Контрольная работа (стр. 1 )

Контрольная работа

Базы данных Access. Назначение и основные возможности. Технология хранения, поиска и сортировки информации. Создание таблиц и запросов базы данных.

Обработка данных. Вычисляемые поля. Ключевые поля.

Связи между таблицами базы данных. Построение формы в визуальном

конструкторе. Корректировка данных средствами запроса.

I.  Создание базы данных в среде MS Access

Создание базы данных начинается с открытия файла, в котором они будут храниться. Для этого в MS Access нужно произвести следующие действия:

1. Запустите из меню Пуск программу MS Access,

2. В открывшемся окне программы выполните команды: Файл – Создать – (справа, в Области задач) - Новая база данных,

3. В файловом окне откройте свою папку и дайте имя файлу «Приемная комиссия».

После этого на экране откроется основное окно с заголовком «Приемная комиссия: база данных».

Дальнейшая работа состоит из двух этапов:

·  Построение структур таблиц;

·  Ввод данных в таблицы.

Сначала надо описать структуры таблиц. Следует начать с таблиц, которые создаются на подготовительном этапе работы приемной комиссии. Главной здесь является таблица «Факультеты».

Задание 1. Опишите структуру таблицы «Факультеты».

Имя поля	Тип поля	Размер поля
КОД_ФАК	Текстовый	2
ФАКУЛЬТЕТ	Текстовый	30
ЭКЗАМЕН_1	Текстовый	30
ЭКЗАМЕН_2	Текстовый	30
ЭКЗАМЕН_3	Текстовый	30

Описать структуру таблицы – значит указать имена всех полей, а также тип и свойства каждого поля; назначить главный ключ. В режиме Таблицы выполните команду Создание таблицы в режиме конструктора. На экране откроется окно конструктора таблиц.

Рис.1.1. Конструктор таблиц

Имена полей указываются в графе «Имя поля», соответствующие им типы в графе «Типы данных». В нижней половине окна есть таблица «Свойства поля», в ней указываются размер поля, формат поля и некоторые другие свойства.

На Рис.1.1. указан размер поля «КОД_ФАК».

Основным свойством поля является его размер. Предельное значение размера – 255 символов. В данном случае выбран размер - 30. С одной стороны, размер текстового поля нужно задавать таким, чтобы в него поместилось любое возможное значение этого поля, с другой стороны, нужно помнить, что лишний размер – это расход памяти компьютера.

Поле «КОД_ФАК» сделайте ключевым, для этого выделите его и выполните команды Правка – Ключевое поле. Закройте окно конструктора таблиц и сохраните таблицу с именем «Факультеты».

Задание 2. Создайте в режиме конструктора вторую таблицу - «Специальности» и опишите ее структуру. Ключевым назначьте поле - «КОД_СПЕЦ».

Структура таблицы: Специальности

Имя поля	Тип поля	Размер поля
КОД_СПЕЦ	Текстовый	3
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ	Текстовый	30
КОД_ФАК	Текстовый	2
ПЛАН	Числовой	Целое

После выполненных действий на вкладке «Таблицы» окна базы данных появятся названия созданных таблиц: «Факультеты» и «Специальности».

Задание 3. Введите данные в таблицу «Факультеты».

Вводить данные можно непосредственно в бланк таблицы. Чтобы начать ввод данных в таблицу «Факультеты», нужно выделить название таблицы на экране и нажать кнопку - Открыть.

Таблица: Факультеты

КОД_ФАК	ФАКУЛЬТЕТ	ЭКЗАМЕН_1	ЭКЗАМЕН_2	ЭКЗАМЕН_3
01	Экономический	Математика	География	Русский язык
02	Исторический	История Отечества	Иностранный язык	Сочинение
03	Юридический	Русский язык	Иностранный язык	Обществознание

Всего три факультета и шесть специальностей. Теперь введите данные в таблицу «Специальности».

Задание 4. Введите данные в таблицу «Специальности».

