Управление записями

_____________________________________________

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ

 

ПОДЛИННИК

 

Контролируемая копия № _____

 

неКонтролируемая копия

г. Омск

ПРЕДИСЛОВИЕ

1. РАЗРАБОТАН начальником отдела менеджмента качества

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом ректора от 25 мая 2011г. № 84-0, введен в действие с 01.

3. РАЗРАБОТАН в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001:2008п.4.2.4.

4. ВВЕДЕН впервые.

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального документа без разрешения ОмГМА

СОДЕРЖАНИЕ

1	Область применения	4
2	Нормативные ссылки	4
3	Термины, определения и сокращения	4
4	Общие положения	5
5	Требования	6
6	Схема управления записями	8
Форма реестра записей	10
Лист регистрации изменений	11
Лист согласования	12

1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1 Настоящий стандарт устанавливает порядок идентификации, ведения, учета и хранения записей для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества ОмГМА. Стандарт устанавливает ответственность за хранение и систематизацию записей.

1.2 Требования настоящего стандарта обязательны для руководителей и персонала всех структурных подразделений Академии, осуществляющих регистрацию, хранение и предоставление записей.

1.3 Стандарт входит в состав документов, обеспечивающих функционирование системы менеджмента качества ОмГМА.

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

2.1 В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Требования.

СТО-СМК-02.04.01-2011 Система менеджмента качества. Управление документацией.

3 ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1  В настоящем стандарте применяются следующие термины с соответствующими определениями согласно ГОСТ Р ИСО 9000:

Система менеджмента качества: Система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.

Процесс: Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы.

Документ: Зафиксированная на бумажном и/или электронном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Запись: Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Информация: Значимые данные.

Изменение документа: Любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в этот документ.

Требование: Потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.

Аудит (проверка): Систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки).

Результативность: Степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

3.2 В настоящем стандарте использованы следующие сокращения:

СМК – система менеджмента качества.

ОмГМА – Омская государственная медицинская академия

4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1 Записи необходимо вести и поддерживать в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования СМК ОмГМА.

4.2 Записи должны быть четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.

4.3 Записи могут вестись как на бумажном, так и на электронном носителях.

4.4 Регистрация записей осуществляется на основе первичных носителей информации и в соответствии с документами СМК, регламентирующими форму и/или содержание записей.

4.5 Управление записями предусматривает сбор данных, идентификацию, заполнение, защиту, хранение, изъятие и уничтожение.

4.6. Ответственность за реализацию управления записями возлагается на руководителей подразделений, которые несут ответственность за ведение, учет, хранение записей и систематизацию первичных носителей информации посредством регулярного контроля управления записями подразделениях.

5 ТРЕБОВАНИЯ

5.1 Формы записей регламентируются документами системы менеджмента качества ОмГМА.

5.2 Идентификация записей осуществляется согласно СТО-СМК-02.04.01.-2011 Обязательно указываются даты начала и окончания ведения записей.

5.3 Документы, определенные ОмГМА как записи, определяются в «Реестр записей» в каждом подразделении и утверждаются руководителями подразделений ОмГМА (форма реестра приведена в Приложении А). «Реестр записей» составляется в двух подлинных экземплярах и подлежит ежегодной актуализации.

Первый экземпляр «Реестра записей» хранится в подразделениях ОмГМА. Второй экземпляр хранится в отделе менеджмента качества ОмГМА.

5.4 Записи хранятся в течение установленного в «Реестре записей» периода времени. Лица, ответственные за ведение и хранение записей в подразделениях должны хранить записи таким образом, чтобы записи одного типа хранились отдельно от других (в разных местах, папках или в одной папке, но с разделителями), а риск утери или повреждения сводился к минимуму.

5.5 Руководители подразделений ОмГМА определяют, какие записи содержат информацию, доступ к которой подлежит ограничению, и круг лиц, имеющих к ним право доступа. Ответственные за ведение таких записей должны обеспечивать контроль предоставления записи другим лицам (имеющим право доступа), работу с ними и возвращение.

Изменения записей производятся только в случае обнаружения в них ошибки, при этом ответственный за ведение записей доводит до сведения заинтересованных лиц информацию о произведенных изменениях.

