Формы и методы работы филиала РГАНТД с научно-техническими организациями – источниками комплектования филиала

Формы и методы работы филиала РГАНТД с научно-техническими организациями – источниками комплектования филиала.

Главной задачей филиала РГАНТД в области комплектования научно-технической документацией (НТД) является планомерное пополнение Архивного фонда Российской Федерации научно-техническими документами в соответствии с профилем архива для формирования разнообразной по характеру и содержанию источниковой базы, позволяющей проследить развитие научно-технической мысли, раскрыть приоритет нашей страны в важнейших сферах науки и техники и отражающей творческую деятельность ученых, конструкторов, инженеров.

В списке №1 филиала РГАНТД на 01.04.2004г. – состоит 666 организаций - источников комплектования, относящихся к объектам федеральной собственности, расположенных на территории 55 субъектов Российской Федерации. В список №1 включены организации различных отраслей гражданской промышленности и военно-промышленного комплекса. По форме собственности список №1 представлен госу-дарственными, унитарными предприятиями и организациями негосударственной формы собственности (ЗАО, ОАО, ООО), (эти организации составляют 62% от общего числа).

К наиболее крупным регионам, где расположены организации – источники комплектования филиала РГАНТД, относятся Краснодарский (31); Красноярский (26) края; Новосибирская (57); Свердловская (31); Ростовская (29); Волгоградская (27) области. По Приволжскому федеральному округу в списке состоит 176 организации, (из них негосударственной формы собственности 123 организации). Республика Татарстан (12); Республика Мордовия (3); Удмуртская Республика (7); Самарская (63); Нижегородская (23); Пермская (24); Саратовская (22); Пензенская (11); Ульяновская (7); Кировская (2); Оренбургская (2) области.

В связи с территориальной удаленностью организаций - источников комплектования от филиала РГАНТД, архиву приходится использовать различные формы и методы работы. Филиал оказывает организационно-методическую помощь службам НТД, в частности, направляет письма-разъяснения по составлению перечней проектов, изделий, НТД по которым подлежит передаче на госхранение, описей НТД, актов о выделении к уничтожению НТД и т. д., дает методические указания ЭК организаций о проведении экспертизы ценности НТД.

Руководителям приватизированных организаций филиал направляет письма-предупреждения о персональной ответственности за сохранность документов государственной части Архивного фонда РФ и своевременную передачу их на государственное хранение в филиал РГАНТД.

Филиал РГАНТД практикует совместное с организациями планирование работы по подготовке и передаче НТД на государственное хранение, направляя согласованные планы-графики на утверждение руководителям организаций. Эта форма наиболее эффективна для тех организаций, которые работают с филиалом на постоянной основе, и стремятся к выполнению запланированной работы, без дополнительных напоминаний.

Используется такая форма работы, как наличие представителей филиала РГАНТД в регионах Краснодаре и Челябинске с частичной оплатой за счет филиала, а в Новосибирске на полной ставке. Анализ показывает, что именно в этих регионах работа по подготовке и передаче НТД на госхранение ведется более активно по сравнению с другими регионами.

Филиал РГАНТД изыскивает возможности для транспортировки документов из организаций транспортом архива. Так из г. Челябинска была привезена в Самару НТД и УД из 9 организаций объемом 6000 ед. хр.

Во все организации города Самары и Самарской области филиал РГАНТД совместно с Департаментом управления государственным имуществом Администрации Самарской области направил письмо «О соблюдении законодательства об Архивном фонде РФ и передаче на госхранение документов государственной части АФ РФ в филиал РГАНТД», где обращалось внимание руководителей организаций на необходимость выполнения требований «Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и Положения «О порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества», утвержденного приказом Росархива от 06.11.96 № 54 и распоряжением Госкомимущества России от 22.10.96 . В этом же письме также обращалось внимание на необходимость ликвидации задолженности по постановке на государственный учет, подготовке и передаче документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации на постоянное государственное хранение в филиал РГАНТД в г. Самаре.