Таблица: Специальности

КОД_СПЕЦ	СПЕЦИАЛЬНОСТЬ	КОД_ФАК	ПЛАН
101	Финансы и кредит	01	25
102	Бухгалтерский учет	01	40
201	История	02	50
203	Политология	02	25
310	Юриспруденция	03	60
311	Социальная работа	03	25

Последнее действие на подготовительном этапе заключается в организации связи между таблицами – построении схемы. Обратите внимание, что это будет лишь часть будущей полной схемы. Со временем база данных будет разрастаться и в ней появятся новые таблицы, подключаемые к существующей схеме.

Задание 5. Создайте связь между таблицами «Факультеты» и «Специальности».

Для связывания таблиц надо выполнить команды Сервис – Схема данных; Откроется окно «Добавление таблицы»; выделите таблицу «Факультеты» – Добавить, затем выделите таблицу «Специальности» – Добавить.

В результате в поле окна «Схема данных» появятся образы двух таблиц. Нажав левую клавишу мыши, следует перетащить имя ключевого поля «КОД_ФАК» из образа таблицы «Факультеты» на это же имя в образе таблицы «Специальности»:

Рис. 1.2. Схема связи таблиц «Факультеты» и «Специальности».

Откроется окно «Изменение связей». Надо последовательно активизировать флажки «Обеспечить целостность данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей». Тип отношения «один-ко-многим». Далее следует выполнить команду - Создать. Схема готова! Осталось ее сохранить и закрыть окно.

Конструктор запросов в среде MS Access

Действия, выполняемые над информацией, хранящейся в базе данных, называются манипулированием данными. К ним относятся выборка данных по некоторым условиям, сортировка данных, обновление, удаление и добавление данных. Выполнение этих действий производится с помощью запросов.

Запрос – это команда на выполнение определенного вида манипулирования данными.

В MS Access есть конструктор запросов, который помогает составить запрос.

Запрос 1. Построим и выполним первый запрос: требуется поучить список всех экзаменов на всех факультетах. Список должен быть отсортирован в алфавитном порядке по названиям факультетов.

Конструктор запросов.

Для перехода к работе с конструктором запросов надо:

1.  Запустить базу данных «Приемная комиссия»

2.  Открыть объект «Запросы» и выбрать Создание запроса в режиме конструктора.

3.  В окне «Добавление таблицы» выбрать название таблицы «Факультеты»; выполнить команды - Добавить – Закрыть. Реализация запроса представлена на Рис.2.1.

Рис.2.1. Конструктор запросов (запрос на выборку из одной таблицы).

На таблице в нижней части окна видно, что в первой строке указываются имена полей, участвующих в формировании запроса. Вторая строка содержит имена таблиц, из которых извлекаются нужные поля. В третьей строке находятся признаки сортировки.

Нажимая «мышью» в правом углу каждой ячейки, выберите нужные имена полей и тип сортировки. По окончании заполнения таблицы выполните команду: Запрос – Запуск. После выполнения этого запроса на экране появится таблица со списком экзаменов. Закройте готовый запрос и сохраните его с именем «Список экзаменов».

Таблица: Список экзаменов

ФАКУЛЬТЕТ	ЭКЗАМЕН_1	ЭКЗАМЕН_2	ЭКЗАМЕН_3
Экономический	Математика	География	Русский язык
Исторический	История Отечества	Иностранный язык	Сочинение
Юридический	Русский язык	Иностранный язык	Обществознание

Запрос 2. Нужно вывести названия всех специальностей с указанием факультета и плана приема. Сортировать в алфавитном порядке по двум ключам: названию факультета и названию специальности. Этот запрос потребует использовать использования информации из двух таблиц: «Факультеты» и «Специальности».

Рис 2.2. Конструктор запросов (выборка из двух таблиц).

Выполните Запрос 2, и сохраните его с именем План приема. Результатом этого запроса будет следующая таблица.

Таблица: План приема

Факультеты	Специальности	План
Исторический	История	50
Исторический	Политология	25
Экономический	Бухгалтерский учет	40
Экономический	Финансы и кредит	25
Юридический	Социальная работа	25
Юридический	Юриспруденция	60

Заголовками столбцов выведенной таблицы являются имена полей. Это можно исправить. Имеется возможность заменить их на любые другие подписи, при этом имена полей в самой базе данных не изменятся.