5.6 Контроль регистрации данных (ведения записей) предусматривает: проверку правильности фиксирования в документах первичной информации, установленной требованиями СТО на данный вид информации и проверку соблюдения условий хранения записей, установленных настоящим стандартом. Контроль производится руководителями подразделений в текущей деятельности, а также осуществляется в процессе внутренних и внешних аудитов в соответствии с требованиями документов СМК.

5.7 По истечении срока хранения записи подлежат изъятию и (или) уничтожению, передаче в архив. Изъятие и уничтожение оформляется актом и осуществляется в установленном ОмГМА порядке, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству (приказ № 000 от 01.01.2001 г.).

5.8 Восстановление записей в случае порчи, утери осуществляется:

- дублированием информации (как в бумажном, так и электронном виде) и раздельное их хранение;

- определением источников данных, откуда они могут быть повторно получены.

6 БЛОК-СХЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЯМИ

Ответственный	Схема	Описание
Разработчик документов СМК Представитель руководства Начальник ОМК Ответственный специалист Руководитель подразделения Ответственный специалист Ответственный специалист Ответственный специалист Руководитель подразделения Руководитель подразделения Ответственный специалист	Нет Да   Нет   Да   Нет   Да Изъятие и уничтожение	Необходимость внедрения записи (регистрации данных, являющихся свидетельством соответствия требованиям и результативности функционирования СМК ОмГМА). Руководитель подразделения ОмГМА, внедряющего запись, назначает ответственного за разработку формы записи. Ответственный разрабатывает форму записи. Разработанная форма записи утверждается представителем руководства. Утвержденная форма регламентируется соответствующим стандартом в порядке, установленном СТО-СМК-02.04.02-2011 Ответственный специалист подразделения формирует Реестр записей, оформляя его в соответствии с Приложением А, настоящего стандарта. Реестр записей утверждает руководитель подразделения. Первый экземпляр утвержденного Реестра записей хранится в подразделении, второй экземпляр – в ОМК. Запись идентифицируется по СТО-СМК-02.04.01-2011, на первом листе ставится: Начат (дата начала ведения записи), Окончен (дата окончания ведения записи) – ставится по окончании ведения, или изъятии (согласно СТО-СМК-02.04.02-2011). Ведение записей включает: регистрацию данных ответственным за ведение (заполнение всех граф журналов и т. д.), соблюдение условий защиты и хранения. Контроль ведения записей (правильность заполнения, соблюдение четкости, систематизации первичной информации, выполнения требований к защите, хранению и восстанавливаемости) осуществляет ответственный сотрудник подразделения, ведущего записи, а также руководитель подразделения, аудиторы во время внутренних и внешних аудитов СМК ОмГМА. «Реестр записей» подлежит ежегодной актуализации на предмет исключения записей по истечении срока хранения или актуализации документации СМК, включения новых записей. При уничтожении составляется акт в соответствии с Инструкцией по делопроизводству ОмГМА, утвержденной приказом от 01.01.2001 г. № 000 Актуализированный «Реестр записей», акт об уничтожении.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(обязательное)

Форма Реестра записей

РЕЕСТР ЗАПИСЕЙ

УТВЕРЖДАЮ: Руководитель подразделения _________________/____________/ «_____»_________________2011 г.

№ п/п	Наименование документа (запись)	Документ- регламентирующий деятельность	Периодичность	Ответственный	Место хранения	Срок хранения
1	2	3	4	5	6	7

Составил: ________________ ______________ _____________

должность подпись расшифровка

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Информация о внесенных изменениях
№ изменения	№ и дата распоряжения	Дата внесения изменения	Дата введения изменения в действие	Подпись лица, внесшего изменение
1
2
3
4
5

Информация о проведении актуализации
Дата ежегодной актуализации	Результаты актуализации	Подпись лица, внесшего изменение
15.08.2012	Документ действителен на 01.09.2012 без изменений

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Согласовано:

Представитель Руководства	__________________
Проректор по организации и контролю качества учебного процесса, лицензированию, аттестации и аккредитации	__________________