на практические занятия.

ТЕМАТИЧЕСКИЙ План УЧЕНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

Наименование разделов и тем

Макс. учебная нагрузка студента, час

Количество аудиторных часов

Самостоятельная работа студента

Всего

Практ. занятия

Введение

2

2

-

Раздел 1 Документирование

36

26

14

10

Тема 1.1 Понятие о документах, спосо­бах документирования и о но­сителях информации

2

2

Тема 1.2 Унифицированная система ор­ганизационно-распорядитель­ной документации (УСОРД). Реквизиты и бланки

10

6

4

4

Тема 1.3 Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов

20

14

8

6

Тема 1.4 Правила оформления и выдачи копий документов

4

4

2

Раздел 2 Организация работы с документами

27

20

10

7

Тема 2.1 Служба документационного обеспечения управления. Тре­бования к организации доку­ментооборота

2

1

1

Тема 2.2 Информационно-справочная работа

2

1

1

Тема 2.3 Организация приема, рассмот­рения, регистрации и исполне­ния документов

5

4

2

1

Тема 2.4 Контроль исполнения докумен­тов

2

1

1

Тема 2.5 Организация отправки исходя­щих документов

2

1

1

Тема 2.6 Организация оперативного хра­нения документов. Номенкла­тура дел

5

4

2

1

Тема 2.7 Экспертиза ценности докумен­тов

5

4

2

1

Тема 2.8 Подготовка дел к архивному хранению. Основные понятия об архивном хранении

4

4

4

Всего по дисциплине

65

48

24

17

СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
ВВЕДЕНИЕ

Студент должен

иметь представление:

-  о роли документационного обеспечения управления как функции управления, взаимосвязи с другими функциями управления;

-  о значении знаний по дисциплине для процесса освоения основ­ной профессиональной программы по специальности.

Содержание дисциплины и ее роль в подготовке специалиста. Связь с другими общепрофессиональными и специальными дисциплинами.

Понятие «документационное обеспечение управления» (делопро­изводство). Документационное обеспечение управления как функция управ­ления, взаимосвязь с другими функциями управления. Документационное обеспечение управления как система работы с документами. Современные требования к его организации, к применению современной офисной и вы­числительной техники.*

Источники и литература по дисциплине: законодательные акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, основ­ная и дополнительная литература.

Раздел 1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
Тема 1.1 Понятие о документах, способах документирования и

о носителях информации

Студент должен

знать:

-  определения основных терминов: информация, документ, доку­ментирование, официальный документ, личный документ, элек­тронный документ;

-  основные функции документа, их характеристику, роль докумен­та в жизни человека и общества, в сфере права и управления;

-  основные способы документирования и их взаимосвязь с матери­альными носителями информации;

-  виды носителей информации;

-  краткую характеристику документов, созданных разными спосо­бами документирования.

Понятия «информация» и «документ». Роль информации в соци­ально-экономических процессах. Полифункциональность документа.

Понятие о документировании. Обязательность документирования информации. Законодательные акты, регламентирующие организацию ра­боты с документированной информацией.

Основные способы документирования. Материальные носители информации и их влияние на долговечность и сохранность документа. Влияние научно - технического прогресса на документ и документирование*.

Определение понятий «документ», «автор документа», «офици­альный документ», «личный документ» по ГОСТ Р .

Расширение понятия «документ» с развитием науки и техники*. Понятие «электронный документ»*. Законодательные акты, регламентирую­щие организацию работы с электронными документами*.

Тема 1.2 Унифицированная система

организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты и бланки

Студент должен

знать:

-  состав УСОРД, области ее применения;

-  нормативные документы, регламентирующие состав и область применения УСОРД;

-  состав реквизитов организационно-распорядительных докумен­тов (ОРД), правила их оформления по ГОСТу Р 6.30-2003;

-  виды бланков ОРД и требования к бланкам по ГОСТу Р 6.30-2003;

уметь:

-  конструировать бланки конкретной организации.

Характеристика, состав и содержание ГОСТа Р 6.30-2003. Унифи­цированные системы документации. Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению доку­ментов.

Состав и схема расположения реквизи­тов на формуляре-образце, способы оформления.

Правила оформления реквизитов, регламентированных ГОСТом Р 6.30-2003.

Понятие «бланк документа». Виды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Тема 1.3 Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов

Студент должен

знать:

-  основные группы организационно-распорядительных документов (организационные, распорядительные, информационно-справочные);

-  основные виды и разновидности ОРД, входящие в УСОРД, и требования к их оформлению;

уметь:

-  оформлять основные виды и разновидности организационно-распорядительных документов в соответствии с требованиями УСОРД.

Основные группы организационно-распорядительных документов. Характеристика и состав организационных документов, входящих в УСОРД (устава, положения, инструкции, должностной инструкции, правил штатного расписания, структуры и штатной численности), требования к их оформлению.