Во исполнение поручения Правительства РФ от 01.01.2001 №ВМ-П8-11285 филиал РГАНТД направил во все (по указателю рассылки) министерства список задолжников организаций - источников комплек-тования филиала РГАНТД государственной формы собственности и отдельно список организаций - источников комплектования филиала, хранящих НТД в негосударственных организациях сверх установленного срока.

Филиал РГАНТД постоянно обращает внимание организаций-источников комплектования на необходимость создания экспертных комиссий и разработке положений об ЭК. Несмотря на то, что экспертные комиссии созданы в большинстве организаций, можно отметить уменьшение роли ЭК организаций в отборе документов, ослабление внимания руководителей к их работе. В результате большинство ЭК существует чисто номинально. Отсутствие финансовых средств и сокращение штатных работников приводит к тому, что порой качественную экспертизу ценности НТД провести некому. Члены ЭПК филиала РГАНТД принимают участие в работе ЭК организаций г. Самары и Самарской области, в ряде случаев являясь членами этих ЭК. Они оказывают методическую помощь в процессе проведения экспертизы ценности проектов, изделий для включения их в перечень.

По вопросу проведения экспертизы ценности, сохранности, учету документов, подготовки НТД на госхранение председатели ЭК организаций периодически заслушиваются на ЭПК филиала РГАНТД. Для повышения квалификации члены ЭК организаций приглашается на семинары-совещания, проводимые на базе филиала.

Филиал РГАНТД оказывает методическую помощь организациям при их приватизации, банкротстве, ликвидации. Своевременно всем приватизированным организациям были направлены «Положения о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества», утвержденного приказом Росархива от 06.11.96 № 54 и Распоряжением Госкомимущества от 22.10.96 .

Территориальные органы Минимущества России по управлению государственным имуществом субъектов РФ недостаточно контролирует выполнение данного распоряжения. Положение вышло слишком поздно, когда большая часть организаций уже приватизировалась.

Сведения о банкротстве филиал получает из «Вестника арбитражного суда РФ», «Российской газеты», кроме того организации сами информируют филиал о предстоящей процедуре банкротства. В начальной стадии процедуры банкротства филиал предупреждает арбитражного управляющего организации о недопустимости включения в состав продаваемого имущества документов, относящихся к составу Архивного фонда РФ, а также о необходимости их упорядочения и подготовке к передаче в архив, консультирует аппарат арбитражного управляющего по всем вопросам, связанным с работой архива организации и ее службы делопроизводства.

В связи с территориальной удаленностью филиала РГАНТД от своих организаций – источников комплектования, его сотрудники не могут принимать непосредственное участие в работе ликвидационных комиссий. Поэтому филиалу приходится искать другие формы взаимодействия с ликвидируемыми организациями. Внешним конкурсным управляющим филиал направляет письма с требованием обязательной передачи документов на госхранение в филиал РГАНТД и разъяснением особенностей архивной работы в этих условиях, также направляются нормативно-методические материалы. В августе 2004 г. такие письма были направлены в вычислительной техники», г. Пенза, » и », г. Саранск. Копии таких писем направляются в Арбитражные суды и Госархивы тех регионов, на территории которых находятся данные организации. Как правило, филиал принимает НТД и УД в неупорядоченном состоянии, т. к. у ликвидированных организаций нет финансовых средств на научно-техническую обработку. В таких случаях упорядочение НТД и УД проводят работники филиала.

Из-за отсутствия в ликвидированных организациях финансовых средств на упорядочение и транспортировку документов, филиал вынужден давать согласие на передачу НТД и УД в региональные государственные архивы. В связи с этим документы Нижегородского ЭПКБ были переданы в госархив спецдокументации Нижегородской области.

В целях предотвращения уничтожения документов ликвидированных организаций сотрудники филиала выезжают в организации, находящиеся в стадии ликвидации. Консультативно-методическая и практическая помощь по подготовке и передаче документов государственной части АФ РФ в филиал РГАНТД оказывалась (г. Пенза), зуборезные станки» (г. Саратов). В результате этой деятельности научно-техническая и управленческая документация , а также управленческая документация зуборезные станки» была транспортирована в филиал РГАНТД для последующей научно-технической обработки и передачи на госхранение. Был также решен вопрос о месте хранения документов по личному составу указанных организаций в городах Пензе и Саратове.