Чтобы изменить названия столбцов в запросе

1.  Откройте запрос «План приема» в режиме конструктора.

2.  Установите курсор на имени поля «План», и выполните команду Вид – Свойства.

3.  В строке Подпись введите новое название – План приема на дневное отделение.

4.  Закройте окно запроса и сохраните изменения.

Запустите измененный запрос и посмотрите результат.

II.  Ввод данных через форму в среде MS Access

Переходим к следующему этапу работы приемной комиссии. Абитуриенты подают документы. В информационной системе формируются две таблицы «Анкеты» и «Абитуриенты».

Задание 1. С помощью конструктора опишите структуру таблиц «Анкеты» и «Абитуриенты».

Структура таблицы: Анкеты

Имя поля	Тип поля	Размер поля
РЕГ_НОМ	Текстовый	4
ФАМИЛИЯ	Текстовый	30
ИМЯ	Текстовый	20
ОТЧЕСТВО	Текстовый	20
ДАТА_РОЖД	Дата/время
ГОРОД	Текстовый	30
УЧ_ЗАВЕДЕНИЕ	Текстовый	50

Структура таблицы: Абитуриенты

Имя поля	Тип поля	Размер поля
КОД_СПЕЦ	Текстовый	3
РЕГ_НОМ	Текстовый	4
МЕДАЛЬ	Логический
СТАЖ	Числовой	Плавающий (одинарное с плавающей точкой)

Задание 2.Создайте форму и введите данные в таблицу «Анкеты».

Таблица «Анкета» содержит семь полей, которые не помещаются на экране, поэтому для ее заполнения удобнее использовать форму (Рис 3.1.)

Алгоритм создания формы следующий:

1.  Откройте вкладку - Формы;

2.  Выберите - Создание формы с помощью мастера;

3.  Выберите таблицу Анкеты

4.  Переместить все поля таблицы «Доступные поля» в окно «Выбранные поля»; щелкнуть по кнопке Далее;

5.  Выделить пункт - В один столбец – Далее;

6.  Выбрать стиль формы – Стандартный – Далее;

7.  Задать имя формы – «Анкеты»;

8.  Выделить пункт «Открытие формы для просмотра и ввода данных»; щелкнуть по кнопке Готово. Появится окно готовой формы:

Рис.3.1. Форма для просмотра, ввода и редактирования таблицы

Теперь через данную форму можно последовательно вводить записи в таблицу. В дальнейшем ее удобно будет использовать для дополнения таблицы и редактирования записей.

Таблица: Анкеты

РЕГ_НОМ	ФАМИЛИЯ	ИМЯ	ОТЧЕСТВО	ДАТА_РОЖД	ГОРОД	УЧ_ЗАВЕДЕНИЕ
1012	Васильева	Ольга	Николаевна	12.10.81	Пермь	ПТУ №8
1023	Быков	Алексей	Ильич	24.04.82	Кунгур	Школа №7
1119	Круг	Борис	Моисеевич	18.09.82	Пермь	Школа № 000
1120	Листьев	Дмитрий	Владимирович	01.12.81	Березники	Школа №5
2010	Елькин	Виктор	Алексеевич	20.07.82	Лысьва	ПТУ №1
2015	Мухин	Олег	Иванович	25.03.78	Пермь	Школа №77
2054	Григорьева	Наталья	Дмитриевна	14.02.80	Березники	Школа №3
2132	Зубова	Ирина	Афанасьевна	22.11.81	Пермь	Школа №96
3005	Анохин	Сергей	Петрович	30.03.82	Пермь	Школа №12
3034	Жакин	Николай	Якимович	19.10.81	Пермь	Школа №12
3067	Дикий	Илья	Борисович	28.12.77	Березники	Школа №3
3118	Ильин	Петр	Викторович	14.07.80	Кунгур	ПТУ №8

Задание3. Создайте форму и введите данные в таблицу «Абитуриенты».