Характеристика и состав распорядительных документов, входящих в УСОРД (постановления, приказов по основной деятельности и по личному составу, решения, распоряжения, указания, совместного распорядительного документа), требования к их оформлению.

Характеристика и состав информационно-справочных документов, входящих в УСОРД (служебных писем, справок, заявлений, докладной записки, акта, протокола и др.), требования к их оформлению.

Тема 1.4 Правила оформления и выдачи копий документов

Студент должен

знать:

-  нормативные документы, регламентирующие порядок оформления и выдачи копий в организациях;

-  правила оформления основных видов копий документов, выдаваемых в организациях:

-  правила выдачи копий документов в организациях;

уметь:

-  заверять различные виды копий официальных документов, выдаваемых в организациях.

Виды копий, определяемые способом их воспроизведения. Копии, различаемые по способу их удостоверения.

Требования к оформлению различных видов копий документов, выдаваемых в организациях (копии-отпуска, полной копии официального документа, выписки из официального документа).

Особенности заверения копий нотариальными конторами и должностными лицами организаций.

Нормативно-методические документы, регламентирующие порядок выдачи и требования к оформлению копий в организациях, которые являются авторами документов.

Раздел 2 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Тема 2.1 Служба документационного обеспечения управления.

Требования к организации документооборота

Студент должен

знать:

-  состав основных нормативных документов, регламентирующих организацию работы службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ);

-  типовые структуры и должностной состав служб ДОУ;

-  перечень основных этапов работы с документами в организациях;

-  факторы, влияющие на организацию и технологию документаци­онного обеспечения управления;

-  основные принципы организации документооборота.

Организационные формы документационного обеспечения управ­ления. Служба ДОУ, основные задачи, функции, типовые структуры, долж­ностной состав. Регламентация работы службы ДОУ.

Понятие «документооборот», общие принципы организации документооборота, его структура, необходимость учета объема документо­оборота. Нормативные документы, регламентирующие организацию доку­ментооборота. Компьютеризация документооборота.

Тема 2.2 Информационно-справочная работа

Студент должен

знать:

-  цели и задачи рациональной организации информационно-справочной работы;

-  технологию информационно-справочной работы с помощью спра­вочных картотек и регистрационно-контрольных карточек;

-  возможности компьютерных технологий в информационно-справочной работе.

-  особенности учета и систематизации нормативно-правовых актов.

Взаимосвязь регистрации документов и информационно-справочной работы. Организация работы с помощью справочных картотек. Информационно - справочная работа в условиях применения компьютерных технологий.

Функции и права подразделений службы ДОУ, осуществляющих информационно-справочную работу.

Тема 2.3 Организация приема, рассмотрения, регистрации

и исполнения документов

Студент должен

знать:

-  значение предварительного рассмотрения документов;

-  роль регистрации документов;

-  технологию выполнения работ при приеме, рассмотрении и реги­страции документов;

-  этапы исполнения документов;

-  перечень средств офисной техники, применяемой на данном эта­пе работы;

уметь:

-  принять и зарегистрировать документ.

Пути поступления документов в организацию. Прием и первона­чальная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов.

Рассмотрение документов руководством организации.

Регистрация документов как составная часть технологии докумен­тационного обеспечения управления, как процесс создания банка данных о документах организации. Формы регистрации (журнальная, карточная, ав­томатизированная), их достоинства и недостатки. Показатели, вводимые в регистрационные формы. Требования к составу регистрационных индексов.

Доставка документов исполнителям. Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения. Особенности подготовки нормативных право­вых актов.

Функции и права подразделений службы ДОУ, осуществляющих прием, предварительное рассмотрение, регистрацию и доставку докумен­тов в организации.

Тема 2.4 Контроль исполнения документов

Студент должен

знать:

-  цели и виды контроля исполнения документов;

-  технологию контроля исполнения документов;

-  сроки исполнения документов и их виды;

-  порядок снятия документов с контроля;

-  функции и права подразделения службы ДОУ, осуществляющего контроль исполнения в организациях.

Цели контроля исполнения документов, его виды. Принципы ор­ганизации контроля. Понятия: «срок исполнения», «типовой срок». Норма­тивные документы, устанавливающие типовые сроки исполнения.

Ручной и автоматизированный контроль, их достоинства и недос­татки; применяемая техника. Технология ведения контроля. Особенности контроля распорядительных документов. Анализ состояния исполнения до­кументов в организации.

Подразделения службы ДОУ, осуществляющие контроль испол­нения, их функции, права.

Тема 2.5 Организация отправки исходящих документов

Студент должен

знать:

-  технологию обработки исходящих документов в организации.

Процесс приема и обработки исходящих документов, состав выпол­няемых работ при традиционном способе отправки (почтой): проверка пра­вильности оформления, наличия приложения, адресата, сортировка по адресатам и видам отправлений, адресование, фальцевание, конвертование, за­клеивание конвертов, взвешивание, маркировка, составление описи рассыл­ки.