В рамках реализации подпрограммы «Архивы России» сотрудники филиала проводят упорядочение научно-технической документации организаций, находящихся в стадии ликвидации или банкротства, так, в частности, была упорядочена документация «НИИТнасосмаш» (г. Казань).

Эффективной формой повышения квалификации работников архивных и делопроизводственных служб является проведение постоянно действующих семинаров-совещаний (ПДС) по вопросам экспертизы ценности, отбора и передачи документов на госхранение, на которые приглашаются работники служб НТД, председатели ЭК, представители режимно-секретных органов и т. д. организаций г. Самары и Самарской области. В рамках ПДС проводились совещания с организациями Приволжского и Уральского округов. Практикуется проведение совещаний не только на базе филиала РГАНТД в г. Самаре, но и в других городах на базе региональных архивов. В гг. выездные совещания состоялись в гг. Архангельске, Владимире, Волгограде, Мурманске, Ростове-на-Дону, Саратове, Ярославле. В рамках делового сотрудничества с архивными учреждениями субъектов Федерации, на совещания помимо представителей организаций – источников комплектования филиала РГАНТД приглашались также и сотрудники организаций – источников комплектования региональных архивов.

Совещания проводятся также в организациях с представителями служб НТД и ведомственных архивов, где непосредственно в архиве помимо лекций проводятся практические занятия по основным направлениям работы с НТД и УД. Такие совещания проводились в гг. в организациях городов: Казани, Нижнего Новгорода, Пензы, Саратова, Ульяновска.

По просьбам руководства организаций – источников комплектования филиала РГАНТД проводятся индивидуальные стажировки для сотрудников служб НТД и делопроизводственных служб.

В целях осуществления контроля за деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб организаций - источников комплектования филиал проводит комплексные, тематические и контрольные проверки.

В последние годы сотрудниками филиала проводились проверки в организациях – источниках комплектования филиала РГАНТД, расположенных в гг. Владимире, Волгограде, Казани, Калуге, Краснодаре, Нижнем Новгороде, Новосибирске, Пензе, Пскове, Ростове-на-Дону, Саратове, Туле, Ульяновске, Челябинске, Ярославле.

В ходе проверок обращается внимание на правила хранения, комплектования и учета НТД и УД. Проверке подвергаются все виды архивной и делопроизводственной работы, осуществляемой в организации – источнике комплектования филиала, и все группы документов, образующих документальный фонд организации. Результаты проверок оформляются справками, которые направляются руководству организации.

Используется и такая форма работы, как проведение проверок совместно с представителями архивных органов субъектов Федерации. По предложению Комитета по делам архивов при Правительстве Удмурдской Республики сотрудники филиала РГАНТД, в целях активизации работы организаций приняли участие в проведении 5 совместных комплексных проверок. Итоги проверок организаций были обсуждены на коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

В ходе проведения проверок выяснилось, что документы института НИИВЭМ, являвшегося источником комплектования филиала РГАНТД, в результате ликвидации организации находятся в бесхозном состоянии в «Сайгаз». Учитывая вероятность гибели документов, филиалом РГАНТД был предпринят ряд мер по обеспечению их сохранности. В мае текущего года документы поступили в филиал.

После обращения Руководителя Росархива в адрес Генеральной прокуратуры по вопросу проведения проверки законодательства об Архивном фонде и архивах в части отбора и передачи в государственные архивы на постоянное хранение научно-технической документации Самарская прокуратура по надзору за исполнением законов на особо режимных объектах обратилась к сотрудникам филиала РГАНТД о проведении совместных проверок. В течение 2002, 2004 гг. было проведено 10 проверок на крупных промышленных предприятиях. В ходе проверок обращалось внимание на исполнение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации, выполнение поручений Правительства Российской Федерации № ВМ-П8-11285 от 01.01.2001 и № АГ-П8-16872 от 01.01.2001. По итогам проверок готовились справки с подробными рекомендациями по упорядочению НТД и УД, находящихся на хранении в организациях. Одновременно прокуратурой давались предписания по выполнению рекомендаций, отмеченных в справках.

