Документооборот отдела кадров

Из чего состоит документооборот

Документооборот - это движение документов фирмы с момента их создания или получения до того момента, как они будут исполнены или отправлены. Он складывается из трех частей (документопотоков), которые представлены в таблице.

Организация документооборота

Входящая документация

Исходящая документация

Внутренняя документация

- указания вышестоящих организаций;
- отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
- письма, счета, договоры, акты, сертификаты и прочие документы от остальных организаций;
- заявки, жалобы, пред - ложения граждан

- ответы на входящие запросы;
- инициативные и информационные документы фирмы (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.)

- организационные документы (устав и учредительный договор, правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание и т. п.);
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
- внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
- другие документы (протоколы, акты, планы, отчеты и т. п.)

В фирме необходимо на локальном уровне закрепить порядок работы со сложившимися потоками документов. Документооборот предприятия, как правило, закладывается в уставе, учредительном договоре, положениях об отделах. Более подробно схема документооборота описывается в инструкции по делопроизводству фирмы.

Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие к приказам по основной деятельности?

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

К приказам по личному составу относятся приказы, при помощи которых документируют движение персонала - прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. Остальные относятся к приказам по основной деятельности. Все приказы по личному составу делятся на две группы: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет. В первую группу входят приказы о приеме, увольнении, переводах, поощрениях, изменении анкетных данных (например, фамилии), длительных командировках. Ко второй группе относятся приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках в пределах России. Такое разделение закреплено в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.)

Работа с входящими документами

Обработкой входящей корреспонденции занимается, как правило, специально уполномоченный сотрудник - секретарь, делопроизводитель, кадровик, если на него возложены такие функции. Или специальное подразделение (канцелярия, общий отдел и т. п.). Документы могут поступать в фирму по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

    прием; сортировка; рассмотрение руководством; направление исполнителям.

Сначала нужно проверить правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем конверты вскрывают и проверяют комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, нужно сообщить об этом отправителю. На входящих документах проставляются дата поступления и порядковый учетный номер. Затем документы нужно отсортировать по исполнителям.

Документы, адресованные руководителю фирмы или фирме, передаются секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные в структурные подразделения, забирают и регистрируют соответствующие секретари.

Нужно ли уничтожать конверты или их следует подшивать в дело вместе с письмами?

По общему правилу конверты уничтожают. Их сохраняют и подшивают вместе с письмом в дело только в случаях, если:

    на вложенном документе нет обратного адреса и фамилии отправителя; необходимо сохранить почтовый штемпель, чтобы впоследствии подтвердить по нему дату получения документа; на конверте нет пометки «лично», а вложенный документ носит личный характер; полученная корреспонденция требует доплаты.

Нужно ли вскрывать документы с пометкой «лично»?

Такие документы не вскрываются и не регистрируются, а сразу передаются адресату. Если личных документов много, можно их регистрировать, не вскрывая (то есть проставлять дату и номер прямо на конверте). Руководитель может доверить вам вскрывать личную корреспонденцию, но для этого он должен дать письменное или устное распоряжение.

Работа с исходящими документами

Если нужно подготовить ответ на входящий запрос, то работа над ним строится по такой схеме:

    исполнитель получает запрос и готовит проект ответа; проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам; исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде; заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его; ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

    проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка); проверить наличие необходимого числа копий; уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы нужно вернуть исполнителю на доработку.

Работа с внутренними документами

Она строится по той же схеме, что и работа с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение документ не отправляется из фирмы, а передается на исполнение ответственным сотрудникам. Документы, затрагивающие права и интересы сотрудников, а также распорядительные документы рекомендуется визировать у юриста, а все финансовые документы – у главного бухгалтера. Виза руководителя отдела кадров нужна на приказах по личному составу.


Системы документооборота (электронный документооборот) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Основные принципы системы электронного документооборота

    Однократная регистрация документа Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов Эффективно организованная система поиска документа Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.