Инструкция к рабочему месту сотрудника отдела по работе с корреспонденцией

(Ведение справочников и сканирование)

Оглавление

Порядок работы в системе. 2

Ввод нового контакта и сканирование письма. 2

Описание действий в СЭД.. 3

Вход в систему. 3

Поиск контакта. 3

Ввод нового контакта. 4

Редактирование контакта. 5

Объединение контактов. 6

Удаление контактов. 7

Выход из системы.. 8

Порядок работы в системе

Ввод нового контакта и сканирование письма.

При поступлении письма на имя Заместителя Губернатора, производятся следующие операции на рабочем месте, где установлен сканер:

1.  Найдите в справочнике контактов Организацию корреспондента. Если организация не найдена, то создайте её. Если в организации не найден корреспондент, то создайте его как сотрудника организации.

2.  Проведите сканирование документа и сохраните копию на диск. Листок с наименованием копии файла прикрепите к бумажному оригиналу.

Описание действий в СЭД

Вход в систему

1.  Войдите в систему. Для этого в окне «Регистрации» введите свою учётную запись и пароль.

Поиск контакта

1.  Войдите в систему с использованием десктоп клиента;

2.  Откройте задачу «Контакты». Измените вид списка контактов с вида «Своя организация» на вид «Глобальные контакты».

3.  Существует 2 способа поиска - быстрый и расширенный. Для быстрого поиска в строку поиска (справа вверху) введите наименование искомой организации и нажмите на кнопку поиска рядом со строкой -.

Результатом поиска будет отображение искомой организации в списке контактов.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Если в результате поиска не будет найдена организация в справочнике, то появится окошко с надписью «Поиск завершен».

4.  Для расширенного поиска в задаче «Контакты» на панели действий (слева) нажмите на кнопку поиска . Откроется окно расширенного поиска, в которое требуется ввести один или несколько реквизитов контакта. После завершения ввода нажмите на кнопку

Результаты поиска будут отображаться в нижней части формы в секции «Наименование». Если в результате поиска не будет найдена организация в справочнике, то появится сообщение «Найдено объектов : 0».

Ввод нового контакта

Для ввода нового контакта в задаче «Контакты» выберите вид юридического лица, например «Прочие» и на панели действий (слева) нажмите на кнопку - .

Будет открыта карточка нового контакта, в которую введите наименование контакта. Если известны другие реквизиты контакта, то введите их на соответствующе закладке реквизитов и сохраните введённую информацию, нажав на кнопку .

Редактирование контакта

Для редактирования контакта в задаче «Контакты» в списке контактов выделите нужный контакт, (при этом можно использовать возможности поиска) и на панели действий (слева) нажмите на кнопку редактировать - . Откроется карточка контакта, в которую можно ввести изменения.

Для ввода сотрудников организации перейдите в секции реквизитов организации на закладку «Сотрудники». Нажмите кнопку для ввода информации о сотруднике.

Сохраните введённую информацию, нажав на кнопку .

Объединение контактов

Объединение контактов требуется, если одна организация в справочнике контактов заведена под двумя или более различными наименованиями.

Для объединения контактов в задаче «Контакты» в списке контактов выделите нужный контакт, (при этом можно использовать возможности поиска) и на панели действий (справа) нажмите на кнопку объединения контактов - .

В открывшейся экранной форме для объединения контактов введите организацию, с которой будет проведено объединение, и какую информацию предполагается наследовать. Нажмите на кнопку ,

Появится окно с информации об успешно проведённой операции.

Удаление контактов

Ошибочно заведённый контакт можно удалить.

Для удаления контакта в задаче «Контакты» в списке контактов выделите нужный контакт и на панели действий (слева) нажмите на кнопку удаления - . Подтвердите действие.

Контакт будет удалён из справочника.

Выход из системы

Для выхода из системы закройте приложение.