С целью учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в архивах организаций, филиал РГАНТД проводит два раза в пять лет паспортизацию. Как правило, заполненные паспорта представляют 30-40% организаций. По данным паспортизации, проводившейся в 2003 г., в организациях на ведомственном хранении находятся более 8 млн. ед. хр. НТД, в том числе в организациях Приволжского федерального округа примерно 1 млн. 200 тыс. дел.

Таким образом, основной проблемой комплектования является то, что в научно-технических организациях на ведомственном хранении находятся большие объемы ценной НТД с истекшим сроком хранения. Передавать НТД на госхранение организации отказываются по следующим причинам:

·  постоянная потребность НТД в практической деятельности организации;

·  отсутствие в акционерных обществах квалифицированных специалистов, способных провести экспертизу ценности НТД, созданной предшественниками;

·  отсутствие финансовых средств в организациях на подготовку и передачу документов на госхранение.

Для осуществления учета работы со службами хранения НТД и делопроизводственными службами организаций – источников комплектования филиала РГАНТД помимо картотеки имеется также база данных организаций – источников комплектования, где в сконцентрированном виде дублируется вся совокупность сведений по организациям списка № 1.

Филиал РГАНТД осуществляет свою работу в контакте с архивными учреждениями субъектов РФ. Наиболее активно филиал сотрудничал с региональными архивами в период составления списка №1, в частности, предварительно согласовывал списки практически со всеми региональными архивами и большинство их пожеланий и рекомендаций было учтено.

В целях установления плодотворного сотрудничества с региональными архивами филиал РГАНТД применяет различные формы и методы работы.

Филиал постоянно направляет в госархивы:

·  выписки из протоколов ЭПК с подробными рекомендациями;

·  копии планов-графиков, утвержденных руководителями организаций;

·  подробные информации о работе с организациями списка №1 филиала в конкретных регионах за прошедший год.

Направляя в организации - источники комплектования филиала письма-разъяснения о необходимости передачи НТД и УД на госхранение, консультативно-методические материалы, все эти материалы филиал направляет для сведения также и в госархивы субъектов РФ. Направляемые в госархивы копии этих материалов, несут функцию оказания консуль-тативно-методической помощи сотрудникам региональных архивов по работе с НТД. Это имеет очень большое значение учитывая, что сотрудники региональных архивов зачастую не имеют достаточного опыта в работе по упорядочению НТД.

Филиал использует и такую форму работы, как консультации по телефону сотрудников региональных архивов по вопросам работы с НТД.

По запросам региональных архивов филиал направляет им нормативно - методические документы по работе с НТД.

Основное внимание при формировании Архивного фонда РФ обращается на организацию работы по экспертизе ценности НТД, составлению перечней проектов, изделий, описей НТД. При рассмотрении на ЭПК перечней, описей особое внимание уделяется вопросам качества отбора документов на постоянное хранение. Учитывается обоснование отбора НТД на госхранение, полнота состава документов. Некачественно подготовленные материалы возвращаются на доработку с конкретными подробными замечаниями и рекомендациями.

Филиал РГАНТД заключил договор о сотрудничестве с Государственными архивами Саратовской и Пензенской областей, ЦГА Удмуртской Республики с целью привлечения региональных архивов к оказанию методической помощи организациям - источникам комплектования филиала РГАНТД.

Филиал РГАНТД используют различные формы и методы в работе с организациями - источниками комплектования. Все это способствует тому, что несмотря на экономическую нестабильность, сложное финансовое положение организаций - источников комплектования, филиал сумел сохранить устойчивые связи с организациями всех регионов, оказывая им постоянную организационно-методическую помощь.

Начальник отдела КВАД