Отправка документов с помощью телефона, факса, электронной почтой.

Тема 2.6 Организация оперативного хранения документов.

Номенклатура дел

Студент должен

знать:

-  цели и задачи оперативного хранения документов;

-  перечень нормативных документов, регламентирующих порядок оперативного хранения исполненных документов;

-  основные правила формирования дел;

-  правила работы с номенклатурой дел и порядок ее составления;

уметь:

-  формировать дело в соответствии с номенклатурой дел.

Понятия: «дело», «формирование дел», «номенклатура дел». Значе­ние номенклатуры дел для классификации документов организации.

Виды номенклатуры дел. Порядок составления, оформления, утвер­ждения и применения конкретной номенклатуры дел организации и но­менклатуры дел структурного подразделения организации.

Основные требования к организации оперативного хранения испол­ненных документов в делопроизводстве. Нормативные документы, регла­ментирующие данный этап документооборота. Порядок формирования дел в делопроизводстве. Ответственность за сохранность документов. Хранение документов в электронной форме.
Тема 2.7 Экспертиза ценности документов

Студент должен

знать:

-  принципы и критерии определения научно-технической и прак­тической ценности документов;

-  систему экспертных органов;

-  правила проведения экспертизы ценности документов и оформле­ния ее результатов в организации;

уметь:

-  составлять акт о выделении дел к уничтожению.

Понятие «экспертиза ценности документов». Принципы и критерии определения научной, исторической и практической ценности документов. Сроки хранения документов. Перечни документов с указанием сроков хра­нения, их виды, назначение, схемы построения.

Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации. Порядок уничтожения документов и оформ­ления результатов экспертизы. Требования к оформлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Система экспертных органов. Экспертные комиссии организации, их функции, права, организация работы.

Тема 2.8 Подготовка дел к архивному хранению.

Основные понятия об архивном хранении

Студент должен

знать:

-  состав мероприятий при подготовке дел к передаче в архив;

-  правила оформления дел постоянного и временного хранения, со­ставления описи дел;

уметь:

-  оформлять дело к сдаче в ведомственный архив.

Перечень мероприятий по подготовке дел к передаче в архив. Тре­бования к оформлению дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу. Правила оформления. Правила составления сдаточной описи дел и порядок передачи в архив организации.

Виды архивов. Сроки хранения документов в ведомственных архивах.

Понятия: «архивный фонд», «документальный фонд», «государст­венный архивный фонд».

ПЕРЕЧЕНЬ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

№№

п/п

Номер

темы
Содержание

практического занятия

1

1.2

Составление общего бланка конкретной организации с уг­ловым и продольным вариантами расположения реквизитов на формате А4

2

1.2

Составление бланка служебного письма конкретной органи­зации с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов на форматах А4 и А5

3

1.3

Ознакомление с организационными документами организа­ции, анализ структуры их текста, правильности оформления положений, уставов, должностных инструкций

4

1.3

Оформление приказа по основной деятельности и по лич­ному составу

5

1.3

Оформление заявления, справки, протокола

6

1.3

Оформление служебных писем на формате А4 и А5

7

1.4

Оформление полной копии официального документа, вы­писки из официального документа, копии-отпуска

8

2.3

Рассмотрение входящего документа (ознакомление с тек­стом, проставление резолюции, входящего регистрационно­го индекса, заполнение регистрационной формы)

9

2.6

Ознакомление с типовыми и примерными номенклатурами дел. Формирование дела в соответствии с конкретной но­менклатурой дел

10

2.7

Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

11

2.8

Подготовка дела к передаче в архив организации, составле­ние сдаточной описи (4 часа)

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

1.  Изучение дидактических единиц:

-  современные требования к организации документационного обеспечения управления, к применению современной офисной и вычислительной техники;

-  влияние научно-технического прогресса на документ и документирование;

-  расширение понятия «документ» с развитием науки и техники»

-  понятие «электронный документ;

-  законодательные акты, регламентирующие организацию работы с электронными документами.

2.  Составление и оформление документов, не вошедших в тематику практических работ.

3. Организация работы с документами на примере конкретных организаций.

ЛИТЕРАТУРА

1.  Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утвержден и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 01.01.01 г. № 000).

2.  ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3.  , Замыцкова : Учебное пособие. 2-е изд. перераб. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 384 с.

4.  Басаков и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): Практическое пособие // Серия «Справочники». 2-е изд. испр. и доп. Ростовн/Д: изд-во «Феникс», 2004. – 224 с.

5.  , , Лысенко делопроизводство. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005. – 272 с.: ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»).

6.  Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / , и др.; Под ред. , . – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

7.  Лопатникова : образцы док. с коммент. / . – М.: Омега-Л, 2005. – 288 с. – (Б-ка типовых документов).

8.  Стенюков . Делопроизводство. – М.: «Приор-издат», изд. 9-е, перераб. и доп. 2004. – 160 с.